Информационные системы в делопроизводстве

Клип вставляется щелчком на кнопке Клип из группы Иллюстрации, в  результате активизируется область  задач. В области задач можно  найти требуемый Клип в текстовом  поле Искать или выбрать его из списка коллекций, щелкнув на команде "Упорядочить клипы". Действия над клипами выполняются контекстными инструментами "Работа с рисунками", расположенными на контекстной вкладке Формат.

3. Вставка в документ готовых  фигур (векторную графику).

          Вставку готовых фигур в документ Word  выполняют кнопкой Фигуры. Контекстные инструменты "Средства рисования", помещенные на вкладке Формат, которые появляются после вставки Фигуры, обеспечивают редактирование и форматирование готовых фигур, а также создание векторных рисунков из графических объектов. Векторный рисунок, созданный из графических объектов, является графическим объектом.

 

 
              Необходимо отметить, что при создании векторного рисунка из графических объектов сначала следует вставить в документ полотно (Вставка/Фигура, затем выбрать "Новое полотно"), а затем размещать в нем фигуры и линии. Полотно способствует упорядочиванию рисунка и создает границу (рамку) между рисунком из графических объектов и остальной частью документа. Для изменения размера полотна можно использовать контекстное меню.

 
           4. Вставка рисунка SmartArt в документ Word.

           Рисунок SmartArt (векторная графика) применяется для визуального представления информации. Контекстные инструменты под названием "Работа с рисунками SmartArt" разделены на две контекстные вкладки Конструктор и Формат, появившиеся после вставки объекта SmartArt, предназначены для редактирования и форматирования объектов визуальной информации.

 

 
          5. Вставка диаграммы в документ Word.

           Диаграмма (векторная графика) используется для наглядного представления и сравнения данных. После вставки диаграммы на Ленте окна приложения Word  появляются контекстные инструменты "Работа с диаграммами", разделенные на вкладки Конструктор, Макет и Формат. Контекстные инструменты обеспечивают изменение типа, данных и макета диаграмм, а также их форматирование.

 

 
         6. Вставка объекта Надпись в документ Word.

         Вставка предварительно отформатированных объектов Надпись (векторная графика) применяется для нестандартной вставки небольших текстов. Контекстные инструменты "Работа с надписями" вкладки Формат используются для изменения размера и форматирования объекта, создания связи между несколькими объектами Надпись и для применения других эффектов.

 

 
          7. Вставка WordArt в документ Word.

          WordArt (векторная графика) вставляется из коллекции декоративных текстов для создания фигурного текста в документе. Контекстные инструменты "Работа с объектами WordArt" на вкладке Формат предназначены для редактирования, форматирования и упорядочивания фигурного текста.

 

 
            Для преобразования встроенного в текст рисунка (вставленного как символ текста) или другого графического объекта в перемещаемый (находящийся в графическом слое) необходимо выбрать один из стилей обтекания в окне "Обтекание текста" на контекстной вкладке. Для преобразования перемещаемого рисунка во встроенный в текст рисунок надо выбрать в окне "Обтекание текста" команду "В тексте".

 

6. Работа с формулами  текстовом процессоре Microsoft Word.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Создание и настройка списков (нумерованных, маркированных)в текстовом процессоре Microsoft Word. Создание и настройка многоуровневых списков в текстовом процессоре Microsoft Word.

Специальное оформление маркированных  и нумерованных списков редко  применяют в художественных документах и персональной переписке, но в служебных  документах и, особенно, в Web-документах оно используется очень широко. В Web-документах оформление маркированных списков особо усиливают за счет применения специальных графических маркеров, стиль которых должен тематически сочетаться с содержанием и оформлением документов.

Для создания нумерованных и маркированных  списков нужно сначала выполнить настройку, затем вход в список и, наконец, выход из него. Настройку выполняют в диалоговом окне Список, открываемом командой Формат > Список. Данное окно имеет три вкладки: Маркированный список, Нумерованный список и Многоуровневый список. В качестве элементов управления здесь представлены образцы оформления списков. Для выбора нужного достаточно щелкнуть на избранном образце.

Вход в список может осуществляться автоматически или по команде. Чтобы  автоматически создать маркированный  список, достаточно начать запись строки с ввода символа “*”. По завершении строки и нажатии клавиши ENTER символ “*” автоматически преобразуется  в маркер, а на следующей строке маркер будет установлен автоматически. Для автоматического создания нумерованного  списка достаточно начать строку с  цифры, после которой стоят точка  и пробел, например “1.”, “2.” и  т. д. Этот метод позволяет начать нумерацию с любого пункта (не обязательно  с единицы).

Для создания списка по команде служат кнопки Нумерация и Маркеры, представленные на панели Форматирование. Как маркированный, так и нумерованный список легко превратить в многоуровневый. Для перехода на новые (или возврата на предшествующие уровни) служат кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ на панели Форматирование.

В этой главе мы рассмотрим приемы создания комплексных текстовых документов, содержащих специальные элементы оформления и встроенные объекты нетекстовой природы (формулы, таблицы, диаграммы, художественные заголовки, растровые и векторные иллюстрации, а также объекты мультимедиа).

8. Создание шаблонов и форм документов в текстовом процессоре Microsoft Word.

Форма — это документ, который содержит следующие элементы:

1. Трафаретный текст и, по необходимости графические элементы, которые не могут быть изменены лицом, заполняющим форму, если форма защищена. Эти элементы задаются разработчиком формы и включают в себя вопросы, списки возможных ответов, таблицы с данными и т. д.
2. Незаполненные области, в которые вводит данные лицо, заполняющее форму. К этим элементам относятся поля формы.

Для создания формы набросайте ее примерный вид или используйте  в качестве образца уже созданную  форму. Решите, какой будет форма: электронной или печатной. К преимуществам  электронных форм относятся автоматическая проверка введенных данных (например, табельного номера сотрудника), обновление зависимых полей (например, полей  города и области при вводе  почтового индекса), наличие подсказок, которые облегчают заполнение формы, возможность использования поля флажка.

Многие формы, например контракты, состоят в основном из трафаретного текста с включенными в него полями формы (текстового, поля со списком  или поля флажка), в которые вводятся необходимые данные. В других формах используются сетки, которые сочетают в себе такие свойства таблиц, как  выравнивание текста, рамки для выделения  заполняемых полей, выделение цветом заголовков и другие специальные  приемы, которые делают форму более  привлекательной и легкой в использовании.

 

Для разработки и создания форм применяются  следующие средства Word:

 

• Для создания форм используют панель инструментов «ФОРМЫ»
• Форма может создаваться из любого текстового документа и содержать фрагменты текста, таблицы, рисунки и другие вставки.
• При защите формы информацию можно вносить только в поля, структура же самой формы не сможет быть изменена после защиты формы.
• Для создания формы с простой структурой нажмите кнопку Добавить таблицу    на панели инструментов Формы. Если структура формы более сложная, вставьте несколько таблиц, разделив их пустыми строками.
• Сложную форму можно также создать, нажав кнопку Нарисовать таблицу   на панели инструментов Формы и нарисовав ее отдельные строки и столбцы. В случае ошибки нажмите кнопку Ластик    на панели инструментов Таблицы и границы и выделите линии, которые следует удалить, путем перетаскивания.
• Чтобы нарисовать рамку вокруг определенной области формы, а затем поместить внутри нее фрагмент текста, графический элемент или диаграмму, нажмите кнопку Текстовое поле    на панели инструментов Формы. Используйте настройки на панели инструментов Рисование для изменения границы, фонового цвета, цвета текста внутри рамки и т. д.
• Поле со списком позволяет при вводе информации в защищенную форму, выбирать данные только из раскрывающегося списка. Список создается кнопкой «Свойства поля»

 

Пример: ЗАЩИТИТЬ ДАННЫЙ ФАЙЛ!!! Проверить  введенные формы

Справка дана сотруднику

• Поле флажка действует только для форм, обрабатывающихся в электронном виде, после защиты формы флажок можно снять или установить:

 

Пример:

 

Вы поняли принцип создания формы: ☐- ДА; ☐ - НЕТ

 

• Для увеличения привлекательности формы к ее ключевым элементам добавляются границы и заливка. Чтобы добавить линии (границы), печатающиеся между ячейками или обрамляющие таблицу, или затенить наиболее важные элементы формы, укажите нужный элемент, выберите команду Границы и заливка в меню Формат, а затем установите требуемые параметры на вкладках Граница и Заливка. По умолчанию линии сетки таблицы печатаются.
• Для задания свойств поля используется кнопка Параметры поля формы.

 

Пример формы – Справка

 

ГОУ СПО Санкт-Петербургский   политехнический техникум   СПРАВКА	Адресат
Дата    25.05.2006                         №

 

Дана  студенту гр. Фио в том, что он действительно учится в Санкт-Петербургском политехническом техникуме должность, дата поступления.

Справка выдана для предоставления по месту требования.

 

Начальник ОК        Васильева Н.В.

^{Подпись}

25.05.2006

 

Пример создания эл. формы

ДОВЕРЕННОСТЪ (СПЕЦИАЛЬНАЯ)

ОТ ИМЕНИ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА НА ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА

 

г. ___________________              ____________________________________

                                                          (число, месяц, год (прописью))

 

Настоящей доверенностью ___________________________________________

                                (наименование и местонахождение организации)

в лице _________________, действующего на основании ___________________,

           (ф.,и.,о., должность)                                                 (устава, положения и пр.)

уполномочивает _______________________________________________________

(ф.,и.,о.)

паспорт серии ____________ № ___________, выдан “___” _________ 199 ___ г.

                                                                                    (когда выдан)

_____________________________________________________________________

(кем выдан)

заключать договоры ____________________________________________________

(указать вид договоров)

на условиях __________________________________________________________

  (указать условия договора, либо фразу “по его усмотрению”)

и выполнить все необходимые  действия, связанные с выполнением  настоящего поручения.

Настоящая доверенность выдана сроком на ____________________________.

(с правом передоверия, без  права передоверия)

 

Подпись ___________________

 

М.П.

 

 

ДОВЕРЕННОСТЪ (СПЕЦИАЛЬНАЯ)

ОТ ИМЕНИ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА НА ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА

 

г.	Санкт-Петербург
				(число, месяц, год  (прописью))

 

Настоящей доверенностью
(наименование  и местонахождение организации)
в лице			, действующего на основании
(ф.,и.,о., должность)				(устава, положения и пр.)

9. Создание бланка письма с угловым и продольным расположением реквизитов (см. приложенный образец)

Бланк письма в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 

04 - код организации; 

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 

08 - наименование организации"; 

09 - справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов: 

11 - дата документа; 

12 - регистрационный номер документа; 

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.

И, при необходимости, ограничительные  отметки для верхних границ зон  расположения реквизитов. 

15 – адресат;