Система документооборота торговых организаций

   Для стационарной мелкорозничной торговли форма ТОРГ-14 не применяется, а отпуск товаров производится по накладной на внутреннее перемещение ТОРГ-13.

   Расходно-приходная  накладная формы ТОРГ-14 применяется  для оформления отпуска товаров  на лотки, продавцам с тележек  и т. п., а также при составлении  товарных отчетов. Накладная выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом, отпускающим товар. Один экземпляр передается продавцу товара, а второй экземпляр остается в организации (магазине, базе, складе). По окончании рабочего дня производят запись в накладной о сдаче продавцом выручки за проданные товары в кассу организации и остатка непроданных товаров. В случаях, когда продавец не может возвратить непроданные товары, в накладной производится запись остатков. При этом он также должен заполнять журнал формы ТОРГ-23

   Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером. Номер, дату и сумму приходного ордера указывают в расходно-приходной накладной (для мелкорозничной торговли). Суммы выручки, полученные кассой, сверяются с суммой проданных товаров.

Заполненная форма ТОРГ-14 приведена  в приложении № 5

Форма ТОРГ-23 «Товарный  журнал работника  мелкорозничной торговли»

   Записи  в товарном журнале формы ТОРГ-23 о полученном товаре и сданной выручке материально ответственное лицо (продавец мелкорозничной стационарной точки) производит ежедневно. Журнал ведется в одном экземпляре и находится на руках у работника мелкорозничной торговли. Отпуск товаров указанным работникам оформляется в каждом отдельном случае выпиской расходных накладных. Данные об отпуске товаров и получении выручки заносятся в журнал по совершении операции на основании приходно-расходных документов с определением каждый раз нового остатка товаров. Записи в журнале производятся и подписываются ответственными лицами, которые отпускают товары, а также принимают выручку.

   Обратите  внимание: если работник мелкорозничной стационарной торговой точки получает товар только на день и по окончании смены обязан сдать его, то товарный журнал можно не вести, достаточно будет расходно-приходных накладных формы ТОРГ-14.

   С другой стороны, если работник нестационарной точки не имеет возможности ежедневно сдавать товар, то он должен заполнять журнал формы ТОРГ-23.

   Прием наличных денег в кассу оформляется  приходным кассовым ордером. Номер, дату и сумму приходного ордера указывают в товарном журнале. В товарном журнале отражается также сумма непроданных за день товаров. Суммы выручки, полученные кассой, сверяются с суммой проданных товаров.

7. Складской учет товаров и товарные отчеты материально ответственных лиц

 Хранение товаров на складах торговой организации может осуществляться одним из следующих способов:

• сортовым. При этом способе товары различной сортности размещаются отдельно друг от друга. Такой способ хранения позволяет наиболее рационально использовать складскую площадь и оперативно контролировать расход товаров. При этом способе необходимо разделять товары одного сорта, поступившие по разным ценам;
• партионным. Каждая партия товара, поступившая на склад по одному транспортному документу, хранится отдельно. При этом в состав партии товаров могут входить товары различных сортов и наименований. В данном случае складская площадь используется нерационально, так как остатки товаров одного и того же сорта хранятся в разных местах. С другой стороны, при таком способе хранения можно выявлять излишки и недостачу по каждой партии товаров и контролировать их оплату;
• партионно-сортовым. Каждая партия поступивших на склад товаров хранится отдельно. При этом внутри партии товары разбираются по наименованиям и сортам и также размещаются отдельно;
• по наименованиям. Товары одного наименования хранятся отдельно от товаров других наименований.

   Товары, хранящиеся на складе, должны быть снабжены товарным ярлыком.

Форма ТОРГ-11 «Товарный  ярлык»

   Эта форма применяется для учета  товарно-материальных ценностей в местах хранения товара. Товарный ярлык заполняется в одном экземпляре материально ответственным лицом на каждое наименование с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями по месту их нахождения.

   Данные  товарного ярлыка применяются для  заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей.

   Вне зависимости от того, каким способом хранятся товары, материально ответственные лица должны соблюдать принципы товарного соседства. Например, товары, имеющие специфический запах, должны храниться отдельно от товаров, восприимчивых к запаху. Готовые продукты хранятся отдельно от сырья и полуфабрикатов. Продовольственные и непродовольственные товары размещаются на разных складах или в обособленных складских помещениях. Полный перечень правил товарного соседства определен многочисленными нормативно-техническими документами по отдельным видам товаров.

   Администрация торговой организации обязана обеспечить соблюдение санитарных норм и правил, норм складирования, а также требований пожарной безопасности.

   Государственными  и общеотраслевыми стандартами, иными нормативными документами, стандартами, разработанными самой торговой организацией, устанавливается режим хранения товаров. Под режимом хранения понимают: температуру хранения; влажность; освещение; сроки хранения.

  Например, режим хранения продуктов из свинины вареных установлен ГОСТом 18236-85, молока сгущенного с сахаром консервированного - ГОСТом 718-84, муки, круп - ГОСТом 26791-85, изделий фарфоровых и фаянсовых - ГОСТом 28389-89 и т. д.

   Так, ГОСТом 10581-91 для швейных изделий  установлены следующие условия хранения:

1. изделия должны храниться в крытых складских помещениях и быть защищены от прямого попадания солнечных лучей и атмосферных воздействий;
2. изделия, транспортируемые в подвешенном или сложенном виде, должны храниться до реализации в подвешенном виде, транспортируемые в потребительской таре - или связанными пачками, в бумаге или без нее - на стеллажах;
3. расстояние от пола до нижней части полки стеллажа должно быть не менее 0,2 м, от внутренних стен до изделий - не менее 1 Я между стеллажами - не менее 0,7 м.

   Если  при хранении товара произошла его  порча, то в первую очередь комиссия проверяет режим хранения. При нарушении указанного режима виновные лица возмещают организации убытки от порчи товара.

   Материально ответственные лица, работающие на складе (магазине, ином торговом подразделении), ведут количественно-суммовой учет товаров на специальных карточках унифицированной формы. Кроме этого, материально ответственные лица составляют товарные отчеты, в которых отражают поступление и отпуск товаров за определенный период времени. Товарные отчеты с приложенными к ним первичными приходными и расходными документами передаются в бухгалтерию. Срок представления товарных отчетов (от 1 до 10 дней) устанавливается руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы (объемов поставок, товарооборота и пр.).

   Если  товары учитываются торговой организацией по продажным ценам, то применяется так называемый стоимостный (суммовой) или сальдовый метод учета товаров. В таком случае материально ответственные лица составляют товарный отчет унифицированной формы ТОРГ-29 и отчет по таре унифицированной формы ТОРГ-30.

Форма ТОРГ-29 «Товарный отчет

   В адресной части товарного отчета следует указать наименование организации, структурного подразделения, Ф.И.О. материально ответственного лица, номер товарного отчета, дату его составления, а также период, за который он составляется.

   В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров и тары по сопроводительным документам. Каждый приходный документ записывают отдельно. При этом указывают наименование поставщика, вид приходного документа, его дату и номер. Затем рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

   В расходной части товарного отчета определяют общую сумму расхода товаров и тары за отчетный период. Каждый расходный документ отражается отдельной строкой (выручка по чекам контрольно-кассовой техники (ККТ), выручка мелкорозничной торговли по приходным ордерам, возврат поставщику некачественного товара, перемещение товаров, отпуск метким оптом и т. д.).

Товарный отчет  составляется для подтверждения  товарного остатка. Материально ответственное лицо составляет товарный отчет в двух экземплярах. Все приходные и расходные документы, на основании которых составлен отчет, следует располагать в хронологическом порядке.

   Нумерация товарных отчетов должна быть последовательной с начала и до конца года с первого номера.

   Товарные  отчеты материально ответственных  лиц, которые поступили на работу не с начала года, нумеруются с первого номера от даты начала работы и до конца года.

   В тексте и цифровых данных товарных отчетов неоговоренные исправления и подчистки не допускаются. Чтобы исправить ошибку в товарном отчете, необходимо аккуратно одной чертой зачеркнуть неправильную запись, надписать правильный текст или цифру, сделать запись «Исправлено», проставить дату исправления и подтвердить исправление подписями бухгалтера и материально ответственного лица.

   Товарный  отчет подписывают материально  ответственное лицо и бухгалтер, который принимает этот отчет. Утверждает отчет руководитель торговой организации или лицо, на которое возложены эти обязанности приказом руководителя.

   Первый  экземпляр отчета сдается в бухгалтерию  с приложенными к нему приходными и расходными документами. Второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

   Следующий пример покажет нам, как правильно  заполнить товарный отчет.

  Пример 2

ООО «Торговый  дом «Центральный» является организацией розничной торговли и состоит из одного структурного подразделения - розничного магазина. Торговый дом «Центральный» уплачивает единый налог на вмененный доход. Это означает, что торговый дом не является плательщиком НДС (налога на добавленную стоимость).             С коллективом торговых работников торгового дома заключен договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности. Бригадиром назначена замдиректора Строева Е.В. В торговом доме «Центральный» установлен отчетный период для составления товарного отчета - три дня. Учет товаров ведется по продажным (розничным) ценам.

За период с 18 марта по 20 марта 2005 года был составлен товарный отчет по форме ТОРГ-29 (пример заполнения формы приводится в приложении № 19).

Остаток товаров на начало отчетного периода (на утро 18 марта) составлял

314 000,67 руб., а  остаток тары - 4500 руб.

В приходной  части товарного отчета перечислены  приходные документы на товар, поступивший в торговый дом с 18 по 20 марта включительно. Замдиректора указала в графах 1-3 наименование поставщика, название приходного документа, его дату и номер. В графе 4 написана сумма поступившего товара согласно документу поставщика, а ниже с отметкой «т. н.» - указана торговая наценка на этот товар.

Например, от ЗАО «Винпром» по товарной накладной от 20 марта 2005 г. № 785 поступила партия вина в количестве 500 бутылок по цене 59 руб. за бутылку (с учетом НДС). Всего стоимость вина составляет 29 500 руб. (500 бутылок х 59 руб.). Эта сумма отражена в графе 4 строки ЗАО «Винпром». Вино поступило в ящиках, которые являются возвратной тарой, и на них установлены залоговые цены. Всего поступило 25 ящиков по 20 бутылок вина в каждом. Цена одного ящика составляет 20 руб., стоимость поступившей тары составляет 500 руб. (25 ящиков х 20 руб.). Стоимость поступившей тары отражена в графе 5 той же строки.

В реестре розничных  цен на поступившее вино установлена наценка в размере 25 процентов, то есть 14,75 руб. на каждую бутылку. В приходной накладной замдиректора сделала расчет общей суммы наценки: 14,75 руб. х 500 бутылок = 7375 руб. Эту сумму она отразила в графе 4 (под стоимостью товара в покупных ценах) с пометкой «т. н.» (торговая наценка). Таким образом, стоимость поступившего вина в розничных ценах составит 36 875 руб. (29 500 + 7375). В расходной части товарного отчета замдиректора записала выручку от продажи за каждый день. Эту выручку кассиры-операционисты сдают в  конце дня старшему кассиру. Старший кассир приходует ее в центральной кассе по приходному кассовому ордеру. Квитанция к приходному кассовому ордеру сдается материально ответственному лицу (замдиректора в нашем примере) для включения в товарный отчет. В товарном отчете записывают номер приходного кассового ордера. Например, поступление в кассу выручки от продажи за 18 марта оформлено приходным ордером № 135.