Внутренний аудит как инструмент повышения качества продукции на примере ООО ПО «Начало»

 

      Весь  персонал для опроса сформирована по принципу представленности рабочих и ИТР в структуре  персонала. Таким образом, 16 человек – ИТР, 316 человека – рабочие.

      Как видно из таблицы 2.2.2., после проведения опроса среди руководителей аудитору ООО ПО «Начало»  можно делать выводы: по общим вопросам руководители в основном дали положительные ответы, отрицательные ответы показали недостаток организационных мероприятий в ООО ПО «Начало», эти вопросы нужно проанализировать и решить. 

     Данный  опрос включает вопросы, указанные в таблице 2.2.2 Опрос персонала на предприятии ООО ПО «Начало» на предмет реального ознакомления с Политикой качества проводился по вопросам таблицы 2.2.3.

     Таблица 2.2.3.

Результаты  опроса персонала на предприятии ООО ПО «Начало» на предмет реального ознакомления с Политикой качества

 

     Анализируя результаты опроса персонала на предприятии ООО ПО «Начало» на предмет реального ознакомления с Политикой качества можно сказать, что СМК для рабочих представляется формальной. Это зависит, скорее всего, от плохого информирования или же от незаинтересованности персонала в повышении качества.

     Для реализации второго принципа необходимо при планировании аудита учитывать сложность и согласовывать сроки проведения со специалистами, назначенными руководством.

     Стремление, особенно в первый период внедрения  и функционирования СМК, охватить аудитом  максимальное число объектов привело на предприятии «Начало» к неоправданному сокращению времени его проведения. Это, в свою очередь, невольно толкает аудиторов, к тому же не имеющих еще достаточного опыта, на формальный, поверхностный подход к проведению аудита. Допущенные при этом ошибки впоследствии очень трудно исправить.

     Отсутствие единства в понимании процедур создания и функционирования СМК на ООО ПО «Начало», приводит некачественному внутреннему аудиту.  Таким образом, начальным моментом внедрения (или точкой отсчета) следует считать введение в действие первого документа, а функционирования - проведение первого аудита на предприятии.

     Высшее  руководство ООО ПО «Начало» считает ненужным поощрять аудиторов. Позиция руководства такова, что перспективы функционирования СМК еще не очевидны, а выплачивать надо вполне ощутимые суммы. Но, как говорится, "скупой платит дважды". Решение о материальном поощрении аудиторов, независимо от размера премирования к моменту проведения первых аудитов, свидетельствует, во-первых, о позитивном отношении руководства к СМК, а во-вторых, оказывает большое психологическое влияние на внутренних аудиторов, показывая, какое значение руководство придает этому процессу. В ООО ПО "Начало" введено материальное поощрение внутренних аудиторов, которое меняется в зависимости от сложности аудита и квалификации аудитора: наименьшая сумма выплачивается при проведении аудита одного документа в одном подразделении, а максимальная - при проведении комплексного аудита.

     Обеспечение квалификации аудиторов ООО ПО «Начало» достигается периодическим обучением, проведением специальных совещаний по обмену опытом и их периодической аттестацией. Аттестация проводится один раз в два года в соответствии с требованием специальной инструкции. За прошедшие годы было проведено две аттестации.

     Изложенные принципы реализованы в ООО ПО "Начало", где с декабря 2003г. функционирует и постоянно совершенствуется СМК, соответствующая требованиям стандарта ИСО 9001.

     В мае 2004г. система качества предприятия была сертифицирована на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-1996, а в мае 2006г. уже на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001.

     Успешная  сертификация системы была достигнута благодаря работе службы внутреннего  аудита, деятельность которой строилась  на совмещении аудиторами выполнения своей основной работы  и проведением аудитов.

     В 2002г. аудит в ООО ПО «Начало» проводился только по отдельным документам, охватывая большинство действующих документов, с использованием опросных листов. Такие аудиты не только позволили аудиторам приобрести практический опыт, но и доработать документацию и привести деятельность структурных подразделений фирмы в соответствие с установленными требованиями.

     Начиная с 2003г. совершенствование аудита проводилось путем перехода от проверки отдельных документов в подразделении к аудиту элементов (процессов) системы качества и комплексным аудитам структурных подразделений фирмы.

     Наибольшее  число аудитов проводилось в 2003г. на этапе внедрения системы. В 2005-2006 гг. на фирме проводилась работа по переходу на новую версию стандартов ИСО серии 9000. В этот период было проведено большое число аудитов, в том числе по проверке отдельных документов. Это связано с существенным изменением документов СМК для реализации принципа процессного подхода. Так, во все стандарты предприятия были введены разделы по описанию характеристик процессов, взаимосвязей данного процесса с другими процессами, а также раздел "Оценивание результативности процесса". Поэтому перед внутренними аудиторами стояла сложная задача не только проверить выполнение требований, но и оценить правильность всех характеристик процесса, и в первую очередь, критерии результативности. Для выполнения новых задач была организована и проведена переподготовка аудиторов.

     Обобщение результатов аудитов показывает неуклонное снижение числа выявленных несоответствий на ООО ПО «Начало», позволяя обнаружить определенные закономерности.

     1.В период внедрения СМК выявляется наибольшее число несоответствий.

     2.Для руководителей особенно полезно проведение комплексного аудита, так как он позволяет с помощью внутренних аудиторов критически оценить деятельность подразделения.

     3.Неуклонное уменьшение числа несоответствий может быть одной из оценок результативности внутренних аудитов.

      2.3. Проблемы проведения  внутреннего аудита  в ООО ПО «Начало»

      Основными проблемами внутреннего аудита на предприятии ООО ПО «Начало» является:

     - СМК для рабочих представляется формальной, по результатам проведенного опроса персонала см. таблицу 2.2.3.;

     - плохое  информирование персонала о повышении качества, по результатам выполненных работ;

     - незаинтересованность персонала Политикой в области качества, результаты опроса персонала;

     - присутствие числа несоответствий, по результатам проведенных аудитов;

     - проведение некомплексного аудита, по итогам проведенных аудитов;

     -нет контроля по хранению и внесению изменений и изъятию документов, по результатам проведенных аудитов в течение 2003-2007 гг..

      Первый  принцип реализуется на предприятии ООО ПО «Начало» последовательным переходом от аудита одного документа в одном подразделении к аудиту процесса и затем к комплексному аудиту. При комплексном аудите проверке подвергаются все документы СМК предприятия.

      На  предприятии ООО ПО «Начало» такими документами являются: управленческие (положение о подразделении и должностные инструкции), действующие в конкретном подразделении  и другие.

      Этот принцип очень часто нарушается на предприятии. Это объясняется желанием высшего руководства как можно скорее ощутить результаты функционирования СМК, а представителям руководства по СМК - доказать правильность принятого решения о разработке системы на основе требований международных стандартов (МС) ИСО: 9001 и показать первый результат.

      В апреле 2006года был проведен аудит системы менеджмента качества на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Были проверены такие разделы как 4. «Система менеджмента качества», 5. «Ответственность руководителя», 7. «Закупки», 8.  «Внутренние аудиты».

Таблица 2.3.1.

Анализ  и оценка соответствия системы менеджмента  качества в 2006 году

 

      Из  таблицы 2.3.1. «Анализ и оценка соответствия системы менеджмента качества в 2006 году», видно всего несоответствий 38, из них  5  относятся к значимым  несоответствиям, а 33 к малозначимым несоответствиям. После проведения аудита устранены 9 малозначимы несоответствий, осталось 24, а значимые  несоответствия остались без изменения.

      В процессе проверки выяснились несоответствия в количестве 38 (см. табл. 2.3.1.)  Из них 5 (13,2%) значимых и 33 (86,8%) малозначимых.  В ходе проверки 9 малозначимых несоответствий были устранены, 24 малозначимых остались не устраненными и 5значимых также остались невыполненными.

      Причина большей части несоответствий (25) носит исполнительский характер и (6) организационный характер. Из таблицы также видно, что самое большее количество несоответствий в разделе 4.2.3. «Управление документацией» - 13. Это такие несоответствия как: в архиве не ведутся карточки учета документов, не составляются акты уничтожения аннулированной документации, не указываются сроки введения изменений, а в некоторых, указанные сроки не соответствуют указанным датам, не указывается дата выдачи экземпляра  пользователю.

      В 5 разделе «Ответственность руководителя»  в «Должностные инструкции»  не введены функции по управлению закрепленными процессами и обеспечению их результативности, отсутствует требование «Проведение анализа системы менеджмента качества» со стороны  руководства ООО ПО «Начало», не указано кто и в какие сроки готовит информацию для анализа СМК по соответствующему показателю.

      По  результатам анализа функционирования СМК за 4-й квартал 2005г. руководством ООО ПО «Начало» принято Решение: «СМК функционирует в управляемых условиях», в то время как примерно по 50% показателей зарегистрировано «ухудшение», что говорит о формальном подходе к анализу показателей (СТП 37.104.40.08-2003, п.6.2).

      В разделе 7.4. «Закупки» уровень дефектности  поставляемого товара установлен 0,15% вместо «не более 0,1%» установленного «типовым договором» п.2.10, раздел «Качество и комплектность». В договоре на поставку металла с ОАО «Северсталь» не отражена деятельность сторон в условиях возникновения «форсмажорных» обстоятельств. В сопроводительном документе, удостоверяющем качество полиамидных труб отсутствует подпись ответственного лица поставщика, подтверждающего  адекватность параметров контроля указанных в документе, параметрам  полученным при испытании.

      В разделе 7.5.3. «Идентификация и прослеживаемость» на складе металлов ярлыки с данными на металл пришли в негодность, в результате чего нарушается идентификация продукции.