Информационные системы в делопроизводстве

Пошаговая инструкция форматирования текста

          По умолчанию новый документ создается в стиле Обычный, а это означает, что весь текст выглядит одинаково. Но с помощью средств форматирования всегда можно изменить внешний вид документа. Для этого необходимо выделить символ, фрагмент или абзац и щелкнуть указателем мыши на требуемую кнопку, чтобы применить другой формат. 

Отформатируем текстовый документ, который мы создали  и отредактировали в разделе "Ввод и редактирование текста документов", скриншот которого представлен на рисунке. 

 
           Этапы форматирования текста документа:

• открываем отредактированный документ и меняем стиль "Обычный" на "Без интервала", для этого щелкаем на кнопке "Без интервала" в группе стили;
• устанавливаем шрифт (гарнитуру шрифта) Times New Roman, размер 12 пунктов - выделяем весь текст, наводим на него указатель мыши и в появившейся Мини-панели инструментов выбираем шрифт: Times New Roman и размер 12 пунктов;
• выравниваем текст по ширине, для этого выделяем весь текст и щелкаем на кнопке По ширине в группе Абзац;
• устанавливаем отступ первой строки, для этого выделяем текст, щелкаем на кнопке Абзац и в открывшемся окне диалога устанавливаем величину отступа первой строки 1, 25 см;
• добавляем к тексту заголовок (Мой первый документ), устанавливаем ему уровень заголовка: Заголовок 1 и выравниваем его по центру, для этого выделяем заголовок, щелкаем на кнопке Заголовок 1 в группе стили (заголовок форматируются с помощью встроенного стиля заголовков «Заголовок 1»), а затем на кнопке По центру в группе Абзац;
• в первом абзаце фрагменту текста (Мой первый документ) назначить начертание - курсив, подчеркнутый, для этого выделяем указанный фрагмент и щелкаем на кнопках Курсив и Подчеркнутый;
• устанавливаем размеры полей страницы: верхнее и нижнее - 2 см, левое - 2,5 см, правое - 1,5 см, для этого на вкладке "Разметка страницы" щелкаем на кнопке запуска окна диалога "Параметры страницы" в группе "Параметры страницы".

             В результате получим отформатированный текст документа, скриншот которого представлен на рисунке. 

 
 
          Для больших документов (рефератов, курсовых и дипломных работ) кроме форматирования символов, абзацев и страниц выполняется форматированию разделов и документа в целом. Эти этапы форматирования большого документа рассмотрим в разделе: Работа с большими документами в Word. 

Большие документы (структурированные документы, содержащие несколько страниц), как  правило, разбиваются на разделы. Создание новых разделов со следующей страницы или на текущей странице, вставка  верхнего и нижнего колонтитулов для предыдущего и следующего разделов, создание газетных колонок - все это относится к этапам форматирования документа.

Разрывы разделов выполняются на вкладке  Разметка страницы в группе Параметры  страницы, кнопка Разрывы. Вставка колонтитулов выполняется на вкладке Вставка  в группе Колонтитулы, а работа с  колонтитулами выполняется на вкладке  Конструктор, которая появляется на Ленте при работе с колонтитулами.

Форматирование  документа в целом - это форматирование номеров страниц, оформление автособираемого или ручного оглавления и т.д. Номера страниц вставляются на вкладке Вставка в группе Колонтитулы. В диалоговом окне необходимо установить параметры формата номера страницы: Формат номера, Включить номер главы, Нумерация страниц (Продолжить или Начать с). Оглавление добавляется в документ на вкладке Ссылки в группе Оглавление, кнопка Оглавление. 

 

4. Создание и оформление таблиц в текстовом процессоре Microsoft Word. Вычисление в таблицах. Преобразование текста в таблицу.

Таблицы Word применяются для структурирования содержимого страницы. Кроме того, таблицы используются для вычислений. В Word используется технология вставки и создания таблиц. Вставку и создание таблиц Word можно осуществить с помощью кнопки Таблица. Кнопка расположена на вкладке Вставка в группе Таблицы. Перед вставкой любого объекта в документ Word необходимо установить курсор в то место документа, где он будет находиться.

При нажатии кнопки Таблица отображаются опции всех пяти методов вставок  и создания таблиц, скриншот которых представлен на рисунке.

 
Рассмотрим методы "Вставка" и "Создание" table Word.

Вставка table - первый способ

Для того чтобы быстро вставить таблицу, например таблицу 4х6, необходимо в области  Вставка таблицы (рисунок 2.1.7.1) выделить нужное количество столбцов (4) и строк (6), и щелкнуть левой клавишей мыши на выделенной области.

Вставка table - второй способ

Этот  способ осуществляется с помощью  окна диалога "Вставка таблицы". Для применения этого метода надо выбрать из списка команду "Вставить таблицу". Затем в появившемся  окне диалога  выбрать число столбцов и строк, выбрать ширину столбцов и нажать ОК.

 

 

Вставка table - третий способ

Вставка таблицы из коллекции с помощью  окна диалога "Встроенный". Для  этого после щелчка на пунктеЭкспресс-таблицы  нужно выбрать в окне диалога "Встроенный" требуемый шаблон (стиль) таблицы.

 

 

Cоздание или рисование table - первый способ

Создание  таблицы можно осуществить с  помощью указателя мыши, который  принимает вид карандаша после  щелчка мышью на команде "Нарисовать таблицу". Рисование (создание) выполняется  в свободной форме. Сначала можно  нарисовать прямоугольник, обозначающий внешние границы таблицы, затем в прямоугольнике нарисовать линии строк и столбцов.

Чтобы удалить  линию в нарисованной таблице  нажмите кнопку Ластик на вкладке  Конструктор в группе "Нарисовать границы" и щелкните на линии, которую  необходимо удалить. Чтобы выйти  из режима Ластик, нажмите на кнопке Ластик. Для выхода из режима рисования  необходимо нажать кнопку "Нарисовать таблицу" на вкладке Конструктор  в группе "Нарисовать границы".

Создание  table - второй способ

Этот  способ создания таблицы позволяет  преобразовать текст в таблицу. Преобразование текста в таблицу  осуществляется редактором Word  в том случае, когда имеются знаки разделителей, такие как запятая или знак табуляции, в тех местах, где текст должен быть разбит по столбцам.

Например, в приведенном списке с двумя  словами и строками в качестве разделителей вставлены точки с  запятыми, чтобы выполнить создание таблицы с двумя столбцами  и строками. Скриншот окна диалога создания таблицы из текста представлен на рисунке.

 

В документе  Word  можно легко выполнить вложение таблиц. Например, для расположения рядом двух таблиц. Сначала создается таблица с двумя ячейками, а затем в эти две ячейки вставляются таблицы.

После вставки, создания или выделения таблицы  на Ленте окна приложения появляются контекстные инструменты под  общим названием "Работа с таблицами", которые разделены на две контекстные  вкладки Конструктор и Макет. Общее название контекстных инструментов отображается в строке заголовка.

Лента на вкладке Конструктор представлена на рисунке.

 

Лента на вкладке Макет представлена на рисунке.

 

После вставки или создания таблицы  щелкните на одной из ее ячеек, чтобы  начать ввод текста или вставить изображение. Для редактирования и форматирования таблиц можно использовать инструменты, помещенные на вкладках Макет и Конструктор, которые активизируются при выделении  таблицы или установке курсора  в одну из ее ячеек.

Для создания нового стиля таблицы на вкладке Конструктор в группе стили таблиц надо щелкнуть на кнопке Дополнительные параметры, а затем  выбрать команду "Создать стили  таблицы". Откроется окно диалога "Создание стиля", в котором  можно создать новый стиль.

 

Кроме того, редактирование и форматирование таблиц можно выполнить, используя  контекстное меню и всплывающую мини-панель форматирования, которая появляется при каждом выделении объекта.

Вычисления  в таблице Word

Для выполнения вычислений над числами  в таблице Word  можно создать формулу. Окно диалога Формула можно вызвать, щелкнув на команде Формула в группе Данные на контекстной вкладке Макет.

 

 

Пример вычисления в таблице  представлен на рисунке. Чтобы сложить  два числа надо установить курсор в ячейку слева от чисел, вызвать  окно диалога Формула и выполнить функцию =SUM(LEFT). Для применения других функций надо щелкнуть на кнопке, которая открывает список Вставить функцию и выбрать требуемую функцию.

 

 
       В документ Word можно внедрить рабочий лист Excel , щелкнув на команде "Таблица Excel". В этом случае вкладки и группы на ленте Excel заменят вкладки и группы ленты Word. Кроме того, вставлять рабочий лист Excel  в документ Word  можно методом копирования и вставки, а также как связанный объект.

 

5. Работа с объектами (рисунками,  объектами Word Art) в текстовом процессоре Microsoft Word.

             Графика - это один из важнейших элементов документа Word. Графика бывает двух видов - растровая и векторная. Растровая графика в Word  может быть загружена из графического файла (с расширением BMP, TIFF, PNG, JPG или GIF) или из другой программы (например, графического редактора Adobe Photoshop). Векторная графика может быть создана в документе Word  или вставлена в документ с помощью встроенных графических средств Word.

В документ Word  можно вставить следующие типы графики (рисунок, клип, графические объекты, рисунок SmartArt, диаграмма) с помощью кнопок Рисунок, Клип, Фигуры, SmartArt и Диаграмма, расположенных на вкладке "Вставка" в группе "Иллюстрации".

 

 
           Кроме того, графические объекты или векторную графику Надпись и WordArt можно вставить из группы "Текст" на вкладке Вставка

 

 
           После вставки графики в документ Word, на Ленте появятся контекстно-зависимые инструменты под общим названием, которое отображается в строке заголовка окна приложения. Контекстные инструменты, разделенные на контекстные вкладки, появляются только тогда, когда в документе выделен объект определенного типа.

• Формат в группе "Работа с рисунками" (вставка растровых рисунков из файла и клипа);
• Формат в группе "Средства рисования" (вставка в документ готовых фигур);
• Конструктор, Формат в группе "Работа с рисунками SmartArt" (вставка рисунка SmartArt для визуального представления информации);
• Конструктор, Макет, Формат в группе "Работа c диаграммами" (вставка диаграммы для представления и сравнения данных);
• Формат в группе "Работа с надписями" (вставка предварительно отформатированных надписей);
• Формат в группе "Работа с объектами WordArt" (вставка декоративного текста в документ).

          Растровые рисунки (растровую графику) и клипы можно вставлять или копировать в документ из множества различных источников. Растровые рисунки создаются различными графическими приложениями или техническими средствами (сканерами, фотоаппаратами и т.д.) и вставляются в документ Word из файла или прикладной программы. Вставку графики в Word  осуществляют в то место документа, где установлен курсор.

1. Вставка растрового рисунка из файла в документ Word.

Вставка рисунка осуществляется следующим  образом: в документе надо определить место вставки рисунка, установив  там курсор, затем щелкнуть на кнопке Рисунок на вкладке Вставка в  группе Иллюстрации. В открывшемся  окне диалога выбрать требуемый  файл и дважды щелкнуть на нем, рисунок  будет вставлен в документ. На Ленте  окна приложения Word  появятся контекстные инструменты с названием "Работа с рисунками", которые помещены на контекстной вкладке Формат.

 

 
          Используя контекстные инструменты, имеющиеся в группах (Изменить, Стили рисунков, Упорядочить, Размер) на вкладке Формат можно выполнять различные действия над рисунками. Например, редактировать (изменять яркость, контрастность и т.д.), форматировать (применять различные стили), упорядочивать (определять положение рисунка и обтекание текстом), изменять размеры (изменять размеры, выполнять обрезку рисунка и замещение текста).

 

Если необходимо восстановить измененный рисунок в исходное состояние, надо щелкнуть на команде "Сброс параметров рисунка". Для выполнения любых  операций над рисунком его надо предварительно выделить.

2. Вставка клипа в документ Word.