Организационные структуры предприятий туризма и гостиничного хозяйства

     Первый  этап — анализ организационных структур. Анализ действующей структуры управления призван установить, в какой мере она отвечает требованиям, предъявляемым  к организации, то есть насколько  эта структура рациональна с  точки зрения установленных оценочных  критериев, характеризующих ее качество. К оценочным критериям относятся  следующие факторы:

• принципы управления — соотношение между централизацией и децентрализацией (сколько и какие решения принимаются на нижнем уровне? каковы их последствия? какой объем контрольных функций лежит на каждом уровне управления?);
• аппарат управления — перегруппировка подразделений, изменение взаимосвязей между ними, распределение полномочий и ответственности, выделение в самостоятельные структуры каких-то звеньев, изменение характера межфирменных связей, создание необходимых промежуточных звеньев и т.д.;
• функции управления — усиление стратегического планирования (корректировка «бизнес-плана»), усиление контроля за качеством продукции, привлечение работников к управлению путем реализации акций, изменение подходов к мотивации труда и пр.;
• хозяйственная деятельность — изменение технологического процесса, углубление межфирменного сотрудничества, техническое переоснащение организации и т.п.

     В результате анализа можно выявить  «узкие» места в деятельности организации. Это могут быть: большая  звенность управления, параллелизм  в работе, отставание в развитии организационной структуры от изменений, происходящих во внешней среде.

     Второй  этап — проектирование организационных  структур. Все модели проектирования организационной структуры управления в зависимости от заложенных в  них сочетаний используемых методов  можно условно объединить в четыре группы:

• метод аналогий предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях;
• экспертный метод базируется на изучении предложений экспертов-специалистов. Они могут (в зависимости от поставленных задач) либо сами спроектировать варианты организационной структуры, либо оценить (провести экспертизу) структуры, разработанные другими проектировщиками;
• структуризация целей предусматривает выработку системы целей, преследуемых организацией, и ее последующее совмещение с разрабатываемой структурой. В этом случае организационная структура управления строится на основе системного подхода, который проявляется в форме графических описаний данной структуры с качественным и количественным анализом и обоснованием вариантов ее построения и функционирования;
• организационное моделирование позволяет четко сформулировать критерии оценки степени рациональности организационных решений. Суть его состоит в разработке формализованных математических, графических или машинных описаний распределения полномочий и ответственности в организации.

В процессе проектирования структуры управления организацией решаются, как правило, следующие задачи: определение типа структуры управления; уточнение  состава и количества подразделений  по уровням управления; численность  административно-управленческого персонала; характер соподчиненности между  звеньями организации; расчет затрат на содержание аппарата управления. В  конечном итоге для каждого структурного подразделения устанавливаются  управленческие функции, потоки информации, взаимосвязи и документооборот, полномочия, ответственность и права  подразделений и работников.⁶  

     Вместе  с тем, проектируя новые организационные  структуры управления, нельзя забыть о требованиях, предъявляемых к  таким структурам, и о принципах  их построения.

     Организационные структуры должны удовлетворять  следующим требованиям:

• оптимальности. Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе ступеней управления;
• оперативности. Суть данного требования состоит в том, чтобы за период от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, при которых реализация принятых решений уже не нужна;
• надежности. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажения управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления;
• экономичности. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат. Критерием этого может служить соотношение между затратами ресурсов и полезным результатом;
• гибкости, то есть способности изменяться в соответствии с изменениями внешней среды;
• устойчивости структуры управления, то есть неизменности ее основных свойств при различных внешних воздействиях и целостности функционирования системы управления и ее элементов.

     Совершенство  организационной структуры управления во многом зависит от того, насколько  при ее разработке соблюдались принципы проектирования. Основные из них можно  сформулировать следующим образом:

• целесообразное число звеньев управления и максимальное сокращение времени прохождения информации от высшего руководителя до непосредственного исполнителя;
• четкое обособление составных частей организационной структуры (состава ее подразделений, потоков информации и пр.);
• обеспечение способности к быстрой реакции на изменения в управляемой системе;
• предоставление полномочий на решение вопросов тому подразделению, которое располагает наибольшей информацией по данному вопросу;
• приспособление отдельных подразделений аппарата управления ко всей системе управления организацией в целом и к внешней среде в частности.

     Таким образом, в процессе проектирования организационных структур различают  три стадии: аналитическую (изучение существующих требований к их построению), проектную (проектирование (моделирование) этих структур) и организационную (организация  внедрения уже спроектированных структур).

     Третий  этап — оценка эффективности организационных  структур. Степень совершенства организационных  структур проявляется в быстродействии системы управления организацией и  высоких конечных результатах ее деятельности. Оценка эффективности  управления может быть произведена  по уровню реализации заданий, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых  управленческих решений. Отдельные  параметры эффективности организационной  структуры можно определить, использовав  ряд коэффициентов.

     В конечном итоге вся работа по проектированию организационных структур управления сводится к выработке направлений  по их совершенствованию, что относится  к числу важнейших средств  повышения эффективности управленческой деятельности организации.⁷ 
 
 
 
 
 

     Глава 2. Организационная  структура управления гостиницы «Русский дворик».

     2.1. Общая характеристика гостиницы «Русский дворик»

     Гостиница «Русский Дворик» расположена по адресу г. Сергиев Посад, ул. Митькина, д. 14/2 тел:(496) 547-53-92 (496) 547-53-93 факс: (495) 741-05-86.

     Несколько лет подряд гостиница «Русский Дворик», являющаяся слиянием европейского комфорта и русской душевности становилась  победителем конкурса в номинации  «Лучшая малая гостиница Московской области».

     В августе 2006 года была завершена реконструкция, в результате которой гостиница  превратилась в полноценный гостиничный  комплекс. Существенно изменилась ее внутренняя территория - она стала  не только больше, но мягче и милее  в результате усилий местных ландшафтных  дизайнеров. С пуском в эксплуатацию очередного корпуса - Терема - увеличился и стал разнообразнее номерной фонд гостиницы - теперь в нем появились  двухуровневые номера с мезонином  и президентский номер. На сегодняшний  день гостиничный комплекс «Русский Дворик» включает в себя обширную инфраструктуру и номерной фонд общей  вместимостью до 60 человек. Каждый из номеров  неповторим по дизайну, оборудован как  минимум современной мебелью, спутниковым  телевидением, телефонами с выходом  на международную связь, мини-барами, кондиционерами и фенами. Специальные  номера (апартаменты, люксы и президентский) оборудованы полными или частичными кухнями, плазменными ТВ, каминами и  джакузи. В стоимость проживания входит бесплатная охраняемая парковка автомобиля и обширный завтрак по системе «шведский стол».

     На  первом этаже основного здания гостиницы  расположен круглосуточный трактир  «Печки & Лавочки». Его уютный зал  с исконно русским интерьером, прекрасная домашняя кухня доставят Вам истинное удовольствие. В уютном внутреннем дворике Вы можете посидеть в беседке с видом на Лавру, пожарить с друзьями шашлык самостоятельно или воспользоваться услугами нашего повара. Здесь Вы в полной мере насладитесь  загородной атмосферой и комфортом.

     Одним из направлений деятельности гостиницы  является организация и проведение конференций, деловых встреч, семинаров  и презентаций. Предлагает комфортабельный конференц-зал, оснащенный проекционной аппаратурой и другой оргтехникой высокого качества, с возможностью выхода в Интернет.

     После завершения деловых встреч Вы можете приятно отдохнуть, посетив уникальную русскую баню с березовыми и дубовыми вениками, ароматическими маслами и  настоями луговых трав. Из окон парной для Вас откроется неповторимый вид на Троице-Сергиеву Лавру.

     Основная  функция процесса производства на гостиничном предприятии – это предоставление услуг клиентам по размещению и питанию. Эта функция приводится в действие службой приема и размещения гостиницы и службой питания. Но, для осуществления данной функции необходимо учитывать и материально-техническую базу, оснащенность и комфортабельность номерного фонда предприятия.

     Таким образом, все службы и подразделения  гостиницы используются для выполнения главной функции производственного  процесса.⁸ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.2. Анализ организационной структуры гостиницы «Русский дворик»

     Организационная структура – это состав, взаимосвязь  и соподчиненность самостоятельных  управленческих подразделений и  отдельных должностей.

     Сущность  организационной структуры в  делегировании прав и обязанностей для разделения труда. Организационная  структура гостиницы является отражением полномочий и обязанностей, которые  возложены на каждого ее работника.

     Организационная структура гостиницы представлена на рисунке 1.

     Рис. 1. Организационная структура Гостиницы «Русский Дворик»

     Согласно  штатному расписанию в настоящее  время в гостинице «Русский дворик» работает 15 сотрудников.

         Структура управления гостиницей  – линейно-функциональная: во главе  – генеральный директор и в  его подчинении несколько функциональных  руководителей, возглавляющих отдельные  службы.⁹

     В зависимости от размера и вида организации, ее отраслевых и территориальных  особенностей, других факторов характеристика состава и функций менеджеров на каждом из трех уровней управления может существенно меняться.

     Функции:

1. Генеральный директор – обеспечение руководства всеми сторонами хозяйственной деятельности гостиничного предприятия в соответствии с установленным стандартом в рамках направлений, определяемых финансовыми и производственными планами.
2. Главный Бухгалтер – планирует, организует, руководит и контролирует деятельность, определяющую эффективную организацию отдела главного бухгалтера-контроллера, выполняющего функции производственной бухгалтерии, общего учета, расчета фонда заработной платы, разработки плана, смет и финансового планирования, использования систем обработки данных и компьютерных программ, использование рациональной организации труда и другие приемы. Дает рекомендации руководству относительно экономической обоснованности различных программ и проектов.
3. Зам.директора – занимается вопросами оперативного и стратегического планирования.
4. Администратор – оценить заполняемость номеров, рассчитать среднюю выручку с номера за прошедшую ночь, уточнить коллективные заявки на ближайший месяц, просмотреть список убывающих и прибывающих гостей в этот день, просмотреть список важных гостей и подготовить бумаги для регистрации, принимать участие в учредительных собрания, проверить график работы, провести инструктаж работников по обслуживанию гостей.
5. Регистратор-кассир – принимать, размещать и регистрировать заезжающих гостей, быть в распоряжении службы приема, оформлять выезд гостей и выполнять разную административную работу. Предоставлять номера гостиницы в целях максимального использования наивысшей тарифной ставки оплаты за проживание. Неуклонно стремиться к обеспечению высокого уровня обслуживания гостей. Содержать счета гостей гостиницы в надлежащем состоянии, выполнять надлежащие финансовые операции при оплате этих счетов, внимательно производить расчет гостей наличными деньгами.
6. Завхоз - отвечает за непосредственные закупки продуктов и расходных материалов, их хранение, выдачу и учет.
7. Горничная – убирать порученное число номеров, ванных, коридоров в соответствии со стандартами чистоты и гигиены, установленными в гостинице. Проявлять бдительность в обеспечении безопасности гостей и сохранности имущества.
8. Шеф-повар – обеспечивает приготовление пищи и оформление блюд на кухне в соответствии с производственными и финансовыми нормами, установленными руководством.
9. Охрана – обеспечение безопасности гостиницы.