Управленческий контроль в организации

- контрольно-ревизионным отделом  проверяются участки, где риск  ошибок и нарушений особенно  высок.

Возможности ревизионных отделов райпо не используются в полной мере. Как правило, согласно положениям о контрольно-ревизионных отделах их функции ограничиваются контролем за соблюдением законодательства Российской Федерации, устава общества, решений органов управления потребительского общества и союза, в который данное общество входит, а также проведением проверок в виде инвентаризаций деятельности потребительского общества. Соответственно, конкретные задачи, выполняемые данным отделом, сводятся к проведению инвентаризаций и ведению необходимой документации. Таким образом, контрольно-ревизионный отдел райпо выполняет только техническую работу, связанную с фактическим контролем наличия материально-производственных запасов, хотя ему даны более широкие права в виде права на осуществление контроля за соблюдением законодательства, исполнением решений органов управления потребительского общества и вышестоящего союза. Эти возможности никак не реализуются органом внутрихозяйственного контроля. По нашему мнению, такое положение связано со следующими обстоятельствами.

1. Не определены конкретные процедуры,  посредством которых должен осуществляться  контроль за исполнением решений  органов управления потребительского  общества и вышестоящего союза.  Приведенная формулировка дает  достаточно широкие возможности для форм реализации такого контроля. Это могут быть тематические проверки, ревизии, счетные проверки, проверки составления финансовой, налоговой и управленческой отчетности, причем не только райпо и его отраслевых подразделений, но и организаций, им учрежденных.

2. Ревизорские кадры не имеют  соответствующей квалификации. Для  осуществления внутрихозяйственного  контроля ревизор должен иметь  квалификацию и опыт работы  на уровне главного бухгалтера. Такие специалисты требуют индивидуального отбора и подготовки. Кроме того, есть и финансовая сторона проблемы. Специалист подобной квалификации должен получать достойное вознаграждение. Данная проблема актуальна в целом для системы потребительской кооперации, поскольку традиционно по уровню оплаты труда она занимает далеко не ведущее место.

3. Возникает проблема независимости.  Контрольно-ревизионный отдел подчинен  правлению. Правление потребительского  общества - это исполнительный орган,  создаваемый в каждом потребительском  обществе для руководства хозяйственной деятельностью, назначаемый советом потребительского общества и подотчетный совету. Распределение обязанностей между членами правления потребительского общества осуществляется правлением. Как правило, руководители функциональных и отраслевых отделов являются членами правления. Статус руководителя контрольно-ревизионного отдела в лучшем случае равнозначен статусу руководителей ключевых отделов и отраслей деятельности, зачастую же начальник контрольно-ревизионного отдела не входит в число членов правления. Объективность внутрихозяйственного контроля с его стороны за финансово-хозяйственной и управленческой деятельностью организаций всей системы райпо в этом случае может не быть достигнута.

4. Должна быть осознана потребность  в полноценном органе внутрихозяйственного контроля со стороны таких органов, как совет и правление райпо.

Анализируя возможности функционального  распределения обязанностей между  контрольно-ревизионным отделом  райпо и отделом внутреннего  аудита потребсоюза, необходимо отметить следующее. Практика аудиторских проверок районных потребительских обществ показала значительные недостатки и в ведении бухгалтерского учета, и в состоянии бухгалтерского учета как основы для обеспечения внутреннего контроля и сохранности, которые не были выявлены ревизионными проверками со стороны вышестоящего потребительского союза и собственной ревизионной комиссией. Сравнивая отчеты аудиторских проверок и акты ревизий, можно заметить большую универсальность аудиторских отчетов, в них присутствуют замечания и по документальному оформлению, и по методике учета, и по налоговым аспектам, и по сохранности с точки зрения реальности отраженных в финансовых отчетах имущества и обязательств (наличие инвентаризаций). В актах ревизий большое внимание уделяется сохранности, нормированию затрат, экономической целесообразности отдельных операций, реальности дебиторской и кредиторской задолженностей. Более поверхностно отражены или совсем не нашли место нарушения в методике учета и в налоговом законодательстве. Очевидно, такая разница между данными документами объясняется различиями между аудитом и ревизией как формами контроля. Определенную роль здесь играет, конечно, и человеческий фактор. Ревизорские кадры не всегда являются достаточно универсальными специалистами, владеющими и знаниями в сфере обеспечения сохранности собственности, и методиками учета, и основами налогового законодательства.

Очевидно, нет необходимости и  возможности в полном дублировании контрольно-ревизионными отделами райпо  функций отдела внутреннего аудита потребсоюза. Наиболее целесообразно, как нам представляется, было бы закрепить различные функции. Контрольно-ревизионный отдел, очевидно, должен в большей мере решать вопросы сохранности кооперативной собственности посредством проведения инвентаризаций, ревизий, тематических проверок и т.п. В ходе реализации указанных форм контроля осуществляется проверка первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой, управленческой, налоговой отчетности.

Внутренние аудиторы могут использовать результаты этих проверок в своих целях, поскольку в их задачи входит контроль за эффективностью внутреннего контроля и контроль за сохранностью. Однако функции отдела внутреннего аудита гораздо шире сами по себе, и в том числе в области четвертой функции - взаимодействия со службами внутреннего контроля организаций системы и контроля за эффективностью внутреннего контроля организаций в целом.

Задача анализа эффективности  внутреннего контроля райпо может  показаться похожей на имеющую место  функцию контрольно-ревизионного отдела по отношению к ревизионным комиссиям райпо - оказание методической помощи, изучение и распространение передового опыта работы. Однако на самом деле анализ эффективности внутреннего контроля может осуществляться посредством тестирования, оценки результатов проверок и их реализации. Результаты тестирования следует использовать в первую очередь для определения объектов и объема проверок. По результатам тестирования можно построить рейтинги состояния и эффективности внутреннего контроля и их данные включить в комплексную оценку деятельности райпо и других организаций потребительской кооперации.

3.2. Меры совершенствования  управленческого контроля в потребобществе

Важную роль в системе управления потребобщества играет построение системы внутреннего контроля.

Под системой внутреннего контроля принято понимать совокупность организационной  структуры, методик и процедур, принятых руководством организации в качестве средств для ведения эффективной  хозяйственной деятельности.

Система внутреннего контроля создается для обеспечения: соблюдения политики (стратегии) руководства; сохранности имущества и информации; своевременной и достоверной информацией; соблюдения требований законодательства.

Эффективность системы внутреннего  контроля, созданной руководством организации, зависит от способности решать поставленные задачи и обеспечивать защиту организации от возможных рисков.

Одним из элементов системы внутреннего  контроля в потребобществе в соответствии с учредительными документами является Ревизионная комиссия, которая контролирует процесс подготовки бухгалтерской отчетности организации, включая оценку внутренней структуры контроля и соответствие бухгалтерского учета законам и инструкциям.

Как правило, ежемесячная управленческая отчетность составляется в период между пятым и десятым числами месяца, следующего за отчетным. В модель вводятся доступные на текущий момент данные, производится их экстраполяция на дни, оставшиеся до конца отчетного периода. В результате получается управленческая отчетность, построенная в основном на фактических данных, но с определенными допущениями. Отметим, что точности такого расчета вполне достаточно для принятия оперативных решений.

Главенствующую роль в процессе функционирования хозяйствующих субъектов  в условиях формирования рыночной экономики играет учетная политика организации.

Недостатками при принятии учетной  политики на текущий год Общества является то что, не нашли отражение  в приказе такие важные направления  организации учета, как порядок  кодирования документов; способ расчета валового дохода от реализации товаров, учитываемых по продажным ценам; порядок контроля за хозяйственными операциями и решениями, необходимыми для рациональной организации учета в организации. Также, в организации не уделяется должного внимания самостоятельной разработке методов и технологии ведения учета, отсутствует график документооборота, что является серьезной проблемой, нередко осложняющей работу бухгалтерской службы.

Специфика деятельности бухгалтерской  службы заключается в необходимости составления и обработки большого количества самых разнообразных документов. Документы как носители информации являются объектом и результатом труда в бухгалтерии.

В процессе работы сотрудникам бухгалтерии  приходится иметь дело с различными видами документов: нормативно-правовыми, организационно- распорядительными,  информационно-справочными, расчетно-денежными, иными первичными документами, отражающими факты хозяйственной деятельности организации и т.п..

Практика показывает, что если главным  бухгалтером не уделяется должного внимания вопросам управления документооборотом, то периоды относительного затишья в работе бухгалтерии зачастую сменяются авральными работами.

Следствиями таких авралов являются несвоевременная обработка документов и сбои в работе бухгалтерской, что обычно приводит к отрицательным экономическим последствиям. Работа бухгалтеров сверх установленной продолжительности рабочего времени, счетные и  принципиальные ошибки при этом также являются побочными нежелательными эффектами подобных авральных ситуаций.

При реальном управлении документооборотом  перечисленных негативных моментов в большинстве случаев можно  избежать. Разработка механизма управления документооборотом является необходимым  звеном процесса постановки бухгалтерского учета в организации. Именно через рациональную организацию документооборота в конечном итоге обеспечиваются стабильность работы бухгалтерской службы, четкость и оперативность обработки и движения документов, своевременность принятия управленческих решений.

Любая служба и работник управления нуждаются в информации. Управление начинается с получения и восприятия информации, оно включает принятие решения на основе информации и завершается контролем выполнения этого решения также на основе соответствующей информации.

В настоящее время бухгалтерия - единственный поставщик документально  обоснованной и системно обеспеченной экономической информации о фактическом  наличии и использовании имущества  и ресурсов организации, о хозяйственных  процессах и результатах деятельности, о долговых обязательствах, расчетах и претензиях.

До последнего времени управленческие функции бухгалтерии ограничивались контролем за соблюдением законности совершения хозяйственных операций, установленных правил приема и отпуска  товарно-материальных ценностей, правильным расходом фонда заработной платы, за соблюдением штатной, финансовой и кассовой дисциплины, установленных правил и сроков проведения инвентаризации, взыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженности; контролем за законностью списания недостач, потерь, просроченных долгов и т .п.

Меняется целевое назначение бухгалтерского учета. С сохранением его значения как наиболее организованной части  информационной системы, функционирующей  на качественно новом техническом  уровне, он во все большей степени должен становиться составной частью управляющей системы предприятия.

В соответствии с современными требованиями к подходу в организации учета, в первую очередь речь должна идти о создании и функционировании в потребобществе системы управленческого учета.

Управленческий учет призван обеспечить получение внутренней информации, необходимой  для управления предприятием и принятия решений руководством на ближайшую  и отделенную перспективу, исчисление и контроль издержек обращения, определение финансовых результатов от реализации товаров по всем выбранным позициям (зонам реализации, новым технологическим решениям и др.).

Однако в потребобществе необходимо совершенствование внутренней структуры контроля, в связи с чем данная система является не полной.

В качестве конкретных действий, направленных на установление и поддержание  системы внутреннего контроля в потребобществе можно принять следующие решения:

1. Создать организационную структуру с четко продуманным разделением обязанностей, взаимосвязями и процедурами контроля с учетом квалификации и опыта специалистов. Необходимо иметь должностные инструкции сотрудников, организационные и хозяйственные планы, а также чтобы персонал был компетентен и надежен. Это позволит обеспечить эффективную работу системы контроля.  
2. Разработать методы планирования управленческого контроля. Методы управленческого контроля - это эффективная система, включающая периодические отчеты о результатах деятельности в соответствии с планом. Организация, способная определить значительные расхождения между фактическими результатами и плановыми показателями и принимающая необходимые меры по их исправлению на соответствующем уровне управления, обладает эффективными методами контроля. 
3. Организовать надежный учет финансовых и материальных ресурсов, не допускающего расточительства и хищений; правильное документирование операций и их учет; контроль за соблюдением законодательства о бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности. Функционирование системы бухгалтерского учета и системы контроля, а также механизмов их реализации требует создания системы документооборота, которая должна быть закреплена в инструкциях организации.