Совершенствование процесса адаптации персонала

Как говорит статистика, 80% этих сотрудников принимают решение  об увольнении в первый день работы, а остальные - первую неделю. Основная причина этих увольнений - несовпадение ожиданий и действительности, а также сложности адаптационного процесса. Следовательно, можно предположить, что имеет место так называемый «кризис введения в должность».

В связи с этим следует уделить внимание управлению адаптацией персонала - процессу целенаправленного воздействия на взаимное приспособление работника и организации для повышения скорости и успешности адаптации. При реализации проекта системы адаптации персонала, его целью будет снижение текучести персонала на 30% (процент работников покидающих организацию в течение первого года работы).

Необходимость разработки и внедрения программы адаптации  в ООО “Хелен Косметик” вызвана следующими причинами:

• Высокий уровень текучести персонала (15 %). Из них 30% уволенных сотрудников приходится на долю группы со стажем работы до 1 года;
• Длительный процесс вхождения в должность;
• Высокая стоимость подбора персонала:
• Достаточно низкий общий уровень мотивации сотрудников.

2.9. Задание на разработку  организационного проекта.

1. Цель разработки проекта: совершенствование системы адаптации персонала в ООО «Хелен Косметик». Целью разработки проекта, характер которой можно определить как преимущественно социальный, является повышение корпоративного внимания к проблемам адаптации вновь пребывающего персонала, снижение текучести кадров, рост удовлетворенности трудом.

Через посредство этих факторов система адаптации будет оказывать  положительное влияние на достижение экономических и производственно-коммерческих целей организации.

2. Основание для разработки проекта: распоряжение Генерального директора ООО «Хелен Косметик».

3. Требования к построению субъекта управления: важнейшими принципами совершенствования процесса адаптации персонала являются принципы экономичности и оперативности.

4. Перечень проектных предложений:

• разработка положения об адаптации персонала;
• разработка программы по введению в должность;
• разработка схемы адаптационного периода;
• разработка проектной документации, связанной с адаптацией  и деловой оценкой персонала по итогам адаптационного периода;
• разработка анкеты адаптации сотрудника.

5. Нормативно-методическая база проектирования:

• Устав предприятия;
• Положение об отделе кадров;
• Должностная инструкция Начальника отдела кадров;
• Должностная инструкция менеджера по персоналу.

6. Организация разработки проекта:

Для описания последовательности действий, которые необходимо выполнить  в ходе создания и реализации системы управления адаптацией персонала должен быть разработан план-график разработки и внедрения проекта. Срок разработки – 2 месяца.

Срок внедрения – 4 месяца.

7. Краткое технико-экономическое обоснование проектных предложений:

• экономия затрат рабочего времени;
• снижение текучести кадров;
• сокращение расходов на подбор персонала;
• повышение качества выполнения функций подсистемы;
• повышение производительности труда, основных показателей деятельности предприятия.

Экономическую эффективность  проекта целесообразно оценивать  по показателю: чистый дисконтированный доход (интегральный экономический эффект).

С точки зрения социальной эффективности, разработка проекта системы управления адаптацией персонала положительно скажется на формировании у новых сотрудников высокой мотивации, позитивного отношения к работе, высокого уровня удовлетворенности работой и лояльного отношения к компании. Система управления адаптацией персонала должна способствовать решению проблем связанных с тревожностью и неуверенностью, испытываемых новыми сотрудниками. Показателем социальной эффективности проекта будет сокращение продолжительности периода адаптации новых сотрудников. Так же ожидается снижение уровня конфликтных ситуаций и улучшения микроклимата в коллективе. В условиях отсутствия капитальных вложений и минимальной,  потребности в финансовых вливаниях фактически любой положительный экономический эффект можно считать основанием для внедрения проекта.

3. Разработка организационного проекта по совершенствованию системы адаптации персонала в ООО «Хелен Косметик».

3.1. Организация процесса адаптации.

 

Процедура адаптации работников направлена на обеспечение более быстрого вхождения в должность нового сотрудника, уменьшение количества ошибок, связанных с включением в работу, формирование позитивного образа компании, уменьшение дискомфорта первых дней работы, а также на оценку уровня квалификации и потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока.

Важной составляющей разработки процедур проведения адаптации является программа адаптационного периода.

Данная программа создана  для специалистов ответственных  за организацию процесса адаптации  – специалистам кадровой службы, руководителям  структурных подразделений и  наставникам.

Ее цель – облегчить  работу данных категорий работников, путем создания структурированного образа процесса адаптации.

Процесс адаптации  новых сотрудников можно разбить  на несколько основных блоков - этапов, которые составляют программу адаптации персонала (Таблица 7). В рамках дипломного проектирования разработана программа адаптации персонала, которая включает в себя названия этапов адаптации, их задачи, продолжительность, необходимые материалы, ответственные лица и критерии прохождения этапа.

 

 

 

 

 

Таблица 7.

Программа адаптационного периода.

№	Этап  адаптации	Задачи  этапа адаптации	Материалы	Продолжитель- ность этапа	Ответственные за этап адаптации	Критерии  прохождения этапа
0	Оформление  приема на работу	Оформление  трудовых отношений с сотрудником.	Трудовая книжка, паспорт, копия  диплома, ИНН, свидетельство пенсионного  фонда, справка о доходах с  последнего места работы, 2 фотографии 3Х4	1-й день	Отдел кадров	Наличие всех необходимых документов
1	Введение  в организацию	Предоставление  сотруднику информации о компании. Проводится адаптационный тренинг «введение в организацию»	Ознакомление со структурой предприятия, Коллективным договором, Правилами  Внутреннего Трудового Распорядка.	1-й день	Отдел кадров	Положи-тельное  отношение работника к новому месту работы; понимание принципов  функциони-рования организации; соблюдение ПВТР
2	Введение  в подразделение	Личное знакомство с сотрудниками компании; показ расположения помещений офиса		1-й день	Отдел кадров Руководитель подразделения
		Ознакомление  с функциями и структурой отдела, порядком взаимодействия отдела с другими  подразделениями  компании. Определение  задач сотрудника наадаптационный  период, степень ответственности  и критерии оценки.	Должностные инструкции, внутренняя документация отдела Индивидуальный план развития на адаптационный  период	1-2 день	Руководитель  подразделения
		Ознакомление  с рабочим местом: рабочий стол, оснащение, места хранения документов, методической литературы и других рабочих материалов общего пользования.		1-й день	Руководитель  подразделения
		Инструктаж  по использованию технических средств (АТС, ПК), регистрация нового сотрудника как пользователя сети компании, определение  внутреннего телефонного номера.		1-й день	Отдел информационного  обеспечения
3	Введение  в должность	Назначение  наставника для более успешного  введения в должность		1-ая неделя	Руководитель  подразделения
		Знакомство  с рабочей ситуацией, овладение  сотрудником своей профессио- нальной ролью, достижение хорошей ориентации в деятельности и структуре компании.		С 2-й недели до окончания  срока адаптации (испытательного срока)	Наставник Руководитель подразделения	Полное принятие организа-ционных требований компании, самостоятель-ность при выполнении должностных обязанностей.
4	Деловая оценка успешности адаптации	Оценка степени  соответствия  работника занимаемой должности и выработка рекомендаций по дальнейшему вхождению в должность	Индивидуаль-ный  план развития на адаптационный период Оценка деятельности сотрудника в период адаптации Общая оценка сотрудника	По окончании  адаптационного периода (за 3 дня до окончания испытательного срока)	Отдел кадров Наставник Руководитель подразделения	Общая оценка на основании критериев, указанных  в бланке и выработка рекомендаций по коррекции действий

 

 

Этап 1. Процесс адаптации персонала для кандидата, прошедшего конкурсный отбор на вакантную должность, начинается сразу после оформления приема на работу. В соответствии с разработанной программой, проводится адаптационный тренинг «Введение в организацию». Оперограмма процедуры «Введение в организацию» представлена в Таблице 8.

Таблица 8.

Оперограмма процедуры «Введение в организацию»

№	Наименование операций	Начальник Отдела Кадров	Менеджер по персоналу	Представитель структурного подразделения	Представитель отдела информационного  обеспечения	Затраты времени, мин.	Необходимая информация
1	Подготовка помещения и материально-технического оснащения	Р	О, И	П	У		-  программа адаптации новых  сотрудников - методика проведения адаптационного  тренинга “Введение в организацию” - инструкция по технике безопасности - CD-диск о компании, ее истории, основных направлениях деятельности, производимых товарах
						15 мин
2	Информирование о целях и  традициях компании, организационно-штатной  структуре	О	У	П, И		15 мин
3	Вручение комплекта документов Адаптационной папки	О	И	У, П, Р		5 мин
5	Информирование по части организации  питания, мест курения, материально-технического обеспечения	О	И	У		5 мин
6	Инструктаж по правилам техники  безопасности			О,И		10 мин
7	Информирование об электронном  документообороте и правилах работы в корпоративной компьютерной системе			С,У	О,И	15 мин
8	Информирование о правилах пропускного  режима	О,И	П,У			10 мин
9	Экскурсия по предприятию			О, И		15 мин

 

О - отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение, подготавливает и оформляет окончательный документ;

И - выполняет  основные работы по данной функции;

П - представляет исходные данные, информацию, необходимые  для выполнения данной функции;

У - участвует  в выполнении данной функции;

Р - принимает  решение, утверждает, подписывает документ;

С - согласовывает  подготовленный документ или отдельные  вопросы в процессе  выполнения данной функции.

 

Этап 2. После участия в адаптационном тренинге, новый сотрудник сопровождается в свое подразделение - ему предстоит беседа с непосредственным руководителем. Менеджер по персоналу представляет нового сотрудника руководителю структурного подразделения. Линейный руководитель знакомит нового работника с коллегами, рабочим местом. В ходе этой беседы должны быть затронуты вопросы, касающиеся деятельности и целей подразделения, должностных функций сотрудника и специфики предстоящей работы. Затем руководитель и новый сотрудник обсуждают задачи, поставленные на адаптационный период (испытательный срок). И составляют индивидуальный план развития на время адаптационного периода (Приложение 7). Копия плана работы представляется в Отдел Кадров.

Этап 3. В течение первой недели новому работнику дается время  «освоиться» в новой среде. Затем  новому сотруднику назначается наставник. Важно, что в течение первых дней работы у «новичка» уже складываются определенные отношения с опытными сотрудниками. Наставник знакомит нового сотрудника более подробно с продукцией продвигаемой фирмой на российском рынке (ассортимент, назначение продукта, техники  применения), условиями продажи и  заключения договоров с покупателями, возможными источниками поиска новых  клиентов. Так же в компетенции  наставника объяснить новому сотруднику нюансы работы с ПК, базами данных и  другим программным обеспечением.

Этап 4. Далее, в течение 3 месяцев, под руководством наставника, новый сотрудник выполняет поставленные перед ним задачи. В течение  первого месяца происходит «обучение» сотрудника – ему предлагается участие  в коллективных проектах. Это способствуют ускорению его адаптации в  коллективе и скорейшему пониманию  механизма работы организации.

В течение всего  адаптационного периода руководитель должен неформально обсуждать с  сотрудником его взаимоотношения с коллективом подразделения, его степень адаптации, контролировать выполнение задания на испытательный срок. Периодически (не менее двух раз в первый месяц и одного раза в последующие) контроль процесса адаптации должен осуществлять менеджер по персоналу.

 Отчеты по результатам работы за месяц следует сверять с данными, представленными в Индивидуальном плане развития на адаптационный период.