Планирование закупок

Формирование товарного ассортимента является одновременно и средством  и методом управления ассортиментом. С целью достижения максимальной прибыли при полном удовлетворении потребностей покупателей коммерческие работники розничной торговли потребительской  кооперации обязаны учитывать множество  общих и специфических факторов, влияющих на формирование и поддержание  торгового ассортимента и объединенных в две большие группы. К общим  факторам относятся: социальные, экономические, демографические, национально-бытовые, природно-климатические. Специфические  факторы включают в себя: тип магазина, его материально-техническую базу, объем его деятельности, район  деятельности, условия снабжения  товарами, специфику сельского расселения, численность и состав обслуживаемого населения, транспортные связи в  районе, наличие конкурентов.

В условиях рыночной экономики нет  четкого мнения, каков должен быть ассортимент товаров, чтобы наилучшим  образом удовлетворить спрос  покупателей, обеспечить получение  необходимых прибылей и решить другие коммерческие задачи. Каждое торговое предприятие ищет свою нишу на рынке, исходя из сложившихся конъюнктурных  условий. Поэтому коммерческие работники  потребительской кооперации должны четко представлять, на каких покупателей  они рассчитывают, в какой конкурентной обстановке предстоит вести работу и др.

Для этого считаем возможным  использовать широко применяемый в  рыночной экономике метод АВС-анализа.

Данный метод позволяет определить оптимальное соотношение групп  и видов товаров в розничном  торговом предприятии с учетом основных требований для достижения поставленной цели. Метод предусматривает многоступенчатое деление всего торгового ассортимента по нескольким критериям на три категории  по каждому критерию. К категории  «А» относятся товары, составляющие около 70% значения критерия. К категории «В» относятся товары, составляющие около 25% значения критерия, а к категории «С» – около 5%. Причем, в первую категорию рекомендуется включать примерно 15% наименований товаров от общего количества, во вторую группу 35%, а в третью 50% (рисунок 4.1).

Нами в качестве критериев оценки выбраны прибыль, розничный товарооборот, издержки обращения.

Деление торгового ассортимента основывается на ранжировании товарных групп по выбранному критерию и определении  категорий «А», «В», «С» в соответствии с условиями АВС-анализа.

Анализ результатов предлагаем произвести в следующей последовательности. Расположим товарные группы в порядке  убывания прибыли. В категорию «А» включим товарные группы, которые в сумме дают около 70% прибыли, в категорию «В» – 25% прибыли, в категорию «С» – 5% прибыли. Для каждой категории подсчитаем общее количество входящих в нее ассортиментных позиций и определим их долю в номенклатуре торгового ассортимента. В соответствии с этим сделаем вывод о достаточности количества ассортиментных позиций в каждой категории.

В дальнейшем, с каждой отдельно взятой категорией, произведем подобные действия по другому критерию – товарообороту, а каждые сформированные категории  по товарообороту, в свою очередь, проранжируем и разобьем на категории по издержкам.

В то же время следует предусмотреть, что торговый ассортимент должен содержать не только высокодоходные товары, приносящие максимум прибыли, но и товары с меньшими показателями прибыльности, для того, чтобы достичь  максимального результата по привлечению  покупателей и наиболее полному  удовлетворению их спроса. Это требование обусловлено также тем, что потребительская  кооперация является социально ориентированной  системой и поэтому должна торговать  товарами первой необходимости и  социально значимыми товарами везде.

При установлении целесообразности нахождения товара определенного наименования в торговом ассортименте, следует  учитывать, в каком периоде жизненного цикла он находится.

Из графика видно, что наибольшую прибыль розничная торговля получает в промежутке времени A'-A», когда в ассортименте преобладают товары, находящиеся в стадии роста и зрелости, однако, при этом в наличии имеются новые товары, только завоевывающие свое место на рынке, а также товары, спрос на которые падает .

Из графика видно, что наибольшую прибыль розничная торговля получает в промежутке времени A'-A», когда в ассортименте преобладают товары, находящиеся в стадии роста и зрелости, однако, при этом в наличии имеются новые товары, только завоевывающие свое место на рынке, а также товары, спрос на которые падает.

Такой подход, по нашему мнению, должен быть одним из факторов, влияющим на формирование оптимального ассортимента.

Наличие товара определенного вида в ассортименте желательно до тех  пор, пока объем продаж не минует так  называемую «точку безубыточности».

АВС-анализ проводится на основе статистических данных по торговому предприятию  за год, полугодие, квартал. Организация  необходимых расчетов требует от коммерческих работников наличия производительных вычислительных ресурсов с возможностью как табличного, так и графического представления результатов. Следует  отметить, что АВС-анализ является инструментом совершениствования ассортимента товаров, а не формирования его изначально.

Таким образом, использование принципа Парето в управлении товарными запасами означает, что вся номенклатура делится  на группы по критерию активности. Группа А, как «наиболее активная», подвергается самому тщательному контролю, группе В оказывается меньше управленческого внимания, а группа С обслуживается «наименее активно». Но не следует думать, что процентное соотношение 80/20 установленное когда-то верно и сейчас. В условия высоко динамичного рынка она может меняться ежегодно! Для точного определения необходимо провести предварительный анализ пороговых скачков (например – построив кривую Лоренца, метод кластерного анализа).

 

Блок-схема ABC-анализа:

 

XYZ – анализ в управлении товарными запасами

XYZ-анализ позволяет классифицировать запасы, рассмотренные при проведении АВС-анализа, в зависимости от характера их потребления и точности прогнозирования изменений в их потребности, что особенно важно для торговых компаний.

Группировка ресурсов при проведении XYZ-анализа осуществляется в порядке возрастания коэффициента вариации.

К категории X относят ресурсы, которые  характеризуются стабильной величиной  потребления (например, если речь идет о сырье, то существуют нормы расхода  каждого вида сырья), незначительными  колебаниями в их расходе и  высокой точностью прогноза.

Категория Y – это ресурсы, потребность в которых характеризуется известными тенденциями (например, сезонными колебаниями) и средними возможностями их прогнозирования.

Ресурсы, относимые к категории Z, потребляются нерегулярно, точность их прогнозирования невысокая.

Формула для расчета коэффициента вариации:

 

 

 

 

 

 

где,

x_i – значение параметра по оцениваемому объекту за i-й период,

х – среднее значение параметра по оцениваемому объекту анализа,

n – число периодов.

В случае, когда объектом анализа  является объем отгрузок по месяцам/ неделям/ дням, значение квадратного  корня есть не что иное, как стандартное  отклонение вариационного ряда. Чем  больше значение стандартного отклонения (оно же «сигма»), тем дальше от среднеарифметического  значения находятся анализируемые  значения. Стандартное отклонение – это абсолютная мера рассеивания вариантов ряда. Если стандартное отклонение равно 20, то при среднеарифметических значениях 100 и 100'000, это будет иметь совершенно разный смысл. Поэтому, при сравнении вариационных рядов между собой используют коэффициент вариации. Коэффициенты вариации 20,0% и 0,2% означают, что во втором случае значения анализируемого параметра значительно меньше отличается от среднеарифметического значения.

Рекомендуемое распределение коэффициента вариации по группам:

КВ = 0–10% – группа Х

КВ = 10–25% – группа Y

КВ > 25% – группа Z

Мероприятия по закупке для групп:

X – закупка происходит синхронно процессу потребления

Y – необходимо создание запасов

Z – требует индивидуальных заказов по закупке

Инвариант группировки:

Другим принципом группировки  может выступать скорость оборота  товарных позиций. Это особо важно, если возникает ситуации разных складов  – «коротко дистанционных» и «длинно  дистанционных», тогда:

X – это высоко оборачиваемые  товарные позиции,

Y – имеющие «среднюю» скорость  оборота,

Z – долго оборачиваемые товарные  позиции.

В этом случае параметром отнесения  к той или иной группе будет  временной фактор доставки (Машино/часы доставки). Эти параметры можно  рассчитать через транспортную задачу.

 

 

Блок-схема XYZ-анализа:

 

Совмещение АВС и XYZ – результатов

Наложение результатов анализа XYZ на данные ABC-метода образовывает 9 групп ресурсов, для каждой из них необходимо разработать свои техники управления, при этом каждая из групп имеет две характеристики: стоимость запасов и точность прогнозирования потребности в них.

Результатом совместного  проведения анализа АВС и XYZ является выделение ключевых, наиболее важных ресурсов фирмы и установление на этой основе приоритетов в структуризации бизнес-процессов.

Группы AX, AY и AZ требуют наибольшего внимания, для них необходимо тщательное планирование потребности, нормирование расхода, тщательный (ежедневный) учет и контроль, постоянный анализ отклонений от запланированных показателей. Причем для категории AX следует рассчитывать оптимальный размер закупок и использовать технологию «just in time». А для категории AZ эффективнее использовать систему снабжения по запросам с обязательным расчетом величины страхового запаса. Для ресурсов категории CX, CY, CZ применяются укрупненные методы планирования.

Требования к показателям  эффективности при управлении запасами

При разработке системы показателей  руководствуются следующими критериями:

1. Необходимость и достаточность показателей для комплексной оценки.
2. Возможность воздействовать на показатели.
3. Соответствие показателей стратегическим целям компании, влияние их на прибыль и рентабельности инвестиций.
4. Простота расчета и контроля показателей.
5. Надежность расчета показателей.

Обобщающей показателем оценки управления запасами часто служит показатель рентабельности запасов, который рассчитывается по формуле:

 

Р=(РН-ИЗ)/Ост,

 

Где

Р –  рентабельность запаса,

РН –  сумма реальных наценок с учетом скидок (масса торговой маржи по товару за период),

ИЗ –  издержки заказа,

Ост –  средние остатки запасов.

Этот показатель является неким  вариантом показателя рентабельности вложений, который используется при  обобщающей оценке эффективности бизнеса  и инвестиций в него. Специфика  логистики заключается в том, что рассматривается специальный  вид рентабельности, и не рассматриваются  издержки, которые не зависят от принимаемых логистами решений  о закупках. (В первую очередь  речь идет о накладных расходах компании, основных средствах, дебиторской и  кредиторской задолженности и т.п.). Значение показателя рентабельности запасов  зависит от трех базовых видов  издержек, рассматриваемых при управлении запасами: издержки заказа, издержки хранения и издержки дефицита. На рисунке изображены три оси, на которых изображаются эти три вида издержек. Площадь треугольника отражает оптимальность системы. Чем она меньше, тем ниже эти затраты и рентабельность запаса больше.

 

 

Издержками заказа называют затраты, прямо зависящие о количества раз пополнения запасов (транспортные расходы от поставщика, таможенная очистка, расходы по оформлению, проверке качества и т.п.);

Издержками дефицита является недополученная прибыль в результате отсутствия товара на складе;

Издержками хранения является упущенная  выгода или недополученная прибыль  при отсутствии возможности использовать капитал в других целях. Вложения в запасы выгодны, если приносят большую  отдачу, чем альтернативное использование  капитала, и мы должны понимать, что, вкладывая деньги в запасы, мы отказываемся от использования финансового ресурса  для других целей (строительства  нового склада, расширения ассортимента, закупки нового оборудования, транспортных средств, вложения денег в банк или  покупки ценных бумаг).

При формировании запасов надо учитывать, что торговая компания всегда терпит убыток, так как:

Одновременная оптимизация издержек трудно достижима и компания продолжает испытывать дефицит при наличии  излишних запасов. Так снижение дефицита при той же частоте и величине поставок трудно достижимы без роста  запасов, попытки сократить запасы при том же уровне спроса обеспечивается ростом частоты поставок и транспортных расходов, попытки снизить транспортные расходы при том же уровне спроса обеспечивается ростом величины запасов.