Учет денежных средств

 

 

Рисунок 9 - Элементы системы  внутреннего контроля ООО ПКФ   «Славита и К»

Фактический контроль в системе  бухгалтерского учета - один из основных элементов, необходимый для фактического контроля сохранности имущества.

Бухгалтерский учет в свою очередь неразделим с документальным контролем, так как все факты  финансово-хозяйственной деятельности должны быть подтверждены документально.

Планово-экономическая служба проводит анализ плановых показателей, их сравнение с фактическими; выявляет отклонения плана от факта; вводит какие  либо совершенствования и др..

Контрольная среда включает в себя функции аппарата управления, т.е. ответственна за общее состояние  бизнеса, в том числе контроля в организации и утверждение  политики контроля.

Основная цель или задача службы безопасности данного предприятия  заключается в обеспечении сохранности  активов. Но не стоит забывать о том, что контроль и работа его службы должны оцениваться в конкретных условиях производства с учетом сопоставимости объектов исследования по целому ряду показателей.

Эффективность системы контроля и работы его службы следует также  оценивать по частным критериям, которые в определенной степени  выражают взаимосвязи между показателями. Основные частные критерии эффективности  контроля: результативность или производительность труда службы контроля, экономичность  и эффективность аппарата этой службы.

Для определения данных критериев  необходимы объективные данные о  численности службы внутреннего  контроля, оплате их труда, достигнутых  результатах и затратах.

Для оценки эффективности  внутреннего контроля необходимо прежде всего определить экономичность (Э_к) системы как отношение расходов на содержание и функционирование службы внутреннего контроля (зарплата, канцелярские расходы, амортизация, содержание легкового автотранспорта и др.) к количеству среднегодовых работников. Чем меньше Э_к, тем экономичнее система внутреннего контролем.

Для оценки эффективности  функционирования системы внутреннего  контроля используют и другие показатели, например такие как тесты средств  контроля. Степень надежности системы  внутреннего контроля ООО ПКФ  «Славита и К» составляет 64%, а неотъемлемый риск в СВК равен 36%. (Приложение С)

 

2.4 Учет наличных и безналичных  денежных средств  на ООО ПКФ «Славита»

Денежные средства ООО  ПКФ «Славита и К» находятся в  кассе в виде наличных денежных средств  и денежных документов на счетах в  банках, в выставленных аккредитивах,на открытых особых счетах,чековых книжках  и т.д 

ООО ПКФ «Славиа и К» производит расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как  правило в безналичном порядке  через банки или применяют  другие формы безналичных расчетов. Для осуществления расчетов наличными  деньгами ООО ПКФ «Славита и К» имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций касса  на ООО ПКФ «Славита и К» представляет собой изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Денежные средства могут как поступать  в кассу. Так и расходоваться  из нё. Основанием поступления и  расходования денежных средств могут  быть разными. В частности. Поступать  в кассу денежные средства могут  за продукцию,товары, работы, услуги; по разным причинам могут возвращаться ранее выданные (перечисленные) поставщикам  авансы, неиспользованные подотчетные  суммы, излишне выданная заработная плата, суммы возмещения материального  вреда и др.

Расходование средства может  производиться по согласию с обслуживающими банками на оплату труда и выплату  социально-трудовых льгот, аванс на командировочные расходы, под отчет.

Каждое поступление и  каждая выплата денежных средств  должны быть оформлены соответствующими документами

Ведение кассовых операций регламентируется Порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее-Порядок ведения кассовых операций). Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Банком России и Минфином России (п. 12 Порядка ведения кассовых операций).

В настоящее время действуют  формы, согласованные с Минфином России, Минэкономики России, Банком России и утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

К ним, в частности, относятся:  

- приходный кассовый ордер  (форма № КО-1); 

- расходный кассовый ордер  (форма № КО-2); 

- журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма  № КО-3); 

- кассовая книга (форма  № КО-4); 

- книга учета принятых  и выданных кассиром денежных  средств ( форма №  КО-5).

Поступление денежных средств  в кассу ООО ПКФ «Славита и  К» оформляется приходными кассовыми  ордерами (приложение У), которые выписываются в бухгалтерии (где они сразу же регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов). После получения в кассу денежных средств кассир на основании приходного кассового ордера делает соответствующую запись в кассовой книге. Лицу, которое вносит деньги в кассу, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру о приеме денег.

Приходный кассовый ордер  применяется для оформления поступления денег в кассу как при применении методов ручной обработки, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в документе не допускаются (п. 19 Порядка ведения кассовых операций). Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). После заполнения и регистрации приходный кассовый ордер и квитанция подписываются главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным письменным распоряжением руководителя (п. 13 Порядка ведения кассовых операций). Также указывается расшифровка подписи - инициалы и фамилия. При получении приходного кассового ордера кассир обязан проверить:

- наличие и подлинность  подписи главного бухгалтера  на документе; 

- правильность оформления  документа;

- наличие перечисленных  в документе приложений. 

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает приходный кассовый ордер в бухгалтерию  для надлежащего оформления.

Если все указанные  требования выполнены, то кассир принимает  деньги. На приходном кассовом ордере и квитанции немедленно после  получения денег он ставит свою подпись, инициалы и фамилию. 

На квитанции кассир также  указывает дату приема денег и  заверяет свою подпись печатью (штампом) кассира или оттиском кассового  аппарата (п. 13 Порядка ведения кассовых операций). Прием денег по приходным  кассовым ордерам может производиться  только в день их составления. Приложенные  к кассовому ордеру документы  погашаются штампом или надписью «Получено» с указанием даты (числа, месяца, года). После получения денег в кассу квитанция к приходному кассовому ордеру отрывается по линии отреза и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер остается в кассе.

Записи в кассовую книгу  производятся кассиром сразу же после  получения денег по приходному кассовому  ордеру. Приходный кассовый ордер  и кассовая книга являются основанием для отражения в бухгалтерском  учете операций по поступлению в  кассу организации денежных средств:

Дебет счета 50 Кредит счета 51 (52, 55) - в кассу поступили денежные средства с банковских счетов (расчетного, валютного или специального);

Дебет счета 50 Кредит счета 58 (субсчет «Предоставленные займы») - в кассу организации поступили  суммы краткосрочных (или долгосрочных) займов, предоставленных ранее другой организации;

Дебет счета 50 Кредит счета 60 — поступили в кассу от поставщиков  и подрядчиков суммы переплат в связи с взаимной проверкой  обязательств сторон (в кассу возвращены авансы, выданные поставщикам и подрядчикам  в связи с расторжением договоров  с ними);

Дебет счета 50 Кредит счета 62 — оприходованы наличные денежные средства, поступившие от покупателей  и заказчиков (в том числе за реализованное имущество и имущественные  права), или отражены суммы авансов, принятых в кассу от покупателей  и заказчиков;

Дебет счета 50 Кредит счета 66 (67) — приняты в кассу средства от заимодавцев, предоставленные ими  в качестве краткосрочных или  долгосрочных ссуд (получена выручка  за реализацию краткосрочных или  долгосрочных облигаций);

Дебет счета 50 Кредит счета 70 — возвращены в кассу излишне  уплаченные суммы оплаты труда;

Дебет счета 50 Кредит счета 71 — подотчетными лицами возвращены в кассу неизрасходованные суммы;

Дебет счета 50 Кредит счета 73 — от сотрудников приняты в  кассу суммы за реализованную  им со скидкой форменную одежду (поступили  платежи от работников, которым продана  продукция в рассрочку, и т.п.);

Дебет счета 50 Кредит счета 75 — оприходованы наличные денежные средства, внесенные учредителями в качестве вкладов в уставный капитал организации (отражены дополнительные взносы акционеров в связи с увеличением номинальной стоимости или дополнительным выпуском акций);

Дебет счета 50 Кредит счета 76 — оприходованы в кассу поступления от родителей за содержание детей в детских дошкольных учреждениях, входящих в состав обслуживающих производств и хозяйств (приняты на учет наличные денежные средства, внесенные поставщиками в зачет предъявленных им претензий; получены суммы страховых возмещений от страховых компаний);

Дебет счета 50 Кредит счета 79 (субсчет «Расчеты по договору доверительного управления имуществом») — учредителем управления от доверительного управляющего получены в кассу денежные средства в счет причитающейся прибыли;

Дебет счета 50 Кредит счета 83 - отражен эмиссионный доход  от продажи акций организации;

Дебет счета 50 Кредит счета 86 — оприходованы наличные денежные средства, предназначенные для целевого использования;

Дебет счета 50 Кредит счета 91 — отражены излишки денежных средств  в кассе, выявленные при инвентаризации (получены суммы санкций от должников; получены проценты по выданным другой организации займам; приняты суммы дебиторской задолженности, ранее списанной как безнадежной к получению; отражена положительная курсовая разница по операциям с наличной иностранной валютой);

Дебет счета 50 Кредит счета 98-1 — в качестве доходов будущих  периодов в кассу поступили денежные средства (в том числе взносы пайщиков и оплата различных абонементов);

Дебет счета 50 Кредит счета 98-2 — оприходованы безвозмездно полученные наличные денежные средства.

Порядок поступления денежных средств рассмотрим на примере 1

Пример 1

В кассу ООО ПКФ «Славита и К» от Ивушкина Сергея Петровича  принят возврат неиспользованного  аванса в сумме 1547-89 руб. В результате чего был выписан приходный кассовый ордер № 33 от 16.03.07 г. на сумму 1547-89 руб. . основание-возврат неиспользованного  аванса и квитанция к приходному кассовому ордеру, которая выдается на руки Ивушкину С.П.

Бухгалтер ООО ПКФ «Славита и К» сделал следующие бухгалтерские  записи Дебет 50.1- Кредит 71.1 – 1547-89 руб. подотчетным лицом возвращена в  кассу неизрасходованная сумма.

Порядок документального  отражения учета расхода денежных средств на ООО ПКФ «Славита и  К» представим на рисунке 11      

        

 Оформление расходного  кассового ордера

             (заполнение реквизитов, подпись  кассира)

      

 Разрешение руководителя  и гл. бухгалтера

              на выдачу наличных денежных  средств

          

 Подпись лица, получающего  денежные         

 средства на расходном  кассовом ордере

 

               

 Выдача наличных денежных  средств на руки

 

                                                                  

  Запись в кассовую книгу

 

                                     

          Отражение в бухгалтерском учете

Рисунок 11 – Документальное отражение учета расхода денежных средств 

Выдача наличных денег  из кассы ООО ПКФ «Славита и  К» производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным  другим документам (платежным или  расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на такие документы штампа с реквизитами этого расходного кассового ордера. Соответственно на данные документы также выписывается расходный кассовый ордер, а на сами документы ставится штамп с реквизитами (датой и номером) этого расходного кассового ордера. В частности, после выдачи заработной платы по платежной ведомости (приложение Х) в бухгалтерии на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на ведомости (п. 14 Порядка ведения кассовых операций). 

Документы на выдачу денег  должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия  или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций). 

В случае если на погрузочно-разгрузочные работы были организованно направлены группы от организаций, выдача денег  лицам, привлекаемым на указанные работы, а также для ликвидации последствий  стихийных бедствий, может производиться  по ведомостям. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы. 

Расходный кассовый ордер  применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы как в  условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии. Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой либо выписаны на пишущей или вычислительной машине. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются (п. 19 Порядка ведения кассовых операций). 

Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) (приложение Ф).