Система документооборота торговых организаций

   Каждая  организация должна определить круг лиц, которые могут подписывать первичные документы. Перечень этих лиц утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Этот перечень может иметь такой вид: 

“Утверждаю”                                                                                                     Руководитель организации                                                                   _________    _______________________                                                                                         (подпись)                  (расшифровка подписи)
Наименование документа	Должности лиц, имеющих право  подписи
Согласовано:     Главный бухгалтер организации    ______________               _______________________________                                                                (подпись)                            (расшифровка подписи)

        Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и качественное оформление этих документов, а также за достоверность содержащихся в них данных.

   Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером (либо уполномоченными ими на то лицами).

   Без подписи главного бухгалтера или  уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

   Под финансовыми и кредитными обязательствами  понимаются документы, которыми оформляются финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры, договоры по товарному и коммерческому кредиту.

   В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации. В таком случае руководитель несет всю полноту ответственности за последствия осуществления указанных операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

   Если  документ подписывает лицо, у которого нет полномочий на это, то такой документ считается составленным от имени этого лица, а не от имени организации. Такое лицо будет полностью нести ответственность за последствия по совершенной операции, оформленной этим документом. Однако руководитель организации может одобрить совершенную сделку.

   Записи  в первичных документах должны производиться  чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, средств механизации, компьютерным способом, другими средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, так как документы хранятся в архиве определенное время и записи в них должны хорошо читаться.

   Все строки первичного документа, которые могут быть заполнены, не должны оставаться свободными. Свободные же строки прочеркиваются.

   Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность заполнения документа, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

   На  практике возникают ситуации, когда  обнаруживается ошибка в составлении первичного документа. Каким же образом внести в него исправления?

   Следует помнить, что внесение исправлений в банковские и кассовые документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы. При этом не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Неправильный текст или цифру надо аккуратно зачеркнуть и над зачеркнутым текстом или цифрой сделать правильную запись. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное. Рядом с исправлением надо написать «Исправлено» и указать дату внесения исправлений. Лица, подписавшие документ, должны снова поставить свои подписи.

   Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Это может быть, например, дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера, оттиск штампа «Погашено» и т. п.

   На  всех документах, приложенных к приходным  и расходным кассовым ордерам, на самих ордерах и на документах, послуживших основанием для начисления заработной платы, делают надпись от руки или проставляют штамп «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

3. Сроки хранения  документов и порядок  их уничтожения

   Организации должны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (закон «О бухгалтерском учете», Положение по бухгалтерскому учету и отчетности).

    Обратите внимание, что уничтожить документы по истечении установленных сроков можно только при условии, что за указанный период проведена инвентаризация. Если период, который охватывают документы, не обревизован, то уничтожить их нельзя.

    Первичные учетные документы должны храниться не менее 5-ти лет.

Лицевые счета работников организации хранятся 75 лет. Годовые бухгалтерские отчеты и балансы, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним - 10 лет. Также 10 лет должны храниться коллективные договоры.

   Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2005 году, начинается с 1 января 2006 г.

   Сроки хранения документов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 06 октября 2000 г. Вот некоторые из них:

Вид документа					Срок хранения				Примечание
1					2				3
Бухгалтерские балансы  и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним: а) сводные годовые б) годовые в) квартальные  г) месячные					Постоянно Постоянно 5 лет  1 год				При отсутствии годовых - постоянно При отсутствии квартальных - постоянно
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним					Постоянно
Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам					Постоянно
Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов					5 лет
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов					Постоянно				Квартальные - 5 лет
Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах					5 лет  после снятия с учета				5 лет  после снятия с учета
Отчеты  по налогам: а) годовые б) квартальные  в) месячные					Постоянно 5 лет  1 год				При отсутствии годовых - постоянно При отсутствии квартальных - 5 лет
Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней. Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов					5 лет				ЭПК
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам					5 лет				ЭПК
Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним					5 лет
Отчеты  об исполнении сметы расходов: а) сводные годовые б) годовые  в) квартальные					Постоянно Постоянно  5 лет				При отсутствии годовых -постоянно
Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета					5 лет
Отчеты  по перечислению денежных сумм но государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)					Постоянно
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.					5 лет				В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.), оборотные ведомости					5 лет				При условии  завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного  решения
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.). Документы о приеме выполненных работ (акты, справки)					5 лет				При условии  завершения ревизии (проверки). В  случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел -сохраняются до вынесения окончательного решения
Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями						5 лет
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении  взысканий, штрафов , приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)						5 лет
Лицевые счета работников						75 лет			ЭПК
Положения о премировании работников						5 лет			Эти документы хранятся пять лет после замены новыми
Документы о получении заработной платы  и других выплат (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности)						5 лет			Срок хранения пять лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет
Переписка о выплате заработной платы. Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов. Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий. Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности		5 лет
Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков		До минования надобности, но не менее 5 лет							До минования надобности, но не менее 5 лет
Переписка о выдаче и возврате ссуд		5 лет
Исполнительные  листы		До минования  надобности, но не менее 5 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях		5 лет
Гарантийные письма		5 лет
Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации		Постоянно
Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей		5 лет
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные), договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами)		5 лет  после истечения срока договора (соглашения). ЭПК
Договоры  о материальной ответственности		5 лет  после увольнения материально ответственного лица
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей			5 лет				При условии  завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
Книги, журналы, карточки учета: а) ценных бумаг б) основных средств (зданий, сооружений)	Постоянно 5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
в) приходно-расходных кассовых  документов (счетов, платежных поручений) г) хозяйственного имущества д) вспомогательные, контрольные  (транспортные, грузовые, весовые и др.) е) депонированной заработной платы	5 лет  при условии завершения проверки (ревизии)
ж) реализации товаров, работ,  услуг, облагаемых и не облагаемых  налогом на добавленную стоимость з) депонентов по депозитным суммам и) доверенностей	5 лет  с даты последней записи при условии  завершения проверки (ревизии) 5 лет 5 лет  при условии завершения проверки (ревизии)
Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности	5 лет			ЭПК

   У некоторых документов в приведенной  таблице стоит отметка ЭПК. Она означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года. Налоговым кодексом установлен минимальный срок хранения документов для целей проверки правильности исчисления налогов. Этот срок составляет четыре года (ст. 23 НК РФ).

   Ответственным за сохранность документов в течение  установленных сроков является руководитель организации.

   Для правильной организации хранения и  уничтожения документов организации ведут номенклатуру дел. Образец формы номенклатуры дел приведен в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от Об февраля 2002 г. (далее Основные правила). Форма, приведенная в Основных правилах, носит рекомендательный характер:

Наименование  организации НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ                                        УТВЕРЖДАЮ ___________ №  _______                                        Наименование должности                                                                                                               руководителя организации                                                                                                                           Подпись ________   Расшифровка подписи _________________                                                                                                                           Дата  _____________________    (место составления) На ___________ год  Индекс  дела Заголовок дела Кол-во ед.хр. Срок  хранения и № статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Название  раздела               Наименование  должности Руководителя  службы ДОУ организации                            Подпись ___________  Расшифровка подписи _______________                         Дата Виза  руководителя архива (лица, ответственного за архив)  СОГЛАСОВАНО                                                    СОГЛАСОВАНО                                                    Протокол  ЦЭК (ЭК)                                                           Протокол ЦЭК архивного                                                                                               учреждения от __________ № ___________                                        от __________ № ___________

      В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Номера своим подразделениям организация присваивает самостоятельно. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, бухгалтерии организации присвоен порядковый номер 04 и такие порядковые номера бухгалтерским делам:

1. - бухгалтерские балансы
2. - бухгалтерская отчетность филиалов
3. - налоговые декларации

4. - банковские документы и т. д.

Используя приведенную  нумерацию, составим индексы дел:

04-01 - «Бухгалтерские  балансы»

04-02 - «Бухгалтерская  отчетность филиалов»

04-03 - «Налоговые  декларации»

04-04 - «Банковские документы».

   В графе 2 указывают заголовки дел. В заголовке дела надо четко и  в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. В заголовке дела не допускается употребление неконкретных формулировок вроде «Общая переписка», «Разное» и т. п. Не допускается также употребление вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

   В графе 3 записывают количество дел (томов, частей). Эта графа заполняется по окончании календарного года. Каждому тому или части соответствует одна папка. Например, дело «Банковские документы» может иметь 12 томов: за январь 2005 года, за февраль 2005 года и т. д.

   Срок  хранения документов и номера статей проставляют в соответствии с типовым или ведомственным перечнем. Например, за основу может быть взят Перечень Росархива.

В графе 5 «Примечание» проставляют отметки:

«дело заведено: (дата текущего года)»

«переходящее  дело» ,

«к уничтожению: (дата текущего года)»

«передается в  другую организацию для продолжения».

Переходящие дела - это папки, в которые собираются документы за несколько лет.

   Основными правилами также рекомендовано  ежегодно составлять итоговую запись о категории и количестве дел, заведенных в текущем году в организации, по следующей форме: