Система документооборота торговых организаций

Акт инвентаризации товарно – материальных ценностей, находящихся в пути

(форма  № ИНВ-6)

     Применяется для выявления количества и стоимости товарно - материальных ценностей, которые в момент инвентаризации находятся в пути. Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании документов, подтверждающих нахождение товарно - материальных ценностей в пути, подписывается, и один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй - остается в комиссии.

Акты инвентаризации драгоценных металлов, драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (формы № ИНВ-8, № ИНВ-9)

       Применяются при инвентаризации драгоценных металлов, драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них во всех местах хранения и непосредственно в производстве. Акты составляются в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписываются ответственными лицами комиссии и материально ответственным лицом . Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально-ответственного лица. До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть форм № ИНВ-8 и № ИНВ-9. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (материально ответственному лицу, сдавшему ценности, материально ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии).

    Номенклатура изделий и полуфабрикатов из драгоценных металлов, драгоценных камней и природных алмазов и последовательность расположения их в графе 2 устанавливаются в зависимости от наличия ассортимента изделий и полуфабрикатов в организациях.

При инвентаризации изделий, состоящих из драгоценных  металлов и камней, данные по драгоценным  металлам записываются в форму N ИНВ-8, а данные по драгоценным камням - в форму N ИНВ-9.

Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма № ИНВ-10)

      Применяется при инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов основных средств. Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки состояния работ в натуре, подписывается, и один экземпляр передается в бухгалтерию, второй - материально ответственному лицу . Данные граф 10, 11 применяются для выявления внутренних резервов и в системном бухгалтерском учете не отражаются. В случае выявления необоснованного перерасхода (графа 11) выявляются его причины и производятся соответствующие исправления в бухгалтерском учете.

     При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-10 на бумажных и машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 6, 8 и 9 выдается комиссии. Ответственное лицо комиссии на основании проверки состояния работ в натуре заполняет графу 7, и после оформления в установленном порядке форма передается на обработку с применением средств вычислительной техники.

  Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15)

      Применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

    Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица.

   При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.            Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности   (форма № ИНВ-16)

       Применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными.

Опись составляется в двух экземплярах, подписывается  ответственными лицами инвентаризационной комиссии и материально ответственным(и) лицом. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица , который принимает ценные бумаги или бланки документов строгой отчетности на ответственное хранение.

   До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.

    При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, принявшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; второй экземпляр - материально ответственному лицу, сдавшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; третий экземпляр - бухгалтерии.

      На последней странице формы перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности во время инвентаризации.

Сличительные  ведомости формы № ИНВ-18, ИНВ-19)

      Применяются для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно - материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.

  В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная  ведомость составляется в двух экземплярах  бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному лицу.

При заполнении сличительной ведомости для отражения  результатов инвентаризации нематериальных активов (форма № ИНВ-18) графы 3, 8, 10 не заполняются.

Для выявления  результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности соответственно применяются формы № № ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15 и ИНВ-16, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей.

       Приказ(постановление, распоряжение)о проведении инвентаризации(форма N ИНВ-22); Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23); Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (форма № ИНВ-24) ; Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25); Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией форма № ИНВ-26)     -     применяются для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

   Приказ (постановление, распоряжение) (форма № ИНВ-22) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии. Регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). Документы по учету результатов проверок составляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц.

Результаты контрольных  проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (форма № ИНВ-24) и регистрируются в Журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма № ИНВ-25).

Данные результатов  проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26).

9.  Продажа товаров в кредит (документальное оформление)

 Оформление продажи товаров в кредит производится по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

   Продажа товаров в кредит производится на основании справки для покупки товаров в кредит унифицированной формы № КР-1.

   Справка составляется в одном экземпляре администрацией организации по месту работы (учебы) граждан, желающих оформить покупку товаров в кредит, а в случае оформления покупки товаров в кредит неработающим пенсионерам - администрацией органа, назначившего пенсию.

Справка представляется покупателем в организацию  торговли, предоставляющей кредит на покупку товаров длительного пользования. Повторная справка может быть выдана лишь после произведенных расчетов за оформленный кредит по первой справке. Пенсионеры для получения повторной справки должны предъявить предыдущее поручение-обязательство (обязательство) с отметкой о полном расчете за оформленный кредит по этому обязательству.

Справки не выдаются студентам, учащимся, а также:

   1) работникам, проработавшим в данной организации менее шести месяцев, кроме:

• работников, принятых на работу в порядке перевода;
• военнослужащих, уволенных в запас по окончании срочной военной службы в рядах Вооруженных Сил РФ;
• лиц, направленных на работу по окончании высших, средних специальных учебных заведений, профессионально-технических училищ, а также аспирантов, которым справки для оформления кредита могут быть выданы через один месяц после их поступления на работу (учебу) в данную организацию;

2. лицам, у которых удержания по исполнительным документам составляют 50 процентов заработной платы (стипендии, пенсии);

3. работникам, подлежащим увольнению по разным причинам.

Руководители  и главные бухгалтеры организаций  несут персональную ответственность за нарушение установленного порядка хранения, выдачи и учета справок для покупки товаров в кредит.

   Бланки справок для покупки товаров в кредит должны иметь типографскую нумерацию и подлежат хранению и учету наравне с документами строгой отчетности. Учет указанных бланков ведется в бухгалтерии организации по месту работы (учебы, назначения пенсии).

   При покупке товаров в кредит покупатель заполняет в двух экземплярах поручение-обязательство (обязательство) по форме КР-2.

   Первый  экземпляр поручения пересылается организации, где работает (учится) покупатель. Тем, кто погашает кредит самостоятельно (наличными или безналичными платежами), обязательство выдается на руки. Второй экземпляр документа остается в торговой организации и регистрируется в ведомости-описи поручений-обязательств, оформленных покупателями за товары, проданные в кредит .

   Ведомость заполняется в одном экземпляре на основании поручений-обязательств (обязательств), оформленных покупателями за проданные товары в кредит. Ведомость подписывают покупатели, заведующий отделом (секцией), старший бухгалтер (бухгалтер).

   Заполненная ведомость с приложенными поручениями-обязательствами (обязательствами) ежедневно передается в бухгалтерию вместе с товарным отчетом.

   Лицо, ответственное за продажу товаров  в кредит, назначается приказом руководителя организации. После оформления договора купли-продажи и поручения-обязательства ответственное лицо выдает заведующему структурным подразделением (отделом, секцией) распоряжение по форме КР-4 .

   Распоряжение  составляется в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию с товарным отчетом. Расчеты за товары, проданные в кредит, можно вести:

• наличными денежными средствами (при этом пробивается чек ККТ или выписывается приходный кассовый ордер);
• безналичными перечислениями через банк;
• с помощью кредитных карт.

При любом  способе расчетов сведения о погашении  задолженности покупателей заносятся в Ведомость учета поступления денег в расчетную кассу от покупателей в погашение задолженности за товары, проданные в кредит, по форме № КР-5 .