Учет и анализ денежных средств

- платежное поручение № 2 от 15.01.2010 г. на оплату налога на доход физических лиц (НДФЛ) в бюджет за декабрь 2009г - 16 660 руб.;

-  ордер банка № 436 от 15.01.2010 г. на сумму 30 руб. на оплату услуг банка по переводу денежных средств ;

После обработки выписки банка и сверки правильности всех сумм банковские операции по расчетному счету за 15.01.2010 г. отразятся в бухгалтерском учете следующими проводками (табл. 2.6).

Таблица 2.6

Записи на счетах бухгалтерского учета банковских операций

по расчетному счету ООО «Трэйдако» за 15.01.2010г

Весь спектр типичных банковских операций по расчетному счету, совершаемых в ООО «Трэйдако» приведен в таблице 2.7.

Таблица 2.7

Типичные записи на счетах бухгалтерского учета банковских операций

по расчетному счету ООО «Трэйдако»

При использовании автоматизированной формы бухгалтерского учета все данные, отраженные по расчетному счету, автоматически регистрируются в различных машинограммах.

Рассмотрим основные отчеты, используемые в ООО «Трэйдако» для учета денжных средств на расчетном счете:

оборотно - сальдовая ведомость по счету 51(прил.20) - содержит для каждого счета информацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и кредиту за установленный период;

анализ счета 51 (прил.21) - отчет  содержит обороты счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и на конец периода;

карточка счета 51(прил.22) - в отчет  включаются все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки;

обороты по счету 51 (Главная книга) (прил.23)- отчет  используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц. Он  очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности;

журнал-ордер и ведомость по счету 51 (прил.24) -   по существу представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).

Таким образом формируется аналитический и синтетический учет банковских операций в ООО «Трэйдако».

В результате рассмотрения учета денежных средств на расчетном счете мы видим, что лишь небольшая часть расчетов  предприятиям осуществляется безналичным путем. В основном, это расчеты с поставщиками за поставленный товар, с которыми в договоре оговорена только такая форма расчетов и расчеты по разным налогам и сборам с бюджетом и внебюджетными фондами.

Расчетный документ организаций используется только один - платежное поручение, которое имеет электронный вид.

2.3. Инвентаризация денежных средств

Инвентаризация денежных средств проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств [32, с. 16].

Инвентаризация кассы направлена на выявление нарушений работы с денежной наличностью и соблюдения порядка ведения кассовых операций.

Инвентаризация кассовых документов включает:

                       проверку соответствия фактического наличия остатка по кассе данным бухгалтерского учета;

                       проверку полноты оприходования денежной выручки в кассу предприятия, полученной в результате хозяйственной деятельности;

                       проверку соответствия записей в кассовой книге данным бухгалтерского учета и выпискам банка;

                       проверку осуществления расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами установлен 100 000 руб. по одной сделке).

Учетной политикой ООО «Трэйдако»  установлен срок осуществления инвентаризации в кассе - один раз в год по состоянию на 31 декабря. Например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности за 2011 год проведена инвентаризация денежных средств в следующей последовательности:

1. 26.12.2011 издан приказ (по форме N ИНВ-22) № 220 о проведении инвентаризации  в кассе  (Приложение 6).

В приказе предусмотрен состав инвентаризационной комиссии, срок проведения инвентаризации (29.12.2011), срок сдачи инвентаризационных документов в бухгалтерию (29.12.2011).

2. Перед проведением инвентаризации помещение опечатывается. Кассиром в присутствии членов комиссии составлен отчет за 29.12.2011 (Приложение 1), в котором на основании первичных документов – приходных и расходных кассовых ордеров за 29.12.11 -  определен остаток денежных средств на момент проведения инвентаризации. Отчет кассира с приложенными первичными документами сдается председателю инвентаризационной комиссии. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

3. Документальная и натуральная проверка: председатель комиссии проверяет правильность составления кассового отчета, приложенных первичных документов. Их проводят комиссии коллегиально: отсутствие хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Затем осуществляется подсчет фактического наличия денежных средств в кассе..Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается. При их выявлении они считаются излишками.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Результаты инвентаризации оформляются актом по форме ИНВ-15 (Приложение 7). В акте указывают остаток денежных средств фактически, по отчету, выявляют излишки или недостачу. На обороте акта кассир дает письменное объяснение по обстоятельствам возникновения излишка или недостачи, руководитель принимает соответствующее решение.

Акт инвентаризации составляется в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой - у бухгалтера-кассира. Инвентаризация кассы в анализируемой организации 29.12.11 не выявила нарушений.

4. Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями организации. Инвентаризация кассы в анализируемой организации не выявила фактов превышения остатка денежных средств установленного лимита (30000 рублей).

5. На заключительном этапе инвентаризационные документы передаются в бухгалтерию. На основании акта вносят записи в регистры бухгалтерского учета.

Проверка кассовой дисциплины осуществляется по предприятиям и организациям, определенным банком на основании анализа данных об объемах их налично-денежного оборота по расчетным счетам. Кроме того, может учитываться информация, предоставленная банку другими контролирующими органами. План проверок кассовой дисциплины предприятий и организаций - клиентов банка утверждается руководителем банка с учетом того, что проверка кассовой дисциплины предприятия осуществляется не реже одного раза в два года.

Банк обязан контролировать соблюдение кассовой дисциплины по всем своим клиентам-юридическим лицам, имеющим по расчетному счету оборот наличных денежных средств. Проверка кассовой дисциплины не проводится банком:

-  по предприятиям , по счетам которых осуществлялись только операции в безналичном порядке;

- по предприятиям , по счетам которых не осуществлялись операции по внесению, получению наличных денег со своих банковских счетов в течение года, определяемого с даты проведения последней операции по внесению, получению наличных денег;

-  по предприятиям , которые подконтрольны другими органами. Например: бюджетные организации (счета которых открыты в органах Федерального казначейства), иностранные представительства, религиозные организации и т.п.

Начальным этапом контроля со стороны банка за соблюдением кассовой дисциплины клиентов является установление лимита остатка кассы. Лимит остатка кассы устанавливается банком предприятию  на основании представляемого в банк «Расчета на установление предприятию лимита остатка кассы и оформления разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» .

Следующим этапом организации работы по контролю кассовой дисциплины клиентов банка – юридических лиц является составление плана проверок контролируемых организаций. План, как правило, составляется в начале года и в него включаются контролируемые предприятия , имеющие открытые счета в данном банке на начало прошлого года за минусом тех предприятий , которые уже проверены банком в течение прошлого года.

Проверка кассовой дисциплины осуществляется банком на основании кассовых документов клиента, представляемых в банк по запросу. По крупным клиентам с большим денежно-наличным оборотом, а также по договоренности, банком, как правило, проводится выездная проверка кассовой дисциплины.