Учет и внутренний аудит денежных средств на примере ЧП «Давид и К»

 

3.4 Инвентаризация денежных  средств

    Денежные  средства легко скрыть и перевезти, на них нет знаков принадлежности, и они являются конвертируемыми. Риск кражи напрямую связан с тем, что отдельные лица имеют доступ к системе учета и могут получить разрешение на охрану денежных средств. Для сверки данных учета денежных средств с фактической наличностью денежных знаков в ЧП «Давид и К» (раз в месяц) проводят инвентаризацию денежных средств.

       Приказом  директора ЧП «Давид и К» была создана  постоянная  инвентаризационная комиссия, в состав которой входит главный бухгалтер. В ЧП «Давид и К» инвентаризацию наличных денежных средств проводят в следующем порядке:

  1. Кассир в присутствии членов инвентаризационной комиссии составляет отчет о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге и дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в кассовый отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и несписанных денежных сумм не имеется. Эта расписка включается в заголовочную часть формы акта инвентаризации кассы.

  2. Кассовый отчет подписывается  главным бухгалтером предприятия.

  3. Производится полный пересчет  денег, независимо от того, находятся ли они в разрозненном виде или в банковской упаковке. Такая обязательная процедура проводится и по другим ценностям и денежным документам, хранящимся в кассе. Деньги и ценности пересчитываются дважды - сначала это делает кассир, затем другой член комиссии. Денежные документы учитываются по номинальной стоимости. Как и по денежным средствам, кассир составляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру. Не включается в остаток наличия кассы и не принимаются к зачету в качестве оправдательных документов не оформленные надлежащим образом кассовые расходные ордера и ведомости. Все хранящиеся в кассе наличные деньги и другие ценности считаются принадлежащими данному предприятию, так как хранение в кассе денег или иных ценностей других субъектов запрещено.

  4. По окончании пересчета денег  и ценностей полученная сумма  сопоставляется с данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском учете.

  5. Осуществляя проверку денежных  средств одновременно проверяют,  соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств. Выявленные при этом нарушения указываются в акте инвентаризации.

  6. Результаты проверки фактического  наличия денежных средств в  кассе оформляются актом инвентаризации, который подписывают все члены комиссии. Он составляется в трех экземплярах. В конце акта кассир приводит расписку о том, что все денежные средства, перечисленные в акте, находятся на его ответственном хранении.

  7. В случае обнаружения недостачи  кассир представляет письменное объяснение причин возникновения недостачи. При обнаружении значительных недостач или злоупотреблений инвентаризационная комиссия извещают об этом директора ЧП «Давид и К» и предлагает немедленно отстранить кассира от должности до окончания проверки и передать дело следственным органам. Результаты инвентаризации оформляют отдельным «Актом инвентаризации наличия денежных средств».  При контроле денежных средств большое внимание требует проверка банковских операций. Этот этап контроля включает проверку законности, достоверности на счетах денежных средств в банке. Инвентаризация денежных средств ЧП «Давид и К», находящихся в банках на расчетном счете в банке ТуранАлем производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующем счете по данным бухгалтерии предприятия, с данными по выпискам банков: соответствие сумм по выпискам банка суммам в приложенных к ним первичным документам, наличие на выписке штампа банка, правильность и полноту зачисления денежных средств, сданных в банк наличными, правильность бухгалтерских проводок по операциям в банке и отражение этих операций в бухгалтерском учете на соответствующих счетах. Полноту банковских выписок устанавливают по их постраничной нумерации и переносу остатка средств на счета. Остаток средств на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен равняться остатку средств на начало периода в следующей выписке. В акте инвентаризации наличие денежных средств сверяется с данными учета на день инвентаризации и определяется результат. При обнаружении недостачи или излишков в акте указывается сумма и обстоятельства их возникновения.

       Суммы излишков денежных средств и ценных бумаг подлежат оприходованию. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. МЕРОПРИЯТИЯ ПО  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ  УЧЕТА, АНАЛИЗА  И АУДИТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В ТОО «СКПП» 

3.1 ВНУТРЕННИЙ КОНТРОЛЬ  ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ  СРЕДСТВ 

     Для исключения любой возможности хищения  денежных средств в ЧП «Давид и  К» предлагается введение системы внутреннего  контроля.

       Система внутреннего контроля за движением  денежных средств — это политика и процедуры разработанные чтобы: защитить активы; обеспечить соответствие с финансовой политикой субъекта; обеспечить достоверность данных, отраженных на бухгалтерских счетах.

       Внутренний  контроль над движением денежных средств должен выполнять следующие функции:

    • отдельное хранение и отдельный учет денежных средств;

    • учет всех операций, произведенных за наличный расчет;

    • хранение только необходимого остатка в кассе;

    • периодические проверочные подсчеты остатка в кассе;

    • физический контроль денежных средств.

    Контроль  за поступлением.

    Контроль  денежных расходов.

    Контроль  денежных средств на расчетных счетах.

    Сверка  кассовых остатков.

    Сверка  расчетных счетов.

       Эффективно  работающая система внутрихозяйственного контроля позволяет достичь поставленных целей и в бухгалтерском учете, и в общем руководстве предприятием. Не случайно существуют два вида этого контроля: внутренний бухгалтерский контроль и внутренний административный контроль. Первый используется для защиты средств и для обеспечения надежности бухгалтерских данных. Он предполагает отделение обязанностей по ведению бухгалтерского учета от обязанностей по управлению подразделением и по хранению товарно-материальных и денежных ценностей (средств). Второй имеет отношение к эффективности хозяйственной деятельности. Он связан с бухгалтерским контролем, поскольку имеет отношение к процессу принятия решений.

       Бухгалтерский контроль преследует две цели: 1) предупредить потери денег или товаров в  результате краж или мошенничества; 2) обеспечить точный учет фактов хозяйственной жизни и информации в бухгалтерских регистрах.

       Административный  контроль преследует три цели: 1) иметь  в наличии точно необходимые  товарные запасы и не допускать затоваривания; 2) иметь достаточно наличных денег  для своевременной оплаты покупок и получения скидок с покупок; 3)сократить потери от продажи товаров в кредит.

       Контроле  за денежными средствами должен основываться на:

  1) функции выдачи разрешений, ведения  учета и хранения денег должны  осуществляться различными лицами;

 2) число  лиц, имеющих доступ к наличным деньгам, должно быть ограничено;

 3) лица, которые  могут распоряжаться наличными  деньгами, должны назначаться на этот пост особо;

  4) кассовая  наличность должна быть сокращена  до минимума;

  5) все  служащие, имеющие доступ к наличным  деньгам, должны заключить договор о материальной ответственности;

  б) наличные деньги должны храниться в кассовых аппаратах, в сумках инкассаторов или в несгораемых шкафах;

  7) внезапные  инвентаризации наличных денег  в кассах должны проводиться  лицом, которое не распоряжается деньгами и не ведет их;

 8) все денежные  поступления должны быть зарегистрированы  надлежащим образом;

 9) все денежные  поступления должны быть сразу  оприходованы;

  10) все  выплаты должны оформляться чеками;

 11) выверка  счета "Касса" должна производиться ежемесячно лицом, которое имеет отношения к выдаче разрешений на выплаты, к операциям с денежными средствами и их учету.

       Каждое  из этих правил помогает сберечь деньги, ибо создает препятствие для любого, стремящегося получить доступ к наличным деньгам или использовать их в корыстных целях. Эти процедуры имеют особое значение для контроля за денежными поступлениями.

       ЧП  «Давид и К» имеет три подразделения  на предприятии - бухгалтерия, коммерческий отдел и отдел снабжения, связанных  непосредственно с денежными средствами и товарно-материальными запасами необходимыми для бесперебойной работы. ТМЗ хранятся на складе, где приемку и выдачу осуществляет кладовщик.

       Коммерческий  отдел занимается анализом рынка  сбыта готовой продукции, исследованием рынка сбыта новых видов продукции, покупательским спросом, заключением договоров с покупателями.

       Отдел снабжения предназначен для бесперебойной  работы предприятия, который занимается поставкой сырья и материалов для основного и вспомогательного производства.

       В систему внутреннего контроля входят и два внешних контрагента предприятия – поставщик и банк. Предлагается ввести систему взаимного внутреннего контроля при которой каждое действие любого лица должно быть документировано и стать объектом проверки по крайней мере еще одного лица.

План  внутреннего контроля движения денежных средств  ЧП «Давид и К»

Таблица   __