Учет и анализ денежных средств

Рассмотрим порядок безналичных расчетов  в  ООО «Трэйдако».

ООО «Трэйдако»» осуществляет свои денежные расчеты со сторонними орга­низациями и учреждениями путем безналичных расчетов через расчетный счет в обслуживающем банке. Расчетный счет открыт в Новосибирском филиале ОАО «УРАЛСИБ» и предназначен для хранения денежных средств ООО «Трэйдако» и проведения безналичных расчетов с другими юридическими и физическими лицами. Расчетный счет является основным счетом ООО «Трэйдако», через который без ограниче­ния осуществляются все денежные расчеты. На расчетный счет в ООО «Трэйдако» в основном поступают:

- платежи за аренду помещений;

- суммы в погашение дебиторской задолженности;

- наличные денежные средства из кассы и др.

Со своего расчетного счета ООО «Трэйдако» осуществляет платежи:

- за аренду  и коммунальные услуги;

- по различным налогам и сборам;

- поставщикам в счет оплаты поставленных ими товаров;

- за услуги банка;

- прочие платежи.

Для ведения безналичных расчетов в рублях ООО «Трэйдако» имеет один расчетный счет, валютных счетов не имеет, специальные счета организация также не открывает.

Для открытия расчетного счета ООО «Трэйдако» для банка оформило:

- заявление на открытие расчетного счета по форме № 0401025;

- нотариально заверенную копию учредительного договора;

- нотариально заверенную копию устава организации;

- нотариально заверенную копию свидетельства о регистрации организации, выданного органом, зарегистрировавшим организацию;

- нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе юридического лица;

- нотариально заверенную копию информационного письма органа Госкомстата об учете юридического лица в составе Единого государственного регистра предприятий и организаций (ЕГРПО) с присвоенными ему кодами ОКНО, ОКАТО, ОКВЭД и др.;

- карточку с образцами подписей и оттиска печати организации по установленной форме;

- протокол общего собрания учредителей о назначении руководителя организации;

- копию приказа о назначении главного бухгалтера;

- оформленный в установленном порядке договор банковского счета в двух экземпля­рах (бланки договоров выдаются банком);

- паспортные данные руководителя и главного бухгалтера организации.

В заявлении на открытие счета указано наименование учреждения банка и полное и точное наименование организации, указанное в учредительных документах. Заявление на открытие счета подписали руководитель и главный бухгалтер ООО «Трэйдако».

В договоре банковского сче­та  между ООО «Трэйдако» и банком отражен перечень банковских услуг по расчетному обслуживанию организации, условия размещения средств на счете организации, права и обязанности сторон и др.  В соответствии с названным договором банк берет на себя обязанности по своевременному комплексному расчетно-кассовому обслуживанию.

Информация об открытии счета в банке в ООО «Трэйдако» доведена до сведения налоговых органов.

При осуществлении безналичных расчетов используются следующие расчетные документы:

а) платежные поручения;

б) аккредитивы;

в) чеки;

г) платежные требования;

д) инкассовые поручения.

Формы безналичных расчетов избираются клиентами банков самостоятельно и предусматриваются в договорах, заключаемых ими со своими контрагентами.

Расчетный документ представляет собой документ, оформленный  в электронном виде и содержащий распоряжение плательщика или получателя (взыскателя) денежных средств.

Расчетные документы должны содержать следующие реквизиты (с учетом особенностей форм и порядка осуществления безналичных расчетов):

а) наименование расчетного документа и код формы ;

б) номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки;

в) вид платежа;

г) наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

д) наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

е) наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

ж) наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

з) назначение платежа; налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается);

и) сумму платежа, обозначенную прописью и цифрами;

к) очередность платежа;

л) вид операции в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета в Банке России и кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации;

м) подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях).

Для проведения той или иной операции по банковскому счету ООО «Трэйдако» представляет в банк расчетный документ, оформленный в установленном порядке. ООО «Трэйдако» в качестве расчетного документа для осуществления безналичных расчетов в рублях использует платежные поручения.

Платежное поручение (прил.18) является расчетным документом, содержащим распоряжение ООО «Трэйдако» обслуживающему банку о переводе определенной денежной суммы на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке.

Расчетный документ представляет собой документ, оформленный  в электронном виде и содержащий распоряжение плательщика или получателя (взыскателя) денежных средств.

Преимущества  расчета платежными поручениями:

- простота заполнения расчетного документа;

- простота операций с документами в обоих банках;

- относительная дешевизна и скорость расчетов;

- единственная безналичная форма, которая допускает авансовые платежи.

Но она также имеет и   недостатки, такие как:

- отсутствие гарантии исполнения договора обеими сторонами;

- возможность отзыва платежа без уведомления другой стороны.

Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством или в более короткий срок, установленный договором банковского счета либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Платежные поручения действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение десяти календарных дней, не считая дня их выпис­ки.

Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете ООО «Трэйдако».

Платежными поручениями производится перечисления денежных средств организации:

- поставщикам- в целях оплаты за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги ;

- в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды - в целях оплаты налогов и сборов;

- в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

Платежные поручения используются и для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей.

При наличии на счете денежных средств, сумма которых достаточна для удовлетворения всех требований, предъявленных к счету, списание этих средств со счета осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание (календарная очередность), если иное не предусмотрено законом.

При недостаточности денежных средств на расчетных счетах оплата платежных поручений производится по мере поступления средств в очередности, установленной законодательством.

Статьей 855 ГК РФ предусмотрена следующая очередность списания денежных средств со счетов организаций при их недостаточности:

- в первую очередь осуществляется списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

- во вторую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), по выплате вознаграждений по авторскому договору;

- в третью очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а также по отчислениям в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ и фонды обязательного медицинского страхования;

- в четвертую очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления в которые не предусмотрены в третьей очереди;

- в пятую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

- в шестую очередь производится списание по другим платежным документам в порядке календарной очередности (поставщикам, подрядчикам и др.).

Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди, производится в порядке календарной очередности поступления документов.

Списание банком денежных средств со счета организации производится на основании первого экземпляра платежного поручения.

ООО «Трэйдако» вправе отозвать свои платежные поручения. Отзыв платежного поручения осуществляется на основании представленного в банк заявления ООО «Трэйдако», составленного в двух экземплярах в произвольной форме, с указанием реквизитов, необходимых для осуществления отзыва, включая номер, дату составления, сумму платежного поручения и наименование плательщика. Оба экземпляра заявления на отзыв платежного поручения подписываются от имени клиента лицами, имеющими право подписи расчетных документов, заверяются оттиском печати и представляются в банк, обслуживающий плательщика. Один экземпляр заявления на отзыв помещается в документы дня банка, второй возвращается клиенту в качестве расписки в получении заявления на отзыв. Отозванные платежные поручения возвращаются банком плательщикам.

Положением ЦБ РФ о безналичных расчетах допускается частичная оплата платежных поручений [19].  При частичной оплате платежного поручения банком используется платежный ордер определенной формы. При оформлении платежного ордера на частичную оплату на всех его экземплярах в поле «Отметки банка» проставляются штамп банка, дата, а также подпись ответственного исполнителя банка. Первый экземпляр платежного ордера на частичную оплату также заверяется подписью контролирующего работника банка. На лицевой стороне частично оплачиваемого платежного поручения в верхнем правом углу делается отметка «Частичная оплата». Запись о частичном платеже (порядковый номер частичного платежа, номер и дата платежного ордера, сумма частичного платежа, сумма остатка, подпись) выполняется ответственным исполнителем банка на оборотной стороне платежного поручения. При осуществлении последней частичной оплаты по платежному поручению первый экземпляр платежного ордера, которым был произведен этот платеж, вместе с первым экземпляром оплачиваемого платежного поручения помещается в документы дня. Оставшиеся экземпляры платежного поручения выдаются клиенту одновременно с последним экземпляром платежного ордера, прилагаемым к выписке из лицевого счета.

Движение денежных средств на расчетном счете ООО «Трэйдако» состоит из двух основных стадий:

- стадии поступления (зачисления) денежных средств на расчетный счет, в результате чего происходит увеличение суммы денежных средств на расчетном счете организации;

- стадии списания (перечисления) денежных средств с расчетного счета, в результате чего происходит уменьшение суммы денежных средств на расчетном счете организации.

Синтетический учет наличия и движения денежных средств в рублях на расчетном счете ООО «Трэйдако», открытом в учреждении банка, ведется на активном счете 51 «Расчетные счета».

По дебету счета 51 «Расчетные счета» отражается поступление (зачисление) денежных средств на расчетный счет ООО «Трэйдако». По кредиту счета 51 «Расчетный счет» отражается списание (перечисление) денежных средств с расчетного счета ООО «Трэйдако».

Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок банка по расчетному счету (прил.19) и приложенных к ним денежно-расчетных документов. Выписки банка по расчетному счету в ООО «Трэйдако» могут получать: директор, главный бухгалтер, кассир.

При списании банком денежных средств ООО «Трэйдако» организации за расчетно-кассовое обслуживание и другие услуги к выписке банка прилагаются мемориальные ордера по списанным суммам .

Выписка банка по расчетному счету  представляет собой регистр аналитического учета и служит основанием для записей на счетах бухгалтерского учета.

При поступлении выписки банка главный бухгалтер ООО «Трэйдако» проверяет правильность записей по расчетному счету на основании приложенных к ней документов. Если к выписке банка не приложены оправдательные денежно-расчетные документы (платежные поручения,  ордера банка и т.д.), то указанные в ней суммы к учету не принимаются до выяснения обстоятельств.

Выписка по расчетному счету ООО «Трэйдако» - это документ, информирующий о текущем состоянии расчетного счета организации.

Выписки из банка хранятся вместе с платежными документами о поступлении и расходовании денежных средств.

Рассмотрим  для наглядности пример отражения в бухгалтерском учете банковской операции на основании выписки банка:

ООО «Трэйдако» получила выписку банка от 15.01.2010 г., с приложенными к ней следующими денежно-расчетными документами:

- платежное поручение № 1 от 15.01.2010 г. на оплату взносов  от несчастных случаев (НС) и профессиональных заболеваний (ПЗ) от фонда оплаты труда (ФОТ) в фонд социального страхования (ФСС)  за декабрь 2009г -  860 руб.;