Совершенствование деятельности кадровой службы на предприятии

     В общем можно сказать, что роль кадровой службы высока, тем более  для предприятий осуществляющих организационно – экономическую  деятельность в условиях сегодняшней  экономической ситуации.

     Важно подчеркнуть, что в современном  мире кадровая служба на предприятии играет очень важную роль. Она должна быть координатором и организатором всей работы с кадрами, кадровой политики и любых других мероприятий по работе с кадрами.[49, c.45]

     1.2 Основы деятельности  кадровой службы

 

     Организация деятельности любого подразделения  должна начинаться с составления  положения об этом подразделении. Положение  о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

     В разделе «Структура» указан порядок  разработки и утверждения структуры  отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

     Численный состав и структура кадровых служб  зависят в основном от масштабов  организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы  осуществления кадровой работы:

     - самостоятельное структурное подразделение  с непосредственным подчинением  руководителю организации или  его заместителю;

     - выполнение функций кадровой  службы отдельным сотрудником  организации;- выполнение функций  кадровой службы по совместительству  с выполнением другой работы.[8, c. 56]

     Функциональные  обязанности кадровой службы заключаются  в следующем:

     - разработка планов комплектования  кадров в соответствии с программой  развития конкретной организации;

     - оформление приема, перевода и  увольнения работников в соответствии  с трудовым законодательством  Российской Федерации;

     - учет личного состава;

     - хранение и заполнение трудовых  книжек, ведение документации по  делопроизводству;

     - контроль исполнения руководителями  подразделений приказов и распоряжений  по работе с личным составом;

     - изучение движения кадров, анализ  текучести кадров, разработка мероприятий  по ее устранению;

     - анализ состава специалистов  организации, деловых качеств  работников с целью их рационального  использования;

     - создание условий для повышения  образовательного и квалификационного  уровня специалистов;

     - работа по созданию резерва  на выдвижение;

     - подготовка предложений по улучшению  расстановки и использованию  работников;

     - подготовка и систематизация  материалов для аттестационной 
комиссии;

     - подготовка материалов для представления  работников к поощрению и награждению;

     - принятие мер по трудоустройству  высвобождаемых работников;

     - организация контроля состояния  трудовой дисциплины и правил  внутреннего трудового распорядка;

     - ведение всей отчетности по  кадровым вопросам.[45, c. 128]

     В ходе взаимодействия с другими подразделениями  организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих  и специалистов, представления о  поощрении, графики отпусков и т.п.

     Из  кадровой службы в подразделения  направляются:

     - сведения о нарушителях трудовой  дисциплины;

     - копии приказов о приеме новых  работников, перемещении внутри  организации, увольнении работников;

     - копии приказов об утверждении  (изменении) Правил внутреннего  трудового распорядка;

     - сведения, относящиеся к вопросам  соблюдения трудовой дисциплины.[41, c. 68]

     От  бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности  в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

     В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной  численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

     Кадровая  служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

     - требовать от всех подразделений  организации представления необходимых  для ее работы материалов;

     - принимать работников, организации  по вопросам перемещения и  увольнения;

     - взаимодействовать с другими  организациями по вопросу подбора  кадров;

     - требовать от других подразделений  обязательного выполнения тех  указаний, которые предусмотрены  положением об отделе кадров.[43, c. 40]

     Положение об отделе кадров устанавливает ответственность  начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций  и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

     Что касается должностной инструкции работника  отдела кадров, то она, как и любая  другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении  Порядка применения Единого квалификационного  справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

     Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

     - руководство работой отдела;

     - обеспечение выполнения работ;

     - разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

     - обеспечение рационального использования  материальных, финансовых и технических  средств;

     - проведение работ по защите  информации, составляющей коммерческую  тайну;

     - обеспечение рационального распределения  нагрузки между работниками отдела;

     - создание условий для повышения  квалификации персонала;

     - контроль соблюдения работниками  правил внутреннего трудового  распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой  дисциплины;

     - внесение предложений о поощрении  отличившихся работников, наложений  взысканий на нарушителей производственной  и трудовой дисциплины;

     - обеспечение составления уставной  отчетности.

     Начальник отдела кадров должен знать:[35, c. 44]

     - постановления, распоряжения, приказы,  другие руководящие и нормативные  документы вышестоящих и других  органов, касающиеся деятельности  отдела;

     - нормативные акты и методические  рекомендации, определяющие порядок  проведения работ в отделе;

     - основы экономики, организации  труда и управления;

     - правила внутреннего трудового  распорядка;

     - правила и нормы охраны труда,  техники безопасности, производственной  санитарии и противопожарной  защиты.

     В бюджетных организациях существуют определенные требования к квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием  является наличие высшего профессионального  образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут  служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.

     В полноценном отделе кадров средней  по масштабам организации в штатном  расписании могут быть следующие  должности: начальник службы по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие.

     1.3 Построение эффективной системы управления персоналом

 

     В современных условиях кадровая служба в лучшем случае сохраняла деньги организации, заполняя правильно все бумаги, чтобы оградить фирму от судебных разбирательств с работниками. Теперь служба управления персоналом должна приносить прибыль фирме тем, что она облегчает реализацию ее стратегии. Таким образом, главная цель деятельности служб управления персоналом в организациях современного типа – “приносить фирме прибыль”.[25, c. 52]

     Менеджмент  управления персоналом нужен, в конечном итоге, для сосредоточения усилий работников на выполнении намеченных стратегий фирмы; обеспечения эффективного использования интеллектуальных и физических возможностей работников, реализации их потенциала; содействия укреплению трудовых отношений в духе сотрудничества и улучшения морального климата в коллективе.

      Поскольку кадровая служба призвана обеспечить человеческую составляющую работы фирмы, что служит важной гарантией эффективности деятельности организации, то среди наиболее значимых ее задач можно выделить:  

     

     

     

     

     

     

     

     Поскольку только плодотворная совместная деятельность коллектива гарантирует успех фирмы, конечной целью работы с персоналом является максимальное сближение ожиданий предприятия и интересов работников.[14, c.66]

     Опыт  показал, что деятельность служб  управления персоналом нельзя сводить к тому весьма ограниченному набору действий, которые традиционно выполнялись отделами кадров в России. Новый подход к менеджменту УП характеризуется комплексностью. На западных предприятиях уже давно действуют единые службы управления персоналом, которые выполняют весь комплекс функций по рационализации трудовых процессов и процессов УП.[18, c.98]

     На  сегодняшний день нет единого  строго определенного взгляда на функции службы управления персоналом в организации. Как уже упоминалось, руководители предприятий редко используют теорию в чистом виде, а, как правило, адаптируют ее к условиям функционирования конкретной организации. Однако, результаты исследования показали, что при всех межфирменных и межстрановых различиях в области управления персоналом (в двух фирмах одной отрасли одной страны вы не найдете двух похожих по форме и содержанию документа, регламентирующего деятельность службы УП), все они исповедуют общую идеологию и методологическую основу кадровой работы.[39, c. 50]

     Несмотря  на то, что само понятие “управление  персоналом” до последнего времени  отсутствовало в практике российского  менеджмента, каждая организация имела  отделы кадров, на которые были возложены  функции по приему и увольнению кадров, а также по организации обучения и повышения квалификации персонала. Однако, и это хорошо известно, роль отделов кадров в делах управления фирмы была незначительна, а большую часть работы по управлению кадрами выполнял (и выполняет до сих пор, как показывают социологические исследования) непосредственно руководитель подразделения.

     В зависимости от степени развития и особенностей организации структурное местоположение кадровой службы может быть различным.

     При организации кадровой службы, структурировании ее состава необходимо исходить из следующих посылок.