Система документооборота торговых организаций

      Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого приказом руководителя создается экспертная комиссия, в которую входят наиболее квалифицированные специалисты основных структур подразделений. Председателем комиссии должен быть один из руководящих работников организации (например, заместитель директора, главный инженер, коммерческий директор).

   Документы уничтожаются в соответствии с Актом  о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению. При  составлении такого акта за основу можно принять форму акта, рекомендованную Росархивом: 

          В акт о выделении документов к уничтожению можно включать только те дела, по которым срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

   Документа, включенные в акт, подлежат обязательному  уничтожению. Их нельзя использовать в хозяйственных целях.

   Документы можно разорвать, отправить в  бумагоуничтожитель, передать в котельную для сжигания, сдать в специализированную организацию по переработке вторсырья.

   По  факту физического уничтожения  документов экспертная комиссия составляет еще один акт: 

4. Документирование операций, связанных с учетом товаров

        Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, наличных денежных расчетов при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, по учету торговых операций при продаже товаров в кредит, по учету торговых операций в комиссионной торговле утверждены постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Назначение и порядок составления этих форм рассмотрены в соответствующих главах книги. Сразу отметим, что во всех формах требуется наличие кода предприятия по ОКПО и кода вида деятельности по ОКДП. Эти коды указаны в информационном письме органа статистики, в котором зарегистрирована организация. Показатель «Код (или вид) операции» заполняется организациями, у которых имеется справочник таких кодов. Этот справочник организация разрабатывает самостоятельно. Он используется, как правило, при автоматизированной системе обработки бухгалтерских документов. В графе «Код товара» организации проставляют код, присвоенный товару в складском учете (номенклатурный номер). Эти коды организация также разрабатывает самостоятельно.

     Для учета торговых операций утверждены следующие общие унифицированные формы: 

  Порядок оформления первичных документов по приемке, хранению и отпуску товаров подробно рассмотрим далее. 

5.  Документальное оформление  приемки товаров

      Порядок приемки товаров регламентируется договором с поставщиком и соответствующими стандартами и правилами. К ним относятся:

• инструкция Госарбитража СССР от 15 октября 1990 г. «О порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов»;
• инструкция Госарбитража при Совете Министров СССР «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» (постановление от 15 июня 1965 г. № П-6);
• инструкция Госарбитража при Совете Министров СССР «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству» (постановление от 25 апреля 1966 г. № П-7).

   Две последние инструкции применяются  в части, не противоречащей последующим нормативным документам. Согласно разъяснениям Высшего Арбитражного Суда РФ инструкции применяются только в случаях, когда это предусмотрено договором поставки (п. 14 постановления от 22 октября 1997 г. № 18).

   Указанные инструкции четко регламентируют порядок  приемки товаров, что позволяет избежать в дальнейшем споров и неясностей между поставщиком и покупателем. Поэтому в договоры поставки целесообразно включить пункт о том, что приемка товаров осуществляется в соответствии с постановлениями № П-6 и № П-7.

   При нарушении правил и сроков приемки  товаров торговая организация не сможет предъявить претензии поставщику при недостаче или понижении качества товаров.

   Торговая  организация получает товар от поставщиков  по договорам купли-продажи, договорам комиссии, договорам поставки, по отдельным заявкам и т. п. Администрация торговой организации должна ознакомить персонал, ответственный за приемку товара, с условиями этих договоров. По прямым договорам с длительными хозяйственными связями в качестве отдельного документа необходимо передать согласованный график поставок. Если поставка товара осуществляется на основании заявок, то персонал информируется о заказанном товаре и сроках его поставки.

   Материально ответственный работник и члены  приемной комиссии знакомятся с условиями договора, которые касаются наименования товара, количества, качества, комплектности, сроков приемки, перечня технических и иных документов.