Совершенствование процесса адаптации персонала

За 3 дня до окончания испытательного срока, наставник и руководитель заполняют листы Оценки деятельности работника в период адаптации. Менеджер по персоналу проводит последнее интервью с новым сотрудником, после которого заполняет ведомость Общей оценки сотрудника в процессе адаптации: подведение итогов (Приложение 9). С его результатами необходимо ознакомить руководителя до проведения беседы с целью подведения итогов испытательного срока. В процессе интервью необходимо также провести анкетирование с целью выявления мнения сотрудника о новой работе. Анкета представлена в Приложении 10.

Вывод об успешности процесса адаптации делается руководителем  нового сотрудника на основе личной встречи, за неделю до окончания испытательного срока. К данной встрече, новый сотрудник должен подготовить задание на испытательный срок с заполненными графами об исполнении. В процессе встречи происходит подведение итогов и обсуждение выполнения задания на адаптационный период.

Этап 5. Подведение итогов адаптации и прохождения  испытательного срока. После заполнения бланка оценки результатов адаптации и испытательного срока, проведения беседы с сотрудником - руководитель и начальник Отдела кадров проводят итоговую беседу, в которой намечают пути развития данного сотрудника в организации.

Таким образом, после  успешного прохождения всех этапов процесса адаптации в личном деле сотрудника, в разделе адаптации, должны присутствовать следующие документы:

• Индивидуальный план адаптации (Приложение 7);
• Задание на испытательный срок;
• Анкета;
• Оценка результатов адаптации и испытательного срока.

3.2. Разработка проектной документации обеспечения процесса адаптации.

 

Для эффективного функционирования системы управления адаптацией персонала в рамках дипломного проектирования разработан комплекс документов, представленный в Таблице 9.

Пакет проектной документации по адаптации персонала будет  разработан для работников системы  управления предприятием.

Под адаптацией понимается как адаптация вновь принятых сотрудников в компании и должности, так и адаптация ранее работавших сотрудников в новой для них  должности.

Адаптационным периодом для  вновь принятых сотрудников является испытательный срок, для сотрудников, адаптирующихся в новой должности  3-6 месяцев, в зависимости от должности.

В качестве основного  регламентирующего документа системы  управления адаптацией персонала разработано Положение об адаптации персонала (Приложение 6). Положение об адаптации регламентирует порядок управления системой адаптации персонала в организации, а также закрепляет функции и ответственность по реализации программы адаптации. Положение определяет цели, задачи, принципы, организацию, методы, материальное и финансовое обеспечение системы управления адаптацией персонала. К регламентирующим документам также относится должностная инструкция начальника отдела кадров, на которого возложены основные функции по адаптации новых сотрудников организации (Приложение 5) . Более детально план проведения адаптации представлен в Программе по введению в должность.

 

Для удобства сотрудников, ответственных  за проведение процедур адаптации, строится План адаптационного периода, в котором  указываются этапы адаптации, их задачи, необходимые материалы, сроки, ответственные лица и критерии оценки прохождения этапа (Таблица 7).

Работнику выдается Индивидуальный план развития на адаптационный период (Приложение 7), в котором руководителем  или наставником фиксируется  выполнение поставленных перед работником задач.

По окончании испытательного срока наставник и непосредственный руководитель дают оценку деятельности работника в адаптационный период  по установленной форме (Приложение 8).

Менеджер по персоналу  составляет ведомость Общей оценки сотрудника, определяет средний итоговый балл прохождения работником адаптационного периода (Приложение 9).

Итоговый средний балл вносится в Индивидуальный план развития на адаптационный период, после чего принимается решение об успешности адаптации сотрудника, разрабатываются  соответствующие рекомендации.

Для обеспечения «обратной  связи» и выявления проблем адаптации  разрабатывается анкета, которую  адаптируемый работник заполняет и  передает по истечении 3 месяцев адаптационного периода в отдел кадров (Приложение 10).

Для работников, вновь принятых в организацию,  с целью облегчения и ускорения процесса их адаптации  разработана Адаптационная папка (Приложение 11).

Таблица 9.

Документационное  обеспечение системы управления адаптацией персонала

Название документа	Цель создания документа	Сроки создания	Разработка	Согласование, утверждение	Заполнение	Передача ознакомления
Положение об адаптации персонала	Обеспечение регламентации процесса адаптации	На этапе проектирования системы	Начальник отдела кадров	Генеральный директор		Ознакомление с положением всех линейных руководителей
Должностная инструкция	Закрепление функций и ответственности  по управлению адаптацией персонала	На этапе проектирования системы	Начальник отдела кадров	Генеральный директор		1 экземпляр передается в личное  дело, 2 - сотруднику
Методика проведения адаптационного тренинга “Введение в организацию”	Формирование методических указаний по организации и технике проведения тренинга	На этапе проектирования системы	Менеджер по управлению персоналом	Начальник отдела кадров Генеральный  директор		Ознакомление с положением всех линейных руководителей
Программа по введению в должность	Контроль за полнотой и корректностью  осуществления процедур процесса адаптации.	На этапе проектирования системы	Начальник отдела кадров	Начальник отдела кадров Генеральный  директор		Ознакомление с положением всех линейных руководителей
Методика оценки уровня адаптации  персонала	Определение показателей и оценка эффективности прохождения адаптации  и испытательного срока	На этапе проектирования системы	Начальник отдела кадров	Начальник отдела кадров Генеральный  директор		Ознакомление с положением всех линейных руководителей
Индивидуальный план  развития на адаптационный период	Информирование новых сотрудников  и их руководителей о программе  и мероприятиях по оценке успешности адаптации	В первый день выхода на работу	Начальник отдела кадров	Начальник отдела кадров Генеральный  директор		Передача сотруднику и его руководителю
Задание на испытательный срок	Цели и задачи на испытательный  срок, а также результатов их достижения	Во время проведения Специальной  программы адаптации	Менеджер по управлению персоналом	Начальник отдела кадров	Руководитель сотрудника определяет задачи, сотрудник описывает достигнутые  результаты	На время испытательного срока хранится у сотрудника, после  заполнения и подписания руководителем  передается в ОК
Анкета оценки уровня адаптации	Оценка уровня адаптации при  анкетировании новых сотрудников	За неделю до окончания испытательного срока	Менеджер по управлению персоналом	Начальник отдела кадров   Генеральный директор	Новый сотрудник	Ознакомление руководителя с результатами анкетирования
Оценка деятельности работника  в адаптационный период	Текущий контроль за процессом адаптации  персонала	За неделю до окончания испытательного срока	Менеджер по управлению персоналом	Начальник отдела кадров Генеральный директор	Линейный руководитель, Наставник	Новый сотрудник
Общая оценка сотрудника	Подведение итогов	За 3 дня до окончания испытательного срока	Менеджер по управлению персоналом	Начальник отдела кадров Генеральный директор	Менеджер по управлению персоналом	Новый сотрудник

3.2.1. Разработка Положения об адаптации персонала.

Положение об адаптации  персонала - правовой акт, определяющий задачи, функции, права, обязанности и организацию работы структурных подразделений и конкретных исполнителей, связанные с процессом адаптации персонала.

Положение об адаптации персонала  предназначено для введения единой процедуры адаптации во всех структурных  подразделениях  системы управления ООО «Хелен Косметик».

Данный документ содержит следующие разделы:

1. Общие положения. Определены цели разработки Положения об адаптации персонала и круг лиц, которым оно адресовано.
2. Программа адаптации. Кратко характеризует действия лиц, ответственных за организацию процесса адаптации. Так же в этом разделе дается определение  того, кто является наставником, требования, предъявляемые к нему, описана система материального поощрения наставничества.
3. Задачи лиц, ответственных за адаптацию. Стандарты работы наставника с новым сотрудником.
4. Контроль: виды, сроки, ответственные лица. Следует обратить особое внимание на такой вид контроля, как социально-психологический. Его целью является установление обратной связи с адаптируемым работником, определения его удовлетворенности работой, включенности в новый коллектив. Такой контроль позволит своевременно предупредить возможные конфликтные ситуации, а также отслеживать состояние морально-психологического климата в коллективе.
5. Оценка успешности прохождения адаптационного периода. Определяются цели оценки по итогам адаптационного периода, а также коротко излагается содержание процедуры данной оценки.

Таким образом, Положение  об адаптации персонала является основным документом организации, характеризующим  процесс адаптации. В нем коротко  описываются основные мероприятия  по адаптации персонала, детальная  расшифровка которых дается в  проектной документации, описанной ниже.

3.2.2. Разработка Программы по введению в должность.

Программа по введению в должность – документ, детально описывающий процесс введения в должность, адресованный ответственным за организацию адаптации работникам и работникам, проходящим адаптационный период.

Руководителям подразделений  и наставникам следует руководствоваться  Программой при организации и  проведении адаптационных процедур.

Сотрудникам отдела кадров данная Программа позволит контролировать и оценивать действия лиц, ответственных  за адаптацию.

Данная программа также  позволяет реализовать право  адаптируемого работника на получение  информации о порядке адаптационных  процедур – это необходимо для обеспечения обратной связи с адаптируемым работником.

Процесс введения в должность, согласно данной Программе, включает 5 этапов. Для каждого этапа определены сроки, задачи и содержание.

Первый этап направлен, прежде всего, на адаптацию вновь принятых в организацию сотрудников.  В  отношении сотрудников, адаптирующихся к новой должности, сроки первого  этапа могут быть сокращены.

Дальнейшие этапы предполагают тесное взаимодействие адаптируемого  сотрудника с его руководителем  или наставником. Очень важно, что  до окончания первого месяца работы, данные текущей оценки обсуждаются  только с самым работником, что  дает возможность как выявить  проблемы, ведущие к неудовлетворительным результатам, так и позволяет  работнику скорректировать свое поведение. Подобная система контроля позволяет избежать излишнее психологическое  давление на адаптируемого сотрудника.

Программа по введению в должность

 

1. Общие положения

      I.     Целью Программы является детальное описание процедуры введения в должность для обеспечения единого представления о ней у работников и ответственных исполнителей.

     II.  Данная программа является руководством по организации процесса адаптации работников для линейных руководителей и наставников.

    III.     Данная Программа адресована специалистам по управлению персоналом организации (отделу кадров) для контроля за полнотой и корректностью осуществления процедур процесса адаптации.

    IV.      Данная программа адресована работникам, проходящим адаптационный период, для ознакомления с порядком процесса их адаптации и последующей оценки.

 

2. Содержание программы по введению в должность

 

I этап (первая неделя) – Подготовительная  фаза

Задача – детальное  ознакомление с деятельностью Общества.

Первый рабочий день

I. Адаптационный тренинг «Введение в должность». Ознакомительная информация об Обществе, порядке и условиях работы (для вновь принятых сотрудников):

– история организации;

– продукция и услуги;

– структура управления (включая имена ключевых руководителей, расположение отдельных подразделений);

– условия работы – рабочий график, отпуска и выходные, льготы для сотрудников;

– традиции, элементы корпоративной культуры, основные процедуры, существующие в Обществе;

– базовые документы Общества;

– постановка целей;

– создание мотивации – возможности роста заработной платы, повышения квалификации, должностного роста.

 

II. Информация о подразделении  и рабочем месте сотрудника:

– представление коллегам;

– объяснение распорядка работы;

– ознакомление с Положением об отделе;

– подписание должностной инструкции;

– ознакомление с производственными функциями и особенностями работы отдела;

– ознакомление с документами, регламентирующими производственный процесс.

 

Второй рабочий день

Взаимодействие с подразделениями  компании:

– перечень отделов, с которыми придется взаимодействовать в процессе работы;

– технология взаимодействия между подразделениями – письменная или устная форма, документы и особенности их оформления, сроки;

– возможные сложности производственного процесса;

– механизмы решения проблем;

– прецеденты.

 

Третий – пятый дни  рабочей недели – работа по плану  и отчет в конце недели. Руководитель подразделения (наставник) оценивает  итоги первой ознакомительной недели работы и доводит информацию до нового сотрудника.

 

 

II этап (вторая неделя) – Начальный период 

Задача – практическое ознакомление со своими обязанностями  и теми требованиями, которые предъявляет  администрация Общества к данной должности.

Подведение итогов – в  конце недели руководитель подразделения (наставник) дает первичную оценку соответствия заявленных знаний, умений и навыков  реальным и дает рекомендации новому сотруднику.

III этап (третья неделя) –  Период приспособления 

Задача – включение  в производственный процесс и  приспособление нового сотрудника к  правовому, социальному и организационному статусу Общества; интеграция в межличностные  отношения.

Подведение итогов – руководитель подразделения (наставник) оценивает  результаты работы, акцентируя внимание на социально-психологических аспектах: вхождение в коллектив, выстраивание отношений с коллегами, восприятие новой информации, не совпадающей с предыдущим опытом, реакция на критические замечания и т. п., при необходимости оказывает помощь новому сотруднику в создании нормальных межличностных отношений.