Система документооборота торговых организаций

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 15 Мая 2012 в 22:00, реферат

Краткое описание

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Содержание работы

Введение………………………………………………………………………………………….….3
1. Документ, документооборот, классификация бухгалтерских документов ……………….…4
2. Требования к оформлению документов…………………………………………………..…….9
3. Сроки хранения документов и порядок их уничтожения………………………………….....12
4. Документирование операций, связанных с учетом товаров……………………………..….20
5. Документальное оформление приемки товаров ……………………………………………..21
6. Документальное оформление отпуска товаров……………………………………………....35
7. Складской учет товаров и товарные отчеты материально ответственных лиц………..…..38
8. Документальное оформление инвентаризации……………………………………………...50
9. Продажа товаров в кредит (документальное оформление)…………………………...……..56
10. График документооборота торговой организации…………………………………………..58
Заключение…………………………………………………………………………………………61
Список литературы…………………………………………………………………………...….62
Приложение……………………………………

Содержимое работы - 1 файл

Реферат по торговле.doc

— 570.00 Кб (Скачать файл)

   Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т. д.

   Приемку товаров можно вести на территории (складе, базе) поставщика, на территории перевозчика и на территории самой торговой организации-покупателя.

   Если  приемка товаров осуществляется на складе поставщика, то материально ответственное лицо покупателя получает товар по доверенности. Доверенность подтверждает право на получение товара от имени покупателя. Материально ответственное лицо вместе с доверенностью предъявляет поставщик) свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Доверенность оформляется по унифицированным формам № М-2 и М-2а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. В доверенности указываются следующие сведения:

  • номер и дата выдачи;
  • срок ее действия;
  • должность и фамилия лица, которому выдана доверенность, его паспортные данные;
  • номер и дата документа, на основании которого отпускается товар;
  • наименование, адрес, банковские реквизиты покупателя;
  • наименование товаров, подлежащих получению материально ответственным лицом, единицы их измерения и количество.

   Доверенность  подписывают материально ответственное  лицо, руководитель и главный бухгалтер организации-покупателя.

   Если  доверенности выписывают по форме №  М-2, то их учет ведется по корешкам, которые хранятся в бухгалтерии торговой организации. На корешке ставится отметка о выдаче доверенности материально ответственному лицу и о том, что по этой доверенности получены материальные ценности (с указанием номера и даты товаросопроводительного документа).

   Если  доверенности выписываются по форме  № М-2а, то они регистрируются в книге доверенностей. В этой книге проставляются:

  • дата выдачи доверенности и ее порядковый номер;
  • Ф.И.О. лица, получившего доверенность;
  • срок действия доверенности;
  • наименование поставщика, у которого материально ответствен-! ное лицо должно получить товар;

     - подпись материально ответственного лица за получение доверенности.

После доставки полученного товара в торговую организацию материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер делает отметку в книге доверенностей о том, что по данной доверенности товар получен по такому-то документу. Эта процедура называется «закрытием доверенности».

   Листы в книге доверенностей должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главного бухгалтера и печатью организации.

   Заполненные формы доверенностей по формам №  М-2 и М-2а приведены в приложениях № 1 и № 2.

  Для приемки товаров на территории торговой организации руководитель назначает приказом приемную комиссию либо материально ответственных лиц, ответственных за приемку товара (заведующий складом, секцией, отделом, кладовщик, продавец). Все зависит от размера самого предприятия, вида деятельности (оптовая или розничная торговля), объемов поступающего товара и т. п. Обязанности работников по приемке товаров и условия ответственности закрепляются в приказах руководителя, трудовых контрактах, договорах о материальной ответственности, должностных инструкциях.

   О каждой поставке товаров на территорию торговой организации администрация  сообщает материально ответственному лицу, которое должно подготовить подъездные пути, разгрузочные площадки, складские площади под товар и необходимые документы.

   При приемке товаров по количеству, качеству и комплектности проверяется соответствие товара его характеристикам:

   1) по количеству - соответствие количества товара, указанного в договоре, фактически поставленному товару. Проверка производится на основании транспортных документов (товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, коносамента) и товаросопроводительных документов (товарной накладной, накладной, счета-фактуры, счета, спецификации к договору и т. д.).

   При доставке товаров автомобильным транспортом оформляют товарно-транспортную накладную унифицированной формы № 1-Т.

Форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78.

   При доставке товаров железнодорожным  транспортом оформляется железнодорожная накладная. К ней могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Форма транспортной железнодорожной накладной утверждена Приказом Министерства путей сообщения России от 18 июня 2003 г. № 39 «Об утверждении правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом». Транспортная железнодорожная накладная заполняется на четырех листах:

1-й лист - оригинал  накладной (передается грузополучателю);

2-й лист - дорожная  ведомость (предназначена для перевозчика и других участников перевозочного процесса);

3-й лист - корешок  дорожной ведомости (остается  у перевозчика);

4-й лист - квитанция  о приеме груза (передается  грузоотправителю).

Если товар  отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере». Коносамент оформляется при доставке груза морским транспортом. Товарные накладные оформляются по унифицированной форме

 ТОРГ-12. Поставщики - неторговые организации могут оформлять от-1 пуск своей продукции по накладным других форм. Например, по унифицированной форме № М-15, по ведомственным формам, формам, разработанным самостоятельно. Обратите внимание, если организация применяет не унифицированную форму, то эта форма должна:

   а) быть утверждена приказом руководителя организации (в составе учетной политики);

   б) содержать все реквизиты, предусмотренные соответствующей 
унифицированной формой.

   При большом перечне товаров может  использоваться счет-фактура типовой формы №141. Для организаций розничной торговли она служит приходным товарным документом и основанием для оплаты поступившего товара. Содержание счета типовой формы № 868 аналогично счету-фактуре. Он выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты.

   При отсутствии необходимых документов составляется акт, в котором указывают недостающие документы. Если количество товара указано в договоре в весовых единицах, то его количество устанавливается взвешиванием. Проверяется вес брутто и нетто выгруженного товара в пункте назначения. Эти данные сравниваются с указанным в сопроводительном документе весом брутто и нетто отгружаемого товара в пункте отправления.

    Если количество товара указано в договоре в объемных единицах, то проверка количества производится подсчетом выгруженного количества мест. Затем полученные данные сравнивают с количеством мест отгруженного товара, которое указано в сопроводительном документе. Обратите внимание: если в договоре и (или) сопроводительных документах указаны как весовые, так и объемные показатели количества товара, то следует проверить оба показателя.

    Когда товар поступает в ненарушенной таре, приемку можно производить по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц в соответствии с маркировкой на таре. Такая форма приемки товара называется «приемкой по трафарету». Например, на коробке с вином указано, что в ней находится 25 бутылок. Всего поступило в организацию 100 коробок. При приемке товара по маркировке (по трафарету) делают такую запись о поступлении (приходе) товара: 100 мест х 25 бутылок.

   Если  фактическое наличие товара в  таре не проверяется, то об этом надо сделать соответствующую запись в приемных документах или проставить отметку в сопроводительном документе.

   Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и (или) качества товара договору, то составляется рекламационный акт (рекламация);

    2) по качеству (приемка осуществляется двумя способами).

   1-й  способ. На основе документа, подтверждающего соответствие качества товара.

   В зависимости от вида товара, условий  договора качество товара может определяться по сертификатам, техническим условиям, стандартам, образцам и т. д.

   Для большинства продовольственных  и ряда непродовольственных товаров законодательством введена обязательная сертификация, то есть установление соответствия продукции определенным требованиям. Документом, подтверждающим, что товар сертифицирован, является сертификат (декларация) соответствия. Подтверждением того, что товар сертифицирован, является также знак соответствия на упаковке. При приемке ряда продовольственных товаров документами, подтверждающими качество товара, являются ветеринарный сертификат, гигиеническое заключение и т. д.

   При приемке машино-технической продукции  или товара, на которые отсутствуют стандарты, а также при приемке единичной продукции, к которой предъявляются специальные требования, качество товара определяется техническими условиями. Технические условия согласовываются сторонами и являются неотъемлемой частью договора.

   Когда договором предусмотрено определение  качества товара по образцу, в договоре дается его техническое описание или образец передается торговой организации. В таком случае образец становится эталоном. Как правило, по образцу принимают непродовольственные товары.

   2-й  способ. Путем проверки качества фактически поставленного товара в месте приемки.

   При этом способе приемки проводят качественный анализ, сличение ранее отобранных образцов, осмотр товара, различного рода испытания. Для продовольственных товаров обязательной является проверка сроков годности и реализации поставленного товара. Просроченные товары являются некачественными;

    3) по комплектности.

   Понятие комплектности применяется в  основном к технически сложным изделиям, например, к бытовой технике. Если в договоре предусмотрено условие о комплектности, то материально ответственное лицо при приемке товара проверяет соответствие поставленного товара этому условию.

   При проверке комплектности необходимо установить наличие перечисления составных частей товара (комплектующих изделий, узлов и др.), указанных в договоре или государственном стандарте, отраслевом стандарте, стандарте предприятия, технических условиях и т. д.

   Существует  два способа проверки поступившего товара по количеству, качеству и комплектности - сплошной и выборочный:

   1)сплошным способом проверяют товары, поступившие в таре или упаковке;

    2)выборочный способ применяют при поступлении товара навалом и иногда в упакованном виде. При выборочной проверке ее результаты распространяются на всю партию товара. Процентное соотношение проверяемой партии товара определяется договором или нормативными документами.

   Возможность или обязательность выборочной проверки должна быть установлена условиями договора, стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами. Например, существуют «Особые условия поставки мяса и мясных продуктов». Согласно этим правилам выборочным порядком отбирают и вскрывают от количества мест

  • в партии колбас, копченостей, субпродуктов, вырезки в блоках, блоков мясных замороженных - 10 процентов;
  • в партии мяса, птицы, мяса кроликов, шпика - 5 процентов.

В случае несогласия отправителя (поставщика) с результатами проверки производится рассортировка и перевешивание всей партии. Приемку товара могут производить.-

  • стороны или их представители совместно;
  • стороны или их представители совместно с третьими лицами;
  • указанная в договоре незаинтересованная контролирующая организация, назначенная по соглашению сторон.

   Если  стороны определили в договоре, что  приемка будет производиться в их присутствии, и одна из сторон не явилась, то приемка производится в отсутствие этой стороны. При этом должна присутствовать третья назначенная сторона. Расходы по приемке товара, связанные с участием приглашенного третьего лица, относятся за счет неявившейся стороны.

Информация о работе Система документооборота торговых организаций