Організація визначення розрахункового показника  ліміту каси передбачає проведення підготовчих  організаційних робіт з установлення розміру готівки, що може залишитись у касі установи на кінець робочого дня. Нагадаємо, що ліміт каси встановлюється бюджетним установам установами банків та органами Державного казначейства, які їх обслуговують. Ліміт каси встановлюється щорічно на підставі заявки-розрахунку, яка подається до відповідної обслуговуючої установи у двох примірниках. Для підготовки показників щодо ліміту каси проводиться ретельне вивчення касових оборотів за будь-які три місяці минулого року за такими складовими:

      готівковою  виручкою (надходження до кас установи або організації, крім сум, одержаних  з установ банків чи органів казначейства);

      виплати готівкові на різні потреби (крім виплат, пов’язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів). На основі зазначених показників здійснюється розрахунок таких похідних показників:

      середньоденної  виручки (сума готівкової виручки, поділена на кількість робочих днів установи чи організації за ці три місяці);

      середньоденна видача готівки (сума готівкових виплат, поділена на кількість робочих днів установи впродовж розглядуваних трьох  місяців).

      Знайдені  показники є основою при визначенні розміру ліміту каси. Коли планують збільшити ліміт каси порівняно з розрахунковою сумою, готують окремі цифрові розрахункові та текстові обґрунтування на здійснення останніх дій, які додаються до заявки-розрахункау. Обґрунтування має містити чіткий перелік подій, які потенційно вимагатимуть збільшення ліміту каси, та розрахунок щодо впливу кожної з них на загальне збільшення.

      Організація облікових номенклатур за напрямом «Облік готівкових грошових коштів»  здійснюється традиційно за двома трансакціями:

      внесення  грошових коштів в касу установи;

      видача  грошових коштів із каси установи.

      Організація носіїв облікової інформації щодо їх вибору регулюється Наказом Міністерства статистики від 15.02.96 № 51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій». Відповідно до зазначеного нормативного документа до первинних носіїв обліку готівкових коштів відносять:

      прибутковий касовий ордер (ф. КО-1);

      видатковий  касовий ордер (ф. КО-2);

      Журнал  реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (КО-3, КО-3а);

      Касову  книгу (ф. КО-4);

      Книгу обліку прийнятих та виданих касиром  грошей (ф. КО-5, ф. 440).

      Прибутковий касовий ордер використовується для оформлення надходження готівки  до каси. Він складається з двох частин — власне касового ордера та квитанції і крім загальних реквізитів містить такі власні:

      номер документа;

      дата  складання;

      кореспондуючий  рахунок;

      код аналітичного рахунка;

      код цільового призначення;

      прізвище, ім’я, по батькові особи, що вносить  готівкові кошти до каси.

      Окрім того, прибутковий касовий ордер  містить інформацію щодо підстави отримання готівкових коштів касою. Аналогічні реквізити містить видатковий касовий ордер за винятком двох останніх, які логічно замінюються на прізвище, ім’я, по батькові особи, що отримує кошти із каси, та підстави отримання останніх. Касові ордери виписує працівник бухгалтерії та підписує головний бухгалтер, а далі вони передаються до каси для здійснення відповідних видатково-прибуткових операцій.

      Інформація  щодо виписаних касових ордерів  фіксується в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів за такими позиціями:

      дата;

      номер документа;

      сума;

      примітка.

      Для ведення загальної реєстрації касових  ордерів заводиться форма КО-3а, для  цільової функціональної реєстрації на рік відкриваються два журнали  за формою КО-3.

      Касова книга застосовується для визначення загальних готівкових оборотів за день та виведення залишку готівкових коштів на кінець робочого дня. До початку здійснення записів касова книга відповідним чином оформлюється: сторінки нумеруються, книга брошурується, на останній сторінці вказується загальна кількість сторінок, яка засвідчується підписом керівника та головного бухгалтера. У книзі фіксується інформація за функціональними реквізитами касових ордерів (номер документа, від кого отримано чи кому видано, номер кореспондуючого рахунка, сума), джерело надходження коштів та за власними розрахунковими реквізитами касової книги (разом за день; залишок на кінець дня; зокрема на зарплату). Кожний аркуш складається з двох частин: першого примірника звіту та відривного звіту, який отримується заповненням аркуша у складеному вигляді з лицьового боку під копіювальний папір. Касовий звіт складається наприкінці робочого дня і разом з виправдовувальними документами його копія передається до бухгалтерії для здійснення записів у меморіальному ордері № 1.

      Книга обліку прийнятих та виданих касиром  грошей використовується у великих  бюджетних установах, у практиці яких застосовується форма організації  виплат заробітної плати чи стипендій  через довірених осіб або за наявності  кількох касирів у касі установи.

      В книзі фіксується:

      дата  операції;

      залишок готівки у касира на початок дня;

      сума, видана касирові;

      підпис  касира про отримання;

      отримані  суми за день прибутковими операціями;

      сума, здана касиром старшому касирові;

      підпис  старшого касира про отримання грошей;

      залишок готівки на кінець дня.

      Наприкінці  робочого дня касир зобов’язаний скласти звіт за готівковими оборотами  і здати залишок готівки та касові документи за проведеними  операціями старшому касирові під розписку у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей.

      Крім  зазначених носіїв облікової інформації щодо бюджетних установ для досягнення вищого рівня аналітичності облікової  інформації до складу загальних облікових  носіїв Наказом Державного казначейства України від 6.10.2000 № 100 введено картку аналітичного обліку готівкових операцій. У картці крім загальної інформації відображається на основі звітів касира сума залишку на кінець місяця, дня, готівкові видатки та надходження впродовж кожного дня та залишки на його кінець за фондами, коди економічної класифікації та коди програмної класифікації. Картка аналітичного обліку готівкових коштів відкривається щомісячно за кожною установою.

      Робочі  місця касирів повинні мати певне  обладнання, зокрема сейфи, прилад для  визначення справжності грошей, лічильну машину, комп’ютер, засоби тривожної сигналізації, телефонного чи радіозв’язку. 
 

Завдання  9.

Визначити перелік операцій каси банку з готівковими  цінностями. Заповнити  первинні касові документи. Вказати основні  помилки, які роблять клієнти під час оформлення касових документів.

 

  Комерційні  банки можуть здійснювати такі операції з готівкою та іншими цінностями:

  — касове обслуговування юридичних осіб;

  — приймання комунальних платежів, зборів та інших видів платежів фізичних осіб готівкою;

  — вкладні операції;

  — операції з купівлі — продажу  іноземної валюти;

  — послуги депозитаріїв;

  — операції з цінними паперами;

  — операції з дорогоцінними металами й каменями.

  Касові  операції оформлюють документами, типові форми яких затверджені наказом Мінстату України № 51 від 15.02,96 р.

  Надходження і видачу грошей з каси підприємства оформлюють прибутковими й видатковими  касовими ордерами, які виписує бухгалтерія, за формами № КО-1 і № КО-2 (табл. 8.4, 8.5).  

  

  Касові  ордери передаються до виконання касирові підприємства безпосередньо бухгалтером, а не через особу, що одержує або вносить гроші.

     

  Касир, що одержав з бухгалтерії касові ордери, повинен перевірити правильність їх оформлення, наявність і дійсність  підписів, додатки, перераховані в ордері. Після цього він приймає або видає гроші. Особі, що внесла гроші до каси, видається квитанція. При видачі грошей за видатковим касовим ордером окремій особі касир вимагає пред'явлення документа, який посвідчує особу одержувача. Таким документом є паспорт, закордонний паспорт, військовий квиток, службове посвідчення за наявності на ньому фотокартки Ти особистого підпису власника. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери заповнюються бухгалтерією чітко й зрозуміло, без будь-яких підчисток, помарок або виправлень. Прибуткові й видаткові касові ордери до передачі в касу реєструються бухгалтерією в Журналі реєстрації касових ордерів (табл. 8.6), де їм надаються порядкові номери. Касир усі надходження і видачі готівки за прибутковими і видатковими касовими ордерами обліковує у Касовій книзі.

  Керівник  підприємства повинен надавати касирові охорону при транспортуванні  грошових коштів і цінностей з  установи банку. При транспортуванні  грошових коштів касирові, супроводжуючим його особам забороняється: розголошувати маршрут руху і розмір суми грошових коштів і цінностей, що перевозяться, допускати до салону транспортного засобу осіб, які не призначені керівником підприємства для доставки, користуватися супутнім або громадським транспортом.

  Для забезпечення надійного зберігання готівки і цінностей каса має  відповідати таким вимогам:

  - бути ізольованою від інших  допоміжних приміщень; 

  - мати сейф або металеву шафу;

  - мати спеціальне віконце для  проведення операцій з клієнтами і працівниками;

  - бути обладнаною охоронно-пожежною  сигналізацією, що відповідає  вимогам діючого Положення. 

   

  3. Порядок одержання грошових коштів  готівкою у банку і здавання  до банку 

  Підприємство  одержує готівку з банку через касира за грошовим чеком, виписаним на його ім'я.

  Відповідно  до Положення "Про організацію  бухгалтерського обліку в Україні'' на підприємствах, в установах, у  штаті яких відсутня посада касира, його обов'язки за письмовим розпорядженням керівника підприємства, установи виконує інший працівник.

  Для одержання в банку чекової  книжки, в якій знаходяться чеки, потрібно заповнити відповідну заяву, з котрій зазначаються прізвище, ім'я  та по батькові касира і зразок його підпису. Заява підписується керівником і головним бухгалтером і засвідчується печаткою підприємства. Згідно з цією заявою касир одержує чекову книжку на 25 або 50 чеків. Щоб зняти готівку зі свого рахунка в банку, бухгалтер заповнює грошовий чек, підписує його разом з керівником і передає касирові. Касир попередньо (як правило за 1—2 дні) замовляє необхідну гуму в банку, а потім одержує її за чеком. Корінець чека є виправдним документом для записів касових операцій в облікових регістрах.

  Готівку, одержану з рахунків у банку до Каси. витрачають за суворо цільовим призначенням (потреби, на які одержано гроші, зазначається на зворотному боці грошового чека). Невикористаний залишок здається з Каси на рахунки в банках. Наприклад, неодержана у встановлений термін заробітна платня має бути повернена на рахунки в банках у 3-денний термін. На рахунок в банку (№ 31) здаються гроші (готівка), прийняті до Каси на рахунок внесків до Статутного капіталу, виручка від реалізації товарно-матеріальних цінностей підприємства тощо.

  Здача готівки на рахунки в банках оформлюється Видатковим касовим ордером.

  Касир, щоб здати готівку, повинен заповнити  первинний документ "Об'ява на внесок готівкою" (табл. 8.7), який може одержати в оператора банку.