Учёт и контроль материальных производственных запасов

Отдельно  анализируется порядок работы с  карточками складского учета. Необходимо выяснить, имеются ли у кладовщика образцы подписей лиц, которые уполномочены распоряжаться материальными ценностями на складах, выводит ли кладовщик остаток в карточке после каждой записи о поступлении или расходовании материалов. Ревизор должен установить, есть ли в карточках еженедельные подписи работника материального отдела бухгалтерии о проверки карточки.

Проверка  соблюдения порядка и сроков проведения инвентаризаций материалов инвентаризационной комиссией организации. Ревизор  определяет наличие (отсутствие) ситуаций, при которых проведение инвентаризации обязательно. При выявлении таких  ситуаций ревизор обязан проверить  результаты инвентаризаций по каждому  по каждому случаю за изучаемый период. При этом ревизор должен обращать внимание на то, проводятся инвентаризации, постоянно действующей комиссией  или комиссия назначается отдельно на каждый случай.

Проверяется правильность организации, проведения инвентаризации, полнота, достоверность  и точность данных в описи фактических  остатков материалов, правильность указания в описи отличительных признаков  материалов, а также правильность оформления результатов инвентаризации, наложенных взысканий и изменений (корректировок), внесенных в учетные  формы и регистры.

Ревизия списания материалов в производство. При такой ревизии проводятся документальная проверка оформления выбытия  материалов.

Документальная  проверка оформления выбытия материальных ценностей со склада по лимитно-заборным картам ревизору необходимо сверить  фактический порядок движения карт с соответствующим распорядительным документом, которым они были введены  в организации.

Особое  внимание ревизору следует уделять  документам на разовый отпуск ценностей  со склада. Необходимо изучить порядок  согласования отпуска материалов по требованиям и его фактическое  соблюдение должностными лицами организации. Данные требования (подписи, даты, номера, суммы и т.д.) сверяют с данными  журналов регистраций требований, карточек учета материалов.

При отпуске  материалов на производство без оформления специальных документов (это возможно в небольших организациях) фактическое  расходование материалов отражается в  актах или отчетах о выпуске  или реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работниками организации, ответственными за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания. Ревизор проверяет наличие данных актов, их утверждение, а также соответствие карточкам учета материалов.

 

3.2 Порядок проведения проверки  материально-производственных запасов

 

Материальные запасы составляют часть  стоимости имущества организации, а затраты материальных ресурсов составляют значительную долю в расходах бюджетных организаций и в себестоимости производимой ими продукции. Поэтому усиление контроля за состоянием материальных запасов и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на финансовое положение организации.

В соответствие с п.87 Основных положений  по учету материалов на предприятиях документы количественного учета  использования сырья, материалов и других материальных ценностей оформляются, как правило, теми должностными лицами на которых возложена ответственность за их правильное использование в производстве. Функции по ведению бухгалтерского учета и контроля за использованием в производстве материалов осуществляются бухгалтерией.

Учет использования материалов в Жадовском лесхозе организован  в зависимости от особенностей сырья, материалов, технического процесса производства и характера возникающих потерь.

Для контроля за использованием материалов в производстве применяются следующие методы:

- инвентаризация;

- осмотр;

- обследование;

- контрольная покупка;

- выпуск контрольной партии  продукции;

- контрольный запуск сырья в  производство;

- лабораторный анализ качества  товаров, сырья и материалов, готовой  продукции;

- получение письменных объяснений  и справок.

Инвентаризация – это проверка имущества и обязательств организации  путем подсчета, обмера, взвешивания.

Обследование- это изучение компетентными работниками определенных объектов хозяйственной системы. При обследовании оформляются акты, протоколы и другая подобная документация.

Контрольная покупка – это специальный методический прием фактического контроля, потенциально позволяющий определить правильность и законность отпуска товаров покупателям и расчетов с ними в условиях непосредственного совершения указанных хозяйственных операций.

Под контрольной партией продукции подразумевают такую её партию, выпуск которой организуется проверяющими со специальной, но заранее не объявляемой контрольной целью.

Под контрольном запуске сырья в производство фактический контроль ориентирован на организацию и осуществление внешне обычного производственного процесса, но под наблюдением проверяющих.

Целью лабораторного анализа качества товаров, сырья и материалов, готовой продукции – уточнение их сущностных характеристик и получение на этой основе качественно новой информации.

Получение письменных объяснений и справок практикуется при инвентаризации, осмотре, обследовании, контрольной покупке, выпуске контрольной партии продукции и контрольном запуске сырья в производство, экспертной оценке и лабораторном анализе качества товаров, сырья и материалов, готовой продукции.

Порядок проведения инвентаризации регулируется приказом Минфина России от 13 июня 1995 года №49 « Об утверждении методических указаний инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда инвентаризация обязательна (п.1 ст.12 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

В процессе проверки материально производственных запасов Жадовского лесхоза были использованы следующие источники  информации:

- учредительные документы;

- приказ об учетной политике;

- бухгалтерский баланс (форма №1);

- отчет о прибылях и убытках  (форма №2);

- приложение к бухгалтерскому  балансу (форма №5);

- Главная книга;

- учетные регистры по счетам 0010501000 «Медикаменты и перевязочные  средства»; 0010502000 «Продукты питания»; 0010503000 «Горюче-смазочные материалы»;001050400 «Строительные материалы»; 0010505000 «Прочие  материальные запасы»; 0030203000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате транспортных услуг»; 0030204000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате коммунальных услуг»; 0030206000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг по содержанию имущества»; 0030207000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг»; 0030220000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по приобретению материальных запасов»; 0021001000 «расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам»;

- договоры поставки и мены;

- книга покупок и книга продаж;

- номенклатура ценник;

- первичные документы: товарно-транспортные  накладные, счета-фактуры, доверенности  на получение товарно-материальных  ценностей, приходные ордера склада, акт о приемке материалов, карточки учета материалов, требования накладные, накладные на отпуск материалов на сторону, лимитно - заборные карты;

- инвентаризационные описи товарно-материальных  ценностей;

- сличительные ведомости результатов  инвентаризации товарно-материальных  ценностей;

- договоры о полной (индивидуальной) ответственности.

В начале проверки были изучены учредительные  документы (виды деятельности Жадовского лесхоза), содержание учетной политики (был принят вариант оценки товарно-материальных ценностей при оприходование и списании (продаже), сроки инвентаризации).

Затем были анализированы результаты инвентаризации товарно-материальных ценностей. Но следует отметить, что  ревизор может провести инвентаризацию либо контрольную инвентаризацию. После  этого были изучены учетные регистры и первичные документы по форме, существу и арифметически.

По данным аналитического учета  был изучен состав товарно-материальных ценностей и установлен, к каким  классифицированным группам они  относятся. Особое внимание – условиям хранения ценностей: величине складских  запасов, их специализации, оборудованию, размещению.

Проверяя организацию материально-технического снабжения, ревизор установил следующие обстоятельства что:

- договоры на полную потребность  в материальных ресурсах заключены;

- поставка материалов с плановыми  производства согласована;

- договоры на поставку материальных  ценностей выполняются частично;

- нарушены сроки и объемы  поставок в выполнении производственной  программы.

Выполнение объемов поставок материальных ресурсов проверялись путем сравнения данных об объеме и сроках поставки отдельных видов материальных ценностей, предусмотренных договорами, с данными первичных документов на оприходование поступивших материальных ценностей по поставщикам Жадовского лесхоза.

В результате контроля были выяснены источниками поступления товарно - материальных ценностей в Жадовский  лесхоз. Этими источниками являются: приобретение через поставщиков, подотчетных лиц и путем товарного обмена. Со всеми контрагентами были заключены договора, так как совершение сделки без договора считается незаконным.

Особое внимание было уделено проверке выполнения договоров на поставку товаров, сырья и материалов, своевременности предъявления претензий за нарушение условий договоров.

Обязательному контролю подлежала  обоснованность возмещения налога на добавленную стоимость (далее –  НДС) по приобретенным Жадовским  лесхозом товарно-материальным ценностям. Проверка проводилась по данным расчетно-платежных документов, документов по оприходованию и использованию  товарно-материальных ценностей.

Ревизором могут использоваться следующие  приемы проверки: инвентаризация, устный опрос, проверка документов, прослеживание, экспертизы различных видов, контрольные запуски сырья в производство, встречная проверка, контрольная покупка и т.д.

Особое внимание уделяется проверке операций по выбытию товарно-материальных ценностей. Источниками выбытия  могут быть: продажа, использование для управленческих нужд,  производственный процесс. Каждая операция контролируется отдельно.

Обоснованность списания материальных ресурсов в расход выясняется по данным первичных документов, устанавливается  правильность оценки материальных ресурсов по таким операциям.

В учетной политике организация  может придерживаться одного из следующих методов оценки при отпуске их в производство и ином выбытии:

- по себестоимости каждой единицы;

- средней себестоимости;

- себестоимости первых по времени  закупок (метод ФИФО);

- себестоимость последних по  времени закупок (метод ЛИФО).

Правильность списания материальных ресурсов на производственные нужды  по количеству и стоимости ревизоры могут проверить путем составления  балансовых расчетов.

Типичными ошибками в Жадовском  лесхозе являются:

- отсутствие первичных приходно-расходных  документов и их оформление с нарушением требований;

- неправильное исчисление фактической  стоимости при приобретении материальных ценностей;

- списание в расход не оприходованных  материальных ценностей.

Порядок проведения инвентаризации регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 года №49).в соответствии с которыми контролируется своевременность и качество проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей и достоверность отражения в учете их результатов.

Источниками информации являются: график инвентаризации (один раз в конце года), приказы руководителя, инвентаризационные описи, сличительные ведомости, объяснительные материально-ответственных лиц, учетные регистры по счету 0010500000 «Материальные запасы»

Проверке подлежали следующие  вопросы:

- обоснованность графика инвентаризации. В Жадовском лесхозе график  был разработан главным бухгалтером  и утвержден директором лесхоза.  Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1 октября отчетного года; при смене материально-ответственных лиц; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;