Учёт и контроль материальных производственных запасов

Фактические затраты по закупке риса:

60 кг х 15 руб./кг + 480 руб. х 37,5%= 1080 руб.

 

2.3 Учет и документальное оформление  материально-производственных запасов на складах и в бухгалтерии

 

Для обеспечения деятельности соответствующими материальными ресурсами в Жадовском  лесхозе созданы специальные  склады для хранения основных и вспомогательных  материалов, топлива, запасных частей, малоценных предметов и других материалов. Каждому складу приказом по Жадовскому лесхозу присвоили постоянный номер, который впоследствии должен указываться на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Все склады обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На  складах материальные ценности размещены  по секциям, а внутри них по группам, типо- и сорторазмерам в ящиках, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, т.к. это обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием  фактического наличия установленным  нормам запаса.

Учет  материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщиком – Тиминой  Валентиной Николаевной), являющейся материально  ответственным лицом. А ответственным  по складу горюче-смазочных материалов является Лифанова Надежда Петровна. Кладовщиков приняли на работу по согласованию с главным бухгалтером  Жадовского лесхоза.

С кладовщиками были заключены договора по установленной форме о полной индивидуальной материальной ответственности  ф.523.

На  каждый номенклатурный номер материалов Тимина В.Н. заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к  месту хранения материалов. В ярлыке указывается наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет  материальных запасов, приобретенных  за счет бюджетных средств, средств, полученных от предпринимательской  деятельности, целевых средств и  безвозмездных поступлений в  Жадовском лесхозе ведут в  количественном и суммовом выражении  по наименованиям материалов и материально-ответственным  лицам на карточках количественно-суммового  учета материальных ценностей ф.296 (приложение Д) и раздельных оборотных  ведомостях ф. М-44. Следовательно, учет запасных частей, материалов, малоценных предметов ведет Тимина В.Н., а  учет ГСМ – Лифанова Н.П.

Запись  в карточках кладовщики делают на основании первичных документов в день совершения операций.

Бухгалтер систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием  материальных ценностей, находящихся  на складах, а также сверяет свои записи по учету материалов с записями, ведущимися на складе.

Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений  Жадовского лесхоза поступают в  бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии  осуществляют действенный контроль за законностью, целесообразностью  и правильностью документального  оформления операций по движению материалов.

Существует  несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии. Но в бухгалтерии  Жадовского лесхоза придерживаются следующего варианта. Это когда все  приходные и расходные документы  группируют по номенклатурным номерам  и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении  и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости (приложение Ж), составленные в натуральном  и денежном выражении по каждому  складу отдельно в разрезе соответствующих  синтетических счетов и субсчетов.

Материально-производственные запасы в бухгалтерском учете  учитываются по учетным ценам.

Учетными  ценами могут быть:

1. Фактическая себестоимость заготовления  материалов, которая складывается  из таких составляющих:

- цена покупки материально-производственных  запасов;

а) стоимость перевозки, погрузки, разгрузки;

б) стоимость консультативных, информационных услуг;

в) таможенные пошлины и платежи;

г) не возмещаемые налоги;

д) комиссионные вознаграждения посредников;

е) с 1999 года, стоимость расходов по страхованию  материально-производственных запасов;

2. Фактурная цена материально производственных  запасов – это цена, по которой  материалы отписаны поставщику  покупателю;

3. Плановая себестоимость заготовления  материалов это:

- средняя цена поставщика + плановые  транспортно-заготовительные расходы;

- плановая величина, рассчитанная  плановым отделом.

          Учет материально-производственных запасов на складах.

Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов, необходимо применять номенклатурный ценник который  разрабатывается на предприятии  самостоятельно.

Применение  этого документа вызывает необходимость  производить группировку материалов в однородные группы называемые учетными группами материалов. Каждой учетной  группе присваивают номенклатурный номер, и по каждой учетной группе устанавливается учетная цена. В  дальнейшем по учетной цене производится таксировка всех первичных документов по движению материалов.

Номенклатурный  номер при обработке первичных  документов проставляется на всех документах.

Количественный учет на складе осуществляется по следующему принципу.         

Поступившие материальные ценности приходуются  на склад. Выписывается приходный ордер (или акт о приемке материалов) на основании приходного ордера (приложение К) производятся записи в книгу складского учета материалов, форма № М-17, которая открывается на каждое наименование материальных ценностей (приложение Л).

В установленные сроки материально  ответственное лицо предъявляет  в бухгалтерию:

1. Или реестры по приходу и  расходу с первичными документами  под расписку бухгалтера материального  отдела (приложение М);

2. Или материальные отчеты.

          Учет материалов в бухгалтерии.

В конце месяца из бухгалтерии из бухгалтерии  материально-ответственному лицу передается сальдовая ведомость. Этот документ кладовщик обязан заполнить в  течение не более двух дней. В этой книге отражаются – наименование материально производственных запасов и их остаток  на начало, и конец отчетного периода.

Существует  несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании  первичных документов операции по поступлению  и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет материалов в них  ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании  месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами  на соответствующих синтетических  счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и  расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в  конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и  расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и  денежном выражении по каждому складу отдельно по соответствующим синтетическим  счетам и субсчетам.

Этот  вариант уменьшает трудоемкость учета, поскольку отпадает необходимость  ведения карточек учета. Однако учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость  приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров  материалов. Более прогрессивным  и основным методом учета материальных ценностей принято считать оперативно бухгалтерский или сальдовый  метод учета материалов. Сущность этого метода заключается в том, что сальдовый учет осуществляется в количественном выражении и  на его основе бухгалтерии ведется  суммовой (стоимостный учет).

Пример: Сотрудник Жадовского  лесхоза  приобрел за наличный расчет медикаменты  и хозяйственные товары. Отчитался  он за полученные деньги авансовым  отчетом с приложенными к нему чеками  на сумму – 760 рублей (200 руб. за медикаменты и 560 руб. за хозяйственные  товары).

Бухгалтер сделал следующие записи, которые  в таблице 7.

 

Таблица 7 – Корреспонденция счетов поступления материалов подотчетными лицами

Содержание         операции	Дебет	Кредит	Сумма
1. Сотрудник  приобрел                     медикаменты.     2. Сотрудник  приобрел                      хозяйственные  товары.                                      това	010501340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевя- зочных средств»             010505340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»	020814660 «Уменьшение дебеторской  задолженности подотчет- ных лиц по приобретению материалов»               020814660 «Уменьшение дебеторс- кой задолженности под- отчетных лиц по приобре- тению материалов»	200 руб.         560руб.

 

Затем эти материальные ценности были сданы на склад и  потом выписаны накладной – требованием (приложение Н) заведующей фермой на производственные нужды и для лечения животных, которые в дальнейшем были списаны  по акту (приложение П).

Бухгалтерские проводки будут следующими:

Таблица 8 – Корреспонденция счетов выбытия  материалов

Содержание          операции	Дебет	Кредит	Сумма
1.Выписаны     медикаменты     заведующей    фермой     2.Заведующая  фермой выписала  хозяйственные   материалы.   3. Списаны по акту  медикаменты.       4. Списаны по акту хозяйственные материалы.	210501440 «Уменьшение стоимости медикаме- нтов и перевязочных материалов»                 210505440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов»           210501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных материалов»        210505440 «Уменьшение стоимости прочих материальных ценностей»	210501340 «Увеличение стоимости медика- ментов и перевязочных мате- риалов»                   210505340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»             210506340 «Увеличение стоимости готовой  продукции»                210506340 «Увеличение стоимости готовой  продукции»	200 руб.             560 руб.           760 руб.             342 руб.

В бухгалтерии  все движение по материальным запасам  отражается в Журнале операций №7 по выбытию и перемещению нефинансовых активов (Приложение Р).

Документооборот в Жадовском лесхозе  построен по следующему принципу:

 

 Склад

                                  ТТН

 Поставщик                                                                   Бухгалтерия                    

                                  Счет

                                     Инженерная служба

 

Рисунок 1- Документооборот Жадовского лесхоза.

Как следует из рисунка 1, информация поступает в бухгалтерию из двух ведомств: складов и инженерной службы. При этом при прохождении документов через оба ведомства  зачастую возникают задержки.

Недостатками бухгалтерии по первичным  документам является то, что отражение  в учете полученных товарно-материальных ценностей и принятых работ производится иногда значительно позднее даты, зафиксированной первичными документами. Данная ситуация объясняется бухгалтерами задержкой в получении первичных  учетных документов (накладных, счетов-фактур), служащих основанием для отражения  операций на счетах бухгалтерского учета. При обсуждении этого вопроса  с главным бухгалтером Жадовского лесхоза выяснилось, что в основе проблемы лежит неправильный документооборот  предприятия.

 

2.4 Учет и документальное оформление  выбытия материально-производственных запасов

 

Материалы отпускают со склада организации  на производственное потребление, хозяйственные  нужды, для переработки и в  порядке реализации излишних и неликвидных  запасов.

Важным  условием контроля за рациональным использованием материалов, в Жадовском лесхозе, например, является их нормирование и  отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты  рассчитываются отделом  снабжения на основе данных планового  отдела об объеме выпуска продукции  и норм расхода материалов на единицу  продукции.

Все службы Жадовского лесхоза имеют  список должностных лиц, которым  предоставлено право подписывать  документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз из организации  материалов. Все отпускаемые материалы  взвешиваются, измеряются и подсчитываются.

Порядок документального оформления отпуска  материалов зависит прежде всего  от организации деятельности самого Жадовского лесхоза, направления расхода  и периодичности отпуска и  вида материалов.