Учет денежных средств

После заполнения расходного кассового ордера его подписывают  руководитель организации и главный  бухгалтер или лицо, на то уполномоченное письменным распоряжением руководителя.

Если на прилагаемых к  расходному кассовому ордеру документах имеется разрешительная надпись  руководителя предприятия, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

Расходный кассовый ордер  передается бухгалтером в кассу  для выдачи по нему денежных средств. Выдача расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, на руки лицам, получающим деньги, запрещается (п. 19 Порядка ведения кассовых операций).

При получении расходного кассового ордера кассир обязан проверить:

- наличие и подлинность  подписи руководителя и главного  бухгалтера на  

документе;

- правильность оформления  документа;

- наличие перечисленных  в документе приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает расходный кассовый ордер в бухгалтерию  для надлежащего оформления.

Перед получением денег из кассы лицо, которому выдаются денежные средства, в строке «Получил» указывает сумму рублей прописью с заглавной буквы с начала строки, а сумму копеек — цифрами, проставляет дату получения им наличных денег и расписывается. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно, чернилами или шариковой ручкой. В следующей строке расходного кассового ордера кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя, который кассир согласно п. 15 Порядка ведения кассовых операций должен потребовать при выдаче денег отдельному лицу по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу. Таким документом, например, может быть паспорт, военный билет, водительские права. На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.  

Если заменяющий расходный  кассовый ордер документ составлен  на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные  документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей  графе платежных документов. Однако в этом случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный  ордер, не производится (п. 15 Порядка  ведения кассовых операций).

Приложенные к расходному кассовому ордеру документы кассир погашает штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Документы погашаются штампом для того, чтобы в дальнейшем ими никто не смог воспользоваться с целью получения денег из кассы вторично.

После выдачи денег из кассы  расходный кассовый ордер остается в кассе. Записи в кассовую книгу  производятся кассиром сразу же после  выдачи денег по расходному кассовому  ордеру или другому заменяющему его документу (п. 24 Порядка ведения кассовых операций).Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Запись производится на том же листе кассовой книги, где была отражена операция получения денег по приходному кассовому ордеру. Расходный кассовый ордер и кассовая книга являются основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по расходованию денежных средств из кассы организации:

Дебет счета 57 Кредит счета 50 - переданы инкассатору наличные денежные средства для отправки в банк;

Дебет счета 58 Кредит счета 50 — предоставлены долгосрочные (или краткосрочные) денежные займы  другим организациям (в том числе  под векселя);

Дебет счета 60 Кредит счета 50 — из средств кассы погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками (выданы из кассы авансы под поставку материальных ценностей);

Дебет счета 62 Кредит счета 50 — возвращена заказчикам излишне  полученная с них наличная денежная сумма (возвращены авансы, полученные от покупателей и заказчиков);

Дебет счета 66 (67) Кредит счета 50 — отражено погашение наличными денежными средствами краткосрочных (долгосрочных) заемных обязательств;

Дебет счета 68 Кредит счета 50 — внесены в бюджет наличными  штрафные санкции, налагаемые на должностных  лиц;

Дебет счета 69 Кредит счета 50 — за счет фондов социального страхования и обеспечения осуществлены выплаты работникам;

Дебет счета 70 Кредит счета 50 — выплачена заработная плата  персоналу;

Дебет счета 71 Кредит счета 50 — выданы из кассы подотчетные  суммы;

Дебет счета 75 Кредит счета 50 - выплачены из кассы дивиденды  учредителям, не являющимся работниками  предприятия;

Дебет счета 76 Кредит счета 50 — оплачены из кассы услуги (выплачена депонированная заработная плата; оплачены из средств кассы страховые взносы по договорам страхования, заключенным со страховыми компаниями; оплачены из кассы штрафные санкции по хозяйственным договорам);

Дебет счета 76 Кредит счета 50 — участником договора простого товарищества компенсированы убытки, понесенные в  ходе совместной деятельности;

Дебет счета 76 Кредит счета 50 - комиссионером выплачена компенсация комитенту за утерянные товары (комиссионером отражены наличные денежные средства, выданные комитенту за реализованные товары);

Дебет счета 91 Кредит счета 50 — отражены отрицательные курсовые разницы по валютным денежным средствам в кассе (за нарушение договорных обязательств оплачены штрафы и неустойки);

Дебет счета 91 Кредит счета 50 — комиссионером выплачена  комитенту из кассы неустойка за задержку перечисления денежных средств;

Дебет счета 94 Кредит счета 50 — при инвентаризации кассы  выявлена недостача денежных средств.

Порядок выдачи денежных средств  рассмотрим на конкретном примере 2

Пример 2

Сотрудница Носова Татьяна  Дмитриевна для нужд ООО ПКФ «Славита и К» закупила канцелярские товары . Денег выданных ей под авансовый  отчет не хватило и она добавила свои. После составления авансового отчета № 22 от 06.03.07 г. перерасход составил 315-03 коп. Для выдачи наличных денежных средств был выписан расходный  кассовый ордер № 39 от 16.03.07 г. на сумму 

315-03 руб. Подписан генеральным  директором, главным бухгалтером,  кассиром. После своей подписи  в расходном кассовом ордере  Носова Татьяна Дмитриевна получила  денежные средства на руки.

Бухгалтер сделал следующие  бухгалтерские записи:

Дебет 71.1 –Кредит 50.1- 315-03 выдан  из кассы перерасход по авансовому отчету

Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов и кассовая книга, как правило, заводятся на определенный период. В зависимости от совершаемых с денежными средствами операций это может быть месяц, квартал, год или любой другой установленный организацией период.

Для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных ,расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и  др.) до передачи в кассу ООО ПКФ

«Славита и К» применяется  журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3 (приложение Я).

Регистрация кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все поступления и выдачи наличных денег (в том числе при  приеме наличных денежных средств с использованием ККТ) ООО ПКФ «Славита и К» учитывает в кассовой книге (п. 22 Порядка ведения кассовых операций).

ООО ПКФ «Славита и К» ведет только одну кассовую книгу, контроль за правильностью ведения которой  возлагается на главного бухгалтера организации Носова Вячеслава Васильевича.

Кассовая книга, как и  журнал регистрации, заводится на определенный период - это может быть месяц, квартал, год или любой другой установленный организацией период.

Открывая новую кассовую книгу в начале установленного организацией периода, необходимо ее,как уже было сказано, пронумеровать,прошнуровать и опечатать, заполнить обложку, титульный лист и последнюю страницу.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и  опечатана сургучной или мастичной печатью (п. 23 Порядка ведения кассовых операций).

Каждый лист кассовой книги  состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу. Она является отрывной частью листа и служит отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

При опечатывании книги мастичной  печатью используются клей на основе жидкого стекла («Силикатный», «Канцелярский», «Конторский», «Жидкое стекло»), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея (п. 23 Порядка ведения кассовых операций).

До внесения каких-либо данных непосредственно в саму кассовую книгу необходимо сделать запись на ее последней странице. По строке «В этой книге пронумеровано и  прошнуровано _ листов» прописью указывается  количество листов в кассовой книге. Эта запись заверяется подписями  руководителя и главного бухгалтера данной организации, а также печатью  или штампом.

Кассовая книга на ООО  ПКФ «Славита и К» ведется автоматизированным способом (при условии обеспечения  полной сохранности кассовых документов).

Порядок ведения кассовой книги на ООО ПКФ «Славита и  К» представим на рисунке 12.

      

 Формирование листов                Передача отчета кассира

 

Рисунок 12 - Порядок ведения  кассовой книги

При этом ее листы формируются  в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» (приложение Ю). Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира» (приложение Ю) .Обе  названные машинограммы составляються  к началу следующего рабочего дня, имеют  одинаковое содержание и включают все  реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги (п. 25 Порядка ведения кассовых операций). Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В последней за каждый месяц машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год машинограмме — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения  машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить  правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности  и удобства их использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в  течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.

ООО ПКФ «Славита и К» имеет в кассе наличные деньги в пределах лимита остатка кассы  в сумме 4 000 руб., установленного банком, по согласованию с руководителем предприятия. При необходимости лимит остатка кассы можно пересмотреть (п. 5 Порядка ведения кассовых операций).

ООО ПКФ «Славита и К» обязано сдавать в банк всю  денежную наличность сверх установленных  лимитов остатка наличных денег  в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Наличные деньги могут  быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в  объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для  перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

ООО ПКФ «Славита и К», имеющее постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками может расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, покупку канцелярских и хозяйственных товаров, на командировочные расходы.

ООО ПКФ «Славита и К» не имеет права накапливать в  своей кассе наличные деньги сверх  установленного лимита для осуществления  предстоящих расходов, в том числе  на оплату труда (п. 7 Порядка ведения  кассовых операций).

Согласно п. 9 Порядка ведения  кассовых операций ООО ПКФ «Славита и К» имеют право хранить в  своей кассе наличные деньги сверх  установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней.

Согласно п. 2.5 положения  Банка России от 05.01.98 № 14-П «О правилах организации наличного денежного  обращения на территории Российской Федерации» (далее -Положение Банка России № 14-П) лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

ООО ПКФ «Славита и К» имеет два счета в в различных  учреждениях банков. Один в Курском  отделении Сбербанка России №8596, второй в ОАО «Курскпромбанке». Так  как организация имеет два  счета в разных банках то она вправе для установления лимита обратиться по своему усмотрению в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе (абзац 7 п. 2.5 Положения Банка России № 14-П). После установления лимита остатка кассы в Курском отделении Сбербанка России № 8596 (приложение 19) предприятие направляет уведомление об определенном ему лимите остатка кассы в ОАО «Курскпромбанке». При проверке данного предприятия учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе.