Система документооборота торговых организаций

   Когда по результатам приемки товара установлено  соответствие их количества, качества и комплектности условиям поставки, тогда на товаросопроводительные документы (накладную, счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, качественное удостоверение и др.) накладывается штамп торговой организации. Этим подтверждается соответствие принятых товаров данным, указанным в документах. Материально ответственное лицо, принявшее под отчет поступивший товар, ставит свою подпись на товарной накладной (или другом сопроводительном документе) и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

   При нарушении правил и сроков приемки  товаров торговая организация не сможет предъявить претензию поставщику или транспортной организации при недостаче или снижении качества товаров.

   В случае несоответствия фактического наличия  товаров данным товаросопроводительных документов или отклонения по качеству приемка товаров приостанавливается. Составляется акт о приемке товаров по унифицированной форме, а в сопроводительных документах делается отметка об актировании.

   В состав комиссии, составляющей акт, должны входить представители администрации торговой организации (например, заместитель руководителя, товаровед, бухгалтер), материально ответственное лицо (лица) торговой организации, представитель поставщика или незаинтересованной стороны. В случае отказа какого-либо лица подписать акт об этом делается отметка в самом акте.

   При наличии согласия поставщика акт  в одностороннем порядке может  быть составлен и подписан получателем  товара.

Акт утверждает руководитель торговой организации.

   Акты  о приемке товаров регистрируются и хранятся в бухгалтерии торговой организации - получателе товара.

   Если  при приемке товара выявлены излишки  по сравнению с количеством, указанным в сопроводительных документах, то получатель может по своему усмотрению либо принять большее количество товара и оплатить его, либо принять к оплате предусмотренное количество и отказаться от излишков. О выявленных излишках делается отметка в приемном акте.

   Акты  о приемке товаров и сопроводительные документы на товар поступают в бухгалтерию и служат основанием для бухгалтерских записей по дебету счета 41 «Товары». Эти документы являются первичными оправдательными документами и принимаются к учету в бухгалтерии, если они составлены в соответствии с требованиями бухгалтерского законодательства. Поступающие товары приходуются по фактическому количеству и сумме в день окончания их приемки. На основании оформленных документов на приемку товаров производятся расчеты с поставщиком. После приемки показатели о количестве поступивших товаров не пересматриваются (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке). Товар может поступить в торговую организацию в таре-оборудовании. При приемке такого товара руководствуются «Инструкцией об особенностях приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре-оборудовании», утвержденной Минторгом СССР, Центросоюзом СССР и Государственным арбитражем при Совете Министров СССР 29 июня 1982 г. № 072-75.

   Ниже  приведены правила заполнения унифицированных  форм при приемке товаров.

   Форма ТОРЫ «Акт о приемке товаров»

   Эта форма применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии. Состав приемной комиссии утверждается в приказе руководителя организации.

   По  общим правилам проверке подлежат объективные  характеристики товара:

• количество товаров;
• ассортимент товаров;
• качество товаров;
• комплектность товаров;
• упаковка товаров и тара.

   Условиями договора могут быть предусмотрены дополнительные требования к характеристикам товаров. При приемке товаров следует проверить выполнение этих условий.

   Все товары, поступающие в торговую организацию, должны быть сертифицированы, а в числе сопроводительных документов должен быть сертификат, то есть документ, удостоверяющий качество товара в соответствии с принятыми стандартами. При заполнении строки «Сертификат» необходимо указать его номер, наименование органа, выдавшего этот документ, и срок его действия.

   По  строке «Способ доставки» надо указать вид транспортного средства, доставившего товар (вагон, состав, автофургон, рефрижератор, судно и т. д.).

   Комиссия  производит приемку товара по фактическому наличию. Если обнаруживаются отклонения по количеству, качеству или массе, то покупатель должен произвести такие действия:

   - приостановить приемку товара;

• обеспечить сохранность товара;
• принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром (продукцией);
• вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта.

   Если  по каким-то уважительным причинам работа по приемке товара прерывалась, то в акте необходимо указать:

• время перерыва;
• причины перерыва;
• условия хранения товара во время перерыва.

   Количество  составляемых актов и комплектность документов определяется фактической ситуацией.

   В сопроводительном документе на товар (в товарной накладной, товарно-транспортной накладной и т. п.) делается отметка об актировании, то есть указываются номер и дата приемного акта.

Акт по форме  ТОРГ-1 составляется в случаях, если:

1. расхождений с документами поставщика нет, но составление комиссионного акта предусмотрено графиком документооборота организации при каждом поступлении товара либо при поступлении партий товара определенного объема;
2. обнаружены расхождения с документами поставщика, но товар поступил без предварительной оплаты или с частичной предоплатой, которая не превышает стоимости фактически поступившего товара;
3. товар был предварительно оплачен, а при приемке товара обнаружены расхождения с документами поставщика.

Заполненный акт ТОРГ-1 приведен в приложении №  1

Формы ТОРГ-2 «Акт об установленном  расхождении по количеству и качеству при  приемке товарно-материальных ценностей» и ТОРГ- 3 Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров»

   Эти акты применяются для оприходования  товара, имеющего количественные и (или) качественные расхождения по сравнению с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика. При этом форма ТОРГ-3 применяется при поступлении в торговую организацию товара от иностранного партнера по импортному контракту.

   Акты, составленные по формам ТОРГ-2 и ТОРГ-3, являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или грузоотправителю.

   Приемку товара осуществляет комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Принимая товар по количеству, члены комиссии сравнивают фактическое наличие товара с данными, которые указал поставщик или грузоотправитель в сопроводительных документах. Приемка товара по качеству и комплектности означает проверку соответствия фактического состояния товара требованиям к качеству, предусмотренным договором (контрактом).

   Акты  составляют и подписывают члены  комиссии, представители организации поставщика или грузоотправителя, эксперт организации, на которую возложено проведение экспертизы. Вместо эксперта можно пригласить компетентного представителя незаинтересованной организации.

   Приемка импортных товаров осуществляется в соответствии с условиями, оговоренными в контракте с иностранным поставщиком. Если эти условия специально не оговорены, то следует руководствоваться «Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов», утвержденной 15 октября 1990 г. Госарбитражем СССР. При приемке импортных товаров приглашают экспертов Торгово-промышленной палаты. Если нет возможности их пригласить, то в приемке товара принимают участие представители других незаинтересованных организаций.

   Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика.

   Акты  составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Те товары, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются. Достаточно сделать в конце акта отметку следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

   После составления акта его необходимо утвердить у руководителя и передать в бухгалтерию организации под расписку. Вместе с актом в бухгалтерию передаются все сопроводительные документы (товарная накладная, железнодорожная накладная, товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура и т. д.). Бухгалтерия делает расчет суммы претензии, а юрист торговой организации составляет и направляет претензионное письмо поставщику, грузоотправителю или транспортной организации, перевозившей груз.

При расхождениях по качеству:

   а)  товар, не соответствующий по качеству условиям поставки, но 
годный для дальнейшей реализации по пониженным ценам (например, 
в результате незначительных внешних дефектов, более низкой сортности товара, более низких потребительских свойств и т. п.), приходуется по ценам поставщика, а затем производится его уценка. Сумма уценки предъявляется поставщику в претензионном порядке;

       б) некачественный товар подлежит возврату поставщику. 
1-й вариант. Товар был предварительно оплачен. 
Организация-покупатель не принимает на баланс указанный товар, а приходует его за балансом.

   После составления акта и претензионных  документов организация-покупатель оформляет накладную на возврат товара.

2-й  вариант. Поступивший товар оплачен не был.

   Товар принимается на ответственное хранение и учитывается за балансом.

   После составления акта и претензионных  документов организация-покупатель оформляет накладную на возврат товара, отгружает товар поставщику и снимает его с забалансового учета. Акт по форме ТОРГ-2 составляется в четырех экземплярах, а ТОРГ-3 - в пяти экземплярах. В сопроводительных документах на поступивший товар делается отметка об обнаруженных расхождениях и составлении акта. При этом необходимо указать номер и дату составления акта.

   Форма ТОРГ-4 «Акт о приемке  товара, поступившего без счета поставщика»

   Этот  акт служит основанием для принятия к учету товаров по неотфактурованным поставкам. Неотфактурованными поставками называют поступление грузов без расчетных документов поставщиков.

   Акт составляется в двух экземплярах  комиссионно по фактическому наличию поступившего товара в присутствии материально ответственного лица. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. При поступлении товаров без расчетных документов поставщика они приходуются условно по цене, предусмотренной в договоре поставки. Эта цена указывается в акте.

Если в договоре поставки или купли-продажи цена не предусмотрена и не может быть определена исходя из условий договора, то устанавливается цена, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары. Данное положение вытекает из пункта 3 статьи 424 ГК РФ. Цена при сравнимых обстоятельствах означает рыночную цену, стожившуюся в регионе продавца на момент отгрузки товара.

Форма ТОРГ-5 «Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика»

   Такой акт составляется в случаях, когда  товар поступает в торговую организацию в таре или упаковке, которая не указана в счете поставщика отдельной строкой, а цена на нее включена в цену товара. При распаковывании поступившего товара тара, цена которой включена в цену товара, приходуется отдельно.

   Акт составляется в двух экземплярах  комиссионно в присутствии материально ответственного лица. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

Форма ТОРГ-6 Акт о завесе тары»

   Этот  акт применяется для оформления приемки и завеса тары. Он составляется комиссионно. Если при приемке товара выясняется, что фактическая масса тары превышает массу, указанную в документах поставщика, то акт надо составить в двух экземплярах в присутствии представителя поставщика. Второй экземпляр акта вместе с претензией направляется поставщику для возмещения.

   Если  расхождения в весе тары обнаружены в ходе реализации товара, то комиссия составляет акт в одном экземпляре в присутствии материально ответственного лица. Затем материально ответственное лицо передает акт в бухгалтерию с товарным отчетом. Акт служит основанием для списания с его подотчета излишне оприходованного товара.