Совершенствование автоматизации учета и анализа заказов клиентов предприятия на базе 1С:Предприятие 8 по специальности 080801 Прикладная ин

     В функции бухгалтера-кассира входит:

• прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготовка их к счетной обработке;
• составление отчетов калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг);
• выявление источников образования потерь и непроизводительных затрат, подготовка предложения по их предупреждению;
• участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота;
• выполнение работ по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, внесение изменений в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.  

     Руководители  отделов осуществляют общий контроль над деятельностью отдела, организуют работу сотрудников, отвечают за своевременное и качественное оформление документации и прохождение её по другим службам.

     Основными функциями менеджера является:

• осуществление управления предпринимательской или коммерческой деятельностью организации, направленной на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации и в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами;
• осуществление анализа спроса на производимую продукцию или услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей;
• участие в разработке инновационной и инвестиционной деятельности, рекламной стратегии, связанной с дальнейшим развитием предпринимательской или коммерческой деятельности;
• обеспечение роста прибыльности, конкурентоспособности и качества товаров и услуг, повышение эффективности труда;
• осуществление координации деятельности в рамках определенного направления (участка), принятие решений по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов.

     Кладовщик предприятия занимается:

• руководством работы склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п.;
• обеспечением сохранности складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдением режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов;
• организацией проведения погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда;
• обеспечением сбора, хранения и своевременным возвратом поставщикам погрузочного реквизита;
• проведением инвентаризаций товарно-материальных ценностей;
• контролем ведения учета складских операций, установленной отчетности.

     Функциями инженера является:

• выполнение работ в области научно-технической деятельности, информационному обслуживанию, организации производства, техническому контролю с помощью средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;
• проведение технико-экономического анализа, комплексного обоснования принимаемых и реализуемых решений, поиск возможностей сокращения цикла выполнения работ (услуг), содействие их выполнению;
• участие в работах по исследованию, разработке проектов и программ предприятия (подразделений предприятия), в проведении мероприятий, связанных с испытаниями оборудования и внедрением его в эксплуатацию;
• выполнение работ по рассмотрению технической документации и подготовке необходимых обзоров, отзывов, заключений по вопросам выполняемой работы;
• изучение и анализ информации, технических данных, показателей и результатов работы, обобщение и систематизация их, проведение необходимых расчетов, использование современной электронно-вычислительной техники.

     1.2 Анализ бизнес-процессов

     Для проведения анализа, оптимизации или  перестройки своей деятельности, компании необходимо иметь актуальную модель своих бизнес-процессов, отражающую его структуру и все процессы, происходящие в нем, а также финансовые, временные и другие ресурсные составляющие для каждого процесса. Такая модель дает наглядный материал для анализа происходящего в компании, показывает «узкие места» в ее деятельности, выявляет возможные риски и непроизводительные затраты, которые несет компания в своей деятельности вследствие дублирования функций и зон ответственности или, наоборот, «безответственности».

     Для построения такой модели необходимо провести (и постоянно обновлять в соответствии с происходящими изменениями) анализ бизнес-процессов и структуры компании. Модель может быть представлена как документами — в виде набора схем, описаний процессов и связей между ними, а также инструкций сотрудникам (вплоть до должностных), так и в виде программного обеспечения — корпоративной информационной системы предприятия.

     По  результатам анализа выбираются бизнес-процессы, требующие изменений. Может быть принято решение, как о проведении оптимизации выбранных бизнес-процессов, так и об их коренной перестройке — реинжиниринге.

     Оптимизация — это сравнительно небольшие изменения, направленные на улучшение существующих бизнес-процессов. Оптимизация нужна, если в целом бизнес-процессы работают, не приносят больших проблем и потерь (не угрожают существованию предприятия), и, следовательно, нет потребности в коренных изменениях (реинжиниринге).

     Реинжиниринг — коренная перестройка ключевых бизнес-процессов организации. Это полный отказ от существующих принципов организации ключевых бизнес-процессов и замена их на кардинально новые. Цель реинжиниринга — резкое снижение стоимости бизнес-процессов, затрат времени их проведения, количества сотрудников, участвующих в них. При реинжиниринге обычно меняется и организационная структура компании, задачи ее подразделений.

     Выбор метода изменения бизнес-процессов  — оптимизация или реинжиниринг — определяется тем, насколько показатели компании отстают от намеченных. Если затраты превышают запланированные на 10-15% или времени на обслуживание клиентов тратится на 10-15% больше, чем хотелось бы - достаточно оптимизации (например, автоматизировать работу склада или разработать новые правила по повышению качества обслуживанию клиентов). Реинжиниринг нужен в случаях, когда продолжение работы по существующим бизнес-процессам ведет к существенным финансовым потерям (например, существенное падение прибыли из-за того, что появились конкуренты, которые обслуживают клиента в 10 раз быстрее).

     1.2.1 Функциональная модель

     В процессе работы над дипломным проектом был проведен анализ существующей системы управления и структуры процессов путем моделирования (рисунок 2). Следует отметить, что при анализе использовался процессный подход на всех уровнях управления, включающий три вида: управленческий (описывает технологию управления), основной (обеспечивает продукцией или услугами внешнего клиента), вспомогательный (описывает обслуживающую деятельность для основных и управленческих процессов).

 
 

     «Техническая поддержка», является одним из элементов блока «Обеспечение продаж», в свою очередь, обладает собственной структурой (рисунок 3). 
 

     Из  схемы, представленной на рисунке 3, можно  получить «представление» о дереве функциональной модели процесса. Эта схема показывает, как происходит процесс технической поддержки клиентов, какая информация необходима для приема, ремонта и выдачи, какие этапы необходимо выполнить, и в какой последовательности.

     Остановимся более подробно на самом процессе работы службы технической поддержки. Схематично деятельность этой службы показано на рисунке 4.

Рисунок 4 — Контекстная диаграмма процесса «Работы службы технической поддержки» 

     На  диаграмме (см. рисунок 4) показан первый уровень функциональной модели. Эта функциональная модель является общей, поскольку описывает структуру бизнес-процессов работы службы технической поддержки на уровне функций и определяет взаимодействие функций в виде информационных и материальных объектов.

     Цель диаграммы — описание технологий предприятия, которые планируется автоматизировать на информационном уровне.

     Входом  в функцию являются информация или  материал перерабатываемые системой. При получении и сопровождении заявки от клиента, входом является оборудование и накладная на ремонт — оплата не гарантийного оборудования.

     Оборудование, инструменты и персонал являются материальными объектами, необходимыми для процесса ремонта оборудования. Рабочее оборудование – это результат работы системы.

     Весь  этот процесс «Работа службы технической поддержки» должен сопровождаться правильным оформлением документов или сделка будет считаться недействительной.

     На  первом уровне (рисунок 5) показывается более подробно, как происходит процедура приема и выдачи оборудования, какие нормативы влияют на данный процесс, кто принимает участие в нём и, что получает каждая сторона по окончании.

Рисунок 5 — Диаграмма декомпозиции первого уровня процесса «Работа службы технической поддержки»

     На  диаграмме декомпозиции первого уровня (см. рисунок 5) показан процесс приема и выдачи оборудования, входом является неисправное оборудование, поступившее на ремонт и оплата ремонта – накладная на ремонт. Выходом является рабочее оборудование.

     Декомпозиция второго уровня процесса «Поступление оборудования» (рисунок 6) показывает подробно, как происходит процедура поступления оборудования от клиента.

Рисунок 6 — Диаграмма декомпозиции второго уровня процесса «Поступление оборудования»

     Диаграмма декомпозиции второго уровня (см. рисунок 6) показывает, как происходит процесс поступления оборудования, входом является неисправное оборудование, поступившее на ремонт и оплата ремонта — накладная на ремонт, в результате формируется выход — не проверенное оборудование.

     Декомпозиция второго уровня процесса «Работа по ремонту» (рисунок 7) показывает более подробно, как происходит процедура ремонта оборудования.

Рисунок 7 — Диаграмма декомпозиции второго уровня процесса «Работа по ремонту»

     Диаграмма декомпозиции второго уровня (см. рисунок 7) показывает, как происходит процесс обработки оборудования, входом является не проверенное оборудование, в результате формируется выход — исправное оборудование.

     Декомпозиция второго уровня процесса «Выдача оборудования» (рисунок 8) показывает более подробно, как происходит процедура возврата отремонтированного оборудования клиенту. 

Рисунок 8 — Диаграмма декомпозиции второго уровня процесса «Выдача оборудования»

     Диаграмма декомпозиции второго уровня (см. рисунок 8) показывает, как происходит процесс выдачи оборудования, входом является исправное оборудование, в результате формируется выход — рабочее оборудование.

 

1.2.2 Ошибки функциональной  модели

     В выбранной проблемной области, которая представлена процессом «Техническая поддержка», существует структурная ошибка — отсутствие входных и выходных документов при приеме оборудования на гарантийный ремонт, подтверждающие факт принятия и отправки оборудования в сервисный центр или поставщику.

     Разрабатываемая информационная база позволит устранить  данную ошибку. Сотрудники, использующие базу при приеме оборудования, смогут выводить на печать документы и создавать  отчеты:

• акт приема-передачи оборудования;
• акт о неремонтнопригодности оборудования;
• отчет о принятом оборудовании;
• отчет о выданном оборудовании.

     1.3 Финансовое исследование использования фонда заработной платы

     В связи со сложной экономической  ситуацией в России в целом  и на предприятии, в частности, руководство компании решило сократить фонд заработной платы, но не путем увольнения сотрудников, а за счет уменьшения суммы выплаты ЗП сотрудникам. Для реализации этого способа необходимо перейти с фиксированной оплаты труда на сдельную форму оплаты.

     Благодаря этому у предприятия появится возможность не только сохранить квалифицированных сотрудников, но и реально оценить объем выполняемой работы сотрудниками. Для этого необходимо осуществлять анализ эффективности использования фонда заработной платы и вести учет выполняемой работы сотрудником.