Учет денежных средств

Согласно п. 11 Положения  по применению ККМ на всех контрольно-кассовых машинах в обязательном порядке применяется контрольная лента, и по каждой контрольно-кассовой машине ведется книга кассира-операциониста, заверенная в налоговом органе.

Контрольные ленты, журнал кассира-операциониста  и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), должны храниться в течение  сроков, установленных для первичных  учетных документов, но не менее  пяти лет. Ответственность за обеспечение  хранения указанных документов несет  руководитель организации. 

Общий порядок возврата денежных средств по неиспользованным кассовым чекам изложен в пунктах 4.2 и 4.3 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30.08.93 № 104. Более подробно порядок оформления возврата денежных средств был разъяснен в письме Управления МНС России по г. Москве от 17.03.2000 № 30-08/1/10843 «О порядке оформления организациями возврата товара покупателем».

Если возврат денег  покупателю происходит в тот же день, что и покупка товара (до закрытия смены и снятия Z-отчета), то он производится из операционной кассы организации по чеку, выданному в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора или его заместителя. При этом на сумму возврата в одном экземпляре оформляется акт о возврате товара по форме №КМ-3.

Данный акт составляется на основании чеков, возвращенных покупателями (клиентами), либо на основании ошибочно пробитых чеков. Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом по форме № КМ-3 и сдаются в бухгалтерию (где они должны храниться при текстовых документах за данное число). Суммы, выплаченные по возвращенным покупателями и неиспользованным кассовым чекам, записываются в журнал кассира-операциониста, и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день. 

В случае предъявления покупателем  кассового чека на несколько наименований товара ООО ПКФ «Славита и К» может  выдать покупателю копию чека, заверенную администрацией. Прием товара от покупателя оформляется накладной, составляемой в двух экземплярах, один из которых прикладывается к товарному отчету, а другой передается покупателю и является основанием для получения денежной суммы за возвращенный товар.

Если возврат денег  за товар производится не в день покупки (по истечении рабочего дня  после закрытия продавцом смены  и снятии Z-отчета), то в этом случае ООО ПКФ «Славита и К» следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40.

В соответствии с п. 5 ст. 18 Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1 «О защите прав потребителей» при возврате потребителем товара ненадлежащего качества отсутствие у него кассового чека не является основанием для отказа в удовлетворении его требований (расторжение договора купли-продажи и возврата денег). Для целей определения полноты оприходования выручки возврат товара ненадлежащего качества может быть произведен без предъявления покупателем кассового чека, но только в том случае, если установлен и доказан покупателем факт покупки и ее условия. Фактом, удостоверяющим покупку, в данном случае могут являться другие документы, подтверждающие покупку, такие как товарный чек, гарантийный талон и т.д. В случае отсутствия у потребителя указанных документов это не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение факта и условий покупки. Фактом, подтверждающим покупку, может служить контрольная лента, которая должна храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет (л. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

В этом случае возврат денег  осуществляется только из главной кассы  организации на основании письменного  заявления покупателя с указанием  фамилии, имени, отчества и только при  предъявлении паспорта или документа, его заменяющего. Для возврата денег  покупателю из главной кассы предприятия составляется расходно-кассовый ордер (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88) также с обязательным указанием фамилии, имени, отчества покупателя и его паспортных данных или иного документа, удостоверяющего личность.

Согласно ст. 15.1 КоАП нарушение  порядка работы с денежной наличностью  и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими  организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., а на юридические лица - от 40 000 до 50 000 руб. 

Операционный работник банка  при приеме денежной наличности от предприятий и организаций руководствуется  Положением о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденным приказом Банка России от 09.10.2002 № 199-П (далее - Положение о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях). Сдача денежной наличности ООО ПКФ «Славита и К» в приходную кассу банка производится по объявлению на взнос наличными по форме № 0402001 (далее - объявление на взнос наличными) (Приложение АС). Оно представляет собой сводный документ, состоящий из объявления, ордера и квитанции. ООО ПКФ «Славита и К» может вносить наличные деньги только на свой банковский счет (п. 2.1.1 Положения о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях).

Согласно п. 2.1.2 Положения  о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях операционный работник после соответствующей проверки передает объявление на взнос наличными в кассу.

В соответствии с п. 2.1.3 Положения  о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях, получив  объявление на взнос наличными, кассовый работник приходной кассы проверяет  наличие и тождественность подписи  операционного работника имеющемуся образцу, сличает соответствие суммы  цифрами и прописью и принимает от вносителя его денежную наличность.

После приема денег кассовый работник сверяет сумму, указанную  в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся при пересчете. При соответствии сумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю денег. Объявление кассовый работник оставляет у себя, ордер передает соответствующему операционному работнику (см. п. 2.1.4 Положения о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях). В тех случаях, когда кассовым работником установлено расхождение между суммой сдаваемых клиентом денег и суммой, указанной в объявлении на взнос наличными, объявление на взнос наличными переоформляется клиентом на фактически вносимую сумму денег (п. 2.1.5 Положения о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях). В этом случае первоначально оформленное объявление на взнос наличными кассовый работник перечеркивает, на обороте квитанции указывает фактически принятую сумму денег и расписывается. Объявление на взнос наличными передается операционному работнику, который осуществляет исправления в кассовом журнале, оформляет вновь полученный документ и передает в кассу. Первоначально оформленные объявление и ордер уничтожаются, квитанция остается в банке и направляется в кассовые документы. Если клиентом деньги в кассу не были внесены, кассовый работник возвращает объявление на взнос наличными операционному работнику. Записи в кассовом журнале аннулируются, объявление на взнос наличными перечеркивается и помещается в кассовые документы.

В ООО ПКФ «Славита и  К» наличные деньги для сдачи в  банк выдаются по расходному ордеру (форма № КО-2). В банке работник, сдающий наличные деньги организации, заполняет объявление на взнос наличными, квитанцию и ордер. Объявление на взнос наличными, квитанцию и ордер принимает бухгалтер банка. Он подписывает объявление на взнос наличными и квитанцию, затем передает их, а также ордер в кассу. Сдача денежной наличности отражается в бухгалтерском учете следующей проводкой: 

Дебет счета 51 Кредит счета 50 — денежная наличность сдана из кассы в банк. 

Инвентаризация кассы  производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. №40 и  сообщенным Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. №18

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются  к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и  др.).

Проверка фактического наличия  бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в пути, производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными  квитанций учреждения банка, почтового  отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных  счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих  счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15) (Приложение АУ) применяется для отражения  результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей  и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации. Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность  данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей  и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом  в двух экземплярах и подписываются  всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально-ответственного лица. 

При смене материально-ответственных  лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально-ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию. 

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.  

Безналичные расчеты производятся через банки и иные кредитные  организации (далее -банки), в которых  открыты соответствующие счета. Открытие счета всегда сопровождается заключением договора банковского  счета (Приложение 33). ООО ПКФ «Славита и К» заключило договор об открытии счета в валюте российской федерации  № 407028101330201032476 в Курском отделении  Сбербанка России № 8596.  

Расчеты платежными поручениями- это самая распространенная форма  расчетов в нашей стране. При расчетах платежным поручением банк обязуется  по поручению ООО ПКФ «Славита и К» за счет средств, находящихся  на его счете, перевести определенную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом или в ином банке в срок, предусмотренный законом или устанавливаемый в соответствии с ним, если более короткий срок не предусмотрен договором банковского счета либо не определяется применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота (п. 1 ст. 863 ГК РФ).

Согласно ст. 80 Закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном Банке  Российской Федерации (Банке России)»  общий срок безналичных расчетов не должен превышать двух операционных дней, если указанный платеж осуществляется в пределах территории субъекта Российской Федерации, и пяти операционных дней - в пределах территории Российской Федерации.

Платежными поручениями  могут производиться следующие  операции представленные в таблице 11

Таблица 11

Операции по оформлению платежными поручениями

В соответствии с условиями  основного договора платежные поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей.

Статья 864 ГК РФ определяет условия  исполнения банком платежного поручения - соответствие содержания платежного поручения и представляемых вместе с ним расчетных документов и их формы требованиям, предусмотренным законом и установленными в соответствии с ним банковскими правилами (требования к составлению расчетных документов описаны в разделе 3.4 на с. 132). При несоответствии платежного поручения этим требованиям банк может уточнить содержание поручения. Такой запрос должен быть сделан ООО ПКФ «Славита и К» незамедлительно после получения поручения. При неполучении ответа в срок, предусмотренный законом или установленными в соответствии с ним банковскими правилами, а при их отсутствии - в разумный срок, банк может оставить поручение без исполнения и возвратить его плательщику.