Расчет с подотчеными лицами

       Представленные  подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу.

       При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимаются к учету.

       Подотчетные суммы для контроля  над их расходованием учитываются  в  разрезе каждого работника предприятия  в накопительной и оборотной ведомости.

       Оборотная ведомость –  комбинированный  регистр бухгалтерского учета, который  сочетает синтетический и аналитический  учет с линейной формой записи, то есть каждой выданной под отчет сумме  отводится одна строка, а записи, связанные с данной операцией (по мере предоставления авансового отчета, возврата неиспользованных средств в кассу предприятия или погашение перерасхода) производится в этой строке.

       Основанием  для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные кассовые ордера при выдаче средств  под отчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет  – при списании израсходованных сумм.

       На  предприятии ОАО «Пензаэнерго»  используется программа системы  «Парус». Она предусматривает однократный  ввод данных в систему, многократное их использование различными пользователями и применение результатов решения одной задачи как входной информации для других задач. Техническая реализация  интегрированной системы обработки данных выполняется на базе локальных вычислительных сетей.

       Используемая  на предприятии система «Парус»  предоставляет возможность:

       -обеспечения  автоматизированного решения всего  комплекса задач бухгалтерского  учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной  деятельности, внутреннего аудита;

       -получения достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на её основе необходимых управленческих решений;

       -интеграции  оперативного, бухгалтерского, статистического  учета на основе единой первичной  информации;

       -получения  достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;

       -автоматизацию  обработки на всех стадиях  техпроцесса, начиная со стадии  первичного учета;

       Эти особенности и предопределяет применение системы «Парус» для упорядочения подсистем сбора, регистрации, обобщения и наблюдения информации в денежном выражении об учете расчетов с подотчетными лицами ОАО «Пензаэнерго» путем сплошного, непрерывного и документированного учета всех хозяйственных операций. На основании этой информации выполняется группировка на счете 71 синтетического и аналитического бухгалтерской учета с целью получения сводной бухгалтерской отчетности.

       Отчетность  используется для анализа хозяйственной  деятельности предприятия, принятия руководством управленческих решений и предоставления вышестоящим и заинтересованным органам.  

      3.2. Предложения и рекомендации по  совершенствованию учета и  контроля с подотчетными лицами

 

       Важнейшим элементом хозяйственной и финансовой деятельности предприятия являются денежные операции.

       Операции  по расчету с подотчетными лицами связанны с выдачей наличных денежных средств из кассы предприятия  ОАО «Пензаэнерго», поэтому высока вероятность злоупотреблений. Реальным барьером с хищениями является система  внутреннего контроля.

             Необходимо усовершенствовать отдельные элементы системы внутреннего контроля, которые базируются на  «Правилах ведения кассовых операций» и иных законодательных актах, а сама бухгалтерская практика расчетов с подотчетными лицами не противоречит международным нормам.

       Бухгалтер предприятия ОАО «Пензаэнерго»  при расчетах с подотчетными лицами должен учитывать, что

       -этот  участок учета расчетов с подотчетными  лицами является зоной повышенного  риска, так как связан с передачей  имущества компании в руки  ее сотрудников;

       -поскольку  такие расчеты связаны с наличностью,  то вероятна возможность злоупотреблений;

       -риск  связан как с возможными потерями  предприятием своего имущества,  так и со штрафными санкциями  налоговых служб, рассматривающих  командировочные расходы как  возможную скрытую форму получения доходов сотрудниками;

       -расходы,  произведенные персоналом, могут  быть напрямую связаны с коррупцией (подкупом должностных лиц);

       В связи с этим бухгалтерская служба предприятия ОАО «Пензаэнерго»  должна разработать эффективные  процедуры внутреннего контроля, включающие повышение компетентности, ответственности и этики персонала.

В частности:

       -постоянное  повышение квалификации сотрудников;

       -повышение  требовательности со стороны  руководства к подчиненным;

       -постоянная  ротация кадров;

       -коллективная ответственность;

       -контроль  за оформлением и исполнением  документов несколькими должностными  лицами предприятия ОАО «Пензаэнерго»

       -разделение  платежей между несколькими центрами  ответственности;

       -внутренний  аудит.

       Предприятие по учету расчетов с подотчетными лицами кроме бухгалтерского учета должно вести налоговый учет в соответствии с НК РФ. В отличие  бухгалтерского учета, в котором правила учета расчетов с подотчетными лицами регламентированы законодательными актами, Положениями по бухгалтерскому учету и Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, варианты ведения налогового учета определены НК РФ.

       Порядок учета командировочных расходов для целей налогообложения во многом совпадает с правилами  бухгалтерского учета, но при этом имеет ряд особенностей.

       Так, если командировка связана с производством  или реализацией продукции (работ, услуг), то расходы на командировку в налоговом учете включаются в состав прочих расходов, связанных  с производством и реализацией, на основании пп.12 п.1 ст.264 НК РФ.

       Если  целью командировки является приобретение основных средств, то затраты на командировку будут увеличивать первоначальную стоимость этих основных средств (п.1 ст.257 НК РФ).

       При направлении работника в командировку для закупки товарно-материальных ценностей, включаемых в материальные расходы, затраты на командировку подлежат включению в стоимость приобретенных ценностей (п.2 ст.254 НК РФ).

       Расходы по проезду работника к месту  командирования и обратно принимаются  и в бухгалтерском, и в налоговом учете в размере фактически произведенных и документально подтвержденных затрат.

       При непредставлении (утрате) документов, подтверждающих оплату расходов по проезду, руководитель может принять решение  о возмещении таких расходов по заявлению работника с отнесением указанной суммы в бухгалтерском учете в состав расходов по обычным видам деятельности или в состав прочих расходов в зависимости от цели командировки.

       В то же время при ведении налогового учета в целях исчисления налога на прибыль по командировочным расходам необходимо учитывать три основных отличия правил налогового учета, закрепленных в гл.25 НК РФ [10], от правил, установленных бухгалтерским законодательством.

       Во-первых, для целей налогообложения предусмотрено  нормирование размера суточных.

       На  сегодняшний день (начиная с 1 января 2002 г.) в состав расходов при исчислении налога на прибыль можно включить суточные в размере, не превышающем 100 руб. за каждый день нахождения в  командировке (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ).

       Нормы суточных для целей налогообложения прибыли определены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" [5].

       Если  в организации суточные выплачиваются  работникам в размере, превышающем 100 руб. в сутки, сумма превышения для целей налогообложения в  состав расходов не включается и в налоговом учете не отражается.

       Остальные командировочные расходы начиная  с 1 января 2002 г. для целей налогообложения  прибыли не нормируются.

       Во-вторых, перечень командировочных расходов, учитываемых при налогообложении  прибыли, является закрытым.

       В соответствии с пп.12 п.1 ст.264 НК РФ к  расходам на командировки для целей  налогообложения относятся расходы  на:

       - проезд работника к месту командировки  и обратно к месту постоянной  работы;

       -наем  жилого помещения. По этой статье  расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

       - суточные или полевое довольствие  в пределах норм, утверждаемых  Правительством Российской Федерации;

       - оформление и выдачу виз, паспортов,  ваучеров, приглашений и иных  аналогичных документов;

       - консульские, аэродромные сборы,  сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

       Если  организация компенсирует работнику  иные расходы, связанные с командировкой, не поименованные выше, то эти расходы для целей налогообложения прибыли учитываться не будут.

       В-третьих, в соответствии со ст.252 НК РФ обязательным условием для включения затрат в  состав расходов, принимаемых при  налогообложении прибыли, является наличие подтверждающих документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ.

       В ряде случаев работнику могут  возмещаться командировочные расходы  и при отсутствии подтверждающих документов (например, при отсутствии документов, подтверждающих расходы  на проживание или на проезд). Однако эти расходы для целей налогообложения прибыли не учитываются.

       Момент  признания командировочных расходов в налоговом учете зависит  от применяемого организацией метода учета доходов и расходов.

       ОАО «Пензаэнерго» исчисляет налог  на прибыль по методу начисления, что зафиксировано в учетной политике предприятия. Расходы на командировки признаются в налоговом учете в том отчетном (налоговом) периоде, на который приходится дата утверждения авансового отчета (пп.5 п.7 ст.272 НК РФ).

       Различия  между бухгалтерским и налоговым учетом влекут за собой возникновение в бухгалтерском учете постоянных разниц и постоянных налоговых обязательств (п.п.4 - 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114 [14]).