Теоретические аспекты учета и аудита расчета с поставщиками и покупателями

      По  данным тестирования можно определить уровень организации внутреннего контроля за операциями по расчету с поставщиками, покупателями и общее состояние учета этих операций.

      Для оценки состояния контроля за расчетными операциями необходимо выяснить:

• порядок, сроки и результаты инвентаризации расчетов;
• наличие графика документооборота и контроль за его соблюдением;
• формы, сроки и исполнителей контроля за платежами и состоянием расчетов.

      Для определения достоверности задолженности  по расчетам с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками необходимо регулярно производить сверку расчетов. В ходе опроса было отмечено, что сверки производятся нерегулярно, не со всеми поставщиками и охватывают более 50 % расчетов, в отношении расчетов с покупателями сверка расчетов практически не производится и составляет менее 50 % расчетов. По данным регистров синтетического и аналитического учета устанавливают:

• участников расчетных отношений и их число;
• применяемые формы платежей (в безналичном порядке, с использованием наличных денежных средств, взаимозачетами);
• порядок ведения аналитического учета (участники, сроки возникновения);
• нестандартные (нетипичные бухгалтерские) записи.

     ООО «Хейнекен Логистик – У»    имеет   большое   количество   постоянных   участников расчетных отношений (примерно около 50, иногда более организаций), число их может незначительно колебаться в большую или меньшую сторону. В результате этого усложняется выборка по данным участкам. С некоторыми организациями операции производятся регулярно и в большом количестве, а другие организации приобретают товар единожды, но таких предприятий очень немного, в основном преобладают долговременные отношения.

      В основном в ООО «Хейнекен Логистик – У» производится в безналичной форме с оплатой через банк платежными поручениями.  В исключительных случаях расчеты производятся с помощью наличных денежных средств, но данные расчеты производятся довольно редко.

      Помимо  формы оплаты, в договоре установлены  сроки оплаты по расчетам. Они могут быть разными: 1, 3, 5, 14, 30 календарных дней. Помимо отсрочки платежа, оплат может производиться в виде предоплаты, авансовых платежей, а также по факту поставки товара и под реализацию.

      Непосредственную  проверку состояния  учета внешних  расчетов необходимо начинать  с установления соответствия данных бухгалтерского баланса, Главной книги, регистров синтетического и аналитического учета по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

      Дебиторская и кредиторская задолженность находит  отражение в бухгалтерском балансе (ф. № 1) [Приложение 14] и приложении к бухгалтерскому балансу (ф. № 5) [Приложение 14].  В пассиве баланса в разделе «Краткосрочные обязательства» по статье «Поставщики и подрядчики» показывается сумма задолженности поставщикам за поступившие материальные ценности, выполненные работы (услуги).  Так, по балансу  ООО «Хейнекен Логистик – У» задолженность поставщикам на 01.01.2010г. 3431 тыс.руб. (строка 621), что соответствует данным журналов-ордеров. По статье «Покупатели и заказчики» группы  статей  «Дебиторская задолженность» отражается числящиеся на отчетную дату в учете задолженность покупателей и заказчиков в сумме за проданные им товары, выполненные работы и оказанные услуги (с учетом скидок, изменений условий договора и т.д.).  Так, по балансу дебиторская задолженность покупателей и заказчиков  по  ООО «Хейнекен Логистик – У» на 01.01.2010 г. 2481 тыс. рублей (строка 241).

      При установлении соответствия данных синтетического и аналитического учета данным бухгалтерского баланса, необходимо обратить внимание, создаются  ли резервы по сомнительным долгам, так как в балансе дебиторская задолженность, по которой был создан резерв, должна быть в отчетности уменьшена на сумму резерва.

      В ООО «Хейнекен Логистик – У» учетной  политикой не предусмотрено создание резерва по сомнительным долгам, поэтому  в отчетности дебиторская и кредиторская задолженности отражаются в тех  суммах, по которым представлены в синтетическом и аналитическом учете.

      Одновременно  на основе данных  аналитического учета  по счетам расчетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»  проверяют правильность группировки дебиторской и кредиторской задолженности на краткосрочную и долгосрочную с выделением «просроченной», а из нее длительностью свыше 3 месяцев и более чем через 12 месяцев. Исходя из требований составления отчетности к долгосрочной относится задолженность, которая должна быть погашена в течение 12 месяцев, но не ранее.

      После предварительного подтверждения сальдо счетов по учету расчетных операций, проверяется достоверность оборотов по счетам расчетов.

      Проверку  на соответствие учетных и отчетных данных начинаются с установления тождества  информации баланса и учетных  регистров.

      В ходе проверки отмечается тождество  данных аналитических и синтетических регистров данным бухгалтерской отчетности, в связи с тем, что в ООО «Хейнекен Логистик – У»  учет ведется автоматизировано, с применением бухгалтерской программы «1С: Предприятие 8.1».

      Проверка  операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками производится по следующим направлениям:

• проверка наличия и правильности оформления договоров;
• проверка      полноты     и    правильности    оприходования    полученных материальных ценностей (работ, услуг);
• проверка   своевременности   и   правильности   оплаты   за материальные

ценности (работы, услуги).

      В начале проверки необходимо удостовериться, имеются ли договоры на поставку товаров (работ, услуг) и правильность их оформления.

      Договоры  поставки являются документами, определяющими  права и обязанности сторон по организации поставки товара, договор вступает в силу и становится обязательным к исполнению для сторон с момента его заключения.

      Сделки, осуществленные сторонами умышленно, без соблюдения формы, оформленные  не в полном объеме или несвоевременные, считаются ничтожными, то есть не имеющие силу.

      Была  произведена сплошная проверка договоров, которые были заключены с поставщиками и подрядчиками. При проверке договоров в ООО «Хейнекен Логистик – У» можно отметить, что они были заключены со всеми поставщиками товаров (работ, услуг), причем сроки оплаты по обязательствам предусмотрены разные, в зависимости от договоренности сторон. Все договоры оформлены в соответствии с законодательством, имеются необходимые реквизиты, наличие подписей и печатей. Договоры заключены в основном сроком на 1 год, хотя некоторые заключены на срок больше, кроме этого по некоторым организациям по согласованию сторон в случае не изменения условий поставок, производится пролонгация, то есть продление действия договора сроком на 1 год.

      Основными документами, на основании которых  поступают товары (работы, услуги), являются товарно-транспортные накладные, а также счета-фактуры, которые должны быть оформлены в соответствии с Постановлением  № 914 и иметь все необходимые реквизиты.

      При проверке счетов-фактур обращается внимание на выделение отдельной строкой НДС во всех расчетно-платежных документах и недопустимость выделения сумм НДС расчетным путем. Проверяя соблюдение этих требований, проверяется обоснованность предъявления к зачету НДС по полученным товарам (работам, услугам). Его возмещение производится по оплаченным, оприходованным в производственных целях ценностям.

      Все   счета-фактуры   на приобретенные  товары регистрируют не только в 

книге покупок, с выделением суммы НДС, но и в журнале учета полученных счетов-фактур, что позволяет проследить за счетами, которые были получены от поставщиков. При проверке было проведено  выборочное сопоставление полученных счетов-фактур данным журнала учета полученных счетов-фактур. Процедура осуществлялась с целью проверки полноты регистрации поступивших счетов-фактур.

      На  приобретенный от поставщика товар  выписывается доверенность, при  этом необходимо проверить наличие приказа  о круге лиц, имеющих право  подписи таких документов.

      При проведении аудиторской проверки необходимо установить дату и причины возникновения  дебиторской и кредиторской задолженности. Гражданским Кодексом РФ предусмотрено, что предельный срок исполнения обязательств по расчетам равен трем месяцам с момента поступления товаров (работ, услуг).

      В ООО «Хейнекен Логистик – У» все  задолженности возникли в связи  с несовпадением сроков поступления  и оплаты товаров, причем дата возникновения задолженности соответствует срокам отсрочки, которая предусмотрена в договорах, таким образом, задолженность является текущей.

      Необходимо  обратить внимание, имеется ли задолженность  с истекшим сроком исковой давности. Суммы не истребованной кредиторской задолженности  подлежат  списанию  на финансовый результат хозяйственной деятельности организации. Для того, чтобы определить дату возникновения задолженности и насколько она соответствует данным, отраженным в учете, была проведена инвентаризация расчетов.

      В настоящий момент в  ООО «Хейнекен  Логистик – У» неистребованная кредиторская задолженность отсутствует, что  в первую очередь говорит, о действенном постоянном контроле за  данными платежами.

      Важным  моментом является проверка расчетов по неотфактурованным поставкам, которые могут возникнуть, при поступлении товара, по которому счета-фактуры  не предъявлены к оплате.

      Товары  в этих случаях приходуются, выписывается приемный акт. При отражении поставок в бухгалтерском учете производится отражение стоимости товаров  в условных ценах, в учете не отражается только счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным  ценностям». Оплате в отчетном месяце неотфактурованные поставки не подлежат, так как основанием для оплаты банком являются платежные документы (которые отсутствуют), по  мере  поступления  платежных  документов на эту поставку, они оплачиваются через банк.

      При оприходовании товаров могут  быть выявлены расхождения по количеству и качеству, а также по другим характеристикам товаров. В таких случаях составляют акт о выявленной недостаче. На сумму недостачи поставщику предъявляется претензия. На неудовлетворенные претензии предоставляется иск поставщику. Зачастую суд отказывает в удовлетворении этих исков из-за несвоевременности их предъявления. Срок предъявления претензии должен быть не более 1 месяца. При составлении претензии счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуют на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям».

      При рассмотрении претензий, которые были предъявлены ООО «Хейнекен Логистик – У» поставщикам, можно отметить, что претензии предъявлялись в  соответствии со сроками исковой давности, составлялись вовремя. При проверке  были в сплошном порядке просмотрены претензии с целью проверки правильности и своевременности их составления.

      В ходе аудиторской проверки необходимо выяснить правильность определения поставщиком суммы НДС. Для этого источником информации послужили счета-фактуры, полученные от поставщиков.

      С помощью арифметической проверки расчетов по выбранным документам по большей части поставщиков был произведен пересчет НДС, и расхождений не было обнаружено. Все суммы были рассчитаны правильно, что является положительным моментом в работе предприятия, так как это говорит о том, что поступившие счета арифметически проверяются с целью недопущения таких ошибок.

      При проведении аудиторской проверки необходимо удостовериться,        не было ли случаев составления фиктивного обязательства с целью проведения оплаты за него. Так как данные операции не только могут повлиять на финансовый результат предприятия, но и также происходит неправомерное использование средств предприятия. Необходимо обратить внимание на операции, не оформленные соответствующими документами, а также на корреспонденции счетов, которые составлены с нарушением, являются нетипичными.