Система планирования расходов ресторанного бизнеса

Например, уровень транспортных расходов в проценте к товарообороту в  действующих ценах составил 1,5%. В  отчетном периоде по сравнению с  прошлым годом индекс транспортных тарифов составил 2,7. Значит, сопоставимый уровень транспортных расходов 0,6% (1,5/2,7). В результате повышения транспортных тарифов уровень расходов на перевозки  возрос на 0,9% (1,5-0,6).

Анализ издержек ресторанного хозяйства  предполагает применение различных  методов: графического, экономико-математических, сравнения и др.

Анализ издержек начинают с сопоставления  фактических данных с плановыми (или с фактическими данными прошлого года). Он проводится по месяцам, кварталам, за год. Разница между фактической  и плановой суммой издержек (или  в динамике) представляет собой абсолютное отклонение (экономию или перерасход). Однако анализ издержек следует увязывать  с изучением товарооборота и  поэтому необходимо дать оценку расходов по их уровню в процентах к товарообороту. Отклонение по уровню издержек от плана (или от прошлого года) называется размером изменения (повышения или снижения):

,

где УИотч - фактический уровень издержек отчетного года, %;

УИбаз - плановой уровень издержек (или уровень базисного года), %.

Размер изменения показывает, на сколько процентов к товарообороту  фактический уровень расходов выше или ниже базисного (планового или  фактического за прошлый год). Это  один из важнейших качественных показателей, отражающих эффективность работы предприятия  питания.

Отношение размера снижения или  повышения уровня издержек к базисному  уровню, выраженное в процентах, называется темпом изменения (снижения или повышения) уровня издержек производства и обращения:

.

Темп изменения показывает, на сколько  процентов снизился или повысился  уровень расходов предприятия питания  по отношению к базисному (плановому или фактическому за прошлый год), если последний принять за 100 %.

3. Совершенствование  планирования расходов в ресторанном  бизнесе

3.1 Пути совершенствования  планирования расходов в ресторане

Использование планирования расходов как качественного инструмента  современной системы управления ООО "Минск" должно обеспечивать:

1) повышение эффективности  финансово-хозяйственной деятельности (рост экономических показателей)  в первую очередь за счет  сокращения расходов;

2) повышение эффективности  управления (рост качественных показателей  - прозрачности, управляемости, гибкости  и т.п.).

Основной проблемой системы  планирования является риск принятия не до конца просчитанного плана, а так же на квартальную отчетность, что означает анализ результатов  за каждые три месяца и более частый пересмотр прогнозов.

Прогнозы выполняются  централизованно на основе финансовой модели, которая получает данные из источников внутри и за пределами  компании.

Направление развития системы  планирования вырабатывается при помощи системы взаимосвязанных сбалансированных показателей, определяющих финансовые и нематериальные цели коммерческой деятельности. Управление стоимостью производится путем анализа конкурентной среды (бенчмаркинга) в данной области и лучших в своем классе компаний - в интересах выполнения таких сопутствующих функций, как управление трудовыми и финансовыми ресурсами. Это позволяет поставить цели, исходя из сравнения с другими организациями, что гораздо предпочтительнее, чем сравнение с собственными показателями за предыдущий год.

Совершенствование системы  планирования заключается в обеспечении  сквозной связи между горизонтами  планирования - от стратегического  планирования (обычно на несколько  лет) к тактическому (на год, квартал) и оперативному (на месяц, неделю). Безусловно, для ООО "Минск" в зависимости от времени горизонты планирования имеют свой диапазон, но их взаимосвязь должна быть обеспечена.

Кроме того, также требуется  совершенствование системы определения  себестоимости продукции и системы  нормирования (нормативных цен, расходных  коэффициентов, нормативов оборотных  средств).

Организация контроля исполнения планов предполагает сбор и консолидацию информации о фактическом исполнении плановых бюджетных показателей, выявление  отклонений "план-факт", анализ причин отклонений и принятие управленческих решений. Для обеспечения эффективности  управления определяют стандарты отклонений: аварийные, сверхнормативные, допустимые, а контроль каждого диапазона  отклонения делегируется соответствующему уровню управления предприятием.

Совершенствование системы  управленческой отчетности направлено на контроль и анализ деятельности центров ответственности и всей компании в целом. Отчеты и сопровождающие пояснительные записки должны содержать  отклонение "план-факт", факторный  анализ (изменение цены, объема), пояснения  возникших отклонений, перечень необходимых  управленческих воздействий и способов их реализации.

Совершенствование существующей системы финансово-экономического управления должна включать:

выявление специфики деятельности компании и разработку уникальной системы  планирования, адаптированной под компанию и учитывающей особенности ее бизнеса;

осуществление постоянных изменений (в том числе преломление  старых стереотипов и неэффективных  методов работы) в течение выполнения всех работ (Change management);

учитывая относительно большой срок разработки и внедрения  системы планирования (от 4 месяцев  до года и больше), требуется постоянная корректировка результатов, поскольку  за этот период меняется сама компания;

обучение сотрудников  компании новым методам и технологиям  работы, подготовку команды специалистов из числа сотрудников компании, которые  могут не только поддерживать работоспособность  системы, но и развивать ее после  внедрения - это является залогом  успешной работы системы управления.

После совершенствования  методик планирования и учета, формирования сквозных регламентов взаимодействия подразделений в процессе планирования и контроля; разработки форм планов и бюджетов и форм управленческой отчетности; формирования всех нормативных  документов, необходимых для полноценного функционирования системы бюджетирования.

Так же одним из методов  совершенствования и улучшения  системы планирования является внедрение  в ресторан "Минск" специализированных компьютерных программ.

Компьютерные системы  в ресторане используются для  следующих целей:

1. Учет продаж готовых  блюд (кассовая программа), контроль  действий персонала (программа  менеджера).

2. Калькуляция блюд, расчет  остатков на складах ресторана  (программа калькуляция и склад).

3. Бухгалтерия (бухгалтерская  программа).

4. Планирование закупок,  контроль отклонений (программа  управления рестораном).

5. Видеонаблюдение, охрана (система безопасности).

6. Безопасное и надежное  хранение данных (программа ограничения  доступа).

7. Управление световыми  и иными электрическими приборами  (генератор световых сцен).

Компьютерные системы  производства различных фирм выполняют  практически одинаковые функции. Рассмотрим работу систем подробнее.

1. Учет продаж готовых  блюд (кассовая программа), контроль  действий персонала (программа  менеджера).

Работа на кассовой программе  для ресторана обычно выглядит так:

Официант на кассовом терминале  формирует заказ для клиента, вводит через клавиатуру или сенсорный  экран заказанные блюда. На кухонных принтерах (например, на кухне и в  баре) автоматически печатается чек  заказа с указанием столика заказа, официанта, который сделал заказ, блюдо  данной кухни, входящих в заказ. По этому  чеку официант получает блюда с кухни  и из бара. Марочник на кухне и  бармен в баре проверяет отпуск блюд. Таким образом ограничивается недокументированное получение блюд и одновременно увеличивается скорость обслуживания Одновременно на одном терминале работают до 8 официантов.

Для расчета с клиентом официант печатает счет. Если у клиента  имеется дисконтная или расчетная  карта официант регистрирует ее, клиенту  автоматически даются скидки. Кассир принимает деньги у официанта  и выдает фискальный чек.

Менеджер ресторана имеет  возможность наблюдать все заказы. Обычно только менеджер подтверждает отказы, возвраты, переносы блюд между  столами, продажу по свободной цене, дает скидки.

Но установка одной  лишь кассовой программы не позволяет обеспечить полный контроль заработай кухни. Для этого требуется организовать количественный учет на кухне.

Программа "Калькуляция  и склад" обеспечивает ведение  продуктовых складов и учет расходов на производство.

Все проданные через  кассу товары автоматически раскладываются на составляющие их ингредиенты, которые  списываются со складов бара и  кухни. Таким образом, сравнением реальных и расчетных количественных остатков позволяет обнаружить пути утечки продукции  предприятия. Кроме этого, становится видна реальная доходность ресторана.

3. Безопасное и надежное  хранение данных (программа ограничения  доступа).

Для защиты конфиденциальной информации используются специальные  программы, не разрешающие доступ к  данным посторонним лицам.

4. Управление световыми  и иными электрическими приборами  (генератор световых сцен).

Правильно подобранные  световые эффекты на дискотеке, в  зале ресторана, на сцене, улучшают восприятие шоу-программ и создают качественный имидж ресторана. Генератор световых сцен позволяет записать все световые, звуковые и иные эффекты один раз, а затем управлять ими одним  нажатием клавиши компьютера.

В зависимости от требований можно использовать все или только часть систем.

Расчетно-кассовая система  Micros представляет собой аппаратно-программный комплекс для осуществления эффективного управления ресторанами, кафе, барами и другими предприятиями общественного питания.

Основой комплекса Micros является рабочая станция (терминал с сенсорным экраном). Рабочие станции устанавливаются в точках продаж - местах где вводится заказ и/или осуществляется оплата. На кухне или в баре устанавливается удаленный принтер для немедленной печати заказа.

Все оборудование комплекса  Micros рассчитано на долголетнюю эксплуатацию в тяжелых условиях ресторана или кухни (брызги воды или горячего масла, высокие температуры, возможность падения и т.п.).

Комплекс Micros предлагает уникальные возможности по учету и контролю за работой ресторана, что является необходимым условием для получения максимальной прибыли. Опыт использования комплекса в других ресторанах показал, что собираемость выручки в кассу увеличивается на десять и более процентов.

Комплекс Micros может быть объединен в единую систему с системой автоматизации финансово-хозяйственной деятельности HRS ВО и автоматизации складского хозяйства Fidelio F&B для обеспечения полного контроля за движением товаров и денежных средств.

Взаимодействие Fidelia F&B с расчетно-кассовой системой Micros поможет производить автоматическое списание продуктов и напитков с кухни и баров на основе данных о продажах блюд. В результате этого получается эффективный инструмент контроля за остатками в любой точке на любую дату, что дает возможность проведения плановых и внеплановых инвентаризаций.

Fidelia F&B является незаменимым инструментом для ресторана. Система позволяет формировать калькуляционные карты и меню для всех точек продаж, отслеживать и управлять себестоимостью всех блюд, регулировать ценовую политику, используя различные уровни наценки на разные категории блюд.

Как и все другие системы, Fidelia F&B обладает мощным инструментом сбора и анализа статистической информации и позволяет формировать множество отчетов, которые необходимы руководству, проводить анализ движения всех товарно-материальных ценностей в ресторане.

Далее в курсовой работе рассчитаем экономический эффект от внедрения компьютерной системы  по управлению рестораном в ООО "Минск".

3.2 Расчет эффективности  от внедрения КИС

"Microsoft Dynamics AX для ресторанов позволяют автоматизировать управление закупками и продажами, кадровый учет и учет заработной платы, управление основными средствами, управление товарными потоками, биллинг, а также специфические бизнес-процессы управления предприятием гостиничного и ресторанного обслуживания. По мере развития компании и расширения сети ресторанов можно наращивать и возможности решения Microsoft Dynamics, адаптируя его к новым потребностям бизнеса.

Решения Microsoft Dynamics для ресторанного бизнеса позволяют управлять производством ресторана, заказом столиков и блюд, расчетами с посетителями.

Функции решений Microsoft Dynamics, предназначенные для управления производством блюд и напитков, позволяют автоматизировать:

хранение информации о  рецептуре блюд;

ведение технологических  карт;

создание плана меню;

формирование требований на закупку полуфабрикатов;

формирование документов о перемещении товаров;

планирование расходов сырья и товаров;

учет накладных расходов и естественных товарных потерь;

учет незапланированных  товарных потерь;

списание товаров со склада;

формирование калькуляционных  карт.

Функциональность решений  Microsoft Dynamics, предназначенная для автоматизации работы менеджеров ресторана, официантов и барменов, управляет следующими бизнес-процессами:

сбор и обновление информации по залам и столикам ресторана  и бара;

предварительное бронирование столиков;

контроль заказов блюд;

разделение или объединение  заказов, передача заказов или частей заказов от официанта к официанту;