Операционный аудит

Связь операционного аудита с другими видами (услугами) аудита наиболее проблемная область в определении его сущности. Операционный аудит связывают с управленческим аудитом, с аудитом эффективности, с консалтингом в аудите. Было бы странно, если бы эта связь отсутствовала, однако, с нашей точки зрения, существование данной связи не означает отсутствия у операционного аудита своей проблематики, предмета, объекта и методов проведения.

Причина выделения операционного аудита как специального, с нашей
точки зрения, как уже отмечалось выше, - переход на процессный метод в управлении, конкурентная необходимость более жесткого контроля затрат и,
как следствие этого - внедрение метода АВС - учета затрат по видам деятельности (операциям).

Операционный аудит – это проверка операций (процедур и бизнес-процессов) для подготовки рекомендаций по совершенствованию их выполнения для повышения экономичности и рациональности использования ресурсов компании и повышения результативности достижения ее целей.

Операционный аудит включает аудиторскую проверку: правильности отнесения затрат на операции и бизнес-процессы по созданию продукта и обслуживанию клиента; рациональности и экономичности выполнения операций; рациональности и экономичности последовательности и структуры операций в бизнес-процессе; возможности совершенствования выполнения операций и бизнес-процессов и снижения рисков.

По нашему мнению, к операционному аудиту следует относить не только проверку операций, но также и проверку процедур и бизнес- процессов. Как правило, в крупных компаниях существуют регламентированные внутренние организационные и технологические процедуры и бизнес-процессы, которые состоят из отдельных операций, логически связанных между собой. Поэтому в операционном аудите необходимо изучать и проверять не только отдельные операции, но и их последовательности.

При проведении операционного аудита, как уже отмечено, возникает необходимость оценивать операционную эффективность, экономичность, рациональность бизнес-процессов, например, для сравнения действующего и предлагаемого вариантов организации бизнес-процесса. Для такой оценки можно использовать два основных подхода: на основе затрат времени на операции бизнес-процесса; на основе затрат по стоимости проведения отдельных операций бизнес-процесса.

Целью планирования операционного аудита является разработка общего подхода к проведению проверки, включая проведение следующих мероприятий: предварительное изучение бизнес-процессов как объекта аудита и ключевых рисков, связанных с данными бизнес-процессами (определение предметной области); предварительная оценка разрабатываемых мер по снижению выявленных рисков; оценка трудозатрат (в терминах рабочего времени и квалификации), необходимых для выполнения задания по аудиту; предварительное распределение ответственности между аудиторами и утверждение сроков выполнения аудиторских процедур.

При проведении операционного аудита возникает два основных вида рисков: риски, связанные с объектом аудита – бизнес-риски, это риски неэффективности операций и бизнес-процедур. Риски, связанные с выполнением самого операционного аудита – это риски того, что существенные недостатки выполнения операций и недостатки в организации бизнес-процессов не будут выявлены.

К рискам операционного аудита относятся:

• нарушение сроков выполнения задания по аудиту;
• отсутствие должного понимания бизнес- процессов объекта аудита;
• специфические моменты - ущемление интересов групп и отдельных лиц;
• неправильная организация процесса планирования;
  изменения в деятельности объекта аудита в процессе выполнения задания по аудиту; неправильный выбор области аудита;
• неспособность аудиторов выявить высокорискованные операции объекта аудита.
  Целью оценки рисков является:
  а) При анализе эффективности существующих бизнес-процессов: выявление основных рисков, присущих тем или иным процессам; тестирование контрольных процедур, направленных на минимизацию рисков; оценка остаточного риска; выработка рекомендаций по минимизации рисков.
  б) При анализе соответствия выполнения операций и операционной деятельности утвержденным нормативным документам: выявление несоответствий и рисков (несут ли обнаруженные несоответствия риски); оценка рисков (являются ли данные риски существенными для операционной деятельности аудируемого объекта); разработка аудиторских рекомендации по коррекции области/ процесса, в котором обнаружен риск (процедуры, необходимые для снижения данного риска до приемлемо низкого уровня).

Различные действующие элементы контроля позволяют смягчить неотъемлемые риски, присущие тем или иным бизнес-процессам – то есть повысить вероятность достижения целей.

Задача аудитора, по нашему мнению, – определить остаточный риск
следующим образом:
Присущий риск – риск средств контроля = остаточный риск Затем следует сравнить остаточный риск с оптимальным уровнем:
• уровень остаточного риска выше оптимального является неприемлемым;
• уровень остаточного риска ниже оптимального соответствует избыточному контролю, и необходимо снизить затраты на проведение избыточного контроля, обеспечив тем самым повышение экономичности выполнения операций и процедур.

Заключение об оптимальности уровня остаточного риска делается на основании аудиторского суждения. Основания, позволившие сделать заключение об оптимальности уровня остаточного риска, должны быть доведены до руководства аудируемого объекта.

Существует следующая классификация рисков для целей операционного аудита:

Высокий риск – недостаток в бизнес-процессе, имеющий настолько существенное значение для определенного направления деятельности, что он требует немедленного внимания со стороны руководства того направления деятельности, в котором имеется данный недостаток, а также принятие первоочередных мер по его устранению.

Средний риск – серьезный недостаток, требующий немедленного внимания со стороны владельца бизнес-процесса, в котором имеется данный недостаток, а также разработки согласованной программы по его скорейшему устранению.

Низкий риск – такой недостаток в бизнес-процессе, который не обязательно требует немедленного внимания, но для своевременного устранения которого необходима согласованная программа мероприятий, разработанная руководителем производственной единицы или иным руководителем соответствующего уровня.

Понятие существенности в операционном аудите, с нашей точки зрения, несколько отличается от этого понятия в общем аудите финансовой (бухгалтерской) отчетности.

В операционном аудите под существенностью понимается:
1. определение ключевых операций и бизнес-процессов, значительно влияющих на бизнес компании и результат деятельности;
2. определение ключевых операций и бизнес-процессов для значительного повышения их экономичности, рациональности и результативности.

При проведении операционного аудита аудитор оценивает то, что является существенным, по своему профессиональному суждению.

В отличие от финансового аудита – аудита финансовой (бухгалтерской)
отчетности, в операционном аудите операций и бизнес-процессов существенность выбора объекта аудита следует обосновывать.

Аудиторы должны изучить систему внутреннего контроля, осуществляемого руководством проверяемой организации, которая имеет отношение к операционному аудиту. Кроме того, система внутреннего контроля организации может сама по себе являться объектом операционного аудита. В этом случае аудиторы проверяют, рассматривают операции и процедуры внутреннего контроля, оценивая рациональность и экономичность этих операций и процедур.

Выполнение операционного аудита основывается на проверке и оценке: бизнес-целей и бизнес-процессов объекта аудита; соответствующих бизнес-рисков и процедур контроля объекта аудита.

Выполнение аудиторского задания в операционном аудите начинается
с детальной оценки/анализа бизнес-целей объекта аудита и бизнес-процессов,
входящих в рамки аудиторской проверки. Аудиторская группа должна получить четкое, объективное и детальное представление о бизнес-целях и бизнес-процессах объекта аудита.
Рабочие бумаги аудитора предназначаются для нескольких целей. Они являются основой для аудиторских отчетов, помогают аудиторам в проведении и контроле аудита и позволяют другим лицам проверить качество аудита. Эта третья цель особенно важна, так как операционный аудит является предметом проверки другими аудиторами и контролирующими должностными лицами и специалистами организации.

Бизнес-процессы, подлежащие аудиторской проверке, а также соответствующие им риски и процедуры контроля должны быть надлежащим образом задокументированы для того, чтобы аудиторы или персонал, контролирующий выполнение аудиторского задания, могли получить четкое и ясное представление о проверяемой области.

Методы проверки и исследования в операционном аудите включают: детальные процедуры, аналитические процедуры.

Выбор конкретных процедур зависит от цели их проведения, допустимости и адекватности информации, необходимости для их проведения, от объекта аудита, а также от профессионального суждения самого аудитора. Количество процедур должно быть необходимым и достаточным для достижения целей проверки.

К числу специфических методов операционного аудита, применение которых возможно, с нашей точки зрения, при проведении операционного аудита относятся:

• обследование, изучение ситуации в компании;
• анализ методов организации работы; беседы со специалистами компании;
• организация совещаний с сотрудниками аудирумого лица; анализ заключений экспертов; рассмотрение результатов маркетинговых исследований;
• анализ инструкций, описаний действующих бизнес-процессов, документов и материалов; использование материалов внутренних и внешних аудиторов;
• разбор практических ситуаций со специалистами;
• моделирование ситуаций;
• рассмотрение имеющейся информации об эффективности, экономичности, рациональности или о неэффективности;
• документирование и тестирование всех важных процедур управления; определение ориентиров требуемых изменений;
• интервьюирование ответственных лиц;
• проверка и анализ первичных документов;
• проверка и оценка проведения операций, процедур и бизнес-процессов;
• проверка и оценка должностных и технологических инструкций;
• сбор и оценка рыночной информации из внешних источников;
• поверка и оценка систем контроля и безопасности; сопоставление данных;
• оценка прозрачности бизнес-процедур и соответствие установленным правилам;
• оценка надежности систем внутреннего контроля;
  выявление и оценка потерь и убытков;
• разработка рекомендаций по устранению недостатков в проведении операций, процедур бизнес-процессов и систем контроля.

В качестве основных методов рационализации бизнес-процессов в операционном аудите могут использоваться:

• упрощение бизнес-процессов за счет устранения ненужных операций благодаря совершенствованию технологии, организации процесса, автоматизации информационного обеспечения;
• увеличение гибкости бизнес-процесса за счет быстрого адаптирования, перестройки его, исходя из новых потребностей производства и управления;
• увеличения стабильности процессов за счет снижения отклонений от их хода;
• совмещение использования бизнес- процессов, увеличение масштабов выполнения, загрузки бизнес-процесса;
• снижение затрат на операции, не увеличивающие ценности для клиента, или устранение таких операций;
• снижение или полное устранение потерь от операций;
• устранение «узких мест» при проведении операций;
• сокращение времени проведения бизнес-процесса; рассмотрение иных вариантов выполнения операций, включая аутсорсинг.

Аудиторский отчет о проведении операционного аудита – это документ, содержащий наиболее важную информацию о работе, проделанной аудиторами в ходе выполнения аудиторского задания по операционному аудиту: цель проверки и ее объем, результаты работы, замечания аудиторов, комментарии руководства объекта аудита, рекомендации по устранению выявленных недостатков, а также сроки, в течение которых должны быть приняты указанные меры.

Стандартный аудиторский отчет по результатам проведения операционного аудита, с нашей точки зрения, должен содержать следующие разделы:
1. Титульный лист. На титульном листе отображается следующая информация: статус аудиторского отчета (окончательная версия/проект),
название аудита, дата документа, номер отчета, область проверки, фамилия,
имя, отчество директора по аудиту, персональный состав аудиторской группы и список рассылки аудиторского отчета.
2. Оглавление. Наличие оглавления улучшает качество отчета с точки зрения пользователя.
3. Резюме. Резюме содержит краткое описание основной информации о бизнес-единице и/или бизнес- процессе с соответствующими деталями.

Также в резюме указываются объем и цели аудиторских работ – в соответствии с планом операционного аудита перечисляются основные цели
аудита.

Объем аудита определяет рамки конкретной аудиторской проверки, любые ограничения, накладываемые на деятельность аудиторов, и состав отчетности, предоставляемой заказчику услуг.

Кроме того, определяются процессы, которые необходимо протестировать в ходе выполнения аудиторского задания. При определении объема и целей операционного аудита руководитель аудиторской группы рассматривает области, где потенциальная выгода от проведения аудита максимальна – обычно это области с наиболее высокими рисками – и перечисляет их.

Также в резюме должно входить заключение, содержащее мнение аудиторов об экономичности, рациональности и эффективности того бизнес-процесса, в отношении которого проводился аудит. Заключение должно быть кратким и информативным.
Предоставление консультационных услуг в области операционного аудита должно производиться только при обеспечении независимости суждения аудиторов, а также при отсутствии конфликта интересов. Это в равной мере относится как к внешним, так и внутренним аудиторам.

Организационная методика проведения операционного аудита контрольных операций и процедур бизнес-процессов включает следующие основные этапы:
1. Определение предметной области операционного аудита;
2. Планирование операционного аудита.
3. Порядок выполнение операционного аудита.
4. Завершение операционного аудита.

В свою очередь, определение предметной области операционного аудита включает следующие вопросы:
• предварительная работа до начала аудиторской проверки;
• формирование технического задания на проведение операционного аудита;
• сбор исходной информации для проведения операционного аудита.