Состав кадровой документации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                  Содержание

Введение  ……………………………………………………………………… 3

1. Общие вопросы кадрового  делопроизводства организации……………...6

2. Документирование трудовых отношений …………………………………7

3. Оформление документов  при приеме на работу …………………………17

9. Трудовые книжки  и их оформление ………………………………………34

4. Оформление переводов и увольнения……………………………………..28

5. Оформление увольнения……………………………………………………39 
6. Оформление временного отстранения от работы…………………………29 
6. Оформление отпусков и командировок……………………………………30 
8. Оформление поощрений и дисциплинарных взысканий………………….33

10. Информационно-справочная  документация ……………………………..38

12. Хранение документов  ……………………………………………………..42

Заключение …………………………………………………………………….43

Список использованной литературы …………………………………………45

Приложение 1.  Штатное  расписание…………………………………………47

Приложение 2. Трудовой договор  …………………………………………….48

Приложение 3. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу ……50

Приложение 4. Личная карточка работника ………………………………….51

Приложение 5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую

работу ……………………………………………………………………………56

Приложение 6. График отпусков ………………………………………………57

Приложение 7. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска 
работнику ………………………………………………………………………..58

Приложение 8. Приказ (распоряжение) о направлении работника  
в командировку ………………………………………………………………….59

Приложение 9. Командировочное удостоверение …………………………….60

Приложение 10. Приказ (распоряжение) о поощрении работника …………...61

Приложение 11. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового

 договора (контракта)  ……………………………………………………………62

 

Введение 

Информация (от лат. –  осведомлять) – это философская категория. Все сферы жизнедеятельности человека основываются на информации. В делопроизводстве, где информация отождествляется с такими понятиями как «сведения», «сообщения», «пояснения» и т.п. принята следующая формулировка: «Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления» (ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»).

Информация обладает разнообразием форм, возможностью обработки  и передачи, коммуникативностью, сохранностью при использовании. Эти свойства информации используют в управленческой деятельности для целенаправленного воздействия на людей в целях согласования и координации их совместной деятельности.

Управленческая информация – это социально-экономическая  информация, которую можно определить как совокупность сведений о производственной, финансовой и хозяйственной деятельности людей, используемой для осуществления этой деятельностью.

На сегодняшний день до 85 % управленческой информации должны в обязательном порядке фиксироваться и закрепляться. Необходимость фиксации заключается в том, что передавать, получать, хранить и выдавать пользователям необходимую информацию можно, только предварительно ее зафиксировав (здесь уместно вспомнить русскую поговорку – «Слово к делу не пришьешь»).

Фиксация информации осуществляется в виде документов на материальном носителе – бумаге и в электронном виде. Документальное оформление управленческой информации необходимо не только для передачи ее во времени и на расстояние, но также для осуществления текущего контроля  исполнения принятых решений и анализа процесса управления с целью повышения его эффективности.

Вследствие того, что в управленческой деятельности документ является и

предметом труда и его результатом, эффективная  деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами.

Практически ни одна технологическая функция  управления, связанная с источниками  информации, подготовкой и принятием  решений, не обходится без документирования – процесса разработки и оформления документов.

Основой любого предприятия, организации, фирмы (далее, организации)

 являются  работающие в ней люди. Открытие  и дальнейшее успешное функционирование организации начинается с подбора и оформления на работу ее сотрудников. Поэтому  наличие службы кадров, отдела кадров или специалиста по кадрам (далее, службы кадров) жизненно необходимо для организации любого типа.

Как правило, это самостоятельное  структурное подразделение, подчиняющееся первому руководителю или одному из его заместителей.

Выбор организационной  формы этого подразделения зависит  от целого ряда факторов, таких как:

- масштаб и место  организации в системе управления;

- организационно-правовая  форма организации;

- количество работающих  в организации людей;

- существующая в организации  система подбора кадров;

- объем обрабатываемых  информационно-документационных материалов и др.

Служба  кадров нацелена на  осуществление  эффективной кадровой политики, направленной на полное обеспечение организации высококвалифицированными работниками для наилучшего выполнения всех задач, стоящих перед ней. С переходом нашей страны к новым экономическим отношениям особенно актуальной для большинства организаций становится получение максимальной прибыли, а это возможно только при правильном подборе специалистов-профессионалов высокого класса.

При написании  данной курсовой работы я поставила перед собой сле-

дующие задачи:

• представить систему кадрового делопроизводства, его сущность и содержание;
• рассмотреть особенности управления кадровой документации организации;
• проанализировать системно связанную информацию о требованиях к организации документирования трудовой деятельности работников и кадровой работы организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Общие вопросы кадрового делопроизводства

организации

Кадровое делопроизводство можно рассматривать в качестве самостоятельного направления деятельности по документационному обеспечению организации (ДОУ).

Организация кадрового  делопроизводства организации, это  комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, необходимых для осуществления эффективного управления кадровой документацией, документирования трудовой деятельности работников организации, а также деятельности руководящего состава организации и службы кадров). Как правило, организация кадрового делопроизводства организации возлагается на кадровую службу. Кадровое делопроизводство организации организуется в соответствии с :

• законодательством Российской Федерации;
• нормативными правовыми актами Президента РФ;
• нормативными правовыми актами Правительства РФ;
• организационно-распорядительными и организационно-методическими документами федеральных органов исполнительной власти (в частности, Министерства здравоохранения и социального развития РФ, Государственного комитета РФ по статистике, Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии, Росархива и т.п.);
• организационно-распорядительными и организационно- методическими документами территориальных, отраслевых, ведомственных и местных органов управления (по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение) по вопросам кадрового делопроизводства, издаваемых ими в пределах своей компетенции;
• локальными актами организации.

На основе перечисленных  актов и документов организация (служба кадров) вправе разрабатывать и утверждать инструкцию по кадровому делопрои-

водству, а также инструкции и иные аналогичные документы (положения, правила, разъяснения и т.п.) по отдельным вопросам управления кадровой документацией, документирования трудовой деятельности  работников организации и деятельности службы кадров. В процессе своей деятельности служба кадров взаимодействует с другими структурными подразделениями и должностными лицами организации, а в необходимых случаях – с другими организациями,  в компетенции которых находятся те или иные вопросы кадрового делопроизводства и в целом работы с кадрами.

Конечной целью кадрового  делопроизводства является обеспечение  его наивысшей эффективности, предполагающей, с одной стороны, своевременное, полное и точное выполнение должностными лицами организаций  требований соответствующих нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и организационно-методических документов, а также положений локальных актов организации по вопросам ДОУ и работы с кадрами, а с другой – сокращение материальных затрат и сроков, требуемых для принятия и реализации решений по управлению кадровой документацией, документированию деятельности работников организаций и кадровой службы.

 

4. Документирование трудовых отношений

 Служба кадров любой  организации в своей работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией.

Примерная классификация  документов по управлению персоналом в соответствии с их функциональным назначением представлена на рис. 1¹

Рис. 1. Общая классификация  документов по кадровой работе 
с соответствии с их функциональным назначением

 

Для документирования мероприятий  кадровой работы применяются следующие основные документы:

7. Устав организации (положение об организации) – это учредитель-

ный документ юридического лица, устанавливающий предмет и  цели его дея-

тельности. В случаях, предусмотренных законодательством, государственное юридическое лицо, осуществляющее определенные виды деятельности, может действовать на основании положения.

Служба кадров должна четко представлять себе задачи организации, записанные в уставе, который является главным организационным документом организации, т.к. ее главная цель – обеспечение организации высококвалифицированными работниками для наилучшего выполнения этих задач.

2. Коллективный договор – особое соглашение, заключаемое в письменной форме между работниками и работодателем в лице их законных полномочных представителей и предназначенное для регулирования ключевых вопросов социально-трудовых отношений между ними. Порядок подготовки коллективного договора определяется Законом  РФ от 11.03.1992 № 2490-I «О коллективных договорах и соглашениях» (с последующими изменениями с учетом положений гл.7 ТК РФ).

3. Правила внутреннего трудового распорядка – это документ, конкретизирующий порядок регулирования ключевых вопросов социально-трудовых отношений между работниками организации и ее администрацией. Порядок подготовки документа определяется ст. 189 – 190 ТК РФ и (в части, не противоречащей положениям ТК РФ) Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций (утверждены постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213).

Эти правила относятся  к локальным нормативным актам.

4. Кадровая политика – документ, отражающий взгляды и цели, а также содержащий описание ключевых средств и методов определения и обеспечения потребностей организации в работниках определенной численности и квалификации.

5. Положение о работниках организации – документ, устанавливающий основополагающие правила их рекрутинга, адаптации, мотивации, тренинга, контроллинга и ротации. В содержании документа обычно освещаются основные вопросы организации повседневной деятельности работников организации, обеспечения ее эффективности, а также особенности правового статуса различных категорий работников организации.

6.  Штатное расписание (ф. № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации на календарный год. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации.

Целью штатного расписание является нормирование численности штатного персонала организации и соотношения специалистов.

Образец штатного расписания приведен в Приложении 1.

7. Инструкция об организации кадровой работы  - документ, устанавливающий единый порядок осуществления указанной работы и применения положений нормативных правовых актов по вопросам ее осуществления соответствующими структурными подразделениями (должностными лицами) организации. Функциональное назначение документа состоит в: