Система документооборота торговых организаций

   Например, работник по возвращении из командировки сдал в бухгалтерию организации оправдательные документы вместе с авансовым отчетом (служебное задание с отметкой о его выполнении, командировочное удостоверение, авиабилеты, счет на проживание в гостинице и т.п.). Однако бухгалтер примет к учету эти документы только при наличии приказа руководителя организации о направлении работника в командировку. Приказ на командировку и служебное задание принимаются бухгалтером к учету, если они составлены по унифицированным формам.

   Другой  пример. Руководитель торговой организации издает приказ о проведении контрольной проверки яиц. На основании этого приказа производится проверка и составляется акт унифицированной формы № ТОРГ-22. В результате проверки был обнаружен бой яиц, а также технические отходы. На основании акта бухгалтер делает проводку о списании забракованной продукции с материальной ответственности кладовщика, но только при наличии приказа руководителя на проведение контрольной проверки.

   Оправдательные  документы - это документы, удостоверяющие факт совершения хозяйственных операций. Оправдательные документы являются основанием для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся накладные, приемо-сдаточные акты и пр.

   Комбинированные документы - это бухгалтерские документы, сочетающие в себе признаки нескольких видов документов. Например, расходные кассовые и приходные кассовые ордера являются одновременно распорядительными (руководитель и главный бухгалтер разрешили выдачу денежных средств из кассы либо главный бухгалтер разрешил внести денежные средства в кассу) и оправдательными (денежные средства получены из кассы либо внесены в кассу). Авансовый отчет по командировке является распорядительным документом (руководитель утверждает авансовый отчет, то есть разрешает возместить расходы подотчетного лица) и документом учетного оформления (на основании авансового отчета бухгалтер может сделать одну обобщенную проводку, так как расходы по командировке отражаются по одной статье расходов).

  Документы учетного оформления составляются для подготовки и упрощения учетных записей. Это распределительные и группировочные ведомости, расчеты, бухгалтерские справки, мемориальные ордера и т. д. Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных первичных документов, данных бухгалтерского учета, действующих положений, инструктивных указаний и пр.

   Первичные документы - это документы, которые составляются в момент совершения хозяйственных операций и являются первым свидетельством их совершения. Составление первичного документа является началом учетной регистрации хозяйственных операций. Первичными документами являются приходные и расходные кассовые ордера, накладные, наряды, квитанции и пр.

   Сводные документы - это документы, составляемые на основании первичных документов. Они содержат показатели по хозяйственным операциям, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. Применение сводных документов позволяет уменьшить количество записей на счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов и др.

   Разовые документы - это документы, отражающие одну или несколько хозяйственных операций и составляемые единовременно в один прием. Эти документы оформляются сразу после совершения хозяйственных операций и передаются в бухгалтерию. Разовые документы - накладные, требования, приемо-сдаточные акты, приходные и расходные кассовые ордера.

   Накопительные документы - это бухгалтерские документы, которые составляются постепенно, в течение определенного периода времени. В этих документах отражаются однородные, часто повторяющиеся хозяйственные операции. Применение накопительных документов сокращает количество документов и учетных записей, так как один накопительный документ заменяет несколько разовых.

   Внутренние  документы - документы, составленные в данной организации.

   Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, счета поставщиков и пр.).

   Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

   Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным, он не должен приниматься к учету.

   Документы составляются в хозяйственных подразделениях организации (в управлениях, отделах, на складах и т. д.). После завершения хозяйственной операции надлежащим образом оформленные и подписанные документы передаются в бухгалтерию. В бухгалтерии также устанавливается определенный порядок обработки документов. Здесь документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах.

   По  окончании отчетного периода (месяца, квартала, года) документы переплетаются в папки и хранятся в архиве организации. Архив организации - это совокупность документов, относящихся к деятельности этой организации. Движение документов в учетном процессе от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом.

   В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 документооборот  представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

   Таким образом, документооборот в бухгалтерском  учете организации включает:

а) все стадии движения первичных документов:

   • создание или получение от других организаций первичных документов

   •  принятие к учету первичных документов

• обработка первичных документов
• передача в архив принятых к учету и обработанных документов;

   б)  движение учетных регистров, сформированных по первичным 
документам: от составления до сдачи в архив;

   в) движение форм бухгалтерской отчетности (внутренней и внешней): составление, представление пользователям, сдача в архив;

   г) движение форм налоговой отчетности: составление, представление пользователям, сдача в архив;

   д) движение форм статистической отчетности, которая формируется по данным бухгалтерского учета: составление, представление пользователям, сдача в архив.

Организация документооборота подразумевает:

• разработку форм первичных документов в случаях, когда нет аналогичных унифицированных форм;
• доработку унифицированных форм (при необходимости);
• разработку учетных регистров и форм внутренней отчетности;
• создание графика документооборота;
• определение механизма принятия документов к учету;
• выбор системы обработки документов;
• порядок хранения и уничтожения документов.

   В приказе по учетной политике организации  обязательно должен быть график (план) документооборота. Схематично этот график можно представить в таком виде: 

Наименование  документа Лицо (лица), ответственное за составление документа   Порядок и сроки представления документа Кто представляет документ     Кому  представляют документ   Использование документа в учете

   Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Утверждает график документооборота руководитель организации.

   Пример  графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

   Каждому исполнителю вручают выписку из графика. В выписке перечисляют документы, которые оформляет исполнитель, сроки составления и представления документов в другие подразделения организации. Работники организации создают и представляют документы в соответствии с полученным графиком.

      Например, выписка из графика для продавца мелкорозничной торговой точки может выглядеть так:

Наименование документа Создание  документа       Кол-во экземпляров   Ответственный за выписку   Ответственный  за оформление     Ответственный за исполнение Срок  исполнения 1 2 3 4 5 6 Расходно- приходная накладная ТОГТ-14 Два» 1-й-склад  2-й - продавцу Кладовщик Зав. складом Кладовщик При отпуск товара в начале рабочего дня и сдаче выручки и непроданного товара в конце рабочего дня   Товарный  журнал ТОРГ-23 Один Продавец Зав. складом Продавец Ежедневно

 

	Проверка  документа			Обработка документа
Ответственный за проверку	Кто представляет	Порядок представления	Срок  представления	Кто исполняет	Срок  исполнения
7	8	9	10	11	12
Бухгалтер мелкорозничной торговли	Продавец	При сдаче товара и денежной выручки	Ежедневно по окончании  рабочего дня	Бухгалтер мелкорозничной торговли	1 раз в 3 дня  при обработке  товарного отчета
Кладовщик	Продавец	По окончании  рабочего дня	Ежедневно	Бухгалтер мелкорозничной торговли	1-го числа  каждого месяца в 9.00

2. Требования к оформлению  документов

   Закон «О бухгалтерском учете» содержит требование оформлять все хозяйственные операции первичными документами, составленными по унифицированным формам. Эти формы утверждает Госкомстат России и публикует в виде альбомов унифицированных форм.

   В формах, утвержденных Госкомстатом России, предусмотрены поля, в которых надо проставить коды в соответствии с общероссийскими классификаторами (ОКУД, ОКПО, ОКОФ, ОКЕИ, ОВДП). Если в кодах нет ссылок на общероссийские классификаторы (например, вид операции, код товара и др.), то поля с этими кодами заполняют в соответствии с принятой в организации системой кодирования для машинной обработки документов.

   В настоящее время унифицированные формы разработаны не для всех хозяйственных операций. Например, нет унифицированных форм для учета наличия и движения бланков строгой отчетности. Организация может разработать формы самостоятельно или использовать ведомственные. При этом должны быть соблюдены следующие условия :

1. форма должна быть утверждена приказом руководителя организации в составе учетной политики;
2. форма должна содержать следующие обязательные реквизиты:

 

• наименование  документа;
• код формы документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

 
   

• наименование  должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц;
• расшифровки подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

   Следует также отмстить, что унифицированные  формы бланков, содержащиеся в альбомах, носят рекомендательный характер. Организация может ввести в эти формы дополнительные реквизиты и показатели. Также допускается изменение внешнего вида формы (расширение и сужение строк, граф, включение дополнительных строк и вкладных листов и т. п.). Вносимые изменения должны быть оформлены приказом или распоряжением руководителя организации. Обратите внимание: удаление отдельных реквизитов и показателей из унифицированных форм не допускается.