Совершенствование управления затратами

Точка пересечения D ЧДД с осью Т на рис.-19 характеризует срок возврата капитальных вложений. В данном случае, срок возврата 2 года. В течение 10 лет реализации проекта предприятие получит дополнительный доход в размере 107 млн. руб.

Для снижения затрат в складском хозяйстве необходимо дополнительно должно вложить в них значительные оборотные средства, что приведёт соответственно к недостатку свободных финансовых ресурсов – снижению платежеспособности предприятия, невозможности своевременно приобрести необходимые для производства материальные ресурсы, оборудование, рассчитаться с бюджетом и внебюджетными фондами по налогам и по зарплате с персоналом и т.д.

Кроме того, высокий уровень излишних запасов  приводит к увеличению издержек предприятия  по содержанию самих запасов: необходимость  иметь большие складские площади, нужно иметь увеличенный персонал (кладовщиков, грузчиков, бухгалтеров) для обработки и учета материалов, находящихся на складе, это дополнительные коммунальные платежи и налоги на имущество. Все это приводит к  повышенным расходам на: амортизационные  отчисления из-за созданных дополнительных складских помещений для хранения излишних запасов, затраты на зарплату увеличенного бухгалтерского и складского персонала (кладовщиков, грузчиков, обрабатывающих эти запасы), увеличенные коммунальные платежи – на освещение, отопление  дополнительных складских помещений  и т.д. Дополнительные издержки увеличивают  себестоимость готовой продукции, выпускаемой промышленным предприятием, и снижают ее конкурентоспособность  на рынке товаров.

Поэтому в условиях рыночной экономики руководство  ООО «Сибирь-Лес» и сотрудники его служб снабжения и сбыта, плановой и финансовой служб должны стремиться к эффективному управлению движением материальных и финансовых ресурсов – управлению процессами снабжения и сбыта, запасами и оборотными средствами, вложенными в эти запасы. Они должны своевременно предупреждать о наличии и появлении дефицитных позиций по товарно-материальным ценностям на предприятии, которые грозят нарушить бесперебойность организации процесса производства, выявлять излишние запасы материальных ресурсов с целью определения возможности их реализации. Наличие оптимальных запасов на предприятии, которое можно обеспечить путем организации управления и контроля за потоками материальных и финансовых ресурсов, за состоянием и уровнем запасов позволяет рассматриваемому предприятию бесперебойно функционировать при малом объеме «омертвленных» материальных ресурсов и небольших размерах отвлеченных оборотных средств, вложенных в эти запасы. Это позволит выявить излишние запасы, реализация которых даст возможность снизить издержки по содержанию самих запасов и соответственно повысить эффективность производства.

Выбор политики управления запасами ООО «Сибирь-Лес» практически заключается в ответе на один простой вопрос: «Какая величина запасов является для предприятия оптимальной?» Критериями правильности определения этой величины являются следующие.

Очевидно, что предприятию запасы нужны  для того, чтобы выполнять заказы своих клиентов на товары в нужном количестве и в установленные  сроки. Однако запасы требуют расходов на их содержание, пока они не «дождутся  своего часа» и не будут реализованы. Причем потери завода возрастают прежде всего за счет отвлечения из оборота  части капитала, инвестированного в  запасы.

Поэтому ООО «Сибирь-Лес» должно найти для себя оптимальное сочетание между издержками и выгодами от выбранного уровня товарных запасов, чтобы определить какая величина запасов по каждой товарной группе (или даже позиции) является достаточной. При этом необходимо, кроме чисто эмпирических наблюдений за частотой ситуациями «есть заказы – нет товаров» и «есть запасы – не хватает денег» перейти к более объективным критериям. В качестве базовых индикаторов качества выбранной политики управления запасами могут использоваться как непосредственные, так и более обобщенные критерии, а также их различные комбинации. Примером могут служить следующие.

Показатели  достаточности запасов для удовлетворения покупательского спроса. Например, так называемый «уровень обслуживания», под которым понимается процент  от общего объема имеющихся запросов, который удовлетворен из имеющихся  материальных запасов без дополнительного  заказа.

Показатели, основанные на поиске оптимального размера  заказа, исходят из соотношения стоимости  хранения запасов и стоимости  выполнения заказа.

Издержки  хранения выступают ограничением на размер запасов. Причем в стоимость  хранения входят «вмененные» издержки. Они характеризуют прибыль, которая  могла бы быть получена, если бы средства не были использованы для образования  запаса, а «пущены в оборот». Необходимо найти баланс между с одной  стороны стоимостью хранения, а с  другой стороны – операциями по заказу товаров. Большие размеры  заказа (и, следовательно, меньшее их количество) уменьшают стоимость  выполнения заказов, но приводят к увеличению стоимости хранения запасов.

Минимизация текущих затрат по обслуживанию запасов  представляет собой оптимизационную  задачу, решаемую в процессе их нормирования.

Для производственных запасов она состоит в определении  оптимального размера партии поставляемого  сырья и материалов. Чем выше размер партии поставки, тем ниже относительный  размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их приемке.

Определение оптимального размера производственных запасов необходимо для того, чтобы  избежать “замораживания” денежных средств и обесценивания их в  результате инфляции (средние темпы  инфляции – 15%).

По оценкам  специалистов ООО «Сибирь-Лес», в течение 2010 г. излишние затраты предприятия на доставку и хранение запасов составили не менее 15% от их стоимости, т.е. не менее 3,5 млн. р. Применение же предложенного метода могло бы помочь предприятию избежать этих расходов, уменьшить затраты.

Для автоматизация управления затратами существуют различные программы переноса расчетов себестоимости в компьютер на основе электронных таблиц MS Excel либо с применением средств типа FoxPro сами по себе не решают проблему оперативности. К тому же собственные разработки ограничивают предприятие сложившимися схемами учета затрат, что зачастую противоречит потребностям развития предприятия, применению прогрессивных методов управления затратами.

Накопленный опыт автоматизации финансово-хозяйственной  деятельности предприятий показывает, что реальный эффект может принести только внедрение комплексной системы, охватывающей взаимодействующие службы и процессы, созданной на основе тиражных специализированных модулей. Потребности управления современным  предприятием диктуют достаточно высокий  уровень требований к такой системе, важнейшими из которых применительно  к управлению затратами могут  быть:

• объединение ранее достаточно изолированных функций планирования (технико-экономического планирования) и учета фактических затрат в рамках единой интегрированной подсистемы управления затратами;
• обеспечение информационного взаимодействия подсистемы управления затратами с бухгалтерской системой, с одной стороны, и системой планирования и управления производством - с другой;
• поддержка подсистемой управления затратами как существующих отраслевых особенностей (например, позаказный или попередельный учет, выпуск побочной продукции, учет отходов), так и всего спектра применяемых в настоящее время методик - нормативного метода, метода "директ-кост", АВС и др.

При определении  перечня функций подсистемы управления затратами следует в первую очередь  выделить наиболее трудоемкие задачи. Перенос их в компьютер позволит сократить цикл расчета себестоимости  и, следовательно, увеличит частоту  возможных пересчетов. К таким  задачам можно отнести:

• ведение нормативной информации (нормы расхода материалов, нормы времени и расценки работ);
• учет фактического выпуска продукции и расчет нормативного расхода материалов на плановый и фактический выпуск продукции;
• учет плановых и фактических накладных расходов: отнесение накладных расходов на виды продукции и заказы;
• формирование типовой отчетности (журналы-ордера и ведомости по фактическим затратам, плановые калькуляции и анализ себестоимости по планированию затрат).

Наличие при этом системы автоматизации  позволит резко сократить трудоемкость и время расчетов, просчитать несколько  вариантов, а при резком изменении  цен на материалы - оперативно получить новую себестоимость продукции  и принять своевременные и  взвешенные решения по отпускным  ценам, используя методику "директ-кост".

В той  или иной степени подобный алгоритм работы реализован в ряде отечественных  и зарубежных систем, ориентированных  на автоматизацию производственных предприятий. Одним из вариантов  реализации такого подхода является подсистема управления затратами, предлагаемая корпорацией "Парус". Она состоит  из двух приложений: "Учет затрат и  калькуляция себестоимости" и "Планирование затрат", ориентированных соответственно на пользователей производственной бухгалтерии и планово-экономического отдела, но работающих в единой базе данных. Оба приложения используют общее описание производственного  процесса и единую нормативную базу. Подсистема управления затратами взаимодействует  с приложениями бухгалтерского и  складского учета, управления финансами, а также с модулями производственного  планирования третьих фирм, что позволяет  использовать все преимущества корпоративной  информационной системы по интеграции данных и процессов.

В результате проведенных исследований управления затратами в разных отраслях промышленности в данной системе удалось реализовать  позаказный, попередельный и попроцессный методы учета затрат (включая полуфабрикатный  и бесполуфабрикатный варианты), нормативный  метод ("стандарт-кост"). В ней  предусмотрена возможность получения  информации как о полной себестоимости  продукции, так и о себестоимости  по переменным издержкам ("директ-кост"). Благодаря интегрированности приложений как между собой, так и с  другими модулями системы, стала  возможной комплексная автоматизация  деятельности планово-экономического отдела, производственной бухгалтерии, экономистов и бухгалтеров в  цехах в рамках единого интерфейса.

Таким образом, благодаря перечисленным возможностям автоматизированной системы управления затратами «Парус» ее внедрение  может значительно улучшить работу финансовой службы ООО «Сибирь-Лес» в области управления затратами, поиска резервов их снижения.

Для автоматизации  деятельности финансовой службы ООО «Сибирь-Лес» потребуются определенные затраты. Они связаны не только с приобретением необходимого программного обеспечением, но также и с оборудованием рабочего места специалиста. Для этого необходимо приобретение еще одного компьютера.

Затраты на приобретение компьютера составят:

• процессор - 16500 руб.,
• монитор - 11200 руб.,
• клавиатура - 450 руб.,
• мышь - 250 руб.

Для вывода готовых документов на печать можно  воспользоваться уже имеющимся  принтером, объединив компьютеры в  единую сеть. Подключение можно произвести силами программистов предприятия, что дополнительных затрат не потребует.

Общие затраты  составят:

16500 + 11200 + 450 + 250 = 28400 руб.

Таким образом, затраты на оборудование рабочего места  составят 28400 руб.

Но автоматизация  деятельности финансовой службы, применение программного обеспечения позволит не только повысить эффективность работы, но и значительно сократить затраты  на осуществление операций, выполняемых  финансовой службой. Все это позволяет  сократить одну из ставок отдела - те функции, которые в настоящее  время выполняют два экономиста, сможет выполнять один.

Заработная  плата экономиста в настоящее  время составляет 7000 руб. в месяц.

7000 * 12 = 84000

Для выплаты  непосредственно специалисту требуется 84000 руб. в год. Кроме того, производятся отчисления от его заработка во внебюджетные фонды:

• Пенсионный фонд,
• Фонд социального страхования,
• Территориальный фонд обязательного медицинского страхования,
• Федеральный фонд обязательного медицинского страхования,
• Фонд занятости населения.

Все эти  отчисления составляют 26% от фонда оплаты труда.

84000 * 26% = 21840 руб. в год

Т.е. во внебюджетные фонды дополнительно выплачивается 30660 руб. в год.

Общие расходы  на оплату труда экономиста составляют:

84000 + 21840 = 105840 руб. в год

Следовательно, сокращение одной ставки экономиста позволит предприятию сократить  расходы на оплату труда на сумму 105840 руб. в год.

Сама  программа стоит 50 тыс. р.

Экономия  от автоматизации финансовой службы при использовании программных  продуктов составит:

105840 –  28400 - 50000 = 27440 руб. в год

Следовательно, экономия в первый год работы составит для предприятия 27440 руб. Но расходы, связанные с внедрением компьютерных технологий, являются единоразовыми, поэтому  в последующие годы экономия составит не 27440 руб. в год, а 105840 руб.