Информационные системы в делопроизводстве

Задание 1. Тема: «Информационные системы  предприятий»

Введение

Сегодня основным фактором создания длительного конкурентного преимущества и роста инвестиционной привлекательности  компании становятся оптимальные стратегии  управления бизнесом. Эффективное управление — это такой же ресурс, как  деньги или материальные ценности. Именно этот ресурс помогает динамично  реагировать на постоянно меняющуюся рыночную ситуацию, контролировать все  стороны деятельности предприятия, оперативно выявлять «узкие места» и  концентрировать усилия именно там, где они наиболее необходимы в  данный момент.

Мы постоянно слышим о том, что  российские предприятия не могут  конкурировать с западными производителями, что у нас не настолько развиты  технологии, и что качество российской продукции слишком уступает зарубежным аналогам. Проблема в том, что российские управленцы стали сталкиваться, по крайней мере, с двумя проблемами в управлении:

·   выясняется, что показатели и процедуры, которые ранее использовались для анализа и планирования деятельности предприятия (например, объем произведенной продукции) не позволяют успешно конкурировать;

·   появление конкурентов не только начинает препятствовать получению привычной сверхприбыли, но иногда сводит ее до нуля.

В современных условиях эффективное  управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и  другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений  совершенствования деятельности предприятия  в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его  автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление.

Развивая информационные системы (ИС) необходимо стремиться в производственную часть бизнеса, создавая возможность  не только примитивного набора информации, оптимизации бизнес процессов и  других атрибутов внедрения, но обеспечивать возможность аналитической обработки  информации на уровне свойств продукта, технологий, ресурсов и так далее.

Не секрет, что зачастую подход к автоматизации бывает таким: нужно  автоматизировать все, а поэтому  покупаем могучую интегрированную  систему и модуль за модулем всю  ее внедряем. Но уже потом выясняется, что полученный эффект весьма далек  от ожидаемого и деньги потрачены впустую. Иногда бывает нужно внедрить всего лишь несколько специализированных и недорогих приложений и связать их на базе интеграционной платформы или там, где это необходимо, использовать функциональность ERP-системы. Все эти вопросы можно и нужно решать на этапе проектирования, т. е. осознанно подходить к выбору средств автоматизации, сравнивая затраты с ожидаемым эффектом. В данном случае, придерживаться принципа «чем больше функций, тем лучше» не стоит. Чем больше система «может», тем дороже она стоит и существует вероятность того, что будут использоваться далеко не все ее функциональные возможности, и она не окупит себя.

В настоящее время интенсивно предлагается внедрять корпоративные информационные системы (КИС). На страницах журналов, в сетях Интернет можно увидеть  большое количество материалов возносящих то или иное детище монстров и так  далее. При этом разброс очень  большой как по ценам, срокам выполнения работ, так и по оказываемым услугам. В дополнение ко всему прочему  используются различные идеологии  управления бизнесом MRP, MRP2, ERP и так  далее.

Самое трудное – построить единую систему, которая будет отвечать запросам  сотрудников всех подразделений. Каждый из подразделений может иметь собственное программное обеспечение, оптимизированную под свои особенности работы. Информационная система может скомбинировать их всех в рамках одной интегрированной программы, которая работает с единой базой данных, так, что все департаменты могут легче обмениваться информацией и общаться друг с другом. Такой интегрированный подход обещает обернуться очень большой отдачей, если компании смогут корректно установить систему.

 

1. Цели и задачи информационных  систем 

Предприятие – это единый организм, и улучшение чего-либо одного может  привести к малейшему сдвигу в  сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей  в худшем. Руководителям, а в особенности  руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные  решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных  задач еще более усложняет  процесс управления.

Для упрощения управления предприятием, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную информационную систему, включающую функции планирования, управления и анализа. Что может  дать внедрение информационной системы:

·   снижение общих затрат предприятия в цепи поставок (при закупках),

·   повышение скорости товарооборота,

·   сокращение излишков товарных запасов до минимума,

·   увеличение и усложнение ассортимента продукции,

·   улучшение качества продукции,

·   выполнение заказов в срок и повышение общего качества обслуживания заказчиков.

КИС выполняет технологические  функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Основными целями автоматизации деятельности предприятия являются:

·   Сбор, обработка, анализ, хранение и представление данных о деятельности организации и внешней среде в виде, удобном для принятия управленческих решений;

·   Автоматизация выполнения бизнес операций (технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия;

·   Автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности.

 

2. Классификация информационных  систем 

Предлагается использовать следующую  классификацию систем и подсистем  ИС. В зависимости от уровня обслуживания производственных процессов на предприятии  сама КИС или его составная  часть (подсистемы) могут быть отнесены к различным классам:

Класс A: системы (подсистемы) управления технологическими объектами и/или  процессами.

Класс B: системы (подсистемы) подготовки и учета производственной деятельности предприятия.

Класс C: системы (подсистемы) планирования и анализа производственной деятельности предприятия.

Первые системы класса А, которые были разработаны для решения задач управления процессами, в основном охватывали сферу складского, бухгалтерского или материального учета. Их появление связано с тем, что учет материалов (сырья, готовой продукции, товаров) с одной стороны является извечным источником различных проблем для руководства предприятия, а с другой (на предприятии относительно крупного размера) одной из самых трудоемких областей, требующих к себе постоянного внимания. Основной «деятельностью» такой системы является учет материалов.

Эти системы, как правило, характеризуются  следующими свойствами:

·   достаточно высоким уровнем автоматизации выполняемых функций;

·   наличием явно выраженной функции контроля за текущим состоянием объекта управления;

·   наличием контура обратной связи;

·   объектами контроля и управления такой системы выступают:

- технологическое оборудования;

- датчики;

- исполнительные устройства и механизмы.

·   малым временным интервалом обработки данных (т.е. интервалом времени между получением данных о текущем состоянии объекта управления и выдачей управляющего воздействия на него);

·   слабой (несущественной) временной зависимостью (корреляцией) между динамически изменяющимися состояниями объектов управления и системы (подсистемы) управления.

В качестве классических примеров систем класса A можно считать:

SCADA - Supervisory Control And Data Acquisition (диспетчерский контроль и накопление данных);

DCS - Distributed Control Systems (распределенные системы управления);

Batch Control - системы последовательного управления;

АСУ ТП - Автоматизированные Системы  Управления Технологическими Процессами.

Следующий этап усовершенствования материального  учета был ознаменован системами  планирования производственных или  материальных (в зависимости от направления  деятельности организации) ресурсов, они  причисляются к классу В.

Эти системы, вошедшие в стандарт, а вернее два стандарта (MRP – Material Requirements Planning и MRP II – Manufacturing Requirements Planning), очень широко распространены на Западе и давно и успешно используются предприятиями, в первую очередь производственных отраслей. Основные принципы, которые легли в основу систем стандарта MRP, включают

§ описание производственной деятельности как потока взаимосвязанных заказов;

§ учет ограничения ресурсов при  выполнении заказов;

§ минимизацию производственных циклов и запасов;

§ формирование заказов снабжения  и производства на основе заказов  реализации и производственных графиков.

Разумеется, есть и другие функции MRP: планирование цикла технологической  обработки, планирование загрузки оборудования и т.д. Следует отметить, что системы  стандарта MRP решают проблему не столько  учета, сколько управления материальными  ресурсами предприятия.

Классическими примерами систем класса B можно считать:

MES - Manufacturing Execution Systems (системы управления производством);

MRP - Material Requirements Planning (системы планирования потребностей в материалах);

MRP II - Manufacturing Resource Planning (системы планирования ресурсов производства);

CRP - C Resource Planning (система планирования производственных мощностей);

CAD - Computing Aided Design (автоматизированные системы проектирования - САПР);

CAM - Computing Aided Manufacturing (автоматизированные системы поддержки производства);

CAE - Computing Aided Engineering (автоматизированные системы инженерного проектирования - САПР);

PDM - Product Data Management (автоматизированные системы управления данными);

SRM - Customer Relationship Management (системы управления взаимоотношениями с клиентами).

И всевозможные учетные системы  и т.п.

Одна из причин возникновения подобных систем - необходимость выделить отдельные  задачи управления на уровне технологического подразделения предприятия.

Наиболее популярным на данный момент новым видом информационных систем являются системы стандарта ERP - Enterprise Resource Planning. Это системы класса С.

В соответствии со Словарем APICS (American Production and Inventory Control Society), термин «ERP-система» (Enterprise Resource Planning — Управление ресурсами предприятия) может употребляться в двух значениях. Во-первых, это — информационная система для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов. Во-вторых (в более общем контексте), это — методология эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибуции и оказания услуг.

ERP- системы в своей функциональности  охватывают не только складской  учет и управление материалами,  что в полном объеме предоставляют  вышеописанные системы, но добавляют  к этому все остальные ресурсы  предприятия, прежде всего денежные. То есть ERP-системы должны охватывать  все сферы предприятия, непосредственно  связанные с его деятельностью.  В первую очередь, здесь имеются  в виду производственные предприятия.  Системы данного стандарта поддерживают  осуществление основных как финансовых, так и управленческих функций.

В круг задач решаемых системами (подсистемами) данного класса можно включить:

·   анализ деятельности предприятия на основе данных и информации, поступающей из систем класса B;

·   планирование деятельности предприятия;

·   регулирование глобальных параметров работы предприятия;

·   планирование и распределение ресурсов предприятия;

·   подготовку производственных заданий и контроль их исполнения.

·   наличие взаимодействия с управляющим субъектом (персоналом), при выполнении стоящих перед ними задач;

·   интерактивность обработки информации.

Классическими названиями системы  класса С можно считать:

·   ERP - Enterprise Resource Planning (Планирование Ресурсов Предприятия);

·   IRP - Intelligent Resource Planning (системами интеллектуального планирования);

·   АСУП;

·   EIS.

 

3. Выбор, требования, оценка  эффективности внедрение информационной  системы 

3.1. Проблемы выбора информационной  системы

Сталкиваясь с потребностями во внедрении на предприятии информационных систем, руководство оказывается  перед проблемой выбора. Разрабатывать  самим или покупать, и если покупать - то что.

Объективно оценивая вероятность  самостоятельной разработки современной  системы управления, можно смело  сказать, что она равна нулю. То, что разработано или разрабатывается  сейчас на российских предприятиях, является отражением вчерашних взглядов управленческого  персонала предприятия и требует  постоянной переработки. И это не вина отделов АСУ, это объективный  процесс.

Если предприятие решило ориентироваться  на готовые системы - то ему нужно  решить, с кем ему работать, какую  систему выбрать - с российскими  разработчиками или с поставщиков  решений ведущих западных производителей.