Учет денежных средств

Кроме того, юридическим  лицам, не имеющим задолженности  по платежам в бюджет и внебюджетные фонды, разрешается по согласованию с обслуживающими их банками расходовать  поступающую в их кассы денежную выручку на цели, предусмотренные  федеральными законами и иными правовыми  актами, а также принятыми в  их исполнение нормативными актами Банка  России. В частности, такими целями являются выдача заработной платы и  выплаты социального характера, закупка сельскохозяйственной продукции  у населения, оплата командировочных  расходов и т.п. (п. 3 Указания ЦБ РФ от 12 ноября 1996 г. N 360 "О первоочередных мерах по выполнению Указа Президента РФ от 18 июня 1996 г. N 1212 "О мерах  по повышению собираемости налогов  и других обязательных платежей и  упорядочению наличного и безналичного денежного обращения"). 

Предусмотрена также возможность  выдачи наличных денег работникам под  отчет (например, для оплаты командировочных  расходов, горюче-смазочных материалов и т.п.). Такая выдача не подпадает  под понятие расчетов, поскольку  в этом случае речь идет не о выплате  доходов работнику, а о предоставлении ему права оплатить определенные расходы самого юридического лица. По израсходованным суммам работник должен будет отчитаться перед бухгалтерией, а неизрасходованные суммы сдать  обратно в кассу. 

Получать наличные деньги со своих счетов в кредитных организациях (через кассы этих кредитных организаций) юридические лица также могут  только на цели, установленные нормативными актами (в частности, это касается выдачи заработной платы и выплат социального характера и стипендий  и т.п.). Выдача денег кредитной  организацией в таких случаях  осуществляется на основании чека. Получение наличных денег может  производиться и с использованием банковских карт (п. п. 2.3 и 2.5 Положения  ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. N 266-П "Об эмиссии  банковских карт и об операциях, совершаемых  с использованием платежных карт").

Осуществление приема и выдачи наличных денег кредитными организациями  в качестве предоставления услуг  своим клиентам называется кассовым обслуживанием. 

Осуществление кассового  обслуживания является банковской операцией (п. 5 ч. 1 ст. 5 Федерального закона "О  банках и банковской деятельности"), в рамках которой совершаются расчетные сделки. В результате совершения этих сделок осуществляются исполнение публично-правовых обязанностей организаций по хранению средств в кредитных организациях и гражданско-правовых обязанностей кредитных организаций по обслуживанию этих организаций, а также трансформация вещных прав в обязательственные и наоборот. Данные обстоятельства позволяют говорить о том, что кассовые операции являются разновидностью расчетных операций со специальным порядком правового регулирования.  

Инкассация также является банковской операцией. Данные операции могут осуществлять банки и расчетные  небанковские кредитные организации (Приложения 6 - 7, 9 и 18 к Инструкции ЦБ РФ от 14 января 2004 г. N 109-И "О порядке  принятия Банком России решения о  государственной регистрации кредитных  организаций и выдаче лицензий на осуществление банковских операций"), а также небанковские кредитные  организации инкассации, зарегистрированные и получившие лицензию до 2 марта 2004 г. (с этой даты утратили силу Указания ЦБ РФ от 1 июня 1998 г. N 244-У "О регистрации  небанковских кредитных организаций, осуществляющих операции по инкассации, и особенностях лицензирования их деятельности").  

В соответствии со ст. 15.1 Кодекса  РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) осуществление расчетов наличными  деньгами с другими организациями  сверх установленных размеров, неоприходование (неполное оприходование) в кассу  денежной наличности, несоблюдение порядка  хранения свободных денежных средств, а равно накопление в кассе  наличных денег сверх установленных  лимитов влекут за собой наложение  административного штрафа на должностных  лиц в размере от 40 до 50 минимальных  размеров оплаты труда; на юридических  лиц - от 400 до 500 минимальных размеров оплаты труда.

Проверки соблюдения определенного  Банком России порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью  осуществляют кредитные организации  не реже одного раза в два года (п. 2.4 Положения ЦБ РФ от 5 января 1998 г. N 14-П "О правилах организации налично-денежного  обращения на территории Российской Федерации").

За невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций на должностных  лиц кредитных организаций налагается административный штраф в размере  от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда (ст. 15.2 КоАП РФ). Дела об административных правонарушениях, предусмотренных  ст. ст. 15.1 и 15.2 Кодекса РФ об административных правонарушениях, рассматривают налоговые  органы (ст. 23.5 КоАП РФ). Причем за осуществление  расчетов наличными деньгами сверх  установленных пределов штраф должен налагаться на юридическое лицо - плательщика (и, соответственно, на его должностных  лиц) (Письмо ЦБ РФ от 24 ноября 1994 г. N 14-4/308). За нарушение порядка расчетов наличными  деньгами между юридическими лицами (т.е. при внесении юридическим лицом  наличных денег в кредитную организацию  для их зачисления (перечисления) на счет получателя) административного  штрафа не установлено. В этом случае возможно применение к кредитной  организации, принявшей наличные деньги от плательщика, со стороны Банка  России мер воздействия, предусмотренных  ст. 74 Федерального закона "О Центральном  Банке (Банке России)". 

Все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении  ими наличных денежных расчетов и  расчетов с использованием платежных  карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг  на территории РФ в обязательном порядке  должны применять контрольно-кассовую технику, включенную в Государственный  реестр (п. 1 ст. 2 Федерального закона "О  применении контрольно-кассовой техники  при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"). Исключения составляют случаи, перечисленные в п. 3 ст. 2 названного Федерального закона.

Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг указанными субъектами без применения в установленных  законом случаях контрольно-кассовых машин влекут за собой наложение  административного штрафа на граждан  в размере от 15 до 20 минимальных  размеров оплаты труда; на должностных  лиц - от 30 до 40 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от 300 до 400 минимальных размеров оплаты труда (ст. 14.5 КоАП РФ). Дела о таких  административных правонарушениях  рассматривают налоговые органы (ст. 23.5 КоАП РФ). 

Однако контроль за соблюдением  требований Федерального закона "О  применении контрольно-кассовой техники  при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" кредитными организациями  осуществляет Банк России (п. 3 ст. 7).

Он же направляет в федеральный  орган исполнительной власти, уполномоченный осуществлять ведение Государственного реестра, сведения о контрольно-кассовой технике, разрешенной к применению кредитными организациями, а также  об используемых в ней программных  продуктах (п. 3 ст. 3 Федерального закона "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с  использованием платежных карт»). 

1.2 Организация бухгалтерского  учета денежных средств

Денежные средства организаций  находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, в чековых  книжках и т.д. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который  несет полную материальную ответственность  за сохранность принятых ценностей.

Для учета кассовых операций применяются типовые межведомственные формы первичных документов и  учетных регистров, которые приведены  в таблице 1.

Таблица 1

Типовые межведомственные формы  для учета кассовых операций

Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 по согласованию с Министерством  финансов РФ и введены в действие с 1 января 1999 г.

Поступление денег в кассу  и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег  по кассовым ордерам могут производиться  только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы  не по кассовым ордерам, а по платежным  или расчетно - платежным ведомостям, подписанным руководителем организации  и главным бухгалтером.

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов.

Все операции по поступлению  и расходованию денежных средств  кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации  и главного бухгалтера. В конце  рабочего дня кассир подсчитывает в  кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег  в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой  ручкой или чернилами через копировальную  бумагу на двух листах. Один лист книги  отрывной, его сдают в конце  дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и  неоговоренные исправления в  кассовой книге запрещаются. Сделанные  исправления заверяются подписями  кассира и главного бухгалтера организации.

При обеспечении полной сохранности  документов кассовую книгу можно  вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются  в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно формируется  машинограмма "Отчет кассира".

В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности  последнего может исполнять главный  бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

В сроки, установленные руководителем  организации, а также при смене  кассиров производится внезапная ревизия  денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на синтетическом  счете 50 "Касса". В дебет его  записывают поступление денежных средств  в кассу, а в кредит - выбытие  денежных средств из кассы.

К счету 50 "Касса" могут  быт открыты субсчета:

50-1 "Касса организации";

50-2 "Операционная касса";

50-3 "Денежные документы"  и др.

На субсчете 50-1 "Касса  организации" учитывают денежные средства в кассе. Если организация  проводит кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 "Касса" открывают  субсчета для обособленного учета  движения каждой наличной иностранной  валюты.

На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывают наличие и  движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатацион-ных  участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями  при необходимости.

На субсчете 50-3"Денежные документы"учитывают находящиеся  в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины  и другие денежные документы.

Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте и  операций по валютному счету .Для  учета операций в иностранной  валюте в организациях создается  специальная касса. Кассам устанавливаются  лимиты в иностранной валюте. Они  должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков  и т.п.). Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

При приеме от клиентов платежных  документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность  и платежеспособность по имеющимся  контрольным материалам, а также  полноту и правильность заполнения реквизитов документов. В кассу принимается  наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности денежные знаки  от клиентов кассиром не принимаются.

Оплату товаров и услуг  разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в  доллары осуществляется по рыночному  курсу, информация о котором присылается  банком в кассу. Таблица пересчета  должна быть доступной для посетителей.

При расчетах за валюту сдача  выдается обычно в валюте платежа. С  согласия покупателей сдача может  быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.

Для обособленного учета  наличия и движения наличной иностранной  валюты к счету 50 "Касса" открывают  соответствующие субсчета.

Учет денежных документов. Находящиеся в кассе организации  почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной  пошлины и другие денежные документы  учитывают на субсчете 50-3 "Денежные документы" счета 50 "Касса" в  сумме фактических затрат на их приобретение.