Использование программы Office Binder в работе секретаря

в меню Файл, а затем — команду Закрыть и вернуться в имя Подшивки.

•  Допускается удалять и переупорядочивать разделы в шабло­нах подшивок, поставляемых с Office. He следует, однако, изменять шаблоны Microsoft Excel, содержащие образцы вьиислений и других автоматически   выполняемых   операций,   такие   как   "Счет"   и 'Табель", входящие в шаблон "Мастер счетов". Изменение шаблона может привести к тому, что содержащиеся в нем формулы и макро­сы перестанут работать.

3.13. Шаблоны, поставляемые вместе с Office Binder.

Шаблон подшивки является как бы "главной матри­цей" набора документов в подшивке. Создавая новые под­шивки на основе существующего шаблона подшивки, можно за один шаг создавать все входящие в данный про­ект документы.

Например, шаблон "Мастер счетов", входящий в по­ставку Office, служит для создания титульного листа для факса, сопроводительного письма, счета, табеля и списка материалов. Приведенные ниже шаблоны также входят в поставку Office.

• Организация собрания •Деловая переписка

• Отчет

Для разных проектов можно создавать специальные

шаблоны подшивок.

15

4. Совместное использование подшивок несколькими пользователями

4.1.                     Отправка подшивки другим пользователям

1. Выберите команду Отправить в меню Файл. 2.Укажите адрес электронной почты, по которому хотите отправить подшивку.

3. Нажмите кнопку "Отправить

4.2.                    Создание маршрута для отправки подшивки

другим пользователям

1.Выберите команду Добавить маршрут в меню Файл.

Если в программе Binder уже имеется маршрут, выбе­рите команду Изменить маршрут.

2. Введите все необходимые сведения о маршруте.

3. Выберите команду Отправить в меню Файл.

16

каждый пользователь сети может открывать копию под­шивки в собственном портфеле и работать с ней самостоя­тельно.

Дополнительные сведения о работе с портфелем со­держатся в справочной системе Windows 95.

3. Любой пользователь, работающий с подшивкой, может обновить собственную копию подшивки с помощью ко­манды Обновить все (меню Портфель). Эта команда копи­рует измененную пользователем подшивку на сетевой сер­вер и одновременно с этим копирует любые изменения се­тевой копии подшивки в личный портфель пользователя.

Примечание. Данная команда невыполнима в Microsojft Windows

NT.

4.3. Совместное использование подшивки не­сколькими пользователями Microsoft Exchange

1.  Выберите команду Отправить в папку Exchange в меню Файл.

2. Задайте нужные параметры.

4.4. Использование портфеля

1.  Поместите подшивку на сетевой сервер, чтобы другие пользователи имели к ней доступ.

2.  Предложите всем, кому необходимо пользоваться под­шивкой, скопировать ее в личный портфель. После этого

Реферат: Новое в Office Binder 97 Вступление

Основную часть работы по созданию документов пользователь, как правило, выполняет только в одном приложении пакета Microsoft Office 97. Большинство документов вводится, редактируются и распечатываются в текстовом редакторе. Ведь Microsoft Word позволяет снабжать докуметы графикой, таблицами, полями и различными эффектами. Однако нередко возникает необходимость в документах, которые невозможно подготовить с помощью одного текстового редактора. Такие документы состоят из фрагментов, созданных в различных программах.

В системе Windows 95 существует много способов объединения в одном документе данных, подготовленных в различных приложениях. Методам связывания и внедрения объектов, которые позволяют создавать сложные документы и включать в документ одного приложения объекты другого приложения, посвящен данный г^вферат. В данном реферате мы рассмотрим возможности программы Microsoft Office Binder 97 в плане объединения документов, подготовленных в разных приложениях.

Приложение Binder поддерживает технологию OLE 2. О и использует для объединения документов часть этой технологии, которая известна как DocObject. DocObject применяется для создания специальных файлов (container file), которые не обладают собственными свойствами, а принимают свойства объектов, создаваемых в них. Следует отметить, что документы, объединенные в одну подшивку, перестают существовать на файловом уровне. Они заключаются в отдельный файл, и, если вы захотите выделить раздел как отдельный документ, вам придется извлечь его из подшивки. Таким образом, данные, которые добавляются в подшивку,, внедряются в нее, а не связывают с ней. Например, при изменении электронной таблицы в подшивке не проводится автоматическое обновление исходных данных. Этим внедрение отличается от связывания.

Документы, объединенные в подшивку, обрабатываются как один документ. Создавая подшивку документов с помощью Binder, следует учитывать тот факт что эта программа обладает весьма ограниченными возможностями. Поэтому ее лучше использовать для объединения полностью оформленных документов.

Office Binder объединяет связанные документы как обычный скоросшиватель. Например, для совместной обработки образующих один отчет документа Word, листа Microsoft Excel и слайдов PowerPoint имеет смысл поместить их в подшивку. Существует возможность использовать для всех документов единообразный стиль, пронумеровать страницы последовательно по всем документам в подшивке и вывести сразу все документы на печать. С документами подшивки можно также работать и по отдельности. При работе с подшивками в левой области окна видны значки всех документов, входящих в подшивку, а в правой его части отображается текущий документ, с которым ведется работа.

Для запуска программы Office Binder откройте главное меню Windows, а затем подменю Программы и выберите Microsoft Binder.

Рис. 1. Запуск программы Office Binder Новое в Office Binder 97

Office Binder позволяет группировать все необходимые для проекта документы, книги и презентации. Для начала необходимо добавить в подшивку новый или уже существующий документ. При работе с подшивкой можно использовать все новые возможности Office 97. Например, подшивку нетрудно поместить в дневник Microsoft Outlook. Ниже перечислены новые возможности Office Binder.

•    Файлы,   входящие   в   подшивку,   можно   вывести   на   печать   с   одинаковыми колонтитулами.

• В режиме предварительного просмотра теперь можно просмотреть всю подшивку.

•  При наличии соответствующих разрешений можно открывать и сохранять подшивки на Интернете и в локальной сети интранет.

•  Меню Переход и панель инструментов Web позволяет из Office Binder открывать установленные ранее начальную страницу и страницу поиска Web, а также работать с подшивками в Интернете. Гиперссылки и панель инструментов Web дают возможность при работе с разделами подшивок переходить от одной подшивки к другой и открывать другие файлы Office в Интернете и интранете, в сети и на жестком диске компьютера.

•   Теперь  можно  задать  папку,  которая  будет по  умолчанию  использоваться для открытия и сохранения подшивок.

• Строку состояния Office Binder можно теперь при желании скрыть.

Документы помещаются в подшивку в виде разделов. Разделу может соответствовать как новый, так и уже существующий документ.

Перемещение документов в подшивке выполняется с помощью перетаскивания. Например, чтобы сделать первый документ подшивки последним, перетащите значок документа в конец левой области окна подшивки. Чтобы добавить документ в подшивку, перетащите его из папки Windows в левую область окна подшивки. Для перемещения документа в другую подшивку перетащите его в левую область окна этой подшивки.

На печать можно вывести как отдельный документ из подшивки, так и выбранные документы или подшивку целиком. Каждый из документов в подшивке может иметь собственные колонтитулы, однако нетрудно при печати сделать все колонтитулы одинаковыми.

Для работы с отдельным документом, выберите его значок в левой области окна. После этого документ появится в правой области окна, а для работы с ним будет запущено соответствующее приложение, например Word. Команды меню Файл применимы ко всем документам и разделам подшивки. Так, чтобы напечатать все документы подшивки, выберите команду Печать подшивки. Команды меню Раздел применимы только к выбранному документу. Так, для обработки выбранного документа в отдельном окне, выберите пункт Извлечь в меню Раздел.

При запуске Binder создается пустая подшивка, в которую можно добавить отдельные документы, объединенные общей тематикой.

Рис. 2. Пустая подшивка

Такие документы называются разделами. Раздел может быть таблицей или диаграммой Excel, документом Word, презинтацией PowerPoint и любым другим документом, поддерживающим формат Binder -. OBD.

Нельзя включить в подшивку в качестве отдельного раздела базу данных Microsoft Access 97. Однако можно перенести данные из базы в документы других приложений и использовать их в качестве разделов подшивки.

Рассмотрим некоторые важные действия при работе с подшивками более подробно. Создание подшивки

Работа с Binder напоминает работу с обычной подшивкой документов. Предположим, вы готовите годовой отчет о деятельности фирмы, в который следует включить текстовые документы Word (сопроводительное письмо и пояснительную записку), финансовый отчет (сводную таблицу Excel) и презинтацию PowerPoint.

Целесобразно сохранить подготовленные документы в одной подшивке и просмотреть, как выглядит скомпонованный отчет.

1В меню Файл выберите команду Создать подшивку.

Для создания новой подшивки дважды щелкните значок «Новая подшивка» на вкладке Общие.

Для создания подшивки на основе шаблона дважды щелкните значок на вкладке Подшивки.

Для добавления в подшивку существующего документа нажмите кнопку ». Для добавления в подшивку нового документа нажмите кнопку ». При запуске Office Binder новая подшивка создается автоматически.

Добавление в подшивку

Запустите Binder и выберите в меню Раздел команду Добавить из файла. Окно Binder без документов показано на рис. 4.

Рис. 4. Окно Binder без документов

Обратите внимание на то, что строка меню Binder существенно отличается от строк меню других проложений Microsoft Office 97 и содержит только четыре элемента: Файл, Переход, Раздел и ? (справка). Команды меню Файл предназначены для работы с отдельными подшивками, команды меню Раздел - для работы с разделами подшивок, команды меню ? — для получения справочной информации, а команды меню Переход-для перехода к файлам, расположенным В сети Internet, в сети Web или локальной сети.

В результате активизации команды Добавить из файла открывается диалоговое окно Добавление из файла, изображенное на рис. 5.

Рис. 5. Диалоговое окно для добавления раздела в подшивку

Это стандартное для системы Windows 95 диалоговое окно открытия документов. В его полях можно выбрать документ, который нужно включить подшивку в качестве раздела. Отметьте файл сопроводительного письма и нажмите кнопку Добавить.

Примечание: Для добавления в подшивку нового документа выберите в меню Раздел команду Добавить. При этом можно выбрать шаблон на соответствующей вкладке.

Для добавления нового документа, основанного на шаблоне, выберите вкладку для требуемого типа документа дважды щелкните нужный шаблон. Рис. 6. Диалоговое окно для добавления раздела в подшивку

После вставки раздела в левой части экрана появляется пиктограмма Word- документа. Обратите внимание на изменение в строке меню, которая теперь содержит меню Word, a также на появившиеся панели инструментов текстового редактора. Изменения, произошедшие на экране, являются следствием реализации возможности редактирования «на месте», предоставляемой OLE 2. О и Binder.

Аналогичным образом в подшивку можно поместить все части отчета. После включения в подшивку нескольких документов окно Binder будет выглядеть так, как показано на рис. 7

Рис. 7 Документы отчета, оъединенные в одну подшивку

На этом рисунке изображен раздел подшивки с документом, созданным в Word. В левой части окна отображаются пиктограммы всех документов, входящих в подшивку, а в правой находится сам документ. Над документом располагаются панели инструментов и строка меню, предоставляющие средства редактирования и форматирования выбранного документа. Для перехода из одного раздела в другой достаточно щелкнуть на пиктограмме с именем документа в левой части экрана.

При смене документов в строке меню приложения Microsoft Office 97, окно которого открывается, остается меню Раздел программы Binder. Меню Файл приложения Binder не изменяется, в нем сохраняются команды для работы с лодшивкой. В меню ? к командам, обеспечивающим доступ к справочной информации Binder, добавляются команды вызова справочной системы другого приложения.

Чтобы не возникало конфликтных ситуаций, Binder помещает некоторые команды меню Файл приложения, в котором создан документ, в меню Раздел. Иногда команды меню Файл недоступны в Binder. Для получения доступа к таким командам неоходимо открыть раздел подшивки как отдельный документ (команда Извлечь меню Раздел). Чтобы вернуть документ в подшивку, сначала активизируйте команду Обновить меню Файл, а затем-команду Закрыть и вернуться к <Имя Подшивки>.

ДДя добавления в подшивку существующего документа можно использовать мышь. Достаточно перетащить документ из окна Проводника Windows, из папки Мой компьютер или с рабочего стола Windows 95 в левую часть окна подшивки.

Использование шаблонов подшивки

Для создания подшивки можно использовать шаблоны.

В комплект поставки Microsoft Ollice 97 включен стандартный шаблон Отчет, который объединяет шаблоны других приложений Microsoft Office 97: Word, Excel, PowerPoint.