Использование программы Office Binder в работе секретаря

Введение

Подшивка -это нечто вроде электронного скоро­сшивателя, в котором вы можете хранить несколько свя­занных между собой документов. Предположим, вы гото­вите отчет, включающий документ Microsoft Word, книгу Microsoft Excel и презентацию Power Point. С помошю программы Binder можно составить из копий этих документов подшивку. Можно так же создать для подшивки новые документы. Все документы подшивки храняться в одной файле. Создав подшивку вы можите сделать следующее:

•просматривать, редактировать и форматировать лю­бой из документов непосредственно в окне программы Binder;

•печатать весь набор документов с единой нумераци­ей страниц и одинаковыми колонтитулами;

•отправить отчет по маршруту или обменяться им с коллегами по электронной почте путем копирование или пересылки одного файла. Вы больше ни когда не потеряете важный документ.

В подшивку можно включить документ Word, Excel или Power Point. В нее можно также добавить документы, созданные программным продуктам других фирм, которые поддерживают программу Binder.

1.Создание, открытие и сохранение

подшивки

1.1.Создание подшивки

При запуске Office Binder создается новая пустая под­шивка. Для добавления в нее документов (разделов под­шивки) следует перетащить имена существующих докумен­тов в список разделов (левую область окна подшивки) либо воспользоваться командами Добавить или Добавить из файла (меню Раздел).

Если окно подшивки уже открыто, для создания новой подшивки выберите команду Создать в меню Файл. Про­ще всего создать подшивку на основе одного из стандарт­ных шаблонов, поставляемых вместе с Office Binder.

Подшивки существенно упрощают работу с докумен­тами разных типов, объединенными общей темой.

Окно добавления в подшивку документа

1.2. Открытие подшивки

1.Выберите команду Открыть в меню Файл.

2Из списка "Папка" выберите каталог или папку, со­держащие нужную подшивку.

З.Из списка файлов и папок выберите нужную под­шивку.

1.3. Сохранение подшивки

Выберите команду Сохранить в меню Файл. Для сохранения подшивки под другим именем или в другую папку воспользуйтесь командой Сохранить как. Так же сохранить подшивку можно на панели инструментов нажав

кнопку

Окно Сохранения подшивки

2. Печать подшивок

2.1. Печать всей подшивки

1. Выберите команду Печать в меню Файл или на-

жатием кнопки

2. Выберите необходимые параметры Чтобы напечатать несколько разделов подшивки, предва­рительно выделите их, а затем выберите ^Выделенные раз­делы" в окне диалога Печать подшивки.

2.2. Печать раздела подшивки

1.В списке разделов подшивки выделите раздел, ко­торый следует вывести на печать.

Если список разделов не отображается в окне подшивки, нажмите кнопку слева от меню Файл.

2. Выберите команду Печать в меню Раздел.

3. Выберите нужные параметры.

2.3. Изменение параметров страниц

1.Выберите команду Параметры страницы в меню Раздел.

2.3адайте необходимые параметры.

2.4. Печать колонтитулов

Чтобы выводить на печать верхние и нижние колон­титулы, создавайте их для каждого индивидуального доку­мента подшивки по отдельности.

3. Работа с разделами подшивки

3.1. Включение в подшивку существующих '                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              документов.

Для того, чтобы включить в подшивку существующий документ, выполните одно из следующих действий:

•выберите команду Добавить из файла в меню Раз­дел программы Binder ив диалоговом окне Добавление из файла, выберите документ который хотите включить в подшивку, и щелкните на кнопке Добавить. Обратите внимание, что при выделении нескольких документов все они будут включены в подшивку как отдельные разделы. Чтобы видеть все имеющиеся документы Office, убеди­тесь, что в раскрывающемся списке Тип файла в нижней части диалогового окна выбран вари ант Документы Of­fice.

•перетащите значок документа из проводника Win­dows или окно папки на левую область окна Binder. Если вы выведите и перетащите несколько значков документов, все они будут одновременно включены в подшивку.

При добавлении документа в подшивку в ней создает­ся ее копия, тогда как исходный файл документа остается на своем месте. Хотя документ в подшивке имеет то же имя, что и исходный документ, связи между ними нет.

Если вы перетаскиваете файл подшивки в левую об­ласть окна Binder копия каждого из документов, входящих в подшивку, добавляется в открытую подшивку. Этим ме­тодам можно соединять содержимое различных подшивок.

': Диалоговое окно Добавление из файла

3.2. Изменение порядка разделов подшивки

•Перетащите значок документа из списка разделов подшивки в другое место текущей или другой подшивки. Кроме того, можно перетащить документ из списка разде­лов подшивки в окно проводника Windows, в папку "Мой компьютер" или на рабочий стол Windows, а также выде­лить несколько документов и перетащить их все сразу.

•Если список разделов не отображается в окне под­шивки, нажмите кнопку слева от меню Файл.

3.3. Копирование раздела подшивки

1.  Укажите на имя нужного раздела в списке разделов, подшивки и нажмите правую кнопку мыши, а затем пере­тащите его значок туда, куда следует вставить новый раз­дел.

Если список разделов не отображается в окне подшив­ки, нажмите кнопку слева от меню Файл (Ш).

2. Выберите команду Скопировать.

3.4. Переименование раздела подшивки

1. В списке разделов подшивки выделите раздел, кото­рый следует переименовать.

Если список разделов не отображается в окне подшив­ки, нажмите кнопку слева от меню Файл.

2. Измените имя документа.

3.   Нажмите клавишу ENTER или выберите другой объект.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     *'''п'

3.5. Сохранение раздела подшивки как отдельного документа

1.  В списке разделов подшивки выделите раздел, ко­торый следует сохранить в виде отдельного документа.

Если список разделов не отображается в окне под­шивки, нажмите кнопку слева от меню Файл.

2.  Выберите, команду Сохранить отдельно в меню Раздел.

3. Задайте для файла новое имя и папку.

3.6. Удаление документа из подшивки 1..В списке разделов подшивки выделите раздел, кото­рый следует удалить.

2. Укажите на этот документ и нажмите правую кноп­ку мыши.

Если список разделов не отображается в окне под­шивки, нажмите кнопку слева от меню Файл. 3. Выберите команду Удалить.

3.7. Отображение списка разделов подшивки

■Нажмите кнопку   Щ расположенную слева от меню Файл.

3.8. Выделение раздела подшивки

Если список разделов не отображается в окне под-! шивки, нажмите кнопку слева от меню Файл.

3.9. Отображение и скрытие раздела подшивки

•  Чтобы скрыть документ, установите курсор в лю­бом месте документа, а затем выберите команду Скрыть в меню Раздел.

•  Чтобы отобразить скрытый документ, выберите команду Показать в меню Раздел, а затем укажите имя нужного документа.

3.10. Проверка правописания

•  Чтобы проверить правописание в разделах под­шивки, используйте соответствующие команды проверки правописания для каждого раздела подшивки.

3.11. Создание шаблона подшивки

1. При наличии подшивки, которую можно использо­вать в качестве основы для новых проектов, откройте ее с помощью команды Открыть (меню Файл).

Чтобы начать с создания новой пустой подшивки, выберите команду Создать в меню Файл,

2.  Для каждого документа, который требуется доба­вить в подшивку, выберите команду Добавить из файла в меню Раздел, а затем укажите соответствующий документ.

3.  Выберите команду Свойства в меню Файл, а затем укажите любые данные, которые хотите использовать во всех новых документах подшивки.

4.  Выберите команду Сохранить как в меню Файл.

5. Из списка "Сохранить в" выберите, папку "MSOffice \ Шаблоны \ Подшивки".

,,   6, В поле "Имя файла" введите имя шаблона, 7. В списке "Тип файла" выберите значение "Файлы подши-

вок".

Окно создания шаблона подшивки

' '                                                                                                                                                                                                                                                   3.12, Изменение шаблона подшивки

I. Выберите команду Открыть в меню Файл, а затем откройте шаблон подшивки, который следует изменить.

'2, Добавьте, удалите или реорганизуйте разделы в подшивке.

3.  Для изменения таких параметров, как заголовок подшивки,   воспользуйтесь   командой   Свойства   (меню Файл).

4.  Для изменения формата или содержимого отдельно­го раздела выделите его в списке разделов подшивки, а за­тем внесите необходимые изменения.

5. В окне подшивки нажмите кнопку шшт .

14

Примечания г? ъккъг- ^,i"«v; •■*■■»       ^-*..-:        ■-'ч   *;

■ Чтобы отредактировать макрос, содержащийся в разделе подшивки, выделите этот раздел, а затем выберите команду Из­влечь в меню Раздел. Указанный раздел будет открыт как отдель­ный документ, после чего можно приступить к редактированию макроса. Далее выберите команду Сохранить и обновить все