Учет и внутренний аудит денежных средств на примере ЧП «Давид и К»

Корреспонденция счетов

по  операциям учета  денежных средств 

подраздела 45 «Наличность в  кассе». 

5.   Аудит использования  денежных средств.

     Аудит кассы  и кассовых операций происходит в основном по трем направлениям:

• инвентаризация наличных денежных средств;
• проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступавших в кассу;
• исследование правильности списания денег на расход.

     Осуществляя проверку кассы, аудитор обязан соблюдать следующие условия: проверка кассы производится в присутствии членов постоянно действующей комиссии, назначенной руководителем предприятия, в состав которой обязательно должны входить кассир и главный бухгалтер предприятия; во время проверки кассы доступ других лиц в кассу не разрешается; на время проверки кассы все кассовые операции прекращаются.

     Порядок проведения инвентаризации кассы следующий:

1. При невозможности проверки кассы или при наличии нескольких касс все они опечатываются аудитором, ключи остаются у кассира, а печать – у аудитора.
2. Кассир в присутствии членов инвентаризационной комиссии составляет отчет о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге и дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в кассовый отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и неисписанных денежных сумм не имеется.
3. Кассовый отчет подписывается главным бухгалтером предприятия.
4. Производится полный перерасчет денег, независимо от того, находятся ли они в разрозненном виде или в банковской упаковке. Такая процедура проводится по другим ценностям и денежным документам, хранящимся в кассе. Деньги и ценности пересчитываются дважды, – сначала это делает кассир, затем другой член комиссии.
5. По окончании перерасчета денег и ценностей, полученная сумма сопоставляется с данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском учете.
6. Аудитор проверяет, соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранностью денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами охранно – пожарной сигнализации.
7. Результаты проверки фактического наличия денежных средств в кассе оформляются актом инвентаризации, который подписывают все члены комиссии. Он составляется в трех экземплярах: один передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у кассира, третий хранится у аудитора.
8. В случае обнаружении недостачи аудитор просит кассира о том, чтобы он предоставил письменное объяснение причин возникновения недостачи. При обнаружении значительных недостач или злоупотреблений аудитор извещает об этом руководителя предприятия и предлагает немедленно отстранить кассира от должности до окончании проверки и передать дело следственным органом.

     Выявление возможных нарушений и злоупотреблений  – основная задача контроля кассовых операций.

     Проверяя  полноту и своевременность оприходования  денег, полученных с расчетного счета  в банке, аудитор должен применить  метод взаимного контроля операций. При этом сравнивают суммы, отраженные в ведомости № 1 аналитического учета по дебету счета 451 «Наличность в кассе в национальной валюте» с данными журнала – ордера № 2 по кредиту счета 441 «Наличность на расчетном счете» – они должны совпадать.

     Кассовые  операции по списанию денег в расход проверяются по документам приложенным к кассовым отчетам, по возможности завесь период, подлежащий проверке. При проверки используются следующие виды документации по кассовым операциям: приходный ордер, расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, документы безордерного оформления приема и выдачи денег, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денег, учетные регистры, главная книга, балансы на соответствующие даты.

     При этом необходимо обращать внимание на оформление кассовых документов.

     При аудите денежных средств большое  внимание требует проверка банковских операций. Этот этап аудиторской проверки должен включать проверку законности, достоверности и хозяйственной  целесообразности операций на счетах денежных средств в банке.

     При аудите операций по расчетному счету необходимо обратить внимание на следующее:

• в каком учреждении банка открыт счет;
• соответствуют ли суммы по выпискам банка суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах;
• имеется ли на первичных документах, приложенных к выпискам, штамп банка;
• правильность и полноту зачисления денежных средств, сданных в банк наличными;
• обоснованность перечисления денежных средств акцептованными платежными поручениями через почтовые отделения связи, а также достоверность указанных в перечне почтовых адресов получателей переводов;
• правильность отражения в учете операций, связанных с конвертацией тенге;
• правильность бухгалтерских проводок по операциям в банке, отражены ли эти операции в бухгалтерском учете на соответствующих счетах. Особое внимание следует обратить на те операции, которые по бухгалтерскому учету списаны на затраты производства или издержки обращения;
• соответствие записей в журнале – ордере № 2, ведомости № 2 по счету 441 «Наличность на расчетном счете» и в Главной книге;
• полноту и достоверность банковских выписок и документов к ним.

     Полноту банковских выписок устанавливают  по их постраничной нумерации и переносу остатка средств на счете. Остаток  средств на конец периода в  предыдущей выписке банка по счету  должен равняться остатку средств на начало периода в следующей выписке. Если в выписке банка будут установлены неоговоренные исправления и подчистки, нужно провести встречную проверку в учреждении банка.

При аудите операций на валютном счете  необходимо установить:

• в каком учреждении банка открыт счет;
• соответствуют ли суммы по выпискам банка суммам, указанным в приложенных к ним первичных документов;
• правильно ли применялись формы расчетов при внешнеэкономической деятельности;
• правильно ли оплачено комиссионное вознаграждение за открытие валютного счета;
• правильность отражения в учете операций по покупке и продаже валюты;
• правильность определения и отражения в учете курсовых разниц;
• правильность составления бухгалтерских проводок. Соответствие записей в выписках банка записям журнала – ордера № 2 и Главной книге;
• полноту и своевременность зачисления валютной выручки организаций – экспортеров, являющихся резидентами, на их валютные транзитные счета в уполномоченных банках;
• имеются ли факты наличия у экспортеров расчетов в иностранных банках, открытых без разрешения Национального банка Республики Казахстан;
• правильность использования собственной валютной выручки экспортеров, сохранность наличной иностранной валюты и материальных ценностей, приобретенных за иностранную валюту;
• выполняются ли требования, что при закупках предприятием товаров по импорту покупная стоимость поступающих товаров исчисляется исходя из них стоимости, предусмотренных в контракте на дату оприходования на предприятия, таможенных платежей, транспортных расходов и прочих расходов по закупке и транспортировке.

     Особое  внимание аудитор должен уделить  проверке правильной организации учета  денежных средств на специальных  счетах в банках: 421 «Денежные средства в аккредитивах», 422 «Денежные средства в чековых книжках», 423 «Наличность на специальных счетах в банках», 424 «Прочие» подраздела 42 «Денежные средства на специальных счетах в банках».

     Аудитору  необходимо проверить:

• правильность и законность применения аккредитивной формы расчетов;
• правильность оформления документов по закрытию аккредитива, наличие выписок банка и документов к ним;
• полноту и правильность документального оформления операций, оплаченных чеками из чековой книжки;
• полноту и правильность документального оформления операций по движению средств целевого финансирования, поступивших на содержание социальных учреждений от родителей и прочих источников;
• законность и правильность открытия текущих счетов структурным подразделениям, не выделенным на самостоятельный баланс по месту их нахождения;
• представлены ли балансы и другие необходимые документы от структурных подразделений, выделенных на самостоятельный баланс;
• обоснованность включения затрат структурных подразделений, не выделенных на самостоятельный баланс, в состав расходов основного производства или издержек обращения;
• наличие депозитных сертификатов, приобретенных у банка;
• правильность составления бухгалтерских проводок, а также соответствие записей в выписках банка по операциям, учитываемым на счета 421- 424 подраздела 42 «Денежные средства на специальных счетах в банках», записям в журнале – ордере № 3 и в Главной книге.

     Аудитору  следует изучить информацию о  движении денежных средств в национальной и иностранных валютах в пути.

     Основанием  для принятия на учет по счету 411 «Денежные  переводы в пути» сумм являются квитанции учреждений банка, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассатором банка.

     При аудите денежных средств в пути необходимо проверить реальность сумм, числящихся в бухгалтерском учете на счете 411 «Денежные переводы в пути», а также правильность составления бухгалтерских проводок и соответствие записей в первичных документах по этому счету записям в журнале – ордере № 3 и в Главной книге (при журнально- ордерной форме учета).

6. Опыт зарубежных стран по учету, анализу и аудиту денежных средств.

     В анклийской практике по учету движения денежных средств применяются журнал денежных поступлений и журнал денежных выплат.