Система документооборота торговых организаций

Ведомость применяется для учета денежных средств, поступивших в кассу торговой организации от покупателей в погашение задолженности за товары, проданные в кредит.

Ведомость составляется в одном экземпляре и подписывается бухгалтером и кассиром при получении денег от покупателей. Когда работник, имеющий задолженность по поручению-обязательству, увольняется, организация должна удержать из суммы окончательного расчета непогашенную задолженность в полном размере. Если же заработка работника не хватает, то организация возвращает не полностью исполненное поручение-обязательство торговой организации вместе со справкой об увольнении.

   Торговая  организация ведет учет возвращенных поручений-обязательств в реестре по форме № КР-6 . Организации, ведущие расчет с торговыми предприятиями по поручениям-обязательствам, составляют ежемесячно справку о состоянии расчетов за товары, проданные в кредит по форме № КР-7. Этот документ составляется в одном экземпляре для справочных целей и контроля правильности удержания из заработной платы работников сумм за товары, приобретенные в кредит, и определения задолженности по поручениям-обязательствам (обязательствам). Справку подписывает бухгалтер, который ее составил. Справка выдается по запросу в одном экземпляре. Возможна выдача справки фрагментарно (по табельному номеру, группе табельных номеров) и в полном объеме.

10. График документооборота  торговой организации

    Движение  первичных документов  в бухгалтерском учете (создание  или получение от других предприятий, учреждений, принятие к  учету,   обработка,   передача   в   архив   -   документооборот) регламентируется графиком.

 Особенности    документооборота    в    условиях    механизации (автоматизации)  бухгалтерского  учета определены  соответствующими нормативными документами. Работу по составлению графика документооборота организует главный  бухгалтер.

     График  документооборота  утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения. График  должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений   и  исполнителей  для прохождения каждым  первичным документом,   определять   минимальный   срок   его   нахождения   в подразделении. График  документооборота  должен  способствовать улучшению всей учетной  работы  на  предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций   бухгалтерского   учета,  повышению  уровня  механизации  и автоматизации учетных работ.

    График  документооборота может быть оформлен в виде схемы или  перечня  работ  по  созданию,  проверке и обработке документов, выполняемых  каждым  подразделением предприятия, учреждения, а также всеми  исполнителями  с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен ниже.                                                                                                                                          Работники  предприятия,  учреждения  (начальники  цехов, мастера,  табельщики,  работники планово-экономического, финансового отделов,  отделов  труда  и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные   лица,   работники  бухгалтерии  и  другие)  создают  и представляют  документы,  относящиеся  к  сфере  их деятельности, по графику  документооборота.  Для  этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере   деятельности   исполнителя,   сроки   их   представления   и подразделения  предприятия,  учреждения,  в  которые  представляются указанные документы.

   Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также  ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов,  своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности,  за  достоверность  содержащихся  в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

  Контроль    за    соблюдением   исполнителями   графика документооборота  по  предприятию,  учреждению  осуществляет главный бухгалтер. В  соответствии  с  Положением о главных бухгалтерах требования главного   бухгалтера   в   части   порядка  оформления  операций  и представления   в   бухгалтерию   или  на  вычислительные  установки необходимых  документов  и  сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения. 
 
 

ПРИМЕР  ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО ПРЕДПРИЯТИЮ,УЧРЕЖДЕНИЮ 

                                                                                                                                                                               Утверждено приказом № _____ от _________ 

Наимено-вание документа

Создание  документа

Проверка  документа

Обработка документа

Количе- ство экзем пляров

Ответ- ствен- ный за выпи- ску

Ответ- ствен- ный за оформ- ление

Ответ- ствен- ный за испол- нение

Срок испол- нения

Ответ- ствен- ный за прове- рку

Кто пред- ставля-ет

Поря-док пред- став- ления

Срок пред- став- ления

Кто исполняет

Срок  испол-   нения

Передача в архив

Требование

2

цех

ОМТС Бух- галтер

склад

Ежедне- вно (до.. часов )

Бухгал- терия

1-экз.- цех, 2экз.- склад

При отчете, при реестре

Ежед-невно (до.. часов)

Бухгалте-рия

Ежедневно

По истечению  квартала

Заключение

    Рациональная организация документооборота — это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

    Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и  движения документов в конечном итоге  зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации  документообороту всегда уделяется  большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого  вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается  особая схема документооборота в  форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

Во-первых, для каждого документа устанавливается  кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное  количество отдельных инстанций (рабочих  мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Список  литературы 

1. Федеральный  закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ (в ред. от 30.06.2003.)

2. Налоговый кодекс Российской Федерации

3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н).

4. Агафонова  М.Н. Бухгалтерский учет и документооборот  в оптовой и розничной торговле. – М: РОСБУХ: Гросс Медиа, 2007г.  – 704с.

5. //7// М.П. Пятов Документальное оформление движения товаров в торговле // «Бухгалтерский учет», № 8, 2008

6.  www.ipbr.ru Официальный сайт   Института   профессиональных бухгалтеров России

7.  www.consultant.ru

8. www.buhuchet.ru