Совершенствование процесса адаптации персонала

 

3. Права начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров имеет  право:

1. Вносить предложения по совершенствованию работы с кадрами, связанной с предусмотренной данной Должностной инструкцией обязанностями.
2. Запрашивать от функциональных отделов и служб необходимые материалы и объяснения, заявки о потребности в кадрах и другие необходимые документы, касающиеся кадровой деятельности.
3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4. Давать распоряжения и указания по кругу вопросов входящих в его функциональные обязанности.
5. Требовать от работников предоставления документов, необходимых для учета

кадрового состава предприятия  и предусмотренных действующим  трудовым законодательством.

6. Знакомиться с проектами решений Генерального директора предприятия, касающихся деятельности отдела.

 

4. Ответственность

Начальник отдела кадров несет  ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих функциональных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией.
2. За недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушения сроков их исполнения.
3. За нарушение приказов, распоряжений Генерального директора.
4. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.   

 

 

 

 

 

Приложение 6

 

 

Утверждаю

 

_________________________

_________________________

Положение

об адаптации персонала

 

І. Общие положения.

 

1.1 Положение об адаптации персонала  предназначено для введения единой  процедуры адаптации во всех  структурных подразделениях  системы  управления ООО «Хелен Косметик».

1.2. Процедура адаптации и вхождения  в должность направлена на  обеспечение более быстрого вхождения  в должность нового сотрудника, уменьшения количества возможных  ошибок, связанных с включением  в работу, формирования позитивного  образа предприятия, уменьшения  дискомфорта первых дней работы, а также на оценку уровня  квалификации и потенциала сотрудника  во время прохождения им испытательного  срока.

1.3. Продолжительность адаптационного  периода по времени совпадает  со сроком испытания, если таковой  при заключении трудового договора  соглашением сторон устанавливается  работнику (ст. 70 ТК РФ).

1.4 Данное Положение должны знать и использовать в своей работе: 

• Руководители структурных подразделений;
• Сотрудники компании, назначаемые наставниками вновь принятых сотрудников;
• Сотрудники отдела кадров.

1.5. Функция управления адаптацией  вновь принятых работников ООО  «Хелен Косметик» возлагается  на Отдел кадров.

1.6. Вновь принятым работникам: выпускникам  высших, средних специальных учебных  заведений; работникам, не имеющим  достаточного опыта работы по  специальности (менее 1 года), руководителем  подразделения назначается наставник  из числа персонала структурного  подразделения. Права и обязанности  наставника определяются положением  о наставничестве.

1.7. Выбор наставника определяет руководитель подразделения совместно с менеджером по персоналу.

1.7.1. Наставник – это сотрудник компании, задачей которого является введение нового сотрудника в должность и который обладает следующими качествами:

• высокий уровень профессиональной компетентности;
• способный и готовый делиться своим опытом: умение доходчиво объяснять информацию;
• системное представление о своем участке работы и работе подразделения;
• лояльность компании: преданность делу компании, поддержание ее стандартов и правил работы;
• коммуникативные навыки, гибкость  в общении.

1.7.2. Показателями оценки эффективности работы наставника является выполнение целей и задач новым сотрудником в адаптационный период. Оценка производится на промежуточном и итоговом контроле.

1.7.3. Система стимулирования наставника:

• новый сотрудник успешно проходит адаптационный период (испытательный срок). Наставник получает дополнительное вознаграждение в размере 2000 рублей;
• новый сотрудник, проработавший не менее одного месяца, не прошел испытательный срок (не по причине неудовлетворительной работы наставника) – наставник получает компенсацию за проделанную работу в размере 1000 рублей;
• выявлена неудовлетворительная работа наставника – лишение премии в размере 1000 рублей.

 

ІІ. Порядок проведения адаптации.

 

2.1. Программа адаптации сотрудников  Отдела продаж и сотрудников Складского комплекса состоит из трех основных частей – общей, технической и индивидуальной, - и рассчитана на весь испытательный срок. Адаптация других отделов состоит из двух частей – общей и индивидуальной, и рассчитана на весь испытательный срок.

 

2.2. Общая часть предполагает формирование общего представления о компании, особенностях взаимоотношений компании и работника. Проводится в 1-й день работы сотрудника и состоит из 3-х этапов.

 

2.2.1. Оформление документов  о приеме на работу.

Основной задачей данного  этапа является оформление трудовых отношений с сотрудником. Для  этого сотруднику необходимо заполнить  и подписать   в Отделе  кадров в первый день работы следующие документы: анкету, личную карточку (Форма Т-2), заявление о приеме на работу,  трудовой договор. Документы оформляются при наличии у сотрудника трудовой книжки, паспорта, копии диплома, ИНН, свидетельства пенсионного фонда, военного билета (приписного удостоверения), справки о доходах с последнего места работы.

 

2.2.2.  Введение в  организацию (адаптационный тренинг).

В течение этапа введения в организацию новые сотрудники должны быть ознакомлены с организационной  структурой компании, правилами внутреннего  трудового распорядка организации, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовым функциям работника, порядком оплаты и стимулирования труда, порядком оплаты отпуска и  больничных листов, с краткой историей, основными положениями корпоративной  культуры компании.  Для ознакомления вновь принятому сотруднику вручается Адаптационная папка. В адаптационную папку входят следующие материалы:

• История ООО «Хелен Косметик»;
• Основные условия трудового найма;
• Мероприятия по охране труда и технике безопасности;
• Правила оценки  и условия карьерного продвижения;
• Возможности обучения и роста профессионального мастерства;
• Социальная и материальная помощь;
• Рекомендуемые правила и принципы поведения;
• Список сотрудников компании с указанием их служебных телефонов;
• Правила использования ПК и средств коммуникации;
• Инструкция по технике безопасности;
• CD-диск с полной информацией о компании и предлагаемой продукции.

2.2.3. Введение в подразделение.

После адаптационного тренинга сотрудник Отдела кадров представляет нового сотрудника коллективу линейному руководителю. Линейный руководитель показывает основные помещения офиса. Руководитель подразделения обязан ознакомить сотрудника с функциями и структурой отдела, порядком взаимодействия отдела с другими подразделениями компании,  должностными обязанностями вновь принятого сотрудника. Руководитель определяет задачи сотрудника на период испытательного срока, степень его ответственности и критерии оценки успешности прохождения процесса адаптации, показывает рабочее место, оснащение, места хранения документов и других рабочих материалов общего пользования. Сотрудник Отдела информационного обеспечения регистрирует нового сотрудника в качестве пользователя сети компании, определяет внутренний номер и проводит инструктаж по использованию технических средств.

 

2.3. Техническая часть.

Техническая часть процедуры адаптации  предназначена для сотрудников  Отдела продаж и сотрудников Складского комплекса проводится наставником в течение 1-й недели испытательного срока и состоит из 2-х этапов.

2.3.1. Обучение сотрудника  техническим характеристикам продукции.

Обучение техническим характеристикам  включает самостоятельную работу с  описанием продукции, обзорные лекции, посвященные составу и назначению продукции, знакомство с прайс-листом, консультации по вопросам оформления сопроводительной документации, знакомство с работой Складского комплекса.

После обучения наставник проводит экзаменационные тесты, результаты которых вносят в Аттестационную карту (Приложение №1) и передают в Отдел кадров.

 

2.3.2. Обучение программе 1С Предприятие (Торговля. Склад).

Предполагает знание новым сотрудником  данной программы. Нюансы работы с программой в условиях данной компании.

 

2.4. Индивидуальная  часть.

Включает в себя более  детальное ознакомление с деятельностью  компании, более детальное ознакомление с должностью и спецификой предстоящей  работы, приобретение конкретных навыков, специфичных для данной должности. Индивидуальная программа адаптации  рассчитана на оставшийся период прохождения  испытательного срока, определяется непосредственным руководителем и включает 2 этапа.

 

2.4.1. Назначение наставника.

Для надлежащей организации  процесса адаптации вновь принятому  работнику из числа персонала  структурного подразделения по представлению  руководителя этого подразделения  назначается наставник.  По окончании  испытательного срока наставник  оценивает работу нового сотрудника, заполняет Бланк общей оценки сотрудника  и передает в Отдел кадров.

 

2.4.2. Вхождение в  должность.

Этот этап предполагает полное освоение сотрудником своих должностных  обязанностей, хорошую ориентацию в  компании, ее деятельности и структуре.

 

 

IІІ. Задачи лиц, ответственных за адаптацию.

3.1. Задачи Руководителя подразделения:

Введение в подразделение начинается с беседы руководителя отдела и нового сотрудника:

• знакомство нового сотрудника со спецификой отдела: цели и задачи подразделения, организационная структура, взаимодействие с другими подразделениями;
• руководитель отдела прикрепляет нового сотрудника к наставнику;
• разъяснение целей и задач новому сотруднику на адаптационный период (Индивидуальный план развития на адаптационный период).

3.2. Задачи наставника:

• знакомство с продуктом отдела/подразделения: услуги, товар;
• технология работы;
• взаимодействие с другими подразделениями;
• документооборот;
• программное обеспечение;
• традиции и правила поведения в данном подразделении;
• консультация нового сотрудника по текущим вопросам.

3.3. Стандарты работы наставника  с новым сотрудником:

• доброжелательное, позитивное отношение к новому сотруднику;
• рациональное распределение рабочего времени: совмещение функций по основной работе с функциями наставничества за счет правильного планирования рабочего времени;
• последовательная передача необходимой информации, знании, опыта новому сотруднику: от простого к сложному, от общеизвестной информации к конфиденциальной;
• отслеживание обратной связи, контроль освоения знаний в ходе наставничества;
• осуществление текущего контроля над работой нового сотрудника, своевременная коррекция неправильных действий в работе;
• проявление заботы о новом сотруднике: обстоятельное разъяснение вопросов, привитие культуры компании;
• своевременное доведение информации руководителю подразделения о соответствии или несоответствии нового сотрудника данной должности, участие в оценке нового сотрудника на промежуточном контроле.