Оптимизация численности и структуры персонала

Собеседование 

Работа на этой ступени  может быть организована различными способами. Иногда предпочтительно, чтобы кандидаты приходили в отдел кадров или на место работы. Специалист отдела кадров или линейный руководитель проводит с ними беседу на общих правилах беседы, принятых в организации. 

Кадровое собеседование  является наиболее универсальным способом оценки персонала. Среда, в которой ведется кадровое интервью, должна совпадать со средой, в которой человек будет работать, чтобы обеспечить его совместимость с будущими коллегами. 

Собеседование могут  происходить один на один или с  группой претендентов, претендента или группу претендентов могут интервьюировать одновременно несколько человек. Результаты беседы с глазу на глаз могут оказаться субъективными, а оценка ошибочной. 

Оценка кандидата 

Оценка должна быть, произведена непосредственно после  собеседования, в противном случае острота восприятия сотрется и проводивший собеседование сотрудник может упустить важные детали. Многие интервьюеры принимают позитивное или негативное решение по поводу кандидата в течение первой минуты с ним, и все оставшееся время пытаются убедиться в своем мнении. Трудно сказать, насколько научным является подобный вывод, учитывая всю субъективность подобного анализа, но он еще раз подчеркивает необходимость максимального внесения объективных элементов в процесс собеседования.  

Выбор кандидата и предложение 

На основе анализа  результатов собеседования руководитель подразделения (с участием сотрудника отдела кадров) выбирает кандидата, который, по его мнению, наиболее подходит для  данной должности. В зависимости  от традиций организации, а также важности вакантной должности может потребоваться собеседование с руководителем руководителя или генеральным директором, прежде чем будет принято решение о приеме на работу. Отдел кадров готовит письмо - предложение кандидату, содержащее описание условий работы - дату начала, название должности, подчиненности, величину заработной платы, режим работы, продолжительность отпуска, предоставляемые организацией льготы и т. п. Письмо - предложение, подписанное руководителем организации или подразделения, направляется кандидату. 

Кандидаты руководствуются  различными мотивами при устройстве или переходе на новую работу: кого - то привлекает власть, кого - то материальное вознаграждение, кого - то возможности  новых социальных контактов. Понять, что движет конкретным кандидатом, является принципиальной задачей работающих с ним специалистов. После того как ключевой мотив определен, предложение должно быть построено таким образом, чтобы удовлетворение именно этой потребности выступало на первый план. При этом абсолютно не допустимы преувеличения и тем более неправда. Если кандидату была обещана широкая самостоятельность, а, выйдя на работу, он обнаружил, что не может оставить рабочее место без разрешения своего начальника, - в организации появляется еще один неудовлетворенный сотрудник и источник внутренних проблем. 

Затраты на привлечение  персонала 

Прежде чем осуществлять подбор персонала, в финансовых планах организации следует учесть затраты. Так, если организация использует для  подбора сотрудников агентство  по найму, то ее затраты будут не менее чем двухнедельная зарплата этого сотрудника, а если интересующий организацию человек является специалистом, то затраты будут приблизительно равны его месячному или полуторамесячному окладу. Пользование услугами таких агентств, с одной стороны, существенно экономит время штатных работников организации, поскольку внешние кадровые консультанты осуществляют большую часть работы по предварительному отбору кандидатов, и только прошедшие через "отборочное сито" (как правило, до пяти человек) будут интервьюироваться непосредственно менеджером по персоналу или руководителем организации. С другой стороны, у сотрудников агентств не всегда имеется достаточно информации о стратегии организации, ее культуре и особенностях тех руководителей, "под которых" подбирается кандидат, это может приводить к различного рода недоразумениям, вплоть до отвержения всех кандидатов, предлагаемых агентством. Разумеется, в этом случае затраты организации могут быть весьма ощутимыми. 

1.4 Формирование персонала в организации 

Управление персоналом признается одной из наиболее важных сфер жизни предприятия, способного многократно повысить ее эффективность, а само понятие «управление персоналом»  рассматривается в достаточно широком  диапазоне: от экономико-статистического, до философско-психологического. 

Система управления персоналом обеспечивает непрерывное  совершенствование процесса работы с персоналом, в котором немаловажную роль играет обеспечение организации  персоналом, т.е. набор и отбор  персонала. 

Процесс набора и отбора персонала, т.е. формирование трудового коллектива занимает ведущее место в системе управления предприятием. Говоря экономическим языком, важнейший фактор производства - труд, который создает добавленную стоимость. Персонал, работающий в организации, чтобы приносить максимальную пользу, должен соответствовать определенным требованиям. Но как найти подходящих кандидатов, как выбрать лучшего - эти вопросы являются важной проблемой, которую необходимо эффективно и решать в достаточно сжатые сроки.  

Место процесса формирования персонала в общей системе  управления персоналом. Для того, чтобы  построить эффективную систему  формирования персонала, прежде всего, важно понять ее место в общей  системе управления человеческими  ресурсами организации. Отбор персонала не является изолированной функцией, представляющей самостоятельную ценность; он должен быть взаимоувязан со всеми другими функциями управления персоналом, чтобы не превратиться в самоцель, которая осуществляется в ущерб другим формам работы с персоналом. 

Плохо организованный подбор персонала приводит к нежелательным  последствиям: высокой текучести  персонала, плохому морально-психологическому климату (конфликты, склоки, халатное отношение  к порученному делу и т.п.), низкой трудовой и исполнительской дисциплине (низкое качество работы, прогулы, опоздания на работу и преждевременные уходы с работы, низкая эффективность использования рабочего времени, невыполнение распоряжений руководства). 

Общий контроль за политикой  в сфере управления персоналом и ответственность за ее результаты несет высшее руководство. Политика руководства в отношении персонала (обучение и развитие работников, мотивация персонала, обеспечение хорошего морального климата в организации и др.) оказывает значительное влияние на методы и эффективность поиска и отбора персонала. 

Основными предпосылками, определяющими эффективность работы по поиску и отбору персонала, являются: 

1) Планирование персонала,  осуществляемое с учетом потребностей  организации и внешних условий. 

2) Поиск и отбор персонала. 

3) Адаптация новых  работников. Введение в организацию,  в подразделение и в должность  для обеспечения мягкого вхождения  новых работников в организацию  и максимально быстрого достижения  ими требуемых рабочих показателей.  

4) Анализ работы и нормирование труда. 

5) Система стимулирования  труда: широкий набор средств  воздействия на мотивацию работников, от материальных стимулов до  расширений полномочий и обогащения  содержания труда с целью улучшения  отношения персонала к выполняемой  работе и организации и повышения заинтересованности в достижении высоких результатов. 

6) Обучение и развитие, которое призвано увеличить потенциал  работников, их вклад в достижение  целей организации. 

7) Оценка исполнения, сравнение результатов работы  с имеющимися стандартами или с целями, установленными для конкретных должностных позиций. 

8) Внутриорганизационные  перемещения работников, повышения  и понижения в должности, переводы, отражающие ценность работника  для организации. 

9) Формирование и  поддержание организационной культуры, традиций, порядков, норм, правил, стандартов поведения и ценностей, обеспечивающих эффективное функционирование организации. 

Поиск и отбор  персонала, являясь ключевым элементом  политики персонала, должен быть тесно  увязан со всеми основными направлениями работы в сфере управления персоналом. 

При поиске и отборе персонала следует иметь в  виду три основные положения: 

1) Поиск и отбор  персонала не должны рассматриваться  как просто нахождение подходящего  человека для выполнения конкретной работы; поиск и отбор должны быть увязаны с общим контекстом плана по персоналу и со всеми существующими программами, реализуемыми в сфере управления персоналом. 

2) Необходимо принимать  во внимание не только уровень  профессиональной компетентности  кандидатов, но и что не менее важно - то, как новые работники будут вписываться в культурную и социальную структуру организации. Организация больше потеряет, чем приобретет, если наймет на работу технически грамотного человека, но не способного устанавливать хорошие взаимоотношения с товарищами по работе, с клиентами или поставщиками, или подрывающего установленные нормы и порядки. 

3) Необходимость  полного учета всех требований  трудового законодательства и  обеспечения справедливого подхода  ко всем кандидатам и претендентам на должность. 

Для того, чтобы политика компании в области персонала  была эффективной, а работники полностью  подходили фирме по своим профессиональным, деловым и личностным качествам  требованиям организации, необходим  комплексный подход. 

1) Определение потребности в персонале с учетом основных целей организации. 

2) Получение точной  информации о том, какие требования  к работнику предъявляет вакантная  должность. 

3) Установление квалификационных  требований, необходимых для успешного  выполнения работы. 

4) Определение личностных  и деловых качеств, необходимых  для эффективного выполнения  работы. 

5) Поиск возможных  источников пополнения персонала  и выбор адекватных методов  привлечения подходящих кандидатов. 

6) Определение методов  отбора персонала, позволяющих лучше всего оценить пригодность кандидатов к работе в данной должности. 

7) Обеспечение наилучших  условий для адаптации новых  работников к работе в организации. 

Недостатки управления в организациях в целом: 

1) Нет разработанной,  подкрепленной соответствующими процедурами и документами системы поиска и отбора персонала. 

2) Во многих организациях  не разработаны процедуры отбора  новых работников.  

3) Не хватает финансовых  ресурсов для организации работы  в области поиска и отбора  персонала. 

4) Недостаточен опыт  и уровень квалификации работников, занимающихся отбором персонала. 

5) Отделы персонала  многих организаций не проводят  систематическую работу по изучению  потребности подразделений предприятия  в персонале. 

6) Не разработаны  положения и инструкции, регламентирующие работу в области поиска и отбора персонала. 

7) При отборе новых  работников часто не используются  четкие критерии, увязанные с  требованиями профессии и рабочего  места.  

Таким образом, поиск  и отбор новых работников в  организациях самого разного типа затруднен из-за отсутствия у них по разным причинам соответствующих процедур, методического и документального обеспечения. Кроме того, одной из серьезнейших проблем является недостаток квалифицированных специалистов, способных организовать работу по поиску и отбору персонала. 

При этом можно отметить и ряд проблем в сфере поиска и отбора персонала, обусловленных  спецификой самих организаций. Так, ряд крупных и известных в  Архангельске компаний в последние  годы столкнулись с трудностями в сфере политики персонала (в том числе и поиска и отбора новых работников) из-за частых изменений в оргструктуре предприятий, из-за смены собственников, изменения стратегии развития, из-за внедрения новых управленческих концепций. В ряде случаев была не только не ясна потребность в персонале, была не ясна оргструктура предприятия, иногда даже было не ясно, кто собственно будет отвечать за работу с персоналом. 

1.5 Психология персонала  и личности в целом 

  

Поведение персонала - форма отдельного человека с окружающей обстановкой. На поведение человека оказывают влияние многие факторы, которые составляют три группы: 

1) Природные свойства  личности, психофизиологические особенности; 

2) Система потребностей, интересов, мотивов и стимулов; 

3) Система управления личностью и ее место в коллективе.