Учет наличных денежных средств

Вторая часть приходного кассового ордера - квитанции является его отрывной частью и служит оправдательным документом лица, внесшего наличные деньги в кассу. Поэтому квитанция также должна быть подписана главным бухгалтером и лицом, имеющим на это право второй подписки, заверена печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата и зарегистрирована в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3). После этого квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер с погашенным штампом «Оплачено» прилагается к документу, явившемуся основанием для хозяйственной операции по оприходованию денежных средств.

Выдача наличных денег  из кассы оформляется расходным  кассовым ордером (ф. № КО-2) с учетом также требований, которые предъявляются  к выписке приходного кассового  ордера. Кроме того, расходный кассовый ордер должен быть подписан и руководителем организации. Если на прилагаемых к указанным ордерам документах есть разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Для учета денежных средств, выданных кассиром из кассы организации  другим кассиром или доверенному лицу (раздатчику), а также возврата этих средств и кассовых документов по произведенным операциям ведется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф.№КО-5). Эту книгу ведет старший кассир.

Наиболее значительны суммы выплат наличных денег из кассы по заработной плате. Основным документом на выплату заработной платы является платежная (расчетно-платежная) ведомость. На первом (титульном) листе ее делается разрешительная надпись на выплату денежных средств за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, на это уполномоченных.

В платежной (расчетно-платежной) ведомости каждый работник расписывается  против своей фамилии. Если выдача заработной платы осуществляется другому работнику, он должен предъявить кассиру доверенность, оформленную надлежащим образом. В таком случае в графе 5 «Расписка в получении» в платежной ведомости или в графе 44 такого же содержания расчетно-платежной ведомости работник должен записать: «по доверенности» с указанием даты и своей подписи. Доверенность кассир прилагает к ведомости в качестве оправдательного документа.

Операция по выплате  заработной платы должна быть закончена  в трехдневный срок, включая день получения денег в банке. Против невыплаченных сумм ставится штамп» Депонировано». Эта запись может быть сделана и от руки. На указанные суммы составляется реестр депонированных сумм.

В конце платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир указывает итог на сумму фактически выплаченных  и подлежащих депонированию денежных средств. В кассовую книгу записывается фактически выплаченная сумма. Отдельный расходованный кассовый ордер по операции выплаты денежных средств на заработную плату не составляется.

Фактически выплаченная  сумма подтверждается кассиром путем  проставления на ведомости штампа: «Расходный кассовый ордер №__". Эта же сумма указывается в кассовой книге. Депонированные суммы по расходному кассовому ордеру сдаются в банк.

В крупных организациях выплата заработной платы осуществляется через уполномоченных раздатчиков. Они получают платежные ведомости и деньги под расписку в книге счета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Уполномоченный раздатчик  возвращает в кассу платежную ведомость с надписью о сумме выданных денежных средств (прописью), удостоверенной собственной подписью, и оставшиеся не выданными деньги. Об этом делается запись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств с подписями кассира и уполномоченного раздатчика.

На сумму, выданную раздатчиком  по платежной ведомости, оформляется расходный кассовый ордер, и ведомость закрывается с соблюдением требований, изложенных выше.

Выданные по платежным  ведомостям суммы лицам, не указанным  в ведомости, должны быть оформлены  необходимыми доверенностями, которые  прилагаются к платежным ведомостям. Об этом делаются пометки в платежной ведомости: «По доверенности».

Выдача наличных денег  из кассы может производиться  и по другим надлежаще оформленным  документам: счетам, заявлениям на выдачу денег и т.п. В таких случаях  документы, явившееся основанием для выдачи денег, должны быть погашены путем наложения на них штампа «Оплачено» или «Погашено» с указанием реквизитов расходного кассового ордера на общую сумму платежа по каждому документу. Такая процедура необходима с целью исключения повторного использования платежных документов.

Разовые выплаты денег  из кассы отдельным лицам, как  правило, осуществляются по расходным  кассовым ордерам.

Расчеты между юридическими лицами могут осуществляться наличными  денежными средствами по каждой отдельной  сделке в размере не свыше 100000 руб. Вышеуказанное ограничение наличных денежных расчетов распространяется также  и на предпринимателей осуществляющих свою деятельность без образования юридического лица с привлечением наемного труда.

Выдача приходных и  расходных ордеров или заменяющих их документов на руки лицам вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег  по кассовым ордерам осуществляется только в день их составления. В этот же день кассир отчитывается перед бухгалтерией о движении кассовой наличности за текущий рабочий день.

Все приходные и расходные  кассовые ордера после их выписки  должны быть зарегистрированы в журнале  регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф.№КО-3), который ведется в хронологическом порядке.

После записи в журнал регистрации приходных и расходных  кассовых документов указанные документы  или заменяющие их платежные (расчетно-платежные) ведомости, заявления на выдачу денег, счета и другие документы используются для заполнения кассовой книги (ф.№КО-4).

Кассовая книга является учетным регистром строгой отчетности. Поэтому она должна быть пронумерована  и прошнурована. Последняя ее страница заверяется печатью организации с указанием следующей записи: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано - листов» и заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Каждый лист Кассовой книги, состоящей из двух частей, сгибается с вложением внутрь листа копировальной бумаги и заполняется чернилами или шариковой ручкой. Одна часть листа (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром, как первый экземпляр и в дальнейшем остается в кассе. Вторая часть листа (без горизонтальной линовки) вместе с приложенными к ней оправдательными документами по приходу и расходу денежных средств передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира под расписку бухгалтера в первом экземпляре с указанием количества приходных и расходных документов. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Затем осуществляются записи по приходу денежных средств  с указанием номера документа, на основании которого делается запись, и от кого получено с указанием номера корреспондирующего счета, субсчета. Последняя графа заполняется бухгалтером, принимающим отчет кассира. После указания всех сумм по приходу за отчетный день приводятся номера расходных документов со ссылкой, кому выдано, с заполнением графы 5 «Расход, ____руб. ____ коп». Подсчитываются итоги за день по приходу и расходу, и исчисляется остаток на конец рабочего дня с указанием, в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии.

В условиях обеспечения полной сохранности кассовых документов Кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Ее листы при этом формируются в виде машинограммы «Вкладной лист Кассовой книги». Одновременно печатается машинограмма «Отчет кассира». Оба документа печатаются с одинаковой нумерацией автоматически в порядке возрастания с начала года. Обе машинограммы должны включать все реквизиты, предусмотренные формой Кассовой книги, иметь одинаковое содержание и быть составленными к началу следующего рабочего дня. Другими словами к ним предъявляются те же требования, что и при составлении отчета кассира в условиях ручной подготовки.

В машинограмме «Вкладной  лист Кассовой книги» последним за каждый месяц автоматически печатается общее количество листов за отчетный месяц, а в последний за календарный год - общее количество листов Кассовой книги за год.

Контроль за правильным ведением Кассовой книги должен обеспечивать главный бухгалтер организации.

Наличная выручка от продажи продукции, работ и услуг  может поступать от населения или от юридических лиц.

При приеме наличных денег  организациями от населения должны обязательно применять контрольно-кассовые машины.

Не требуется применения контрольно-кассовых машин в расчетах с населением для отдельных категорий  организаций, предприятий, учреждений, их филиалов и других обособленных подразделений (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг) в силу специфики их деятельности либо особенности местонахождения. К таким видам деятельности отнесены:

• мелкорозничная торговля с ручных тележек, из цистерн;
• торговля сельскохозяйственной продукцией на колхозных, муниципальных и других приравненных к ним рынках;
• продажа газет, журналов и прочие.

Контрольно-кассовая машина является инструментом контроля со стороны  государства за налично-денежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования  наличной выручки.

На каждую контрольно-кассовую машину администрация предприятия должна заводить журнал кассира-операциониста по форме (ф.№КМ-4).

Журнал по форме №КМ-4 применяется для учета операции по приходу и расходу наличных денежных средств по каждой контрольно-кассовой машине организации, а так же является контрольно-регистрационным документом показания счетчиков контрольно-кассовой машины.

Страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены  печатью и заверены подписями  налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации.

Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без исправлений. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

При приеме организацией наличных денег от населения кассир обязан выдавать покупателям (заказчикам) чек, подтверждающий прием от него наличных средств. При этом следует помнить, что выдаваемые организации счета, квитанции и другие документы не являются заменителем чека. Чек действителен только в день выдачи его покупателю, он должен погашаться одновременно с выдачей товара (или квитанции на выполненные работы) с помощью штампов или надрыва в установленных местах. На кассовых чеках применяются условные шифры, штампы с указанием номеров кассовых машин, дат приема наличных денег и полученных сумм.

Кассир-операционист ежедневно  по окончании работы на контрольно-кассовой машине снимает показания счетчиков. Проведенная через контрольно-кассовую машину выручка, выявленная по показаниям счетчиков, должна быть равна фактической сумме выручки. Сумма выручки за день записывается в журнал. В журнале так же указываются суммы по возвращенным покупателями чекам на основании данных Акта о возврате денежных сумм покупателями (клиентами) по неиспользованным чекам (ф.№КМ-3). На сумму неиспользованных кассовых чеков, оформленных актом, уменьшается выручка кассы.

В конце рабочего дня  кассир составляет кассовый отчет по (ф.№КМ-7) и вместе с ним сдает  выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

Итак, фактическая сумма  выручки, отраженная в книге кассира-операциониста, должна быть полностью оприходована в центральную кассу по приходному кассовому ордеру.

Данные, отраженные в  книге кассира-операциониста, кассовых лентах, должны сверяться по дням с записями в кассовой книге предприятия и с приходными кассовыми ордерами.

22 мая 2003 г. был принят  Федеральный закон «О применении  контрольно-кассовой техники при  осуществлении наличных денежных  расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» № 54-ФЗ. В соответствии с этим законом контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Федеральным законом  от 17.07.2009 N 162-ФЗ налогоплательщики ЕНВД освобождены от обязанности использовать ККТ при наличных расчетах (при  расчетах с использованием платежных  карт) с населением. Вместе с тем  отмечено, что обязаны применять ККТ налогоплательщики ЕНВД, осуществляющие предпринимательскую деятельность, связанную с торговлей алкогольной продукцией, а также при совмещении деятельности, облагаемой ЕНВД, и деятельности, облагаемой в соответствии с общим режимом налогообложения, поскольку в отношении такой деятельности применение ККТ является обязательным.