Учет и аудит расчетов с персоналом по оплате труда в ООО "ВЕГА"

Для учета использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда используется перечень первичных документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:

      № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (Приложение 4);

      № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;

      № Т-2 «Личная карточка работника»;

      № Т-3 «Штатное расписание»;

      № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска ра­ботнику»;

      № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска ра­ботникам»;

      № Т-7 «График отпусков»;

      № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

      № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторже­нии) трудового договора с работниками (увольнении)»;

      № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

      № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»;

      № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;

      № Т-13 «Табель учета рабочего времени»;

      № Т-51 «Расчетная ведомость»;

      № Т-53 «Платежная ведомость»;

      № Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»;

      № Т-54 «Лицевой счет»;

      № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»;

      № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) тру­дового договора с работником (увольнении)»;

На каждого сотрудника принимаемого на работу в отделе кадров открывается личная карточка (Приложение 5), в которой указываются необходимые анкетные данные работника и все изменения, происходящие в период работы (Ф.И.О, дата рождения, место рождения, паспортные данные ит.д.), о зачислении на работу делается отметка в его трудовой книжке . Работник пишет на имя директора ООО «ВЕГА» заявление о приеме на работу (Приложение 6) и подписывает трудовой договор. Трудовой договор (Приложение 7) заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора остается у работника, другой хранится у работодателя. Факт получения экземпляра трудового договора работником  удостоверяется подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя [Журнал «Нормативные документы для бухгалтера» №12, февраль 2010 г., стр. 67-70]. В этом документе обозначены следующие моменты, касающиеся оплаты труда:

      должностной оклад;

      процентная надбавка к заработной плате за работу в районах Крайнего Севера в размере 30%;

      районный коэффициент к заработной плате в размере 30% ;

      период выплаты заработной платы с 5 по 10 и аванс с 15 по 20 числа каждого месяца;

      форма выплаты заработной платы -  денежная в валюте РФ;

      режим работы - шестидневная рабочая неделя с предоставлением одного выходного дня по скользящему графику;

      график работы – двух сменный

  1 смена: время начала работы 8.00 окончание 16.00 перерыв на обед с 12.00 до 13.20.

2 смена: время начала работы 14.00 окончание 22.00 перерыв на обед с 18.00 до 19.20.

      ежегодный основной оплачиваемый отпуск 28 календарных дней и дополнительный отпуск 8 календарных дней, право на использование отпуска за первый год работы предоставляется после 6 месяцев со дня заключения трудового договора.

В организации предусмотрен ряд доплат работникам: за работу в сверхурочное время, выходные и праздничные дни, временное заместительство отсутствующего работника. Выплата заработной платы работникам выдается, как уже говорилось, 2 раза в месяц наличными денежными средствами.

Порядок расчета заработной платы в ООО «ВЕГА» зависит от формы оплаты труда. В ООО «ВЕГА» установлена повременная оплата труда. При повременной заработной плате работнику устанавливается определенная ставка (оклад). Расчет оплаты труда производится исходя из фактически отработанного времени. В этом случае заработная плата работнику начисляется исходя из количества отработанного времени. Начисление заработной платы производится по предоставленному утвержденному табелю рабочего времени.

Рассмотрим на примере расчет оплаты труда. Продавец магазина Немченко С.Р с  должностным окладом 4500 руб., отработала в апреле 2010г. года 30 рабочих дней. В данном случае применяется простая повременная система оплаты труда, и заработная плата работнику начисляется по установленному окладу за фактически отработанное время, что составляет 4500 руб. В апреле предоставлен стандартный вычет в размере 400р.

Процентная надбавка к заработной плате за работу в районах Крайнего Севера составляет 30% от оклада что составляет 1350 руб. и районный коэффициент к заработной плате тоже составляет 30% 1350 рублей.

- суммируем основную заработную плату и надбавки

4500 + 1350 + 1350 =  7200 руб.

7200 рублей начислено Немченко С.Р в апреле 2010 года. Бухгалтерские проводки представлены в таблице 10.

Для усиления материальной заинтересованности работников в повышении эффективности качества труда могут быть введены системы премирования работников, вознаграждения по итогам работы за год и другие формы материального поощрения. Все это объединяется под общим названием - выплаты стимулирующего характера. Так же работникам выплачиваются праздничные вознаграждения к Новому году, 23 февраля, 8 марта. 

Всем лицам, работающим по трудовому договору в ООО «ВЕГА» предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст.114 ТК РФ). Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. При установлении продолжительности отпуска в календарных днях воскресные дни входят в число дней отпуска. При этом отпуск удлиняется на количество приходящихся на него нерабочих праздничных дней, которые оплате не подлежат. Единственное условие реализации права работника на ежегодный оплачиваемый отпуск - состояние в трудовых отношениях с работодателем. Порядок предоставления отпуска работникам регламентируется главой 19 «Отпуска» ТК РФ.

Директор ООО «ВЕГА» может предоставить отпуск и недавно поступившему сотруднику – до того, как он отработает шесть месяцев. А в некоторых случаях отпуск предоставляется в обязательном порядке.

В частности, досрочный отпуск представляется:

- женщине перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;

- несовершеннолетнему сотруднику;

- работнику, усыновившему ребенка, которому еще не исполнилось трех месяцев.

Сотрудник может единовременно взять ежегодный отпуск общей продолжительности или отдыхать несколько раз в году. То есть по соглашению между сотрудником и работодателем отпуск может быть разделен на части. Дополнительные документы при этом не оформляются. Дата предоставления каждой части отпуска отражается в графике отпусков.

Необходимо обратить внимание на то, что одна из частей разделенного отпуска обязательно должна быть не менее 14 дней. Оставшиеся дни сотрудник может использовать по желанию. Такой порядок разделения ежегодного отпуска на части предусмотрен в статье 125 Трудового кодекса РФ.

 В соответствии с частью 1 статьи 124 ТК РФ ежегодный отпуск должен быть продлен в следующих случаях:

      если сотрудник во время отпуска заболел;

      если сотрудник во время отпуска исполнял государственные обязанности (если по закону на время выполнения этих обязанностей он освобождается от работы);

      в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными нормативными актами фирмы.

Отпуск на время болезни продлевают только в случае болезни самого сотрудника. Если сотрудник ухаживал за заболевшим членом семьи, то отпуск не продлевают (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

На основании части 2 статьи 125 ТК РФ директор ООО «ВЕГА» может отозвать сотрудника из отпуска.

Такая необходимость может возникнуть в том случае, если:

      на фирме проводится инвентаризация и присутствие материально-ответственного лица обязательно;

      на фирме проводится выездная налоговая проверка, в течение которой главному бухгалтеру придется быть на рабочем месте;

      системного администратора вызывают из отпуска в связи с неполадками компьютерных сетей и др.

Но согласие сотрудника вернуться на работу является обязательным условием для оформления отзыва из отпуска. Если сотрудник не согласен на отзыв, прерывать отпуск запрещается. Отказ сотрудника выйти на работу не является нарушением трудовой дисциплины, об этом говорится в п. 37 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г . № 2.

График отпусков составляется главным бухгалтером на основании пожеланий сотрудников  и заранее написанных заявлений на отпуск, после этого составляется график по форме №  Т-7  "График отпусков" (Приложение 8) главный бухгалтер ООО «ВЕГА» составляет и утверждает график отпусков на следующий год не позднее 16 декабря.

Кроме того, составляя график, учитывается, что некоторым категориям работников дано право на отпуск в летнее или любое удобное для них время. К таким категориям относятся:

- работники моложе восемнадцати лет;

- женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до двенадцати лет, а также мужчины, воспитывающие таких детей без матери;

- участники и инвалиды Великой Отечественной войны;

- ветераны труда;

- лица, которые официально получили статус пострадавшие от радиации из-за аварии на Чернобыльской АЭС. В частности это те, кто получил или перенес лучевую болезнь и другие заболевания вследствие аварии на Чернобыльской АЭС, а также участники ликвидации последствий этой катастрофы.

С уже утвержденными графиками отпусков главный бухгалтер уведомляет всех сотрудников организации. Для этого график вывешивается на видное место или  показывается каждому сотруднику. Если работник не возражает против назначенного ему времени отдыха, то закрепляет свое согласие подписью, это позволяет избежать возможных конфликтов с работниками. Если время начала отпуска, установленное в графике, не устраивает работника, он может попросить руководство предприятия перенести эту дату. Изменения могут быть внесены в уже утвержденный график, но для этого нужно взаимное согласие.

О начале отпуска работника оповещается не позже чем за две недели. В отдельных случаях с сотрудника берется расписку о том, что он был своевременно извещен о сроках своего ухода в отпуск. Когда подходит время, директор ООО «ВЕГА» издает приказ, в котором указываются фамилии сотрудников, уходящих в отпуск. На основании приказа будут начислены отпускные.

Чтобы уйти в отпуск, работник должен написать заявление (Приложение 9). Оно составляется в произвольной форме. Заявление должен подписать руководитель фирмы. На основании заявления издается приказ о предоставлении отпуска. Если отпуск предоставляется одному сотруднику, то приказ составляют по форме № Т-6, а если нескольким – по форме № Т-6а (Приложение 10). На основании приказа делаются отметки:

- в Личной карточке сотрудника по форме № Т-2 ;

- в Лицевом счете.

После этого производятся расчеты по оплате сумм, причитающихся за отпуск в Записке - расчете о предоставлении отпуска (увольнении) по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

В соответствии с выбранной учетной политикой ООО «ВЕГА» для целей бухгалтерского учета организация не создает резерв для выплаты отпускных.

Рассмотрим порядок расчета и учета сумм оплаты отпуска на примере.

На основании личного заявления продавца магазина Козловой Т.С  в сентябре 2010 года был предоставлен очередной оплачиваемый отпуск в количестве 28 календарных дней и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях в количестве 8 календарных дней за проработанное время с 01.09.2009г. по 31.08.2010г. В отпуск Козлова Т.С. ушла 1 сентября 2010 года. Время нахождения в отпуске составило 36 календарных дней (то есть с 01.09.10г. по 06.10.2010г.). На период отпуска нерабочих праздничных дней не приходилось.

С 01.09.2009г. по 31.08.2010г. Козловой Т.С  было начислено (см. таблицу 8).

Итого за расчетный период начислено 86400 руб.

Среднедневной заработок Козловой Т.С составит:

86400 руб. : 12 мес.: 29,4 дн./месс = 244.9 руб\д.

Тогда сумма отпускных составит:

244.9 руб/д. * 36 дн. = 8816,4  руб.

Бухгалтерские проводки представлены в таблице 10.

Таблица 8

Начисленная Козловой Т.С оплата труда за двенадцать месяцев