Использование программы Office Binder в работе секретаря

Форматирование колонтитулов подшивки

1В меню Файл выберите команду Макет страницы подшивки и откройте вкладку Колонтитулы.

2Нажмите кнопку Настроить для выбранного колонтитула.

ЗВведите текст в поля Слева, В центре и Справа и нажмите кнопку Шрифт.

4Выберите требуемые параметры.

Для форматирования колонтитулов конкретного раздела подшивки используйте соответствующие команды для этого раздела. Для раздела Microsoft Excel используйте вкладку Колонтитулы в диалоговом окне Макет страницы (меню Раздел). Для раздела Word выберите команду Колонтитулы в меню Вид.

Поля колонтитулов

Кнопка Вставляется поле Номер страницы& [Страница] Номер раздела& [Номер раздела] Имя раздела &[Имя раздела] Число раз дел ов& [Число разделов] Имя подшивки&[Имя подшивки] Дата &[Дата] Время & [Время]

Поля номеров раздела и страницы можно использовать совместно. При этом возникнет сочетание типа «Стр. 2, раздел 8». Удобно наряду с номером раздела печатать также общее число разделов в подшивке, например «Раздел 3 из 12».

Печать колонтитулов для подшивки

Верхние и нижние колонтитулы могут быть сделаны одинаковыми для всех или нескольких разделов. Индивидуальные колонтитулы нетрудно задать и только для одного раздела подшивки. Кроме того, подшивка может быть напечатана без колонтитулов.

Чтобы создать одинаковые колонтитулы для всех или нескольких разделов подшивки, установите требуемые параметры на вкладке Колонтитулы в диалоговом окне Макет страницы подшивки (меню Файл). Выбранные колонтитулы печатаются только для видимых разделов, в которых поддерживается использование колонтитулов из подшивки.

При создании колонтитулов для выделенных разделов при помощи вкладки Колонтитулы для остальных разделов будут использоваться колонтитулы, определенные в них самих.

Общие колонтитулы не могут использоваться в случае скрытых разделов и разделов, не поддерживающих описанную возможность. Нельзя применить их и для документа, созданного в предыдущей версии любой из программ Microsoft Office, например Microsoft Word версии 7. 0.

Варианты действий

Печать всех разделов с одинаковыми колонтитулами

IB меню Файл выберите команду Макет страницы подшивки и выберите вкладку Колонтитулы.

2В группе Применить колонтитулы подшивки выберите ко всем поддерживаемым разделам.

Печать нескольких разделов с одинаковыми колонтитулами

1В меню Файл выберите команду Макет страницы подшивки и выберите вкладку Колонтитулы.

2Выберите параметр только к выделенным разделам.

3 Отметьте нужные разделы.

Печать одного раздела с индивидуальными колонтитулами

1 Выберите раздел, который необходимо напечатать с индивидуальными колонтитулами.

23адайте для этого раздела подшивки колонтитулы. Например, для раздела Microsoft Excel выберите команду Макет страницы в меню Раздел и откройте вкладку Колонтитулы.

Примечание. При добавлении в подшивку существующего документа в нем сохраняются исходные колонтитулы.

Печать подшивки без колонтитулов

1В меню Файл выберите команду Макет страницы подшивки и выберите вкладку Колонтитулы.

2Установите флажок ко всем поддерживаемым разделам. ЗВ поле Верхний колонтитул установите значение [нет]. 4В поле Нижний колонтитул установите значение [нет]. Совместное использование подшивок несколькими пользователями

Программа Binder предоставляет возможность совместной работы с подшивкой, когда в создании, заполнении и обновлении подшивки участвуют несколько пользователей. Для проведения такой работы необходимо поместить файл подшивки на сетевой диск. В случае совместной работы с подшивкой для учета изменений надлежит использовать портфель Windows, который удобен при работе с несколькими копиями документа на разных компьютерах.

Пользователи, совместно использующие подшивку, должны скопировать ее на

диск локального компьютера. Каждый пользователь сможет открывать и изменять копию подшивки в портфеле на своем компьютере. После обработки подшивку

можно обновить.

Согласование копий файлов производится автоматически.

Инсталяция программы Портфель выполняется автоматически только

при установке Windows 95 на переносной компьютер. В других случаях установку программы Портфель следует указать явным образом.

Отправка подшивки другим пользователям

Если необходимо доставить подшивку нескольким пользователям одновременно, отправьте ее по электронной почте.

Чтобы обеспечить последовательный просмотр подшивки пользователями, отправьте ее, предварительно указав маршрут. В этом случае каждый следующий получатель сможет увидеть исправления, сделанные предыдущими получателями. При следовании подшивки по маршруту ее состояние можно постоянно контролировать. После просмотра всеми адресатами подшивка автоматически вернется к отправителю.

Чтобы сделать подшивку общедоступной, не пользуясь электронной почтой, поместите ее в общую папку Microsoft Exchange или в папку Microsoft Outlook.

Отправка подшивки по электронной почте требует наличия одного из перечисленных приложений:

• Microsoft Exchange или другой почтовой системы, совместимой с интерфейсом MAPI (Messaging Application Programming Interface);

• Lotus cc: Mail или другой почтовой системы, совместимой с протоколом VIM (Vendor Independent Messaging).

Используйте сервер Microsoft Exchange для отправки подшивки.

Создание маршрута

1 Откройте подшивку, которую необходимо отправить по маршруту.

В меню Файл выберите команду Отправить, а затем команду По маршруту.

Рис. 18 Отправка подшивки другим пользователям

ЗДля выбора адресатов нажмите кнопку Адрес.

4Введите имя адресата в поле Введите или выберите имя и нажмите кнопку Кому. По завершении ввода имен адресатов в поле Кому нажмите кнопку ОК.

Вместо имени конкретного адресата может использоваться название группы. Все члены группы рассматриваются как один адресат. При необходимости отправить подшивку не всем членам группы сразу, а по маршруту от одного члена группы другому, в маршруте следует перечислить всех адресатов по отдельности. Чтобы изменить порядок следования сообщения от одного адресата другому, достаточно изменить соответствующим образом порядок расположения их имен в списке.

5Установите другие необходимые параметры маршрутизации.

Чтобы получить справку о конкретном параметре, нажмите кнопку со знаком вопроса и выберите интересующий элемент.

бНажмите кнопку отправки подшивки по маршруту.

Чтобы просто закрыть окно и отложить отправку, нажмите кнопку Добавить. Для последующей отправки подшивки выберите в меню Файл команду Отправить, а затем команду Следующий адресат.

Примечание. Отправляемая по маршруту подшивка помещается в

сообщение электронной почты в виде вложения.

Изменение маршрута подшивки

1 Откройте подшивку, маршрут для которой необходимо изменить.

2В меню Файл выберите команду Отправить, а затем команду Другой адресат.

3 Создатель подшивки может изменить любые параметры маршрута.

4Нажмите кнопку отправки подшивки.

Чтобы просто закрыть окно и отложить отправку, нажмите кнопку Добавить.

Работа с подшивками в Internet

Наличие доступа к Интернету (через поставщика услуг Интернета при помощи модема или через сеть предприятия) дает возможность из диалогового окна Открыть любой программы Office открывать подшивки в сети Web и на других узлах Интернета. Указанное окно позволяет явным образом добавлять в список просмотра доступные FTP-узлы. Если на предприятии используется локальная сеть интранет, подшивки можно открывать и в ней.

Более того, при наличии соответствующих прав в случае, когда FTP-узел поддерживает запись, нетрудно из любой программы Office сохранить подшивку прямо в Интернете.

Такие приложения, как Microsoft Excel, Word, PowerPoint и Microsoft Access позволяют работать с документами Office, содержащими гиперссылки на другие документы, находящиеся на локальном компьютере, на сетевом диске или в Интернете. Само по себе использование гиперссылок в документах Office не требует подключения к Интернету.

Для облегчения просмотра документов, содержащих гиперссылки, в программах Office используется панель инструментов Web. Она позволяет также быстро открыть начальную страницу и страницу поиска в средстве просмотра Web и поместить ярлыки, указывающие на наиболее интересные документы, в папку «Избранное». Панель Web сохраняет список последних десяти документов, открытых при помощи гиперссылок, что позволяет легко к ним вернуться.

Открытие страницы поиска Web в Office Binder

Страница поиска предоставляет возможность поиска и перехода к другим узлам Интернета или подшивкам в сети интранет. Многие страницы поиска предоставляют возможность поиска по теме или ключевому слову. Другие содержат хорошо организованные списки гиперссылок на узлы Интернета или папки в сети интранет. Страницу поиска нетрудно открыть при помощи панели инструментов Web.

Для этого панель инструментов Web должна присутствовать на экране. В меню Переход выберите команду Отобразить панель Web.

Рис. 19 Отобразить панель Web Окно подшивки с панелью Web показано на рис. 20. Рис. 20 Окно подшивки с панелью Web Открытие начальной страницы Web в Office Binder

При запуске средства просмотра Web первой по умолчанию открывается страница, называемая начальной. Ее нетрудно настроить на любой узел Web или подшивку на локальном компьютере. Начальную страницу нетрудно открыть при помощи панели инструментов Web. Она может содержать гиперссылки на другие документы на компьютере, в локальной сети или в сети Web.

Чтобы открыть начальную страницу, панель инструментов Web должна присутствовать на экране.

• В панели инструментов Web нажмите кнопку Начальная страница.

Изменение страницы поиска Web из Office Binder

Для этой процедуры панель инструментов Web должна присутствовать на экране.

1 Откройте подшивку, которую необходимо использовать как страницу поиска.

2В меню Переход панели инструментов Web выберите команду Установить страницу поиска.

3 Нажмите кнопку Да.

Примечание. После изменения страницы поиска при помощи панели инструментов Web Microsoft Office новая страница поиска будет также использоваться и средством просмотра Web, если оно совместимо с приложениями Office.

Изменение начальной страницы Web из Office Binder

Для этой процедуры панель инструментов Web должна присутствовать на экране.

1 Откройте подшивку, которую необходимо использовать как начальную страницу.

2В меню Переход панели инструментов Web выберите команду Установить начальную страницу.

ЗНажмите кнопку Да.

Отмена переходов, занимающих слишком много времени, из Office Binder

Для этой процедуры панель инструментов Web должна присутствовать на экране.

• В панели инструментов Web нажмите кнопку Остановить переход.

Примечание. Использование кнопки Остановить переход возможно только при открытии файла или переходе к файлу, расположенному в Интернете, в сети Web или в локальной сети интранет. При обращении к файлу на жестком диске или в сети она не действует.

Добавление текущей подшивки в папку «Избранное» из Office Binder

Ярлык любой подшивки, открытой в Интернете, в сети Web, в локальной сети интранет и даже на жестком диске нетрудно поместить в папку «Избранное». Это позволит не вводить путь заново при повторном открытии подшивки.

Для этого панель инструментов Web должна присутствовать на экране.

•  В меню Избранное панели инструментов Web выберите команду Поместить в папку «Избранное».

Скрытие всех панелей инструментов, кроме панели Web, при работе с Office Binder Для этой процедуры панель инструментов Web должна присутствовать на экране.

• В панели инструментов Web нажмите кнопку Отображать только панель Web.

Для отображения скрытых панелей инструментов нажмите кнопку Отображать только панель Web в панели инструментов Web еще раз.

Страница поиска файлов в Web приложения Office Binder

Microsoft Office поставляется со страницей поиска, которую можно использовать для поиска файлов в локальной сети интранет. Страница поиска файлов в Web позволяет быстро и легко находить файлы, местоположение которых неизвестно, а также находить информацию по заданной теме или ключевым словам. Благодаря такой возможности совсем нетрудно оказывается, к примеру, отыскать квартальный отчет предприятия или все файлы, относящиеся к его внутреннему распорядку.

Чтобы получить доступ к странице поиска файлов в Web, обратитесь к администратору сети.

Список использованной литературы:

1. Виктор Пасько «Microsoft Office 97. Русифицированная версия» - Киев: Издательская группа BHV, 1998

2. Стивен Нельсон «Office 97 для занятых» - Москва: Издательская группа Питер, 1998

3.   М.  Хэлворсон,  М.  Янг  «Эфективная работа с  Microsoft  Office  95» - Москва: Издательская группа Питер, 1997