Учет денежных средств в кассе и на счетах в банке

Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости с составлением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям).

Если выдача наличных денег производится по платежной ведомости, перед подписью получателя наличных денег кассир делает запись: "По доверенности". К расходному кассовому ордеру или платежной ведомости прилагается оформленная в соответствии с законодательством доверенность.

Разовые выдачи наличных денег на оплату труда, под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам. Выдачи нескольким лицам наличных денег на оплату труда, под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи производятся кассиром по платежным ведомостям. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписью лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, производится в порядке и размерах, установленных законодательством.

Работник обязан не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться посредством программно-технических средств. Выходная форма "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров" составляется за соответствующий день и должна содержать данные учета движения наличных денег по целевому назначению.

Оприходование наличных денег означает документальное оформление приема наличных денег в кассу по приходным кассовым ордерам. Не допускается хранение в кассах наличных денег, принятых без использования кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, зарегистрированных в налоговых органах, или без приходных документов, формы которых установлены законодательством.

Согласно ст.12.19 КОАП:

-Осуществление платежей наличными денежными средствами с нарушением требований законодательства влечет наложение штрафа в размере до ста процентов от суммы таких платежей.

Согласно ст.11.7 КОАП:

-Нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в накоплении в кассе наличных денежных средств в белорусских рублях, иностранной валюте сверх установленных обслуживающими банками лимитов остатков касс либо в несоблюдении срока возврата неиспользованных наличных денежных средств в белорусских рублях, выданных под отчет на командировочные или другие предстоящие расходы, – влечет наложение штрафа в размере от десяти до тридцати базовых величин.

-Нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в несоблюдении установленных обслуживающими банками сроков сдачи наличных денежных средств в белорусских рублях, иностранной валюте, либо в использовании наличных денежных средств в белорусских рублях из выручки сверх установленных обслуживающим банком размеров использования выручки, либо в использовании наличных денежных средств в белорусских рублях из выручки без разрешения обслуживающего банка, – влечет наложение штрафа в размере от пятнадцати до пятидесяти базовых величин.

- Иные нарушения порядка ведения кассовых операций влекут наложение штрафа в размере до двадцати базовых величин.

1.3Документация и учет кассовых операций

Главный нормативный документ, который регулирует кассовые операции, это «Правила ведения кассовых операций СРБ», утвержден постановлением правления Национального банка № 159 от 22.06.2001г.

Прием и выдача наличных денег в ОАО «Могилевоблавтотранс» Автобусный парк №2 осуществляется по приходным и расходным кассовым документам. Прием наличных денег в кассу осуществляется по приходному кассовому ордеру формы № КО-1.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру формы №КО-2, платежным, расчетно-расчетным ведомостям, заявлением на выдачу денег, счетом с последующим наложением на них реквизитов расходного кассового ордера.

Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером.

До передачи в кассу приходные и расходные кассовые ордера регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров Ф1 и Ф1А.

Форма Ф1 – ведется учет приходных и расходных кассовых ордеров.

Форма Ф1А – ведется отдельно только приходных ордеров (добавлены графы целевого назначения).

Приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера нумеруются по порядку с начала года и имеют раздельную нумерацию.

На общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным ведомостям допускается составление одного кассового ордера. Дата и номер проставляется на всех платежных ведомостях. Подпись руководителя на расходном кассовом ордере необязательна тогда, когда на платежных ведомостях, заявлениях, счетах имеется разрешительная подпись.

Если кассир выдает наличные деньги по одной ведомости, то ему     запрещается:

- проставлять на платежной ведомости реквизиты расходного кассового ордера или заполонять расходный кассовый ордер на отдельном бланке на общую сумму выплаченных денег;

- на общую сумму депонированных денежных средств составляется другой расходный кассовый ордер, деньги должны будут сданы в банк;

- записать в кассовую книгу, фактически выплаченную денежную сумму наличных денег.

Прием и выдача наличных денег по приходному кассовому ордеру и расходному кассовому ордеру должны производится только в день их составления.

Никакие исправления в этих кассовых документах не допускается. Приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер сразу после их исполнения подписывается кассиром, а приложенные к ним документы гасятся штампом оплачено с указанием даты.

     Сдача денег в банк на расчетный счет оформляется объявлением на взнос наличных. Получение наличных денег в банке с расчетного счета оформляется чеком и чековой книжкой для получения наличных денег.

  В ОАО «Могилевоблавтотранс» Автобусный парк №2 большая выручка, и предприятие с обслуживающим банком заключило договор на право инкассации выручки. Кассир предприятия заполняет препроводительную ведомость в 3-х экземплярах: 1-й экз. вместе с деньгами складывается в сумку инкассатора, 2-й экз. выдается на руки инкассатору, 3-й экз. с подписью и штампом инкассатора остается на предприятии у кассира.

Поступления и выдача наличных денег на предприятии учитываются в кассовой книге. Кассовая книга пронумерована и скреплена печатью. Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, под копирку, шариковой ручкой до полного использования всех листов кассовой книги. Второй экземпляр листов кассовой книги является отрывным и служит отчетом кассира. Исправления в кассовой книге заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге производятся кассиром в день получения или выдачи наличных денег по каждому приходному или расходному кассовому ордеру. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток наличных денег по кассе на конец рабочего дня и передает в бухгалтерию в качестве своего отчета отрывной экземпляр листа кассовой книги с приклеенными приходными и расходными кассовыми документами.

Все наличные деньги в ОАО «Могилевоблавтотранс» Автобусный парк №2   хранятся в металлических  сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются. Ключи и печати хранятся у кассира. Учтенные дубликаты ключей хранятся у руководителя предприятия в опечатанном виде. Не ранее одного раза в квартал проводится  проверка их наличия.

Запрещается хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию. При приеме кассира на работу, руководитель ознакамливает его под роспись с правилами ведения кассовых операций и заключает договор о его полной материальной ответственности.

  1.4 Инвентаризация кассовой наличности

В ОАО «Могилевоблавтотранс» Автобусный парк №2 материальную ответственность за сохранность всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе, несет кассир.

Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально ответственного лица).

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

   Если в кассе на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные кассовые ордера, приложенные к отчету кассира, с указанием «до инвентаризации на _________ (дата)». Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

Кассир должен дать расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая на его ответственность, оприходована, а выбывшая списана в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира (после проверки кассы) о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется с записями в кассовой книге и журнале-ордере.

   В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой книги по следующим основным направлениям: правильность ведения кассовой книги; арифметический контроль сумм по приходу и расходу и правильность подсчета итогов страниц книги, а также правильность переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую; своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой книге.

При инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать: соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе; целевое использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке; наличие фактов несоответствия даты совершения операции и отражения ее в расходном кассовом ордере; обоснованность записей в кассовых ордерах; своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по невыданной заработной плате; правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам; наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке; наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения; законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки; соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

Фактическое наличие денежных средств и документов в кассе подтверждается их полным полистным пересчетом.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

Деньги и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности (как правило, начиная с купюр высшего и кончая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Денежные документы и бланки строгой отчетности принимаются к учету при выявлении результата инвентаризации в сумме фактических затрат на их приобретение. Учетный остаток денежных средств определяется по данным кассовой книги (отчета кассира). Для установления учетного остатка денежных документов и бланков строгой отчетности используются сведения аналитического и синтетического учета на дату инвентаризации.

Для организации учета денежных средств и документов предусмотрен активный сч. 50 «Касса». Этот счет имеет несколько субсчетов, в том числе: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса» и 50-3 «Денежные документы». Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом сч. 006 «Бланки строгой отчетности».