Расчет с подотчеными лицами

       В случае непредставления подотчётным  лицом соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведённые  расходы, такие суммы подлежат включению  в совокупный налогооблагаемый доход  работника на общих основаниях в соответствии  с Законом РФ «Налог на доходы физических лиц».

       Нередко у работников предприятия во время  командировок возникают «представительские расходы», направленные на перспективное  развитие организации. Данные расходы  могут быть возмещены командированному работнику из суточных, либо за счет прибыли предприятия. Если указанные расходы возмещены за счет прибыли предприятия, следует эту сумму включить в совокупный доход работника для удержания подоходного налога.

       Рассмотренные ранее направления расходования подотчётных сумм (закупка ТМЦ у юридических и физических лиц, приобретение ГСМ) представитель предприятия может осуществить и находясь в командировке, к тому же расходы на командировки – неотъемлемая часть состава затрат почти каждого предприятия. Они находятся под пристальным вниманием налоговых органов, поэтому на командировочных расходах следует остановиться подробнее. 

      1.5. Командировочные расходы

 

       Несмотря  на то, что тема расчетов предприятий  с сотрудниками, выезжающими в  служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в специальных изданиях, у бухгалтеров довольно часто возникают вопросы по поводу правильного отражения и налогообложения командировочных расходов.

       Для того чтобы найти правильное решение при возникновении сложных и неоднозначных ситуаций, бухгалтеру необходимо, прежде всего, четко представлять, какими документами законодательства регулируются те или иные аспекты правоотношений, возникающих при направлении работников в командировку.

       Служебная командировка - это поездка работника  по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места его постоянной работы (ст.166 ТК РФ).

       Порядок направления работников в командировки, а также порядок предоставления гарантий и компенсаций в связи со служебными командировками регулируются Трудовым кодексом РФ [11], а также Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 "О служебных командировках в пределах СССР"[24], которая в настоящее время действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ (ст.423 ТК РФ).

       Выделим основные признаки служебной командировки.

       Для совершения командировки необходимо, прежде всего распоряжение работодателя (руководителя организации либо индивидуального предпринимателя - работодателя), в котором работнику поручается выполнить определенное задание, конкретную работу.

       По  возвращении из командировки командированный  обязан представить отчет о проделанной  работе.

       Другим  признаком командировки является выполнение задания вне места постоянной работы. При заключении трудового договора работник обязан выполнять свои трудовые функции на конкретном предприятии, в организации, которые в свою очередь находятся в определенном месте. Указание постоянного места работы является существенным условием трудового договора.

       Если  по распоряжению работодателя работник направляется на объект, находящийся  вне места постоянной работы, и  по условиям сообщения и характера  работы не может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, то в этом случае работник считается направленным в служебную командировку.

       Характерным признаком командировки является также  определенность срока. Выезжая на определенный срок в командировку, работник должен возвратиться к месту своей основной работы.

       Срок  командировки устанавливается руководителем  организации.

       Срок  командировки работников не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути (п.4 Инструкции № 62)[24].

       Если  в силу производственной необходимости  срок командировки требуется увеличить, то это может быть оформлено новой командировкой.

       Временное же направление работника для  выполнения работы на объекте, находящемся  вне места постоянной работы, на срок более 40 дней является не служебной  командировкой, а временным переводом в другую местность с выплатой компенсаций, предусмотренных законодательством.

       Для специальных командировок работников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, предельный срок командировки не должен превышать  одного года (п.4 Инструкции № 62)[24].

       В командировку могут быть направлены не только постоянные сотрудники организации, но и временные, сезонные работники, а также лица, работающие по совместительству или неполное рабочее время.

       При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала.

       В случае командировки одновременно по основной и совмещаемой работе средний  заработок сохраняется по обеим  должностям, а расходы по командировке распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними (п.9 Инструкции № 62)[24].

       Трудовое  законодательство содержит для некоторых  категорий работников ограничения  при направлении в командировку.

       Нельзя  направить в командировку следующих  работников:

       - беременных женщин (ст.259 ТК РФ);

       - работников в возрасте до 18 лет  (ст.268 ТК РФ).

       Исключение  составляют лишь творческие работники  средств массовой информации, организаций  кинематографии, театров, театральных  и концертных организаций, цирков и  иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении произведений, а также профессиональные спортсмены.

       Перечни профессий, по которым допускается  направление несовершеннолетних в  командировки, устанавливаются Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. До их утверждения направлять несовершеннолетних в служебные командировки нельзя.

       Есть  категории работников, которых можно  направить в командировку только с их письменного согласия. К таким категориям относятся:

-женщины,  имеющие детей в возрасте до  трех лет (ст.259 ТК РФ);

-работники,  имеющие детей-инвалидов или инвалидов  с детства до достижения ими  возраста 18 лет, а также работники,  осуществляющие уход за больными  членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст.259 ТК РФ);

-отцы, воспитывающие детей без матери, а также опекуны (попечители) несовершеннолетних (ст.264 ТК РФ).

       При направлении перечисленных выше категорий работников в служебные  командировки помимо письменного согласия работодатель должен получить с них расписку о том, что они ознакомлены со своим правом отказаться от командировки.

       Понятие «служебная командировка» применимо  только к работникам предприятия, состоящим  с предприятием в трудовых правоотношениях  на основании трудового договора (контракта).

       Физическое  лицо, не состоящее в штате предприятия, не может быть направлено в служебную  командировку, и, следовательно, ему  не могут быть выплачены суммы  на командировочные расходы.

       Понятие «суточных» применимо только к служебным командировкам, в которые можно отправить только штатных работников. Для лиц, не состоящих в штате, это понятие неприменимо.

       Заключая  с физическим лицом договор гражданско-правового  характера, необходимо помнить, что  вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением  вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), являются объектом налогообложения по ЕСН.

       Суммы вознаграждений по договорам гражданско-правового  характера не облагаются ЕСН в  части суммы налога, подлежащей зачислению в Фонд социального страхования РФ (п.3 ст.238 НК РФ).

       Многочисленные  вопросы возникают при оформлении поездки членов советов директоров для участия в заседаниях каких-либо органов компании.

       В соответствии с п.3 ст.217 НК РФ суммы, выплачиваемые членам совета директоров или иного аналогичного органа компании в целях возмещения расходов на вышеназванные поездки, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц. Однако эти расходы нельзя относить к командировочным, так как данная ситуация складывается в том случае, когда члены совета директоров не являются работниками предприятия и соответственно не имеют права на выплаты командировочных расходов.

       В соответствии со ст.64 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных  обществах» членам совета директоров (наблюдательного совета) общества в период исполнения ими своих обязанностей могут выплачиваться вознаграждение и (или) компенсироваться расходы, связанные с исполнением ими возложенных на них функций [4]. Возможность таких выплат и их размеры устанавливаются решением общего собрания директоров.

       Выплаты, производимые членам совета директоров, не являются объектом обложения ЕСН, поскольку их нельзя рассматривать  как выплаты по трудовому либо гражданско-правовому договору (п.1 ст.236 НК РФ).

       При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст.167 ТК РФ [11]).

       Гарантия  сохранения места работы (должности) за работником, направленным в служебную командировку, заключается в том, что в период нахождения в командировке он не может быть уволен по инициативе работодателя, за исключением случая ликвидации организации.

       На  весь период командировки, включая  время нахождения в пути, за работником сохраняется средний заработок.

       Порядок исчисления средней заработной платы  регулируется ст.139 ТК РФ, а также  Положением об особенностях порядка  исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства  РФ от 11.04.2003 № 213.

       Расчет  среднего заработка работника независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 месяцев, предшествующих моменту выплаты.

       Средний заработок за время командировки сохраняется за все рабочие дни по графику, установленному по месту постоянной работы (п.9 Инструкции № 62)[24].

       При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок  сохраняется в той организации, которая его командировала. В  случае командировки одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по командировке распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними (п.9 Инструкции N 62)[24].

       На  командированного работника распространяется режим рабочего времени и отдыха той организации, в которую он командирован. При этом следует учесть, что взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

       Порядок возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, установлен ст.168 ТК РФ.

       Работодатель  обязан возмещать командированному работнику:

       - расходы по проезду;

       - расходы по найму жилого помещения;

       -дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

       -иные расходы, произведенные работником с разрешения  работодателя.

       Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом организации.