Система документооборота торговых организаций

   Записи  в журнал производятся на основании  приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день (приложение № 9).

Форма ТОРГ-31 «Сопроводительный  реестр сдачи документов»

   Применяется для регистрации приходных и  расходных документов. Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период.

   Первый  экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию или на обработку средствами вычислительной техники. Второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Пример  6

     ООО «Красоптторг» является оптовой торговой организацией и имеет в своей структуре склады, объединенные территориально в торговую базу. На бакалейном складе № 38 материально ответственным лицом (лицом, отвечающим за сохранность товара) является заведующая складом Кравцова О.Л. Она ведет количественный и стоимостный (суммовой) учет поступления и отпуска товаров.

Поступление и отпуск товаров по наименованиям  и количеству завскладом регистрирует в «Журнале учета товаров на складе» (ТОРГ-18). На складе № 38 организованы хранение и продажа муки. Для контроля над ежедневным количественным остатком муки завскладом открывает в журнале страницу «Мука пшеничная, высший сорт». На этой странице производятся записи по всему приходу и расходу муки независимо от ее покупной и продажной цены. Материально ответственное лицо ежедневно знает остаток по каждому наименованию товара. Титульный лист журнала и страница с записями по движению муки приведены заполненными в приложении № 23. ООО «Красоптторг» ведет учет товаров по покупным ценам.

  15 января на склад № 38 поступила мука от ООО «Восток» по накладной № 039. Всего поступило 1000 кг муки по цене 11 руб. (в том числе НДС - 1 руб.) за 1 кг. Таким образом, учетная (покупная) цена муки, поступившей на склад 15 января, составляет 10 руб. Учетная (покупная) цена муки, которая числилась в остатках на 15 января, составляла 9 руб. Поэтому при получении приходных документов (накладной № 039) бухгалтер ООО «Красоптторг» открыла карточку количественно-суммового учета № 114 и передала ее завскладом Кравцовой для ежедневного отражения движения и остатков муки пшеничной высшего сорта по учетной цене 10 руб.

Покупная  цена муки, поступившей на склад 12 февраля, составляет также 10 руб. за 1 кг. Поэтому  завскладом Кравцова записала приход этой муки на ту же карточку № 114. Карточка с записями, сделанными в период с 15 января по 14 февраля (форма ТОРГ-28 для оптовой торговли).

  Обратите внимание: в карточке № 114 указано, что 18 января индивидуальный предприниматель Иванов В.В. получил 150 кг муки по накладной № 27, а в журнале учета движения товара на складе написано, что по этой накладной отпущено индивидуальному предпринимателю Иванову В.В. 400 кг муки. Это связано с тем, что отпускная цена на муку одинаковая, а учетная цена - разная. Индивидуальному предпринимателю Иванову В.В. было отпущено 150 кг муки по учетной цене 10 руб. и 250 кг муки по учетной цене 9 руб., о чем произведена запись в другой карточке количественно-суммового учета.

  В ООО «Красоптторг» установлена  ежедневная отчетность материально ответственных лиц. Завскладом Кравцова О.Л. на основании приходных и расходных документов за текущий день составляет сопроводительный реестр в конце дня и утром следующего дня сдает его бухгалтеру.

   В нашем примере завскладом составила за 15 января реестр по форме ТОРГ-31, приведенный в приложении № 10

Партионный  учет товаров (формы  МХ-10, МХ-19)

   При партионном и партионно-сортовом способах хранения товаров на каждую партию товаров выписывается партионная карта в 2-х экземплярах. Один экземпляр остается на складе и является регистром складского учета, а второй - передается в бухгалтерию. Партионная карта заполняется по унифицированной форме № МХ-10 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 г. № 66). Заполненная форма № МХ-10 приведена в приложении № 73.

Одной партией считают:

• товары, поступившие одним видом транспорта, независимо от количества транспортных документов;
• товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам от одного поставщика.

   Учет  товаров в партионных картах ведется на основании приходных и расходных товарных документов. При заполнении партионной карты в ней указывают:

• номер партионной карты и дату ее составления;
• наименование товара;
• номер и дату акта о приеме товара;
• номер и дату накладной, по которой товар поступил;
• реквизиты поставщика, вид транспорта, место отправления;
• наименование, сорт и количество (массу) товара.

По мере отпуска  товаров в партионной карте указывают:

• дату отпуска;
• номер расходного товарного документа;
• наименование получателя;
• вид транспорта, место отправления;

- наименование, сорт и количество (массу) отпущенного товара.

Полный расход партии товаров оформляют в партионной карте

подписями заведующего  складом и товароведа. После этого  партионную карту передают в бухгалтерию для проверки. Если при проверке по данной партии выявляется недостача товаров, то недостачу в пределах норм естественной убыли списывают в расходы на продажу (Дебет 44 Кредит 41-1), а сверх норм естественной убыли - взыскивают с материально ответственного лица (Дебет 94 Кредит 41-1, Дебет 73-2 Кредит 94). При этом инвентаризация не проводится. Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуют с отнесением на прочие доходы (Дебет 41-1 Кредит 91.1).

   По  окончании месяца остатки товаров  в натуральном выражении из регистров складского учета заносятся материально ответственными лицами в «Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения» унифицированной формы № МХ-19. Ведомости заводятся на год по каждому материально-ответственному лицу. Путем подсчетов исчисляется общая стоимость товаров по ведомости учета, которая сверяется с данными синтетического учета по балансовому счету 41 субсчет 1 «Товары на складах». Ведомость подписывают работник бухгалтерии и материально ответственное лицо.

   8.  Документальное оформление инвентаризации

   Унифицированные формы для проведения инвентаризации и для учета ее результатов  утверждены постановлением Госкомстата  РФ от 18 августа 1998  №88.

Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1)

     Применяется  для оформления данных инвентаризации  основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин  и оборудования, транспортных средств,  инструмента, вычислительной техники,  производственного и хозяйственного инвентаря и т.п.). Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного(ых) лица (лиц). До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.

  Инвентаризационная  опись по форме № ИНВ-1 печатается  с вкладными листами по образцу  2-й страницы формы, количество  которых определяет заказчик  бланков. При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-1 выдается комиссии на бумажных или машинных накопителях информации с заполненными графами с 1 по 9. В описи ответственное лицо комиссии заполняет графу 10 о фактическом наличии объектов. При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов. Описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения).

Графа 9 "Номер паспорта" заполняется  на основные средства, содержащие драгоценные  металлы и камни.

Инвентаризационная  опись нематериальных активов (форма №  ИНВ-1а)

        Применяется для оформления данных инвентаризации нематериальных активов, поступивших для применения в организацию. Порядок отнесения объектов к нематериальным активам и их состав регулируются законодательными и другими нормативными актами. При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:

- наличие  документов, подтверждающих права  организации на его применение;

- правильность  и своевременность отражения  нематериальных активов в балансе.

Инвентаризационная  опись составляется в двух экземплярах  и подписывается ответственными лицами комиссии и лицом, ответственным за сохранность документов, удостоверяющих право организации на нематериальные активы. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй - остается у ответственного(ых) за сохранность документов лица (лиц). До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность документов, удостоверяющих право организации на нематериальные активы, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.

Инвентаризационный  ярлык (форма № ИНВ-2)

     Применяется для учета фактического  наличия сырья, готовой продукции,  товаров и прочих материальных  ценностей на складах в период  проведения инвентаризации в  тех случаях, когда по условиям  организации деятельности (производства) инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись. Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарно - материальными ценностями по месту их нахождения.

Данные  формы № ИНВ-2 используются для  заполнения инвентаризационной описи  товарно - материальных ценностей (форма № ИНВ-3).

     Акт инвентаризации товарно – материальных ценностей отгруженных

(форма  № ИНВ-4) - применяется при оформлении инвентаризации стоимости отгруженных товарно - материальных ценностей. На товарно - материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил и на товарно - материальные ценности отгруженные, но не оплаченные покупателями в срок, составляются отдельные акты. В графе "Примечание" на товарно - материальные ценности отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя.

     Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими, и один экземпляр передается в бухгалтерию.

    Второй экземпляр остается у материально ответственного(ых) лица (лиц). В случае перехода права собственности на отгруженные товарно - материальные ценности в особом порядке (при использовании балансового счета "товары отгруженные") данные для заполнения графы 13 пересчитываются в договорные, контрактные цены.