Информационные системы в делопроизводстве

18 - заголовок к тексту; 

20. - отметка о контроле; 

20 - текст документа.

Бланк письма может изготавливаться на

основе продольного или углового расположения реквизитов.

 
Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)  
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 
15 - адресат; 18 - заголовок к тексту;  
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

 
Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах) 

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации; 

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 

04 - код организации; 

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 

08 - наименование организации; 

09 - справочные данные об организации; 

11 - дата документа; 

12 - регистрационный номер документа; 

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

15 - адресат; 

18 - заголовок к тексту; 

19 - отметка о контроле; 

20. - текст документа

Наиболее удобным для обработки  и экономичным с точки зрения использования площади листа  является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части  листа может быть использована для  размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция".

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации  содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты  на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты  на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы  правого поля.

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку  с иностранными корреспондентами. В  таких бланках все реквизиты  письма повторяются дважды: на русском  и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Например, название организации "Международная  книга" в таком бланке будет  выглядеть как "Mezhdunarodnaia kniga", а не "International book".

Бланк письма может изготавливаться  для организации, структурного подразделения  и должностного лица.

10. Форматирование страниц (использование колонтитулов, нумерация страниц, установка даты и времени) и разделов (разбиение на разделы, установка размеров страниц  и полей, ориентации страницы…).- выполнить при оформлении контрольной работы.

 

 В текстовом  процессоре MS Word существуют два способа форматирования текста: прямое форматирование выделенных фрагментов и стилевое форматирование, с помощью которого можно переформатировать сразу несколько абзацев без предварительного их выделения.

ФОРМАТ ШРИФТА

Основная графическая единица  текста — это символ. Последовательность символов образует текст. СИМВОЛ имеет следующие параметры:

•          гарнитура — вид шрифта;

•          кегль (размер);

•          цвет.

Форматирование  шрифта - изменение параметров введенных символов.

Word позволяет быстро и просто вводить и менять шрифт. Форматирование шрифта выполняется с помощью Панели форматирования или в диалоговом окне Формат/Шрифт. Быстро попасть в это окно и можно через контекстное меню. Для этого надо щелкнуть правой клавишей мыши на нужном слове или выделенном фрагменте.

В открывшемся диалоговом окне  можно задать вид шрифта (название гарнитуры), размер, начертание (прямое, полужирное, курсив), один из видов подчеркивания, специальные эффекты. Кроме этого, можно выбрать один из 16 цветов шрифта.

Если изменить формат шрифта во время ввода текста, то эта команда будет действовать до ее отмены. Если нужно переформатировать символ после ввода, то его надо выделить. Если же нужно переформатировать целое слово после ввода, то достаточно вместо его выделения зафиксировать курсор на любой букве этого слова. 

 
 
ТЕХНОЛОГИЯ ФОРМАТИРОВАНИЯ ШРИФТА

Для задания формата  шрифта используют два основных алгоритма: форматирование с помощью диалогового окна Формат/Шрифт, и форматирование с помощью Панели форматирования. В обоих случаях в наше распоряжение поступает набор элементарных операций по изменению шрифта как такового, кегля, начертания, расположения на странице и т. д.

 

Действие	Алгоритм
Форматирование шрифта с помощью диалогового окна	1. Выделить слово или группу  слов.   2. Вызвать диалоговое окно Шрифт.   3. Произвести    необходимые    установки (при этом результат установок отображается в поле Образец) и нажать клавишу ОК.
Форматирование шрифта с помощью Панели форматирования	1. Выделить слово или группу  слов.   2. Произвести   необходимые   установки,используя   кнопки   Панели   форматирования   (последняя   может   быть   настроена   пользователем   с   учетом   его потребностей через Сервис| Настройку).

 

 

 

ФОРМАТИРОВАНИЕ АБЗАЦЕВ

Применительно к нашей  работе мы будем называть абзацем фрагмент текста, заканчивающийся нажатием клавиши <Enter>. Абзац, как и любой объект, имеет свои параметры:

•  ширина;

•    способ выравнивания строк (по левому краю, по правому краю,по центру, по ширине);

•    положение на странице;

•    отступ в первой строке;

•  межстрочное расстояние;

•  интервал между абзацами.

Форматирование абзаца —  задание или изменение его параметров.

Форматировать абзацы можно непосредственно при  наборе текста или после его окончания. Форматирование может производиться с помощью диалогового окна Формат|Абзац, а также с помощью Панели форматирования.

 Диалоговое  окно Абзац  можно вызвать  с помощью контекстного меню. В поле Отступ счетчиками задаются отступы абзаца относительно правой и левой границ текста. Раскрывающийся список Первая строка позволяет установить начало первой строки на уровне левой границы абзаца, сформировать красную строку в виде отступа или выступа. В поле Интервал можно установить расстояние между форматируемым абзацем и соседними с ним. Для этого используются счетчики Перед и После. Раскрывающийся список Межстрочный (междустрочный) позволяет изменить расстояние между строчками абзаца (интерлиньяж). В раскрывающемся списке Выравнивание можно выбрать один из четырех вариантов: полевому или правому краям, по ширине (по обоим краям) или по центру.

 

 
 

При работе с Панелью форматирования выравнивание осуществляется с помощью расположенных на ней кнопок. Одинарный, полуторный и двойной межстрочные интервалы также можно установить с помощью кнопок, предварительно настроив Панель форматирования. Другие межстрочные интервалы можно установить только с помощью диалогового окна. Отступы абзаца и первая строка устанавливаются с помощью Горизонтальной координатной линейки; при этом верхняя метка указывает начало первой (красной) строки, а нижние — ширину абзаца.

Чтобы форматирование абзаца происходило  в процессе его ввода, следует задать необходимые параметры, а уже затем вводить текст.

Для форматирования нескольких расположенных  друг за другом абзацев их необходимо предварительно выделить. При форматировании одного абзаца достаточно установить курсор в любом месте этого абзаца.

 

Кроме описанных способов форматирования абзаца в некоторых случаях абзацы, на которые хотят обратить особое внимание, выделяют рамкой или затенением. Для этого используют диалоговое окно Обрамление и заливка абзаца, которое вызывается командой Обрамление и заливка меню Формат.

ТЕХНОЛОГИЯ ФОРМАТИРОВАНИЯ АБЗАЦА

Технология работы по форматированию абзацев с помощью диалогового окна, Панели форматирования и с использованием обрамления и затенения представлена в таблице.

Действие	Алгоритм
Форматирование абзаца с помощью диалогового окна	1. Выделить абзац или несколько  абзацев.   2. Вызвать диалоговое окно Абзац.   3. Произвести   необходимые   установки   (при этом результат установок  отображается  в поле Образец) и нажать кнопку ОК.
Форматирование абзаца с помощью Панелиформатирования	1. Выделить абзац или несколько  абзацев.   2. Произвести   необходимые   установки,   используя кнопки Панели форматирования и Горизонтальную координатную линейку.
Форматирование абзаца с использованиемобрамления и затенения	1. Выделить абзац.   2. Вызвать   диалоговое   окно   Обрамление   и заливка (меню Формат).   3. В поле Тип раздела Обрамление установить Рамка.   4. В поле Линия установить вид линии (в случае цветной печати можно установить цвет).  5. Счетчиком установить расстояние от текста до линии рамки.   6. Перейти в раздел Заливка и настроить узор. 7. Нажать кнопку ОК.

11. СТИЛЕВОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ
12. Вы уже знаете, что форматирование — это задание параметров введенных символов и абзацев. Что же такое стилевое форматирование? Чем оно отличается от прямого и для чего используется?
13. Прежде всего выясним, что такое стиль. Снова обратимся к «Словарю русского языка» С. И. Ожегова:
14. Стиль — характерный вид, разновидность чего-нибудь, выражающаяся в каких-нибудь особенных признаках, свойствах художественного оформления.
15. Существуют два вида стилей:
16. •     стиль символа, задающий внешний вид символа;
17. •     стиль абзаца, задающий внешний вид абзаца.     
18. Стилевое форматирование значительно упрощает форматирование документов. Смысл этой операции заключается в том, что абзацам определенного внешнего вида (в том числе заголовкам) или словам назначается определенный стиль, который хранит в себе данные обо всех параметрах объекта. В случае необходимости изменения стиля всех подобных объектов достаточно изменить параметры стиля, и все эти объекты будут автоматически переформатированы. Таким образом, отпадает необходимость изменять вручную формат каждого объекта, что существенно экономит время подготовки документа. Особенно удобно применять стилевое форматирование в больших по объему документах. Небольшие документы можно оформить прямым форматированием.

Стилевое форматирование — назначение специальных стилей символам или абзацам.

Стили хранятся вместе с  документами или его шаблонами. Необходимый стиль можно выбрать либо из раскрывающегося списка Стили Панели форматирования, либо с помощью команды Формат|Стиль. По умолчанию этот список содержит имена только тех стилей, которые использовались в данном документе. Чтобы просмотреть список всех стилей, необходимо при раскрытии основного списка нажать клавишу <Shift>. При этом список стилей в MS Word  показывает только имена стилей, тогда как в MS Word  можно одновременно увидеть начертание шрифта, размер и способ форматирования абзаца.

 

 

Можно изменять и удалять  существующие стили; можно создавать новые. Для совершения этих операций используется команда Формат|Стиль. Эта команда вызывает диалоговое окно Стиль. В этом окне можно просмотреть список стилей тремя разными способами:

а)  просмотр списка всех стилей;

б)  просмотр только использующихся стилей;

в)  просмотр только специальных стилей.  

В двух окнах просмотра  можно увидеть образец абзаца и образец шрифта, выполненных в этом стиле. Под окнами просмотра находится описание стиля, в котором указывается, на основе какого стиля возник данный стиль и в чем состоят его отличия от исходного.

Например, под окнами просмотра  находится запись: Обычный+ Шрифт: 12 пт, Отступ: первая 0,7 см по ширине, запрет висячих строк. Эта запись означает, что данный стиль основан на стиле Обычный, но, в отличие от этого стиля, размер шрифта установлен 12 пт, абзац имеет красную строку в виде отступа величиной 0,7 см и выравнивание по ширине; в абзаце запрещены висячие строки.

Для изменения существующего стиля, как и для создания нового, необходимо нажать соответствующую кнопку диалогового окна Стиль. При это раскрывается второе окно, где можно выбрать имя, на котором будет создан новый стиль, — задать имя стиля. Кнопка Формат раскрывает один из пунктов меню Формат, что позволяет определить формат шрифта, абзаца, обрамление и т. п. Для удаления стиля достаточно нажать кнопку Удалить диалогового окна Стиль.

 

10. Создание и форматирование сложных комплексных документов (стили, оглавления, указатели, сноски, перекрестные ссылки) текстовым процессором Microsoft Word.- выполнить при оформлении контрольной работы.

СТИЛИ 
Просмотр списка стилей

Для просмотра списка только используемых стилей используется кнопка списка Стиль  на панели инструментов Форматирование. Закрывают список клавишей Esc.