Использование программы Office Binder в работе секретаря

Создание шаблона подшивки

Как и в других приложениях пакета, в Binder можно разрабатывать новые шаблоны. Если созданный раздел подшивки удовлетворяет всем вашим требованиям к оформлению и вы предполагаете использовать его в дальнейшем как заготовку для аналогичных разделов, сохраните его как шаблон. Активизируйте команду Сохранить подшивку как меню Файл, в списке Тип файла окна сохранения подшивок выберите значение Шаблоны подшивок и присвойте шаблону подшивки выразительное имя (например, Отчет за год). По умолчанию шаблоны подшивок сохраняются в папке Microsoft Office/Шаблоны/Подшивки.

Рис. 8 Создание шаблона подшивки

Примечание. Важно сохранять шаблоны подшивок в специально предназначенной для этого папке «Шаблоны». Тогда они будут появляться

при создании новой подшивки в диалоговом окне Создание подшивки. Изменение шаблона подшивки

Сохраненный шаблон подшивки в любое время можно изменить. Для этого надлежит открыть файл шаблона подшивки (команда Открыть меню Файл), при необходимости добавить, удалить или реорганизовать разделы подшивки, изменить содержимое разделов и сохранить шаблон под прежним именем.

Примечание По умолчанию папка Microsoft Office при первой

установке помещается внутрь папки Program Files. Если же было

выполнено обновление предыдущей версии Office, по умолчанию

будет использоваться папка, в которую была установлена старая

версия.

Сохранение подшивки

После запуска Binder новой подшивке по умолчанию присваивается имя Подшивка1. Для сохранения подшивки под другим именем следует вызвать

команду Сохранить как меню Файл и ввести полное имя файла подшивки в окне сохранения документов

Рис. 9 Сохранение подшивки

Для сохранения подшивки на узле FTP в поле Сохранить в выберите Адреса Интернета (FTP). В списке узлов FTP дважды щелкните нужный узел и выберите место, в котором необходимо сохранить подшивку. Сохранение подшивки на узле FTP требует наличия на предприятии внутренней сети интранет или доступа к узлу Интернета, поддерживающему сохранение файлов. В последнем случае необходимо иметь соответствующие права доступа.

Изменение местоположения подшивки

1В меню Файл выберите команду Параметры подшивки.

2Нажмите кнопку Изменить.

ЗВыберите в списке папку для размещения файла подшивки. Открытие существующей подшивки

В меню Файл выберите команду Открыть подшивку.

Рис. 10 Открытие существующей подшивки

2В поле Папка выберите диск, содержащий подшивку.

ЗВ списке файлов и папок выбирайте нужные папки, пока не откроете папку, содержащую подшивку.

4Дважды щелкните требуемую подшивку.

• Чтобы открыть подшивку в сети Web, введите Web-адрес требуемой подшивки в поле Имя файла и нажмите клавишу ENTER.

Например, введите http: //www. someones. homepage/mypage. obd

•  Чтобы открыть подшивку на узле FTP, выберите Адреса Интернета (FTP) в поле Папка.    В    списке   узлов    FTP   дважды   щелкните   требуемый    узел   и   определите местоположение подшивки на узле. Затем дважды щелкните открываемую подшивку.

• Чтобы открыть подшивку на сетевом диске при помощи адреса UNC, введите адрес в поле Имя файла, а затем нажмите клавишу ENTER. Например, для открытия подшивки из общей папки Files на сервере Computer 1, введите \\Computerl\Files\Binder. obd.

Установка свойств активной подшивки или раздела

1 Установка свойств активной подшивки выполняется с помощью команды Параметры подшивки из меню Файл. Установка свойств активного раздела выполняется с помощью команды Свойства раздела из меню Раздел.

2Выберите вкладку Документ.

ЗВведите необходимые данные в поля свойств файла. Задание настраиваемых свойств активной подшивки 1В меню Файл выберите команду Свойства. 2Перейдите на вкладку Прочие.

ЗВведите название свойства в поле Название или выберите его из списка. 4Выберите требуемый тип свойства в поле Тип.

5Введите значение свойства в поле Значение. Введенное значение должно соответствовать данным, введенным в поле Тип. Например, если в поле Тип выбрано

Число,   в   поле   Значение   необходимо   ввести   число.   Значения,   не   удовлетворяющие заданному типу, хранятся в виде текста.

бНажмите кнопку Добавить.

• Заданные свойства вступают в силу только после сохранения подшивки.

Скрытие и отображение левой области окна подшивки

Чтобы скрыть или отобразить левую область, нажмите кнопку в правом верхнем углу (Отобразить/скрыть левую область)

Примечание. Если кнопки Отобразить/скрыть левую область

нет на экране, установите флажок отображать левую область и соответствующую кнопку в окне Параметры подшивки (меню

Файл). Рис. 11 Параметры подшивки.

Отображение и скрытие строки состояния

1В меню Файл выберите команду Параметры подшивки.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         ~                                                                                                                                                                                                                                                                              i

2Установите или снимите флажок Отображать строку состояния.

Редактирование разделов подшивки

Разделы подшивки обрабатываются так же, как и отдельные документы. Все команды обработки разделов находятся в меню Раздел, наиболее часто используемые из них включены в контекстное меню, для открытия которого нужно установить указатель мыши на пиктограмме раздела и нажать правую манупулятора. С помощью команд контекстного меню можно быстро добавить, скопировать, удалить и переименовать раздел.

Возможно, после просмотра материалов полностью скомпанованного отчета понадобится изменить порядок следования разделов. Для этого достаточно переместить пиктограмму раздела в нужное место с помощью мыши.

Чтобы скрыть раздел, щелкните на его пиктограмме, а затем выберите команду Скрыть в меню Раздел. Чтобы восстановить отображение скрытого раздела, активизируйте команду Отобразить раздел меню Раздел и дважды щелкните на имени раздела.

Выбор раздела

Для выбора раздела, не являющегося следующим или предыдущим по отношению к текущему, левая область окна должна присутствовать на экране. Если это не так, нажмите кнопку Отобразить/скрыть левую область.

Чтобы выбрать Действия

Один раздел Выберите значок раздела.

Соседние разделы Выберите значок первого раздела, нажмите клавишу SHIFT и затем выберите последний

значок.

Несмежные разделы Нажмите клавишу CTRL и затем выделите значки разделов. Все разделы подшивки В меню Раздел выберите команду Выделить все. Создание копии раздела

1 Выберите раздел, который необходимо скопировать. 2В меню Раздел выберите команду Дублировать.

В поле Поместить после раздела дважды щелкните раздел, после которого должен идти скопированный.

Удаление раздела

1 Выберите раздел, который необходимо удалить. 2В меню Раздел выберите команду Удалить.

Для быстрого удаления раздела щелкните правой кнопкой мыши название раздела в левой области окна и выберите команду Удалить из контекстного меню.

Скрытие и отображение раздела

• Чтобы скрыть раздел, установите курсор в любое место внутри него, а затем выберите команду Скрыть в меню Раздел.

Чтобы отобразить скрытый раздел, выберите команду Отобразить раздел в меню Раздел, а затем дважды щелкните название раздела.

Рис. 13 Отображение раздела Перемещение раздела

Разделы в подшивке нетрудно переставить, перенести в другую подшивку или любое другое место. Например, Раздел 1 совсем нетрудно поместить после Раздела2, а также переместить в любую папку или на рабочий стол. При помещении в папку раздел сохраняется в виде файла в формате программы, использовавшейся для его создания.

Варианты действий

Перенос раздела в рамках подшивки

1В меню Раздел выберите команду Переместить.

2В окне Порядок разделов выберите раздел и нажимайте кнопку Вверх или Вниз, пока раздел не окажется на нужном месте.

Перенос раздела в другую подшивку

1 Разместите окна подшивок таким образом, чтобы одновременно видеть левую область подшивки, содержащей переносимый раздел, и левую область подшивки, в которую его необходимо поместить.

2Выделите переносимые разделы.

ЗПеретащите разделы в новое место в левой области конечной подшивки.

Перенос раздела за пределы подшивки

1 Разместите окна таким образом, чтобы стало видимым конечное местоположение разделов.

2Выберите переносимые разделы. Перетащите разделы в новое место. Переименование раздела

1 Выберите раздел, который необходимо переименовать. 2В меню Раздел выберите команду Переименовать. 3 Введите новое название раздела. 4Нажмите клавишу ENTER.

Для быстрого переименования раздела выделите его название в левой области окна и введите новое название.

Сохранение раздела как отдельного документа

1 Выберите раздел, который следует сохранить в виде отдельного документа. В меню Раздел выберите команду Сохранить в файле. Рис. 15 Сохранение раздела как отдельного документа 3 Задайте для файла новое имя и папку.

Примечание. При сохранении раздела в виде отдельного документа из подшивки он не удаляется.

Сохранение всех разделов как отдельных документов

1 Выделите нужную подшивку в проводнике Windows, папке «Мой компьютер» или на рабочем столе и щелкните ее правой кнопкой мыши.

2В контекстном меню выберите команду Разобрать.

Разделы подшивки сохраняются как отдельные документы в той же папке, что и подшивка. Сама подшивка не изменяется.

Работа с разделом вне подшивки

1 Выберите раздел для работы вне подшивки. 2В меню Раздел выберите команду Извлечь.

ЗДля возвращения в подшивку после работы вне ее выберите команду Обновить в меню Файл, а затем команду Закрыть и вернуться к ИмяПодшивки.

Использование данных из базы данных Access

Базу данных Access нельзя включить в подшивку как отдельный раздел. Однако можно вставить данные из Access к Word-документ или и таблицу Excel и добавить эти документы в подшивку.

Печать подшивки

Несмотря на то что автоматизация делопроизводства стала повсеместным явлением, печатные документы остаются основным видом выходящей документации. Поэтому завершающим этапом работы над отчетом является печать документа.

Предварительный просмотр подшивки перед выводом на печать

• В меню Файл выберите команду Предварительный просмотр подшивки. Рис. 16 Предварительный просмотр подшивки

Примечание. Если эта команда недоступна, это значит, что она не поддерживается для данного раздела. Для предварительного просмотра этого раздела перед выводом на печать используйте команду Извлечь в меню Раздел. Просмотр будет при этом происходить в программе, использованной для создания раздела.

При подготовке документов никто не застрахован от ошибок. Поэтому перед печатью любого документа следует выполнять пролверку правописания. К сожалению, Binder не имеет встроеных средств проверки орфографии. Для проверки каждого раздела подшивки употребляются средств исходного приложения.

После исправления ошибок отчет можно напечатать. Вы можете напечатать всю подшивку или некоторые разделы. Выбор разделов, которые следует напечатать, а также установка других параметров печати осуществляются в диалоговом окне Печать подшивки (команда Печать меню Файл).

Рис. 17 Печать подшивки

Существует возможность напечатать все разделы, один раздел или выбранные разделы подшивки.

Виды печати

Печать всех разделов

1В меню Файл выберите команду Печать подшивки.

2Установите флажок Все видимые разделы.

Чтобы каждый раз выводить на печать все видимые разделы, в диалоговом окне Параметры страницы подшивки (меню Файл) на вкладке Настройка печати установите флажок все видимые разделы.

Печать раздела

1 Выберите раздел подшивки для печати. 2В меню Раздел выберите команду Печать. 3 Установите требуемые параметры. Печать выбранных разделов

1 Выделите разделы подшивки для вывода на печать. 2В меню Файл выберите команду Печать подшивки. ЗУстановите флажок разделы, выделенные в левой области. Колонтитулы подшивки Создание колонтитулов подшивки

1В меню Файл выберите команду Макет страницы подшивки и выберите вкладку Колонтитулы.

23аполните поля Верхний колонтитул и Нижний колонтитул.

ЗДля настройки колонтитулов можно воспользоваться кнопкой Настроить.

4Выберите поле Слева, В центре или Справа.

5Для добавления в колонтитулы необходимых полей служат кнопки в верхней части окна.

бТекст колонтитулов следует просто ввести в поле Слева, В центре и/или Справа.

Вставка кода перехода на новую строку выполняется с помощью клавиш CTRL+ENTER.

Примечание. Одновременно определить для подшивки два настраиваемых колонтитула нельзя. Настраиваемый колонтитул, созданный последним, заменяет предыдущий.