Учёт и контроль материальных производственных запасов

- проведения внеплановой инвентаризации, которая проводится (как отмечалось выше) при смене материально ответственного лица, при стихийных бедствиях, обнаружении фактов хищения или злоупотреблений, реорганизации предприятия;

- компетентность постоянно действующих  и рабочих инвентаризационных комиссий. В их состав включены представители администрации и бухгалтерии, специалисты. Инвентаризация проводится при обязательном присутствии материально-ответственного лица;

- качество проведенных инвентаризаций. Были проанализированы все экземпляры инвентаризационных описей, арифметические подсчеты. Все исправления оговорены и заверены подписями членов комиссии;

- правильность определения и  урегулирования инвентаризационных  разницы. Излишки были оприходованы в доход организации; недостачи в пределах норм естественной убыли отнесли на издержки. Но если недостача была бы сверх норм, то ее отнесли бы на материально ответственное лицо. Если виновное лицо не установлено или во взыскании с него отказано судом, недостача списывается на финансовые результаты. В ходе проверки соблюдения условий, обеспечивающих сохранность товарно-материальных ценностей, контролю подлежат:

- правильный подбор и расстановка  кадров, прежде всего, материально-ответственных  лиц. Выясняется, не привлекались  ли они к уголовной ответственности за расхищение товарно-материальных ценностей; заключены ли с ними договоры о материальной ответственной ответственности; имеются ли согласования с главным бухгалтером на их прием, перемещение и увольнение;

- правильная организация складского  хозяйства;

- надежность охраны складов  и пропускной системы. Ревизору  следует установить число и размещение складских помещений, их емкость, специализацию, наличие условий для хранения ценностей; обеспеченность пожарно-охранной сигнализацией, весоизмерительными приборами, мерной тарой;

- эффективность внутрихозяйственного  контроля за наличием и движением товарно-материальными ценностями. Осуществляется путем инвентаризации, а также в повседневной деятельности работниками организации в пределах своих полномочий.

Инвентаризация представляет собой  проверку в натуре денежных средств, материальных ценностей, состояния  расчетов и других статей баланса  на определенную дату.

Она позволяет дать объективную  оценку сохранности имущества; определить действительные потери сырья и материалов при их хранении и перевозках, ущерб, причиненный недостачами и другими злоупотреблениями. Важное место среди всех методов контроля за сохранностью отводится инвентаризации материальных ценностей.

Инвентаризации подлежит все имущество  организации независимо от его местонахождения. Инвентаризации могут быть плановыми, которые проводят в заранее установленные сроки, и внезапными, сроки которых не предусмотрены планом (их проводят при смене материально-ответственного лица; выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества и т.д.).

Инвентаризация материалов в Жадовском  лесхозе  осуществлялась инвентаризационной комиссией, назначенной директором ФГУ «Жадовский лесхоз», при обязательном участии материально-ответственных лиц. Работники материального отдела централизованной бухгалтерии проследили, чтобы к началу инвентаризации в карточках складского учета были отражены все операции по движению материалов; по каждому из них выведены остатки на день инвентаризации. При проведении инвентаризации комиссия в присутствии материально-ответственного лица осуществляет тщательный подсчет, взвешивание или обмер каждого вида материалов и полученные фактические результаты записали в «Инвентаризационные описи» (приложение У). Данные описи содержат информацию об остатках материалов на каждом складе по данным бухгалтерии, в них указаны номенклатурные номера, наименования материалов, единица измерения, учетная цена, остаток материалов по учетным данным. Комиссией было определено фактическое наличие каждого материала на складе и записаны соответствующие значения в графу «Фактическое наличие».

Данные инвентаризационных описей используются для сопоставления  фактического наличия материальных ценностей с учетным. Комиссия устанавливает характер, причины выявленных расхождений или порчи материалов и определяет порядок регулирования разницы и возмещения потерь.

Рассмотрим бухгалтерские записи при выявлении недостач материальных ценностей на примере проводимой в октябре 2005 года инвентаризации на складе ФГУ «Жадовский лесхоз». Итак, в результате инвентаризации было выявлено следующее отклонение  от учетных  данных: остаток подшипников №530206 по учетным данным 85 шт., по результатам проверки - 81.

На сумму –  30855 руб. ((85-81)х363 –  учетная цена подшипников) составляется бухгалтерская запись,  которая показана в таблице 13.

Таблица 13 – Недостача материалов

Операция	Дебет	Кредит	Сумма
Отражена задолженность материально-ответственного лица по недостаче	120904560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов»	140101172 «Доходы от реализации активов»	1452 руб.

 

Если бы существовали нормы естественной убыли по рассматриваемым материальным ценностям, то недостачи материалов в пределах естественной убыли списали бы с кредита счета 110500000 «Материальные запасы» в дебет 140401272 «Расходование материальных запасов». По результатам проверки выявлено виновное лицо, за счет которого, по решению руководителя предприятия, будет возмещаться потеря. В соответствии с действующим Кодексом законов о труде РФ стоимость недостающих, похищенных или испорченных ценностей, взыскиваемых с виновных лиц, определятся исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба. Сведения о рыночных ценах можно получить в органах ценообразования или органах государственной статистики.

Допустим, что в ходе инвентаризации обнаружены излишки хозяйственных  материалов рыночной стоимостью 300 руб. Бухгалтер делает следующую запись:

 

Таблица 14 –  Корреспонденция счетов по излишкам материальных запасов

Операция	Дебет	Кредит	Сумма
Оприходованы излишки материальных запасов	1 10505 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»	1 40101 180 «Прочие доходы»	300 руб.

 

Допустим, что в ходе инвентаризации обнаружена недостача продуктов  питания на общую сумму 800 руб. (в том числе 50 руб.-  в пределах норм естественной убыли  750 руб. – сверх норм естественной убыли).

Рыночная стоимость продуктов  питания, которые относятся к  недостаче сверх норм естественной убыли, - 470 руб. Эта сумма взыскивается с материально-ответственного лица, представлена в таблице 15.

Таблица 15 –  Корреспонденция счетов при инвентаризации

Операция	Дебет	Кредит	Сумма
1. Отражена недостача в пределах норм естественной убыли. 2. Отражена недостача сверх норм естественной убыли	1 40101 272 «Расходование материальных запасов»   1 40101 172 «Доходы от реализации активов»	1 10502 440 «Уменьшение стоимости продуктов питания» 1 10502 440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»	50 руб.         750 руб.

 

 

3.3 Пути совершенствования  учета материально-  производственных  запасов

 

Основные  недостатки учета материально-производственных запасов.

Материальные  запасы составляют часть стоимости  имущества организации, а затраты  материальных ресурсов составляют значительную долю в расходах бюджетных организаций и в себестоимости производимой ими продукции. Поэтому усиление контроля за состоянием материальных запасов и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на финансовое положение Жадовского лесхоза.

Основными недостатками учета материальных запасов  в Жадовском лесхозе являются:

- отражение  в учете счетов поставщиков  и подрядчиков не в соответствующем  периоде. Отражение в учете  полученных товарно-материальных  ценностей и принятых работ производится значительно позднее даты, зафиксированной первичными документами. Данная ситуация объясняется задержкой в получении первичных учетных документов (накладных, счетов-фактур), служащих основанием для отражения операций на счетах бухгалтерского учета. В основе лежит неправильный документооборот организации;

- некорректное  составление договора поставки. Согласно договору поставки, поставщик  имеет право предоставлять счета-фактуры  в течение 30, а не 5 дней с  момента отгрузки материала, как  предписано Налоговым Кодексом  РФ что, как  уже отмечалось выше, существенно усложняет работу складского подразделения;

Несовершенство  складского учета материалов Жадовского лесхоза заключается в следующем:

- несвоевременность  отражения поступивших на склад  материалов в инвентарных карточках;

- полки,  на которых расположены материалы  не все пронумерованы;

- в инвентарной  карточке не указано, где конкретно  (№ полки, ряда) расположен материал;

- на поступивших  недавно материалах отсутствуют  бирки;

- складирование  материальных ценностей не по  видам материалов, а по времени оприходования.

Недостатки  документооборота. Документооборот в Жадовском лесхозе построен по следующему принципу: информация поступает в бухгалтерию из двух ведомств: складов и инженерной службы. При этом при прохождении документов через оба ведомства зачастую возникают задержки. Также материалы на склад могут поступать без сопроводительных документов или их комплекция может им не соответствовать (пересортица). Помимо вышеперечисленных задержек инженерная служба может не предоставлять документы в бухгалтерию в связи с несоответствием указанной цены имеющемуся договору или просто вследствие халатности сотрудников.

Пути  совершенствования бухгалтерского учета материалов.

Выявленные  недостатки в организации бухгалтерского учета явились предпосылками для разработки путей совершенствования учета и контроля материально-производственных запасов с целью эффективного их использования и проведения в соответствие с нормами законодательства и учетной политикой предприятия.

Для устранения каждого из выявленных недостатков  в работе Жадовского лесхоза предлагается:

1. В связи  с введением в действие Нового  Плана счетов бухгалтерского  учета в бюджетных организациях, утвержденного приказом Министерства  финансов РФ от 26 августа 2004 года  №70н и инструкции по его  применению, организации следует  полностью перевести бухгалтерский  учет на новый план счетов  и произвести большой объем работ по налаживанию сбора и обработки информации на измененных  счетах.

2. Для  совершенствования документооборота  и порядка учета расчетов с  поставщиками рекомендуется отражать в учете полученные товарно-материальные ценности в день их фактического поступления на склад. При отсутствии счетов-фактур от поставщиков товарно-материальные ценности следует учитывать по ценам, предусмотренным соответствующими  хозяйственными договорами с поставщиками (протоколами согласования цен и пр.). Также необходимо улучшить схему документооборота с тем, чтобы информация о поступивших материалах попадала в бухгалтерию в самые кратчайшие сроки (в день обработки товарно-транспортных накладных на складе и в день получения счета-фактуры предприятием), избегая простоя документов на складах и в инженерной службе с обязательным отражением данных требований в учетной политике Жадовского лесхоза.                                     

                                                      Склад

                                  ТТН

Поставщик                                                                             Бухгалтерия                        

                                  Счет

                                          Инженерная служба

 

 

Рисунок 2 - Существующая схема документооборота

 

                                                       Склад

                                  ТТН                                    

Поставщик                                                                            Бухгалтерия