Учет наличных денежных средств

Все операции с кассовой наличностью осуществляет кассир, являясь  лицом с полной материальной ответственностью. Администрация, прежде чем оформлять  работника на эту должность, должна ознакомить его с порядком ведения кассовых операций.

В организации, имеющей  одного кассира, в случае необходимости  временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается  на другого работника по письменному  приказу руководителя организации. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся  у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии  руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

В организации, имеющей  большое количество подразделений, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендии могут производиться по письменному приказу руководителя организации другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассира.

В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности  последнего может выполнить главный  бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

Оборудованное хранилище  для наличных денежных знаков используется организациями в качестве центра для хранения ценностей в виде денежных документов. В кассе хранятся полученные векселя, чековые книжки, корпоративные расчетные карты, бланки строгой отчетности и т. п.

Если операции с бланками строгой отчетности носят массовый характер, для их хранения создаются  специальные складские помещения. Но такого рода денежные документы  находятся в кассе на хранении, а числятся в учете на соответствующих бухгалтерских счетах, как, например, векселя, речь о которых шла выше. Движение и остатки таких денежных документов отражаются в оперативных отчетах кассира по каждому виду документов в отдельности.

Денежные документы, поступающие в кассу, приобретаемые зачастую за наличные деньги: проездные билеты, дорожные чеки, почтовые марки, туристические путевки для отдыха и лечения, другие документы денежного характера, не только хранятся в кассе, но и отражаются в бухгалтерском учете на счете кассы. Они числятся в учете по стоимости приобретения.

По каждому из видов  денежных документов составляется отдельный кассовый отчет о движении и остатках их количества и стоимости. По наиболее ценным денежным документам или имеющим разную стоимость, иные отличительные признаки составляют реестры с их полным перечнем и указанием характерных отличительных признаков.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров.

Соблюдение организацией кассовой дисциплины проверяет обслуживающий  ее банк. Порядок проведения контрольных  мероприятий установлен Порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40), Положением Банка России о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. N 14-П. В ходе контрольных мероприятий проверяется соблюдение:

- согласованного порядка и сроков сдачи денежной выручки в учреждение банка - уточняется сумма наличных денег, поступившая в кассу за проверяемый период, и сопоставляется с суммой денег, сданной в банк. Проверяется своевременность возврата в учреждение банка не выплаченных в срок средств на заработную плату, выплаты социального характера, других денежных средств;

- согласованных с банком  условий расходования наличных  денег из выручки, поступившей  в кассу предприятия;

- установленных предельных  сумм расчетов наличными деньгами  между юридическими лицами;

- установленного учреждением  банка лимита остатка кассы  на каждый день проверяемого  периода;

- установленного порядка  оформления операций по приему  и выдаче наличных денег из  кассы предприятия, ведения форм  первичной учетной документации по кассовым операциям (приходных и расходных кассовых ордеров, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром наличных денег), составления ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно-платежными ведомостями, а также проверяется соответствие записей в кассовой книге данным учреждения банка по суммам и срокам.

Периодичность проверки - не реже одного раза в два года. По ее результатам составляется справка по форме 0408026, руководству даются необходимые рекомендации по устранению имеющихся недостатков. При установлении фактов нарушений порядка работы с денежной наличностью первый экземпляр справки направляется органам ФНС России по месту учета налогоплательщика для привлечения организации к административной ответственности.

Административная  ответственность предусмотрена Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, который был принят Государственной Думой 20.12.2001, 26.12.2001 одобрен Советом Федерации и 30.12.2001 подписан Президентом Российской Федерации.

Федеральным законом  от 30.12.2001 № 196-ФЗ Кодекс Российской Федерации  об административных правонарушениях  введен в действие с 1 июля 2002 г.

Статья 15.1 "Нарушение  порядка работы с денежной наличностью  и порядка ведения кассовых операций" гл.15 "Административные правонарушения в области финансов, налогов и  сборов, рынка ценных бумаг" Кодекса  предусматривает, что нарушение  порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от 400 до 500 минимальных размеров оплаты труда. При этом следует иметь в виду, что в соответствии со статьей 2.4 Кодекса под должностным лицом понимается не только определенная категория работников организаций и соответствующих органов, но и лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, если законом не установлено иное. Например, в примечании к статье 15.3 Кодекса определено, что административная ответственность, установленная в отношении должностных лиц в данной статье, а также в статьях 15.4 - 15.9 и 15.11 Кодекса, не применяется к гражданам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Статья 15.2 Кодекса "Невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций" устанавливает ответственность в виде административного штрафа в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда за невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций (ответственность за контроль за соблюдением правил ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями в этой статье не предусмотрена).

Кодекс (ст.23.5) оставляет  за налоговыми органами право рассматривать дела об административных правонарушениях, предусмотренных статьями 15.1 и 15.2. При этом рассматривать дела об административных правонарушениях от имени налоговых органов вправе:

руководитель  федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области налогов и сборов, его заместители;

руководители  территориальных органов федерального органа исполнительной власти, уполномоченного  в области налогов и сборов, в субъектах Российской Федерации, их заместители;

руководители  территориальных органов федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области налогов и сборов, в городах, районах.

Контроль движения денежных средств, принятых и выданных кассирам, является еще одной мерой защиты от безответственности и обмана.

За нарушение  правил применения ККМ установлены штрафы:

- за неприменение  ККМ – ст. 14.5 КоАП РФ;

- за невыдачу  кассового чека, невывешивание ценника  на продаваемый товар (прейскуранта  на оказываемую услугу), использование  неисправной ККМ - ст.14.15 КоАП РФ.

Статья 14.5. Продажа  товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы, либо оказывающих услуги, а равно гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, без применения в установленных законом случаях контрольно - кассовых машин влечет наложение административного штрафа:

• на граждан - в размере от 15 до 20 минимальных размеров оплаты труда;
• на должностных лиц - от 30 до 40 минимальных размеров оплаты труда;
• на юридических лиц - от 300 до 400 минимальных размеров оплаты труда.

Статья 14.15. Нарушение  установленных правил продажи отдельных  видов товаров влечет наложение  административных штрафов:

• на граждан - в размере от трех до 15 минимальных размеров оплаты труда;
• на должностных лиц - от 10 до 30 минимальных размеров оплаты труда;
• на юридических лиц - от 100 до 300 минимальных размеров оплаты труда.

Определением  Конституционного Суда РФ от 14.12.2000 г. № 244-О установлено:

К ответственности  привлекается не продавец, а предприятие, поскольку продавец в данном случае вступает в правоотношения с покупателем от имени предприятия, т.е. стороной в договоре купли-продажи является именно предприятие.

В случае неприменения контрольно-кассовой машины штраф может  быть наложен при условии, что доказаны не только сам факт совершения правонарушения, но и вина предприятия - юридического лица или физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуального предпринимателя), которая проявляется в виновном действии (бездействии) соответствующих лиц, действующих от имени предприятия и допустивших неприменение контрольно-кассовой машины.

Возложение  ответственности на предприятие (предпринимателя) не может служить препятствием последнему в установленном законодательством порядке требовать возмещения ущерба, нанесенного ему по вине его работника.

Постановлением  Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 24 февраля № 6819/97 определено:

Все торговые операции, ведущиеся в торговой точке данного предпринимателя, следует рассматривать как осуществляемые от его имени, при этом наступление последствий нарушения Закона о ККМ не зависит от наличия у лица, действующего от имени предпринимателя, документа, свидетельствующего о соответствующих полномочиях.

Статьей 2.1 Кодекса  Российской Федерации об административных правонарушениях установлено:

Назначение  административного наказания юридическому лицу не освобождает от административной ответственности за данное правонарушение виновное физическое лицо, равно как и привлечение к административной или уголовной ответственности физического лица не освобождает от административной ответственности за данное правонарушение юридическое лицо.

 

1.2. Документальное  оформление  кассовых операций

 

 

Все кассовые операции оформляются на бланках типовых межотраслевых форм первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденных Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ, Министерством РФ и Министерством экономики РФ. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускаются.

Поступление денежных средств  имеет место в результате оприходования  выручки за реализованную продукцию, деньги из банка по чеку, суммы от подотчетных лиц, займы физических лиц, и пр.

Поступление в кассу  и оприходование наличных денежных средств из каких бы источников они не поступали, оформляется в организации независимо от ее организационно-правовой формы собственности, приходным кассовым ордером (ф. № КО-1), состоящим из непосредственно приходного кассового ордера и квитанции к нему.

Приходный кассовый ордер  выписывается главным бухгалтером  в одном экземпляре, подписывается  главным бухгалтером и кассиром.

Нумерация приходных  кассовых ордеров ведется по порядку, начиная с 1 января и до конца года. Проставляется и дата оформления ордера. В графе «корреспондирующий счет, субсчет» указывается кредитуемый в данной операции счет, то есть фиксируется проводка. Ниже пишется наименование юридического или физического лица, от которого получены средства.

По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «В том числе» - сумма НДС цифрами. Если операция не предусматривает обложение какого-либо наименования продукции (работ, услуг) данным налогом, то по указанной выше строке делается запись «без налога/НДС». По строке «Приложение» указываются прилагаемые первичные и иные документы с указанием их номеров и дат составления.